Deze gids leidt je stap voor stap door de eerste setup van deskbird voor het boeken van bureaus, in de volgorde waarin de stappen op elkaar aansluiten: eerst kantoren, daarna etages en ruimtes, plattegronden, gebruikers en groepen, toegangsregels en vergaderruimtes. Elke stap legt uit wat je moet instellen en waarom, en linkt naar het artikel met de gedetailleerde instructies. Als je klaar bent, kan je team bureaus en vergaderruimtes vinden en boeken in jullie kantoren.
- Voor je begint
- Maak je kantoren aan
- Voeg etages en ruimtes toe
- Upload je plattegronden
- Voeg gebruikers toe en maak groepen aan
- Beperk toegang tot kantoren en gebieden
- Stel vergaderruimtes in
- Publiceer je setup en ga live
- Veelgestelde vragen
1. Voor je begint
De stappen in deze gids zijn beschikbaar op alle Desks-abonnementen (Desks Free, Desks Business, Desks Professional en Desks Enterprise). Waar een gelinkt artikel een optie beschrijft die een hoger abonnement vereist, staat dat daar aangegeven. Voor een overzicht, zie Beschikbaarheid.
- Functie: je hebt de rol Global Admin nodig om elke stap te kunnen uitvoeren. Office Admins kunnen de setup van de kantoren die ze beheren aanpassen. Zie Systeemfuncties en rechten.
- Kantoorgegevens: de naam en het adres van elk kantoor, en de openingstijden.
- Plattegrondafbeeldingen: één afbeelding per etage, bij voorkeur als .svg (.pdf, .jpg, .jpeg en .png werken ook, tot 15 MB).
- Teamstructuur: de afdelingen of teams die je als groepen wilt aanmaken, bijvoorbeeld om een gebied voor één team te reserveren.
- Vergaderruimtes: of je vergaderruimtes moet synchroniseren met Google Workspace of Microsoft 365 agenda's, of alleen in deskbird wilt beheren.
💡 Tip: Sla nieuwe kantoren op als concept terwijl je ze instelt. Conceptkantoren, etages en gebieden blijven verborgen voor gebruikers tot je ze publiceert, zodat je eerst alles kunt opbouwen en daarna in één keer live kunt gaan (zie Publiceer je setup en ga live).
2. Maak je kantoren aan
Kantoren zijn het startpunt: etages, ruimtes, toegangsregels en boekingen horen allemaal bij een kantoor, dus maak elk kantoor aan voordat je verdergaat.
- Ga naar Admin > Werkplek > Kantoor instellingen en klik op Kantoor toevoegen.
- Vul de naam en het adres van het kantoor in en sla het kantoor op als concept.
- Selecteer het kantoor in Kantoor instellingen en stel de openingstijden in. Openingstijden bepalen wat een boeking voor een hele dag inhoudt en beperken wanneer bureaus geboekt kunnen worden.
Herhaal deze stappen voor elk kantoor. Volledige instructies: Kantoor instellingen: Een kantoor aanmaken en beheren.
3. Voeg etages en ruimtes toe
Etages en gebieden beschrijven de indeling van elk kantoor. Gebruikers boeken de bureaus, parkeerplaatsen en andere resources binnen deze gebieden.
- Ga naar Admin > Werkplek > Etages & ruimtes en voeg de etages van het kantoor toe.
- Voeg gebieden toe aan elke etage en kies het type gebied, bijvoorbeeld Bureauruimte, Vergaderruimte of Parkeerterrein. Geef elk gebied een naam en een capaciteit.
- Maak de bureaus, parkeerplaatsen en andere resources aan binnen elk gebied.
Volledige instructies: Etages en ruimtes en Bureaus, parkeerplaatsen en andere resources. Heeft je kantoor parkeerplaatsen, zie dan Parkeren instellen.
4. Upload je plattegronden
Een plattegrond laat gebruikers zien waar elk bureau en elke ruimte is, zodat ze een plek bij hun team kunnen kiezen en deze op de dag zelf kunnen vinden. Upload één plattegrond per etage en plaats de gebieden en resources die je in de vorige stap hebt aangemaakt.
