Verdiepingen en ruimtes – deskbird Help Center

In het gedeelte Etages & ruimtes in deskbird kun je de indeling van je kantoor bepalen en beheren, van verdiepingen tot afzonderlijke bureauruimtes, vergaderruimtes, parkeerplaatsen en meer. Deze opzet vormt de basis voor interactieve plattegronden, toegangsbeperkingen en het beheer van boekingen door gebruikers.

Verdiepingen en ruimtes aanmaken, bewerken en verwijderen
Vergaderruimtes en bureaus, parkeerplaatsen en andere resources
Plattegronden
Toegang beheren
Toegangsregels op basis van weekdagen

1. Verdiepingen en ruimtes aanmaken, bewerken en verwijderen

Ga naar Admin > Werkplek > Etages & ruimtes. In het paneel aan de linkerkant zie je alle verdiepingen, zodat je makkelijk kunt wisselen zonder het overzicht te verliezen.

Verdiepingen

Een verdieping toevoegen: Klik op + Verdieping toevoegen. De nieuwe verdieping verschijnt in de lijst en in het hoofdvenster rechts. Gebruik het potlood-icoon naast de naam van de verdieping om deze te hernoemen (bijv. "Verdieping 01"), en klik op Beheren om sluitingen toe te voegen of te verwijderen.
💡 Let op: Nieuw aangemaakte verdiepingen worden standaard als concept toegevoegd. Je kunt de verdieping publiceren zodra je klaar bent.
Een verdieping hernoemen of verwijderen: Klik op het potlood-icoon naast de naam van de verdieping. Er verschijnt een pop-up waarin je de verdieping kunt hernoemen of verwijderen.
Een verdieping sluiten: Klik op Beheren bovenaan de lijst met gebieden en vervolgens op Sluiting toevoegen. Een onbepaalde sluiting verbergt de verdieping voor gebruikers totdat je de sluiting verwijdert. Een tijdelijke sluiting (met einddatum, Desks Professional en hoger) houdt de verdieping zichtbaar, maar niet boekbaar tijdens die periode.
⚠️ Toekomstige boekingen in de gesloten periode worden geannuleerd. Boekingen voor de huidige dag en eerdere boekingen blijven behouden, en gebruikers ontvangen een e-mail als hun meldingen zijn ingeschakeld. Vergaderruimtes hebben hun eigen Actief/Inactief-schakelaar en hun boekingen worden niet geannuleerd. Voor alle opties, zie Ruimtes sluiten
QR-codes downloaden voor de hele verdieping

Gebieden

Een gebied toevoegen: Selecteer een verdieping en klik op + Gebied toevoegen. Kies het type gebied (Bureauruimte, Vergaderruimte, Parkeerterrein of Overig), en geef de Naam, Capaciteit en optioneel een Beschrijving op.
💡 Let op: Wil je een nieuw gebied verborgen houden voor gebruikers tijdens het instellen, kies dan Gebied als concept opslaan bij het aanmaken (de knop verandert in Als concept toevoegen). Een conceptgebied toont een banner op de pagina; klik op Gebied publiceren om het beschikbaar te maken voor boekingen. Publiceren kan niet ongedaan worden gemaakt.
Een gebied bewerken: Klik op het pen-icoon naast elk gebied. Hiermee open je een pagina waar je kunt:
- Het gebied hernoemen en de beschrijving aanpassen
- Het gebied verwijderen
- Toegang tot het gebied instellen
- Een kenteken verplicht stellen voor boekingen (alleen parkeerterreinen), zie Kentekenbeheer
- Resources in dat gebied aanmaken en beheren
- Het gebied sluiten via Beheren onder Sluitingen van het gebied, voor onbepaalde tijd of tijdelijk (tijdelijke sluitingen: Desks Professional en hoger)
  ⚠️ Toekomstige boekingen in de gesloten periode worden geannuleerd. Boekingen voor de huidige dag en eerdere boekingen blijven behouden. Vergaderruimtes hebben de Actief/Inactief-schakelaar in plaats van sluitingen. Voor alle opties, zie Ruimtes sluiten
QR-codes downloaden voor het hele gebied

2. Vergaderruimtes en bureaus, parkeerplaatsen en andere resources

Om ervoor te zorgen dat elk type resource volledig wordt gedocumenteerd, hebben we aparte setup guides gemaakt:

3. Plattegronden

Nadat je je verdiepingen en gebieden hebt ingesteld, kun je ze visueel plaatsen op een plattegrond zodat gebruikers makkelijker kunnen navigeren en boeken.

Volledige instructies vind je in ons artikel Plattegronden.

💡 Let op: Gebieden hoeven niet op de plattegrond te staan om boekbaar te zijn. Zolang een gebied gepubliceerd en niet gesloten is, kunnen gebruikers boekingen maken.

4. Toegang beheren

Met deskbird kun je bepalen wie welke gebieden mag boeken. Zo kun je zones voor specifieke teams, VIP-gedeeltes of gedeelde toegang met voorrangsregels instellen.

💡 Global Admins, Office Admins en Managers kunnen altijd elk gebied boeken, ongeacht beperkingen. Dit geldt ook voor boekingen die namens anderen worden gemaakt.

