Met de functie Automatisch inchecken worden medewerkers automatisch ingecheckt voor hun bureau- en parkeerreserveringen zodra ze op kantoor aankomen—zonder handmatige actie. Dit voorkomt annuleringen door gemiste check-ins en zorgt voor een soepele boekingservaring met behulp van geolocatie.
- Vereisten
- Automatisch inchecken activeren
- Gegevensgebruik & privacy
- Best practices & apparaat-tips
- Veelgestelde vragen
1. Vereisten
Om Automatisch inchecken voor je gebruikers mogelijk te maken, moet het volgende geregeld zijn:
-
Functie activeren:
- Het kantoor moet minimaal Eenvoudig inchecken (met klik en/of QR-code) hebben ingeschakeld.
- Beheerders kunnen de functie Automatisch inchecken activeren via Admin > Boekingsinstellingen > Automatisch inchecken met geolocatie met de deskbird mobiele app
-
Nieuwste app-versie:
- Medewerkers moeten de meest recente versie van de deskbird app gebruiken op iOS of Android.
-
Locatie-toestemmingen:
- Locatietoegang moet in de apparaatinstellingen voor de deskbird app op Altijd toestaan staan.
-
Optioneel – Pushmeldingen:
- Om een bevestiging te krijgen na het inchecken, schakel je Check-in meldingen in bij de app-instellingen.
2. Automatisch inchecken activeren
Zodra het voor een kantoor is ingeschakeld, kunnen medewerkers Automatisch inchecken activeren door deze stappen te volgen:
-
Update de app:
- Download de nieuwste versie van deskbird uit de App Store of Google Play Store.
-
Activeer de functie in de app:
- Ga in de deskbird app naar Profiel > Automatisch inchecken.
- Zet Automatisch inchecken aan.
- Selecteer het betreffende kantoor
-
Geef locatie-toestemming:
- Open de telefooninstellingen en zoek de deskbird app.
- Zet locatietoegang op Altijd toestaan.
-
Optioneel – Meldingen inschakelen:
- Sta Check-in meldingen toe om een bevestiging te ontvangen zodra een check-in automatisch is voltooid.
3. Gegevensgebruik & privacy
Jouw privacy is belangrijk. Zo gaat Automatisch inchecken om met je locatiegegevens:
- Geen opslag van persoonlijke locatiegegevens: deskbird slaat je locatie nooit op of deelt deze niet.
-
Werkt met geofencing:
- Het besturingssysteem (iOS/Android) detecteert wanneer een gebruiker een straal van 200 meter rond het kantoor binnenkomt.
- Pas dan wordt een check-in geactiveerd voor de boeking van die dag.
- deskbird ontvangt alleen een melding van het besturingssysteem — geen ruwe locatiegegevens.
- Medewerkers houden de controle: Als je locatietoegang uitschakelt in de telefooninstellingen, wordt de functie automatisch gedeactiveerd.
4. Best practices & apparaat-tips
- Gebruik altijd de nieuwste versie van de deskbird app voor optimale prestaties.
- Zorg dat locatietoegang op Altijd toestaan staat zodat geofencing goed werkt.
- Pushmeldingen helpen om succesvolle check-ins te bevestigen.
- Let op: iOS en Android kunnen iets anders omgaan met locatiegebruik op de achtergrond.
- De check-in trigger wordt één keer geactiveerd wanneer je de 100 meter-zone rond het kantoor binnenkomt; het werkt niet continu, dus als het mislukt, wordt het niet automatisch opnieuw geprobeerd. Je moet dan handmatig inchecken.
5. Veelgestelde vragen
Als locatie-toestemming wordt geweigerd, wordt Automatisch inchecken uitgeschakeld voor de medewerker. Ze kunnen het op elk moment weer activeren door de benodigde locatietoegang toe te staan in de instellingen van hun apparaat.
