Deze gids behandelt de instellingen die je toevoegt zodra je kantoren, etages, ruimtes en vergaderruimtes zijn ingericht: boekingsregels en inchecken, parkeren, toegewezen plekken, de agenda van het kantoor, kantoorfuncties, hybride werken en vergaderruimtes agenda synchroniseren. De stappen zijn gerangschikt op hoe vaak admins ernaar vragen, zodat je bovenaan kunt beginnen en kunt stoppen waar het voor jouw team niet meer nodig is. Elke stap legt uit wat de instelling doet en linkt naar het artikel met de gedetailleerde instructies. Functionaliteiten die Desks Professional vereisen staan in Desks: Professional add-ons.
- Voor je begint
- Stel boekingsregels in: inchecken en reserveringslimieten
- Stel parkeren en andere resources in
- Wijs plekken toe aan mensen
- Plan de agenda van het kantoor: feestdagen, sluitingen en evenementen
- Stel kantoorfuncties in
- Stel hybride werken in: beleid, planningsstatussen en geautomatiseerde boekingen
- Synchroniseer vergaderruimtes met je agenda's
- Veelgestelde vragen
1. Voor je begint
Elke stap in deze gids is beschikbaar op alle Desks-abonnementen. Sommige stappen hebben limieten op Desks Free en Desks Business, hieronder vermeld. Voor een overzicht van wat elk abonnement bevat, zie Beschikbaarheid van functies.
- Functie: je hebt de Global Admin-functie nodig voor elke stap. Office Admins kunnen boekingsinstellingen, parkeren, toegewezen plekken, kantoor instellingen en sluitingen aanpassen voor de kantoren die ze beheren. Alleen Global Admins kunnen hybride werkbeleid aanmaken en Workforce instellingen wijzigen. Zie Systeemfuncties en rechten.
- Bestaande setup: je kantoren, etages, ruimtes en resources zijn al aangemaakt (zie Desks: Basisinstellingen). De meeste instellingen hier stel je per kantoor in, dus gebruik de kantoorselector bovenaan elke adminpagina om te controleren of je in het juiste kantoor zit.
⚠️ Abonnementslimieten: Op Desks Free en Desks Business kan je bedrijf 1 hybride werkbeleid hebben (actieve en geplande beleid tellen allebei mee), maximaal 5 actieve evenementen en kunnen kantoorfuncties aan in totaal 2 personen worden toegewezen. Desks Professional en hoger verwijdert deze limieten en voegt goedkeuringsstromen toe voor hybride werkbeleid.
2. Stel boekingsregels in: inchecken en reserveringslimieten
Boekingsregels bepalen hoe ver vooruit mensen kunnen boeken en of ze moeten bevestigen dat ze daadwerkelijk zijn gekomen. Inchecken maakt bureaus en parkeerplaatsen vrij die leeg blijven, zodat anderen ze kunnen gebruiken. Bureaus en parkeerplaatsen delen één set boekingsinstellingen per kantoor.
Inchecken
- Ga naar Admin > Bureaus, parkeren & andere: Boekingsinstellingen en selecteer het kantoor.
- Kies in het gedeelte Inchecken voor Geen inchecken, Inchecken met klik en/of QR-codes of Inchecken alleen met QR-codes.
- Als je inchecken inschakelt, stel dan de gratieperiode en de Vroegste auto-annuleringstijd in. Boekingen zonder inchecken worden na de gratieperiode geannuleerd, maar nooit eerder dan dat tijdstip.
- Klik op Opslaan.
Vergaderruimtes hebben hun eigen incheckinstellingen onder Admin > Vergaderruimtes: Algemene instellingen. Hoe de methodes, herinneringen en auto-annulering samenwerken, met voorbeelden: Inchecken en auto-annulering instellingen.
⚠️ Belangrijk: Voordat je een QR-code-optie kiest, download de QR-codes en plaats ze bij de bureaus en parkeerplaatsen. Klik op QR-codes ophalen in het gedeelte Inchecken voor alle codes van het kantoor, of gebruik het QR-code-icoon naast een etage, gebied of resource in Admin > Werkplek > Etages & ruimtes. Zie QR-codes. Gebruikers checken in zoals beschreven in Check in bij je bureau- of parkeerboeking en Check in met een QR-code.
