deskbird biedt verschillende check-in opties om ervoor te zorgen dat gebruikers hun aanwezigheid bevestigen bij het gebruik van desks, parkeerplaatsen en vergaderruimtes. Deze opties helpen bij het verbeteren van het bijhouden van ruimtegebruik en bieden flexibiliteit op basis van de behoeften van uw bedrijf.
- Geen check-in
- Eenvoudige check-in
- Alleen QR-codes
- Instellingen voor automatische annulering
- Automatisch inchecken met geolocatie
1. Geen check-in
Met deze instelling hoeven gebruikers niet in te checken wanneer ze op kantoor aankomen of een vergaderruimte betreden. Hun boekingen blijven geldig zonder verdere actie.
2. Eenvoudige check-in
Met eenvoudige check-in kunnen gebruikers hun aanwezigheid bevestigen door op de Check-In knop te klikken in de Web App, MS Teams of de deskbird mobiele app.
Hoe het werkt:
- Gebruikers bevestigen handmatig hun check-in via de deskbird app.
- Als check-in vereist is, kunnen beheerders een automatische annuleringsregel instellen als een gebruiker niet incheckt voor een bepaalde tijd.
💡 Wist je dat? Zelfs met Eenvoudige Check-in ingeschakeld, kunnen gebruikers ook inchecken door een QR-code te scannen als QR-codes beschikbaar zijn voor hun boeking. Als een gebruiker de QR-code scant, wordt hij doorgestuurd naar de check-in pagina om zijn boeking te bevestigen.
3. Alleen QR-codes
Met deze optie moeten gebruikers een QR-code scannen om in te checken. Dit geldt voor desks, vergaderruimtes en parkeerplaatsen, zodat gebruikers fysiek aanwezig zijn bij het bevestigen van hun boeking.
Hoe het werkt:
- Gebruikers gaan naar hun boekingsoverzicht in de deskbird app.
- Ze tikken op Check-in en een QR-code icoon verschijnt.
- Hun camera opent, zodat ze de QR-code kunnen scannen om hun aanwezigheid te bevestigen.
💡 Dingen om te overwegen:
- Dit is de meest restrictieve instelling en moet worden gebruikt als u strikte aanwezigheidsbevestiging voor geboekte middelen vereist.
- Gebruikers moeten de deskbird mobiele app installeren om QR-codes te scannen voor check-in.
- QR-code scannen is beschikbaar ongeacht andere check-in instellingen. Als een gebruiker een QR-code scant zonder een eerdere boeking, wordt hij doorgestuurd naar de boekingspagina waar hij de reservering kan bevestigen.
4. Instellingen voor automatische annulering
Automatische annulering zorgt ervoor dat onbevestigde boekingen worden vrijgegeven, zodat andere gebruikers de beschikbare middelen efficiënt kunnen benutten.
Automatische annulering voor desks en parkeerplaatsen
Automatische annulering zorgt ervoor dat onbevestigde boekingen worden vrijgegeven, waardoor middelen beschikbaar worden voor anderen. Het systeem annuleert boekingen als een gebruiker niet incheckt binnen de respijtperiode na een aangewezen starttijd.
Beheerders kunnen twee instellingen configureren die bepalen wanneer de respijtperiode begint en wanneer boekingen worden geannuleerd:
-
Respijtperiode: Annuleer de boeking automatisch als er niet is ingecheckt
- Bepaalt hoeveel minuten gebruikers hebben om in te checken voordat hun boeking wordt geannuleerd.
- Voorbeeld: Als ingesteld op 60 minuten, moeten gebruikers binnen 60 minuten na de starttijd van de respijtperiode inchecken.
-
Vanaf dit tijdstip geldt de respijtperiode
- Als de respijtperiode plus de starttijd van de boeking vóór dit ingestelde tijdstip is, fungeert dit als de vroegste annuleringsperiode voor de boeking, ook al is de respijtperiode al verstreken.
- Als de starttijd van de boeking plus de respijtperiode na dit ingestelde tijdstip is, worden herinneringen om in te checken verzonden, en wanneer de respijtperiode afloopt, annuleert het systeem automatisch onbevestigde boekingen.
Scenario's voor automatische annulering voor desks en parkeren
| Scenario | Voorbeeld | Tijdstip van automatische annulering |
| Starttijd van de boeking + respijtperiode is na het vroegste tijdstip van automatische annulering | Boeking om 8:30 uur, respijtperiode 60 min, respijtperiode begint om 9 uur → Respijtperiode overlapt met de starttijd van de boeking → Automatische annulering om 09:30 uur | 09:30 uur, aangezien de respijtperiode begint op het tijdstip van de boeking |
| Starttijd van de boeking is na het vroegste tijdstip van automatische annulering | Boeking om 10:00 uur, respijtperiode 60 min, respijtperiode begint om 9 uur → De boeking begint na 9 uur, dus de respijtperiode begint onmiddellijk en duurt 60 minuten → Automatische annulering om 11:00 uur | 11:00 uur, aangezien de respijtperiode begint wanneer de boeking begint |
| Starttijd van de boeking + respijtperiode is eerder dan het vroegste tijdstip van automatische annulering | Boeking om 6:30 uur, respijtperiode 60 min, respijtperiode begint om 9 uur → De boeking zou normaal gesproken om 7:30 uur worden geannuleerd, maar aangezien dit eerder is dan 9 uur, overschrijft het systeem dit → Automatische annulering om 9:00 uur | 9:00 uur, aangezien het systeem ervoor zorgt dat er geen annuleringen plaatsvinden vóór de ingestelde starttijd van de respijtperiode |
💡 Samenvatting:
- De respijtperiode begint op het vaste tijdstip dat door de beheerder is ingesteld (bijv. 9 uur).
- Herinneringen om in te checken worden alleen vanaf het ingestelde tijdstip verzonden.
- Als de starttijd van de boeking + respijtperiode vóór de ingestelde starttijd van de respijtperiode is, overschrijft het systeem dit en annuleert de boeking op de starttijd van de respijtperiode.
- Als de berekende annuleringsperiode later is dan de starttijd van de respijtperiode, annuleert het systeem de boeking op de later berekende tijd.
Automatische annulering voor vergaderruimtes
Voor vergaderruimtes kunnen beheerders een regel instellen om een boeking automatisch te annuleren als gebruikers niet binnen een bepaald aantal minuten na de geplande starttijd inchecken. In tegenstelling tot desks en parkeerplaatsen zijn er geen respijtperiodes van toepassing op het inchecken voor vergaderruimtes.
💡 Voorbeeld: Als de instelling voor automatische annulering is ingesteld op 10 minuten en een vergadering is gepland om 10:00 uur, wordt deze automatisch geannuleerd om 10:10 uur als niemand incheckt.
Samenvatting
✔ Check-in opties en instellingen voor automatische annulering zijn gescheiden voor duidelijkheid.
✔ Desks en parkeerplaatsen gebruiken een configureerbare respijtperiode, terwijl vergaderruimtes vertrouwen op een vaste annuleringsperiode wanneer de check-in optie is ingeschakeld.
Voor meer informatie over QR-codes en hoe je ze kunt instellen voor jouw werkplek, bekijk deze gids.
5. Automatisch inchecken met geolocatie
Voor automatisch inchecken met geolocatie, raadpleeg dit helpcentrumartikel: Automatisch Inchecken voor Desk- en Parkeerboekingen