- Open in Admin > Werkplek > Etages & ruimtes de etage en voeg een plattegrond toe.
- Upload de plattegrondafbeelding.
- Teken elk gebied op de plattegrond, plaats de bureaus en andere resources, en sla regelmatig op.
- Publiceer de plattegrond.
Volledige instructies: Plattegronden, inclusief gebieden en resources plaatsen en publiceren.
5. Voeg gebruikers toe en maak groepen aan
Met groepen kun je toegang en planning voor hele teams beheren in plaats van voor losse gebruikers. Voeg eerst je gebruikers toe en deel ze daarna in groepen in.
Gebruikers toevoegen
- Nodig mensen uit via Admin > Gebruikersbeheer: Gebruikers met Gebruikers uitnodigen, of upload ze met een CSV-bestand.
- Standaard kunnen mensen met het domein e-mail van je bedrijf zich ook zelf registreren en worden ze automatisch aan je account toegevoegd.
- Wil je gebruikers en groepen synchroniseren met je identity provider of HR-systeem, bekijk dan de opties in Gebruikers- en groepsbeheer.
Groepen aanmaken
- Ga naar Admin > Gebruikersbeheer: Groepen, maak een groep aan voor elk team of afdeling, voeg de leden toe en eventueel een groepsmanager die voor de groep kan plannen en boeken.
- Subgroepen erven geen toegang van hun hoofdgroep. Als je in de volgende stap toegang beperkt per groep, voeg dan elke groep apart toe.
Volledige instructies: Gebruikers en groepen.
6. Beperk toegang tot kantoren en gebieden
Standaard kan iedereen alles boeken. Gebruik toegangsregels als alleen bepaalde teams een kantoor of gebied mogen gebruiken, bijvoorbeeld een teamzone of een beperkte etage. Je kunt toegang op twee niveaus beperken:
- Kantoor: in Admin > Werkplek > Kantoor instellingen, kies Gedeeld (iedereen kan dit kantoor boeken) of Beperkt (alleen geselecteerde groepen). Zie Kantoor instellingen: Toegang beheren.
- Gebied: in Admin > Werkplek > Etages & ruimtes, bewerk het gebied en kies Open toegang (alle gebruikers met toegang tot het kantoor) of Beperkte toegang (alleen geselecteerde gebruikers of groepen). Je kunt een beperkt gebied ook verbergen voor gebruikers zonder toegang. Zie Etages en ruimtes: Toegang beheren.
⚠️ Belangrijk: Voeg voordat je een kantoor beperkt elke gebruiker die daar een toegewezen bureau of parkeerplaats heeft toe aan een van de toegestane groepen. Anders worden hun toewijzingen verwijderd omdat ze geen toegang meer hebben.
7. Stel vergaderruimtes in
Vergaderruimtes kunnen op twee manieren in deskbird geboekt worden. Bepaal per ruimte voordat je deze aanmaakt:
- Gesynchroniseerd met je agenda: boekingen worden gesynchroniseerd met de kameragenda's in Google Workspace of Microsoft 365, dus een ruimte geboekt in Outlook of Google Agenda is ook geblokkeerd in deskbird en andersom. Stel dit in onder Admin > Bedrijf: Integraties. Zie Agenda synchroniseren met Google of Microsoft.
- Alleen in deskbird aangemaakt: voeg de ruimte toe als vergaderruimte op de etage in Admin > Werkplek > Etages & ruimtes, en stel de capaciteit en toegang in.
⚠️ Belangrijk: Een vergaderruimte die in deskbird is aangemaakt, kan later niet meer worden omgezet naar een gesynchroniseerde ruimte. Wil je deze later toch synchroniseren, dan moet je de ruimte opnieuw aanmaken als gesynchroniseerde ruimte.
Om gebruikers te helpen de juiste ruimte te vinden, voeg je apparatuur zoals een scherm of whiteboard toe in Admin > Vergaderruimtes: Algemene instellingen. Volledige instructies, inclusief inchecken, goedkeuringen en catering, vind je in Vergaderruimtes.
