Inchecken- en automatische annuleringsinstellingen

Inchecken bevestigt dat een geboekt bureau, parkeerplaats of vergaderruimte daadwerkelijk wordt gebruikt. Als niemand incheckt, kan deskbird de boeking automatisch annuleren, zodat de ruimte weer beschikbaar wordt voor anderen en je bezettingsdata accuraat blijft. In dit artikel lees je welke incheckmethodes er zijn, hoe de respijtperiode en de vroegste auto-annuleringstijd samenwerken, en welke meldingen gebruikers ontvangen. Alle instellingen gelden per kantoor.

1. Hoe inchecken en auto-annulering samenwerken
2. Kies een incheckmethode
3. Stel de respijtperiode en vroegste auto-annuleringstijd in
4. Auto-annulering voor vergaderruimtes
5. Incheck herinneringen en vrijgave meldingen
6. Automatisch inchecken met geolocatie
7. Veelgestelde vragen

1. Hoe inchecken en auto-annulering samenwerken

Bureaus en parkeerplaatsen delen één set incheckinstellingen. Vergaderruimtes hebben hun eigen instellingen. Beide stel je per kantoor in: selecteer het kantoor in de dropdown naast de paginatitel.

💡 Goed om te weten: Boekingen worden alleen automatisch geannuleerd als er een incheckmethode actief is. Met Geen inchecken blijven ongebruikte boekingen gewoon staan.

2. Kies een incheckmethode

Ga naar Admin > Bureaus, parkeren & andere: Boekingsinstellingen (bureaus en parkeerplaatsen) of Admin > Vergaderruimtes: Algemene instellingen (vergaderruimtes), selecteer het kantoor en kies één van de drie opties in het gedeelte Inchecken. Klik daarna op Opslaan.

Geen inchecken

Gebruikers hoeven hun aanwezigheid niet te bevestigen. Boekingen blijven geldig zonder verdere actie en worden nooit automatisch geannuleerd. Gebruikers kunnen nog wel QR-codes scannen om snel een ruimte te boeken.

• Automatisch inchecken via geolocatie werkt niet met deze optie.

Inchecken met klik en/of QR-codes

Gebruikers checken in door op Inchecken te klikken in de deskbird webapp, de mobiele app of de Microsoft Teams app, of door de QR-code bij de ruimte te scannen met de deskbird mobiele app.

• De webapp, mobiele app en Microsoft Teams werken als één optie. Je kunt er niet één uitzetten en de andere aan laten staan.
• Als een gebruiker een QR-code scant, wordt hij of zij naar de incheckpagina geleid om de boeking te bevestigen.

Alleen inchecken met QR-codes

Gebruikers kunnen alleen inchecken door de QR-code te scannen die bij de geboekte ruimte hoort, met de deskbird mobiele app. Zo wordt bevestigd dat ze fysiek aanwezig zijn.

• Gebruikers openen hun boeking in de deskbird mobiele app en tikken op Inchecken. De QR-code scanner opent en ze scannen de code bij het bureau, de parkeerplaats of de vergaderruimte.
• Gebruikers hebben de deskbird mobiele app nodig.
• Admins kunnen met deze optie geen collega’s inchecken. Zie Inchecken: Inchecken voor collega’s.

⚠️ Belangrijk: Voordat je een QR-code optie kiest, genereer en plaats eerst de QR-codes. Zie QR-codes.

3. Stel de respijtperiode en vroegste auto-annuleringstijd in

Voor bureaus en parkeerplaatsen bepalen twee instellingen in Admin > Bureaus, parkeren & andere: Boekingsinstellingen wanneer een onbevestigde boeking wordt geannuleerd:

• Respijtperiode: Als er niet is ingecheckt, annuleer de boeking automatisch: het aantal minuten na de start van de boeking waarin gebruikers kunnen inchecken.
• Vroegste auto-annuleringstijd: het vroegste tijdstip waarop een boeking kan worden geannuleerd. Dit beschermt bijvoorbeeld vroege boekingen, als iemand om 07:00 boekt maar pas om 08:45 arriveert.

Een boeking zonder incheck wordt geannuleerd op het tijdstip dat het laatst is van deze twee:

1. Boeking starttijd plus respijtperiode
2. Vroegste auto-annuleringstijd

Deze regel geldt voor elke boeking, zowel ’s ochtends als ’s middags.

Auto-annuleringsscenario’s voor bureaus en parkeren

Samenvatting:

• Als de boeking starttijd plus de respijtperiode na de vroegste auto-annuleringstijd valt, wordt de boeking geannuleerd aan het einde van de respijtperiode.
• Als de boeking starttijd plus de respijtperiode vóór de vroegste auto-annuleringstijd valt, wordt de boeking geannuleerd op de vroegste auto-annuleringstijd.
• Een boeking wordt nooit vóór de vroegste auto-annuleringstijd geannuleerd.

💡 Tip: Gebruik de onderstaande calculator om te controleren wanneer een boeking met jouw instellingen wordt geannuleerd.

4. Auto-annulering voor vergaderruimtes

Voor vergaderruimtes ga je naar Admin > Vergaderruimtes: Algemene instellingen en kies je een incheckmethode. Stel daarna Boekingen automatisch annuleren als gebruiker niet incheckt tot in op een aantal minuten na de geplande vergadertijd.

Vergaderruimtes gebruiken geen gratieperiode of vroegste auto-annuleringstijd. De boeking wordt geannuleerd op de starttijd van de vergadering plus het aantal ingestelde minuten.

💡 Voorbeeld: De instelling is 10 minuten en een vergadering start om 10:00. Als niemand incheckt, wordt de boeking om 10:10 geannuleerd.

5. Incheck herinneringen en vrijgave meldingen

• Incheck herinneringen voor bureaus en parkeerplaatsen: worden verstuurd bij de start van de boeking. Voor boekingen die starten vóór de vroegste auto-annuleringstijd, wordt de herinnering later verstuurd, namelijk op de vroegste auto-annuleringstijd min de gratieperiode.
• Incheck herinneringen voor vergaderruimtes: worden 2 uur voor de start van de boeking naar de organisator van de vergadering gestuurd, of direct als de boeking minder dan 2 uur van tevoren is gemaakt. Er wordt geen herinnering gestuurd als het kantoor Inchecken alleen met QR-codes gebruikt, als de boeking al is ingecheckt of als deze nog wacht op goedkeuring.
• Vrijgave meldingen: Wanneer een boeking wordt geannuleerd omdat niemand heeft ingecheckt, ontvangt de gebruiker een push- en in-appmelding en een annuleringsmail.

Gebruikers kiezen zelf de kanalen (e-mail, push, Microsoft Teams) in Profiel > Meldingen. Admins kunnen de herinneringstijd niet aanpassen. Voor details en een herinneringscalculator, zie Meldingen: Tijdstip van incheck herinnering.

Voor de gebruikersweergave, zie Inchecken voor je bureau- of parkeerboeking.

6. Automatisch inchecken met geolocatie

Met automatisch inchecken worden gebruikers ingecheckt voor hun bureau- en parkeerboekingen zodra ze op kantoor aankomen, via de deskbird mobiele app. Zet dit per kantoor aan met de schakelaar Auto check-in via geolocation met de deskbird mobiele app in Admin > Bureaus, parkeren & andere: Boekingsinstellingen. Dit vereist een van de twee incheckmethodes en is beschikbaar op Desks Professional en hoger.

Voor vereisten, gebruikersinstellingen en probleemoplossing, zie Automatisch inchecken voor bureau- en parkeerboekingen.

7. Veelgestelde vragen