Reserveringslimieten
- Wat is de maximale boekingsperiode voor resourceboekingen? Stel in hoeveel dagen vooruit elke functie bureaus en parkeerplaatsen kan boeken, van 0 (alleen dezelfde dag) tot 365 dagen. Dit geldt niet voor vergaderruimtes.
- Gebruikers en groepsmanagers kunnen niet meer dan één bureau of parkeerplaats boeken op dezelfde datum en tijd: voorkomt dubbele boekingen. Global Admins, Office Admins en Managers zijn uitgezonderd.
Beide instellingen staan op dezelfde pagina. Volledige instructies: Boekingsinstellingen.
3. Stel parkeren en andere resources in
Naast bureaus kunnen gebruikers parkeerplaatsen en andere resourcetypes boeken in dezelfde app. Parkeren volgt dezelfde boekingsinstellingen als bureaus, dus er zijn geen aparte parkeerregels om te beheren.
- Parkeren: voeg in Admin > Werkplek > Etages & ruimtes een gebied van het type Parkeerterrein toe aan een etage. De Capaciteit is het aantal parkeerplaatsen. Voeg vervolgens de plekken toe en bepaal wie er mag parkeren. Office Admins kunnen parkeren instellen voor de kantoren die ze beheren. Stap voor stap: Parkeren instellen.
- Andere resourcetypes: open een gebied in Admin > Werkplek > Etages & ruimtes en voeg daar resources toe, los of in bulk. Zie Bureaus, parkeerplaatsen en andere resources.
Gebruikers boeken beide vanaf dezelfde plek als bureaus. Zie Boek een parkeerplaats of andere resource.
4. Wijs plekken toe aan mensen
Wijs een bureau of parkeerplaats toe aan iemand die elke dag dezelfde plek nodig heeft. Een toegewezen plek wordt automatisch geboekt als die persoon zijn status op Kantoor zet.
- Ga naar Admin > Werkplek > Etages & ruimtes en open het gebied met de resource.
- Bewerk de resource en beperk de toegang tot één gebruiker.
- Optioneel: schakel Sta anderen toe deze plek te boeken als de toegewezen gebruiker niet op kantoor is in.
Om veel bureaus tegelijk toe te wijzen, gebruik je de toewijzingstool op het plattegrond. Volledige instructies: Bureaus, parkeerplaatsen en andere resources: toegewezen plekken en Plattegronden: wijs bureaus toe op de plattegrond.
💡 Tip: Met de optie uit stap 3 ingeschakeld, wordt een toegewezen plek alleen vrijgegeven voor anderen op dagen dat de begunstige een status zoals Afwezig of Remote werken plant. Als er geen status is ingesteld, blijft de plek geblokkeerd, dus moedig begunstigden aan om hun week te plannen.
5. Plan de agenda van het kantoor: feestdagen, sluitingen en evenementen
Houd de agenda van elk kantoor actueel, zodat mensen weten wanneer het gesloten is en wanneer het de moeite waard is om te komen.
- Feestdagen: selecteer in Admin > Werkplek > Kantoor instellingen het kantoor en kies een regionale feestdagkalender onder Feestdagen. Gebruikers met dit kantoor als hun hoofdkantoor nemen deze over, en feestdagen verschijnen in hun planning. Je kunt voor individuele gebruikers een andere kalender instellen in hun gebruikersdetails. Zie Kantoor instellingen: feestdagen.
- Sluit een ruimte voor onbepaalde tijd: selecteer in Admin > Werkplek > Etages & ruimtes het kantoor, de etage, het gebied of de resource, klik op Beheren en voeg een Onbepaalde sluiting toe. De ruimte wordt verborgen voor gebruikers totdat je deze heropent. Elke ruimte kan één onbepaalde sluiting hebben. Zie Ruimtes sluiten.