8. Publiceer je setup en ga live
Als de setup compleet is, maak je deze zichtbaar voor je gebruikers:
- Publiceer elk kantoor in Admin > Werkplek > Kantoor instellingen.
- Publiceer alle etages en gebieden die je als concept hebt opgeslagen in Admin > Werkplek > Etages & ruimtes. Het publiceren van een gebied kan niet ongedaan worden gemaakt.
- Controleer of elke plattegrond is gepubliceerd.
- Boek zelf een bureau en een vergaderruimte om te controleren of alles goed werkt.
- Laat je team weten dat ze kunnen beginnen met boeken en deel de Snelstartgids voor gebruikers met hen.
💡 Tip: Global Admins, Office Admins en Managers kunnen elk gebied boeken, ongeacht de toegangsregels. Wil je een beperkt gebied testen, vraag dan een collega zonder admin-rol om te proberen het te boeken.
9. Veelgestelde vragen
We raden het aan, omdat elke stap voortbouwt op de vorige. Etages en ruimtes horen bij een kantoor, bureaus kunnen alleen op een plattegrond binnen een gebied geplaatst worden, en toegangsregels hebben de groepen nodig die je wilt toestaan. Vergaderruimtes kun je op elk moment instellen nadat het kantoor bestaat.
Niet als je het als concept opslaat. Conceptkantoren zijn verborgen voor gebruikers tot je ze publiceert, nieuwe etages worden als concept toegevoegd en je kunt nieuwe gebieden ook als concept opslaan. Publiceer alles als de setup compleet is.
Nee. Zolang een gebied gepubliceerd en niet gesloten is, kunnen gebruikers de bureaus boeken, ook als het gebied niet op een plattegrond staat. Een plattegrond maakt het wel veel makkelijker voor gebruikers om de juiste plek te vinden, dus we raden aan er een toe te voegen voordat je live gaat.
Maak elk gebouw aan als een eigen kantoor. Als mensen parkeerplaatsen moeten delen tussen de gebouwen en collega's in het gebouw naast de deur moeten kunnen zien, kunnen de kantoren gegroepeerd worden in een site. Office sites is in bèta en beschikbaar op aanvraag. Zie Office sites.
Als je team nu al ruimtes boekt in Outlook of Google Agenda, synchroniseer ze dan, zodat boekingen op beide plekken gelijk blijven. Ruimtes die alleen in deskbird zijn aangemaakt, zijn geschikt voor kantoren zonder kameragenda's. Bepaal dit voordat je een ruimte aanmaakt: een ruimte die in deskbird is aangemaakt, kan later niet meer worden omgezet naar een gesynchroniseerde ruimte. Zie Agenda synchroniseren met Google of Microsoft.
- Controleer of het kantoor beperkt is in Admin > Werkplek > Kantoor instellingen. Is dat zo, dan kan de gebruiker het alleen als hoofdlocatie krijgen als die toegang heeft.
- Controleer de groepen van de gebruiker in Admin > Gebruikersbeheer: Groepen en voeg de gebruiker toe aan een groep die toegang heeft tot het kantoor.
- Als toegang alleen aan een hoofdgroep is gegeven, voeg dan ook de eigen groep van de gebruiker toe: subgroepen erven geen toegang.
Ja. Global Admins kunnen de Setup guide in de app altijd openen via hun profielfoto of initialen > Setup guide. Hierin staan de setup-stappen die bij het abonnement van je bedrijf horen, met links naar de juiste instellingen. Stappen worden niet automatisch als voltooid gemarkeerd, dus vink ze zelf af terwijl je bezig bent.
Als mensen eenmaal boeken, kijken de meeste teams daarna naar hoe boekingen in de praktijk werken:
- Boekingsinstellingen: hoe ver vooruit mensen kunnen boeken, per functie.
- Inchecken en automatische annulering: bureaus vrijgeven die wel geboekt maar niet gebruikt zijn.
- Parkeren instellen: parkeerterreinen en parkeerplaatsen.