Met de functie Automatisch inchecken worden medewerkers automatisch ingecheckt voor hun bureau- en parkeerreserveringen zodra ze op kantoor aankomen — helemaal zonder handmatige actie. Dit voorkomt annuleringen door gemiste check-ins en zorgt voor een soepele boekingservaring met behulp van geolocatie. In dit artikel lees je hoe je het inschakelt voor jouw kantoor en wat gebruikers zelf moeten doen.
- Vereisten
- Automatisch inchecken inschakelen
- Gegevensgebruik & privacy
- Tips voor je gebruikers
- Veelgestelde vragen
1. Vereisten
Om Automatisch inchecken voor je gebruikers in te schakelen, moet het volgende geregeld zijn:
-
Functie activeren:
- Het kantoor moet minimaal Eenvoudige Check-in (met klik en/of QR-code) hebben ingeschakeld.
- Activeer Automatisch inchecken via Beheer > Boekingsinstellingen > Automatisch inchecken met geolocatie met de deskbird mobiele app.
-
Nieuwste app-versie:
- Medewerkers moeten de meest recente versie van de deskbird app gebruiken op iOS of Android.
-
Locatie-toestemming:
- Medewerkers moeten locatie-toegang op Altijd toestaan zetten in de instellingen van hun apparaat voor de deskbird app.
-
Optioneel – Pushmeldingen:
- Medewerkers kunnen Check-in meldingen inschakelen in hun app-instellingen om een bevestiging te krijgen wanneer een check-in automatisch is voltooid.
2. Automatisch inchecken inschakelen
Om de functie voor een kantoor in te schakelen, ga je naar Beheer > Boekingsinstellingen > Automatisch inchecken met geolocatie en zet je deze aan voor het betreffende kantoor.
Als het is ingeschakeld, moet elke gebruiker het zelf activeren op zijn of haar apparaat. Dit moeten ze doen:
-
Update de app:
- Download de nieuwste versie van deskbird uit de App Store of Google Play Store.
-
Activeer in de app:
- Ga in de deskbird app naar Profiel > Automatisch inchecken.
- Zet Automatisch inchecken aan.
- Selecteer het juiste kantoor.
-
Geef locatie-toestemming:
- Open de telefooninstellingen en zoek de deskbird app.
- Zet locatie-toegang op Altijd toestaan.
-
Optioneel – Meldingen inschakelen:
- Sta check-in meldingen toe om een bevestiging te krijgen zodra een check-in automatisch is voltooid.
3. Gegevensgebruik & privacy
Zo gaat Automatisch inchecken om met locatiegegevens van medewerkers — handig om te delen met je team of te bespreken met je FG:
- Geen opslag van persoonlijke locatiegegevens: deskbird slaat nooit de locatie van medewerkers op of deelt deze.
-
Werkt met geofencing:
- Het besturingssysteem (iOS/Android) detecteert wanneer een gebruiker een straal van 200 meter rond het kantoor binnenkomt.
- Pas dan wordt een check-in gestart voor de boeking van die dag.
- deskbird ontvangt alleen een melding van het besturingssysteem — geen ruwe locatiegegevens.
- Medewerkers houden de controle: Zet je locatie-toegang uit in de telefooninstellingen, dan wordt de functie automatisch gedeactiveerd voor die gebruiker.
4. Tips voor je gebruikers
Als gebruikers melden dat Automatisch inchecken niet betrouwbaar werkt, deel dan deze tips:
- Gebruik altijd de nieuwste versie van de deskbird app.
- Zet locatie-toegang op Altijd toestaan — "Alleen bij gebruik van de app" is niet voldoende voor geofencing.
- Schakel pushmeldingen in om een bevestiging van succesvolle check-ins te krijgen.
- Let op: iOS en Android kunnen iets anders omgaan met locatie op de achtergrond.
- De check-in wordt één keer geactiveerd bij het binnenkomen van de 200 meter-zone rond het kantoor. Het proces draait niet continu — als het mislukt, wordt het niet automatisch opnieuw geprobeerd en moet je handmatig inchecken.