Toegang voor een gebied instellen:

Ga naar Etages & ruimtes in de Admin.
Selecteer de verdieping.
Klik op het potlood-icoon in de rij van het gebied.

Je kunt kiezen uit drie toegangstypes:

Gedeelde toegang: Standaardoptie. Alle gebruikers met toegang tot het kantoor kunnen het gebied boeken.
Beperkte toegang: Alleen geselecteerde gebruikers of groepen mogen het gebied boeken. Je kunt het gebied ook verbergen op de plattegrond voor gebruikers zonder toegang.

Let op: Als een gebied verborgen is, kunnen gebruikers zonder toegang niet zien wie er in dat gebied geboekt heeft op de plattegrond. Dit kan relevant zijn voor bepaalde kantoorfuncties. Global Admins, Office Admins en Managers kunnen altijd alle gebieden zien.

Desks Professional en hoger

Voorrang: Geeft geselecteerde groepen of gebruikers de mogelijkheid om een gebied eerder te boeken dan anderen. Andere gebruikers kunnen pas boeken vanaf een instelbare periode vooraf, en alleen als er nog plekken beschikbaar zijn nadat de prioriteitsgebruikers geboekt hebben.

Voorbeeld: Finance heeft voorrang op 4 bureaus. Als er maar 3 zijn geboekt, mag een ander teamlid (bijv. Marketing) het overgebleven bureau boeken zodra het ingestelde tijdsvenster opent.

Instelbare voorrangstermijn

Admins kunnen een aangepaste termijn instellen die bepaalt hoe ver van tevoren niet-prioriteitsgebruikers mogen boeken op data waarop voorrangsregels gelden.

De termijn kan ingesteld worden op een waarde van 1 tot 365 kalenderdagen.
De standaard blijft 1 dag — je hoeft niets te doen als het huidige gedrag voor jou werkt.
Om de termijn in te stellen, open je het dialoogvenster Toegang configureren voor het gebied, kies je Voorrang en pas je het veld dagen, vanaf aan onder Sta gebruikers zonder voorrang toe om vooraf te boeken.

💡 Goed om te weten: Als de eigen boekingstermijn van een niet-prioriteitsgebruiker korter is dan de ingestelde voorrangstermijn, geldt hun eigen limiet. Bijvoorbeeld: als een gebruiker 10 dagen vooruit mag boeken en de voorrangstermijn is 20 dagen, dan geldt voor die gebruiker 10 dagen.

💡 Tip: Je kunt toegang verder verfijnen met regels op basis van weekdagen. Zie Toegangsregels op basis van weekdagen hieronder.

5. Toegangsregels op basis van weekdagen

Desks Professional en hoger

Met deskbird kunnen admins bepalen op welke dagen van de week specifieke gebruikers of groepen een bureau of parkeerplaats mogen boeken. Dit voegt een extra laag detail toe bovenop de bestaande Beperkte toegang en Voorrang, en werkt ook samen met Gedeelde toegang.

⚠️ Belangrijk: Toegangsregels op basis van weekdagen gelden alleen voor bureaus, parkeerplaatsen en andere resources. Vergaderruimtes worden niet ondersteund en blijven het standaard toegangsmodel gebruiken.

Hoe het werkt

Elke toegangsregel bevat een instelling voor Toegestane weekdagen. Per regel kiezen admins welke weekdagen gelden — bijvoorbeeld Engineering op ma/wo/vr en Sales op di/do. Meerdere regels met verschillende dagpatronen kunnen naast elkaar bestaan op hetzelfde gebied.

Toegangsregels op basis van weekdagen instellen

Ga naar Admin > Werkplek > Etages & ruimtes.
Selecteer de verdieping en klik op het potlood-icoon naast het gebied dat je wilt instellen, of klik op de rij van de verdieping.
Klik op het gedeelte Toegang om het dialoogvenster Toegang configureren te openen.
Selecteer Beperkte toegang of Voorrang in het dropdownmenu.
Voeg de gebruikers of groepen toe en selecteer de Toegestane weekdagen voor deze regel.
Om nog een regel met een ander dagpatroon toe te voegen, klik je op + Regel toevoegen.
Klik op Bijwerken om op te slaan.

Op de detailpagina van het gebied zie je een overzicht van alle ingestelde regels, inclusief de toegewezen weekdagen en gebruikers of groepen per regel.

Wat gebruikers zien

Gebruikers krijgen duidelijke meldingen als er weekdagbeperkingen gelden:

Op de plattegrond en in de boekingszijbalk verschijnt een tooltip die aangeeft op welke dagen je kunt boeken, bijvoorbeeld: "Je kunt hier niet boeken op dinsdag, alleen op: maandag, woensdag, vrijdag."
In de agenda zijn de beperkte dagen uitgeschakeld. Een tooltip legt de beperking uit, bijvoorbeeld: "Je hebt geen voorrang om hier te boeken op vrijdag, alleen op: dinsdag, donderdag."
Voor gebieden met Voorrang kunnen niet-prioriteitsgebruikers op beperkte dagen alsnog boeken volgens de standaard voorrangsregels.