Als Admin of Manager kun je boekingen aanmaken en beheren namens je collega’s en gasten, en heb je overzicht over alle boekingen binnen je workspace. In dit artikel lees je hoe je dat doet.
💡 Wil je weten hoe gebruikers zelf hun bureaus boeken en beheren? Kijk dan in het For users-gedeelte van het Helpcentrum.
1. Boekingen maken voor collega’s
Als Admin of Manager kun je boekingen maken namens anderen:
- Begin een nieuwe boeking via het gedeelte Boeken.
- Selecteer de gewenste resource en verwijder jezelf uit de zoekopdracht.
- Zoek op de naam van je collega.
- Kies de gewenste datum, resource en rond de boeking af.
🔐 Je kunt alleen mensen zien en boeken voor collega’s in je beheerde teams of Kantoren. Global Admins kunnen iedereen selecteren.
💡 Je kunt ook meerdere datums boeken door op +Meer datums te klikken.
Vergaderruimtes: om een Vergaderruimte voor een collega te boeken, selecteer je het tijdslot in Boeken > Vergaderruimtes en kies je de collega onder Voor wie is deze boeking? in het boekingspaneel. Dit werkt op elk plan met Vergaderruimtes. Zie Een vergaderruimte boeken voor een collega.
2. Boekingen van collega’s beheren
Zo kun je boekingen binnen je workspace bekijken en beheren:
- Open het tabblad Boekingen.
- Open de dropdown Mijn boekingen en kies Alle boekingen.
- Gebruik Meer filters om de lijst te verfijnen, bijvoorbeeld op Kantoor, Gebruiker, status, Resourcetype, datum of Kenteken.
- Bewerk aankomende boekingen door op het potlood-icoon te klikken.
- Verwijder een boeking door op het prullenbak-icoon te klikken.
- Je kunt ook collega’s inchecken (indien ingeschakeld), of hun lopende boeking op afgerond zetten.
- Wil je meerdere boekingen tegelijk annuleren of inchecken? Selecteer ze met de selectievakjes en klik op Boekingen annuleren of Inchecken. Elke actie geldt alleen voor de boekingen waarop je actie mag ondernemen. Bulk-annuleringen moeten bevestigd worden in een dialoogvenster en kunnen niet ongedaan worden gemaakt.
- Klik op Export XLSX om de gefilterde lijst, of alleen de geselecteerde boekingen, te exporteren naar een Excel-bestand. In een dialoogvenster zie je wat er geëxporteerd wordt voordat het downloaden start.
3. Boekingen voor gasten
Wil je boekingen maken voor externe bezoekers (zoals freelancers, sollicitanten of klanten)? Gebruik dan de gastboeking-functie:
- Open het tabblad Boeken en kies Gast als boekingstype.
- Vul de naam en het e-mailadres van de Gast in.
- Bevestig de boeking. De Gast (en de Boekingshouder) ontvangen een bevestiging.
⚠️ Gebruik nooit hetzelfde e-mailadres voor meerdere gasten, want dit zorgt voor foutieve overschrijvingen. Gebruik bijvoorbeeld jouw_naam+gastnaam@domein.com als een direct e-mailadres niet nodig is. Meer informatie vind je in onze ➡️ volledige gids voor Boekingen voor Gasten.