5. Veelgestelde vragen
Automatisch inchecken wordt dan uitgeschakeld voor die medewerker. Ze kunnen het altijd weer activeren door de benodigde locatie-toegang toe te staan in de instellingen van hun apparaat.
Ja. Activeer het via Beheer > Boekingsinstellingen > Automatisch inchecken met geolocatie voor elk kantoor waar check-in is ingeschakeld. Zodra het actief is, schakelen medewerkers het zelf in via hun app.
Energiebesparende of batterijbesparende modi kunnen invloed hebben op geolocatie en geofencing. Deel deze tips met gebruikers die hier last van hebben:
📱 iOS-tips:
- Energiebesparende modus kan locatie-updates op de achtergrond pauzeren. Gebruikers kunnen deze het beste uitschakelen als ze naar kantoor reizen.
- Controleer via Instellingen > Batterij of energiebesparende modus aanstaat.
- Zorg dat deskbird Altijd toestaan heeft onder Instellingen > Privacy & Beveiliging > Locatieservices.
🤖 Android-tips:
- Batterijbesparing en Adaptieve batterij kunnen locatie-updates vertragen of stoppen.
- Ga naar Instellingen > Apps > deskbird > Batterij en kies Onbeperkt.
- Zorg dat locatie-toestemming op Altijd toestaan staat.
- Adviseer gebruikers om batterijbesparing uit te zetten tijdens aankomsturen op kantoor voor de meest betrouwbare check-ins.
Automatisch inchecken kan soms niet worden geactiveerd. De meest voorkomende oorzaken zijn:
- Lage batterij of batterijbesparende modus: Kan GPS-prestaties beperken of achtergrondactiviteit pauzeren.
- Slechte ontvangst: Zwak mobiel of wifi-signaal kan ervoor zorgen dat geolocatie niet goed werkt.
- Beschadigde of geblokkeerde GPS-antenne: Hardwareproblemen kunnen locatiebepaling verstoren.
- Geen internetverbinding: Als het apparaat offline is bij het binnenkomen van de 200 meter-zone rond het kantoor.
- Locatie-toegang alleen op "Alleen bij gebruik van de app": Triggers op de achtergrond vereisen "Altijd toestaan".
- Wifi uitgeschakeld: Vooral op iOS moet wifi aanstaan voor nauwkeurige geolocatie.
- In gesprek bij het binnenkomen van de zone: Sommige providers blokkeren gelijktijdige locatie-events tijdens telefoongesprekken.
- Beperkingen op zakelijke apparaten: Beheerde apparaten kunnen triggers op de achtergrond blokkeren.
- Het apparaat heeft de 200 meter-zone nooit verlaten: Bijvoorbeeld als een apparaat permanent op kantoor staat.
Als automatisch inchecken niet wordt geactiveerd, komt dat meestal doordat het mobiele apparaat nooit een locatiepoging heeft gestart. deskbird ontvangt dan geen signaal, waardoor er geen check-in plaatsvindt en er ook geen log wordt aangemaakt.
De check-in trigger is zo ontworpen dat deze één keer wordt geactiveerd bij het binnenkomen van de 200 meter-zone rond het kantoor. Het proces draait niet continu op de achtergrond. Als de poging mislukt, wordt deze niet automatisch opnieuw geprobeerd — je moet dan handmatig inchecken.
Dit is geen beperking van de deskbird app, maar komt doordat het apparaat het vereiste GPS-signaal niet uitzendt. Wanneer het apparaat wel een geofencing-signaal uitzendt, lukt het inchecken. Zo niet, dan ligt de oorzaak vrijwel altijd bij één van de hierboven genoemde beperkingen aan de kant van het apparaat.
✅ Om de kans op gemiste check-ins te verkleinen, raden we aan:
- Zorg dat energiebesparende modus of batterijbesparing uitstaat.
- Houd wifi aan en zorg voor een stabiele verbinding.
- Controleer of er apparaatbeheer-beperkingen zijn die locatie-toegang op de achtergrond blokkeren.
Als het probleem alleen bij specifieke gebruikers voorkomt en bij anderen niet, is het waarschijnlijk een apparaat-specifieke beperking. Adviseer deze gebruikers om contact op te nemen met je interne IT-team voor verdere hulp.