Ja! Beheerders kunnen Automatisch inchecken activeren in de beheerdersinstellingen voor elk kantoor waar Check-in is ingeschakeld. Zodra het actief is, kunnen medewerkers het individueel aanzetten in hun app.
Op zowel iOS als Android kan de energiebesparingsmodus of batterijbesparing invloed hebben op geolocatie en geofencing. Dit is goed om te weten:
📱 iOS-tips:- De energiebesparingsmodus kan locatie-updates op de achtergrond pauzeren. Zet deze tijdelijk uit als je naar kantoor reist.
- Ga naar Instellingen > Batterij om te controleren of de energiebesparingsmodus aanstaat.
- Zorg dat deskbird Altijd toestaan locatietoestemming heeft onder Instellingen > Privacy & Beveiliging > Locatieservices.
- Batterijbesparing en Adaptieve batterij kunnen locatie-updates vertragen of stoppen.
- Ga naar Instellingen > Apps > deskbird > Batterij en kies Onbeperkt.
- Zorg dat Locatietoestemming is ingesteld op “Altijd toestaan”.
- Zet batterijbesparing uit tijdens aankomsturen op kantoor voor de meest betrouwbare check-ins.
Automatisch inchecken kan soms niet geactiveerd worden. De meest voorkomende oorzaken zijn:
- Lage batterij of batterijbesparing: Kan GPS-prestaties beperken of achtergrondactiviteit pauzeren.
- Slechte ontvangst: Zwak mobiel of Wi-Fi-signaal kan ervoor zorgen dat geolocatie niet betrouwbaar werkt.
- Beschadigde of geblokkeerde GPS-antenne: Hardwareproblemen kunnen locatiebepaling verstoren.
- Geen internetverbinding: Als het apparaat offline is bij het binnenkomen van de 100 meter-zone rond het kantoor.
- Locatietoegang alleen op “Bij gebruik van de app”: Triggers op de achtergrond vereisen “Altijd toestaan”.
- Wi-Fi uitgeschakeld: Vooral op iOS moet Wi-Fi aanstaan voor nauwkeurige geolocatie.
- In gesprek bij binnenkomst in de zone: Sommige providers blokkeren gelijktijdige locatiegebeurtenissen tijdens telefoongesprekken.
- Beperkingen op zakelijke apparaten: Beheerde apparaten kunnen triggers op de achtergrond onderdrukken.
- Het apparaat heeft de 100 meter-zone nooit verlaten: Bijvoorbeeld als een apparaat permanent op kantoor staat.
Als Automatisch inchecken niet wordt geactiveerd, komt dat meestal doordat het mobiele apparaat nooit een locatiepoging heeft gedaan. In deze gevallen ontvangt deskbird geen signaal, dus vindt er geen check-in plaats en wordt er geen log aangemaakt.
De check-in trigger is zo ontworpen dat deze één keer wordt geactiveerd bij het binnenkomen van de 100 meter-zone rond het kantoor. Het werkt niet continu op de achtergrond. Als de poging mislukt, wordt er niet automatisch opnieuw geprobeerd — in dat geval is handmatig inchecken nodig.
Dit is geen beperking van de deskbird app, maar komt doordat het apparaat het vereiste GPS-signaal niet uitzendt. Uit onze analyse blijkt dat wanneer het apparaat een geofencing-signaal probeert te versturen, het inchecken slaagt. Als dat niet gebeurt, ligt de oorzaak vrijwel altijd bij een van de hierboven genoemde beperkingen aan de kant van het mobiele apparaat.
✅ Om het risico op gemiste check-ins te verkleinen, raden we aan:
- Zorg dat energiebesparing of batterijbesparing is uitgeschakeld.
- Houd Wi-Fi aan en zorg voor een stabiele verbinding.
- Controleer of apparaatbeheer geen achtergrondlocatie blokkeert.
Als het probleem alleen op jouw apparaat voorkomt en niet bij collega's, is het waarschijnlijk een apparaat-specifieke beperking. Neem in dat geval contact op met je interne IT-team voor verdere ondersteuning.