- Evenementen: klik in Admin > Workforce > Evenementen op Evenement toevoegen om groepen, individuele gebruikers of hele kantoren uit te nodigen voor een teamlunch, workshop of viering. Je kunt ook Managers, groepsmanagers of gebruikers toestaan evenementen aan te maken. Zie Evenementen.
⚠️ Belangrijk: Sluitingen gelden niet voor vergaderruimtes. Vergaderruimtes hebben hun eigen Actief / Inactief-schakelaar, en bestaande boekingen worden niet geannuleerd als het kantoor of de etage eromheen wordt gesloten.
6. Stel kantoorfuncties in
Kantoorfuncties laten zien wie welke verantwoordelijkheid op locatie heeft in elk kantoor: EHBO'er, Brandhulpverlener, BHV'er of Sleutelbeheerder. Collega's en admins kunnen zo snel het juiste contact vinden.
- Ga naar Admin > Gebruikersbeheer: Gebruikers, open het menu met drie puntjes naast Gebruikers uitnodigen en selecteer Instellingen kantoorfuncties.
- Schakel de functies in die je bedrijf gebruikt. Optioneel: schakel Sta gebruikers toe hun eigen kantoorfuncties toe te voegen in.
- Klik op Opslaan en wijs vervolgens functies toe aan gebruikers in het tabblad Kantoorfunctie(s) van elke gebruiker, per kantoor.
Volledige instructies: Kantoorfuncties. Als gebruikers zelf functies toevoegen, verwijs ze dan naar Voeg een kantoorfunctie toe aan je profiel.
7. Stel hybride werken in: beleid, planningsstatussen en geautomatiseerde boekingen
Deze instellingen koppelen waar mensen van plan zijn te werken aan de bureaus en parkeerplaatsen die ze krijgen.
Hybride werkbeleid
Een beleid bepaalt hoeveel dagen mensen op kantoor worden verwacht, of het maximale aantal remote dagen, per week, maand of jaar. Ga naar Admin > Workforce > Hybride werkbeleid en klik op Beleid toevoegen. De setup bestaat uit drie stappen: Configuratie, Begunstigden en Extra info. Zie Hybride werkbeleid.
Goedkeuringsstromen laten managers planningen goedkeuren die buiten het beleid vallen, of elke planning goedkeuren. Je kiest de goedkeuringsstroom tijdens het aanmaken van het beleid.
Planningsstatussen
Planningsstatussen zijn de opties die mensen kiezen als ze hun week plannen, zoals Kantoor, Remote werken of Afwezig. Ga in Admin > Workforce > Workforce instellingen naar Planningsstatussen om statussen te hernoemen, hun kleur en icoon in te stellen en ze toe te staan voor een halve dag. Om je eigen status aan te maken, klik je op Planningsstatus toevoegen en kies je het statustype Aangepast. Zie Workforce instellingen: planningsstatussen.
Geautomatiseerde boekingen
Met geautomatiseerde boekingen boekt deskbird automatisch een bureau, parkeerplaats of beide voor gebruikers op de dagen dat ze van plan zijn op kantoor te zijn.
- Ga naar Admin > Bureaus, parkeren & andere: Boekingsinstellingen en selecteer het kantoor.
- Schakel in het gedeelte Geautomatiseerde boekingen Bureaus, Parkeren of beide in en klik op Opslaan.
- Elke gebruiker schakelt het vervolgens zelf in via Profiel > Hybride voorkeuren met Gebruik geautomatiseerde boeking.
Volledige instructies, inclusief hoe deskbird een resource kiest: Geautomatiseerde boekingen instellen. Gebruikersstappen: Beheer je profiel: hybride voorkeuren en Plan je week.
8. Synchroniseer vergaderruimtes met je agenda's
Met vergaderruimtes agenda synchroniseren blijven boekingen van vergaderruimtes gesynchroniseerd met de kameragenda's in Google Workspace of Microsoft 365. Een ruimte geboekt in Outlook of Google Agenda wordt ook in deskbird geblokkeerd, en andersom.
- Ga naar Admin > Bedrijf: Integraties en open Vergaderruimtes agenda synchroniseren.
- Koppel je agenda-provider en geef de vereiste rechten.
- Importeer je kameragenda's als vergaderruimtes.
Stap voor stap: Synchroniseer vergaderruimtes met Microsoft 365 of Synchroniseer vergaderruimtes met Google Workspace. Voor een overzicht van beide kalenderintegraties, zie Agenda synchroniseren met Google of Microsoft voor planningsstatus en vergaderruimtes.
⚠️ Belangrijk: Een vergaderruimte die in deskbird is aangemaakt, kan later niet worden omgezet naar een gesynchroniseerde ruimte. Als je een ruimte wilt synchroniseren, importeer deze dan vanuit je agenda in plaats van hem in deskbird aan te maken.
Voor de rest van de vergaderruimte-instellingen, zoals beperkte ruimtes, catering en diensten en vergaderruimtekiosks, zie Rooms Plus: setup.
9. Veelgestelde vragen
- Inchecken staat aan voor het kantoor en mensen zijn vergeten binnen de toegestane tijd in te checken.
- Met Alleen inchecken met QR-codes kunnen gebruikers alleen inchecken door de code bij de ruimte te scannen in de deskbird mobiele app.
- Incheck herinneringen helpen mensen op tijd in te checken. Ze kunnen meldingen aanzetten in hun profiel.
Als inchecken niet nodig is voor een kantoor, kies dan Geen incheck: boekingen blijven dan gewoon staan. Zie Incheck- en automatische annuleringsinstellingen.
Zo ver als het maximale boekingsvenster voor hun functie toestaat, van 0 tot 365 dagen. Je stelt dit per kantoor en per functie in bij Admin > Bureaus, parkeren & andere: Boekingsinstellingen (sectie Wat is het maximale boekingsvenster voor resource boekingen?). Dit geldt voor bureaus en parkeerplaatsen, niet voor vergaderruimtes. Zie Boekingsinstellingen.
Nee. Bureaus en parkeerplaatsen delen alle boekingsinstellingen van een kantoor, inclusief inchecken. Je kunt wel bepalen wie mag parkeren met toegangsregels op het parkeerterrein. Zie Parkeren instellen: Bepalen wie mag parkeren.
Ja, als je Anderen toestaan deze ruimte te boeken als de toegewezen gebruiker niet op kantoor is aanzet voor dat bureau. Het bureau wordt boekbaar op dagen dat de begunstige een status zoals Afwezig of Remote werken plant. Op dagen zonder status blijft het geblokkeerd.
Nee. Feestdagkalenders zijn vooraf ingestelde regionale kalenders en kunnen niet worden aangepast. Je kunt per kantoor een kalender kiezen en deze voor individuele gebruikers overschrijven. Zie Kantoor instellingen: Feestdagen.
Bij Desks Free en Desks Business kan je bedrijf in totaal één hybride werkbeleid hebben, een gepland beleid telt ook mee. Desks Professional en hoger biedt onbeperkt beleid. Zie Hybride werkbeleid.
- Geautomatiseerde boekingen staan aan voor dit kantoor en resourcetype in Admin > Bureaus, parkeren & andere: Boekingsinstellingen.
- De gebruiker heeft Geautomatiseerde boeking gebruiken aangezet in Profiel > Hybride voorkeuren.
- De dag heeft de status Kantoor in de planning van de gebruiker. Vaste kantoordagen uit een hybride werkbeleid maken niet automatisch boekingen aan.
- De dag valt binnen het maximale boekingsvenster voor de functie van de gebruiker, en eventuele manager goedkeuring voor de status is afgerond.
Nee. Vergaderruimtes hebben hun eigen Actief / Inactief schakelaar in plaats van sluitingen. Gesynchroniseerde vergaderruimtes kunnen mogelijk nog steeds geboekt worden via Outlook of Google Agenda, afhankelijk van je agenda-instellingen. Zie Ruimtes sluiten.