Het instellen en beheren van je kantoren in deskbird is een belangrijke eerste stap om je werkplekinrichting op maat te maken. Of je nu een nieuwe locatie aanmaakt, adresgegevens bijwerkt of de toegang regelt, dit artikel begeleidt je bij elke stap.
- Kantoor aanmaken en beheren
- Kantoor sluiten of verwijderen
- Toegang beheren
- Kantoorfuncties
- Feestdagen
1. Kantoor aanmaken en beheren
Om een nieuw kantoor aan te maken, ga je naar Admin > Werkplek > Kantoor instellingen en klik je rechtsboven op Kantoor toevoegen. Je wordt gevraagd om het volgende in te vullen:
- Kantoornaam (verplicht)
- Adres (verplicht)
- Kantoor opslaan als concept (conceptkantoren zijn verborgen voor gebruikers tot ze gepubliceerd zijn)
We raden aan het kantoor als concept op te slaan tot de inrichting compleet is.
Nadat het kantoor is aangemaakt, ga je naar Kantoor instellingen en selecteer je het kantoor in de dropdown. Hier kun je:
- De kantoornaam bewerken
- Het adres bijwerken
- Een foto uploaden
- Kantoorsluitingen instellen
- Het kantoor publiceren zodra je klaar bent met de inrichting
- Openingstijden instellen
💡 De openingstijden bepalen de periode voor boekingen van een "Hele dag". Boekingen kunnen alleen binnen de openingstijden worden gemaakt (behalve voor boekingen van vergaderruimtes).
2. Kantoor sluiten of verwijderen
Kantoor sluiten
Om boekingen voor een heel kantoor tijdelijk of voor onbepaalde tijd te blokkeren, ga je naar Admin > Werkplek > Kantoor instellingen en zoek je naar Kantoorsluitingen.
Klik op Beheren, selecteer vervolgens Sluiting toevoegen en kies het type sluiting:
- Onbepaalde sluiting: vink Onbepaald sluiten aan. Het kantoor is verborgen voor gebruikers tot je het weer opent. Beschikbaar in alle abonnementen. In Desks Professional en hoger kun je ook een toekomstige Startdatum kiezen.
- Tijdelijke sluiting: Desks Professional en hoger kies een Start- en Einddatum. Het kantoor blijft zichtbaar voor gebruikers, maar kan niet geboekt worden tijdens de sluiting en wordt weer boekbaar na de einddatum. Je kunt meerdere tijdelijke sluitingen per kantoor toevoegen.
Optioneel kun je een korte Reden toevoegen (bijvoorbeeld onderhoud). Gebruikers zien deze tijdens tijdelijke sluitingen. Klik daarna op Bevestigen en Opslaan.
Toekomstige boekingen in de gesloten periode worden automatisch geannuleerd (boekingen op de huidige dag niet). Gebruikers ontvangen een e-mail als ze meldingen hebben ingeschakeld, en eerdere boekingen blijven ongewijzigd. Je kunt op elk moment een kantoorsluiting toevoegen of verwijderen via Beheren.
Meer weten over sluitingen: Ruimtes sluiten
Kantoor verwijderen
Om een kantoor te verwijderen, ga je naar Admin > Werkplek > Kantoor instellingen en scroll je naar beneden. Je ziet daar de optie om het kantoor te verwijderen.
⚠️ Belangrijk:
- Alle plattegronden en configuraties (gebieden, bureaus, enz.) gaan verloren
-
Alle boekingen van gebruikers voor dit kantoor worden geannuleerd
Dit kan niet ongedaan worden gemaakt!
3. Toegang beheren
Bepaal wie toegang heeft tot dit kantoor. Je kunt kiezen uit twee opties:
- Gedeeld: Iedereen kan dit kantoor boeken
- Beperkt: Alleen geselecteerde gebruikersgroepen hebben toegang tot dit kantoor
⚠️ Belangrijk: Als je de toegang tot een kantoor beperkt op basis van groepen, zorg er dan voor dat alle gebruikers met toegewezen bureaus of parkeerplaatsen aan de juiste groepen zijn toegevoegd voordat je de beperking toepast. Anders worden hun toewijzingen verwijderd vanwege het ontbreken van toegang.
4. Kantoorfuncties
Met de functie Kantoorfuncties kunnen medewerkers hun vaardigheden of verantwoordelijkheden aangeven, zoals EHBO'er of Brandhulpverlener. Deze functies verschijnen in de gebruikerslijst van elk kantoor en kunnen worden gefilterd om de juiste contactpersonen ter plaatse te vinden.
💡 Kantoorfuncties worden per gebruiker toegewezen onder Admin > Gebruikersbeheer: Gebruikers en zijn zichtbaar in zowel de web- als mobiele app.
Meer informatie vind je in het artikel: Kantoorfuncties.
5. Feestdagen
Feestdagen kunnen op twee niveaus worden ingesteld in deskbird. Via Admin > Werkplek > Kantoor instellingen kun je een regionale feestdagkalender (bijvoorbeeld Feestdagen in Berlijn) aan een kantoor toewijzen onder het gedeelte Feestdagen. Alle gebruikers met dit kantoor als hoofdlocatie krijgen automatisch de geselecteerde kalender toegewezen.
Om dit op individueel niveau te overschrijven, kun je per gebruiker een andere feestdagkalender instellen onder Admin > Gebruikersbeheer: Gebruikers > selecteer gebruiker > Algemeen > Feestdagkalender. Toegewezen feestdagen worden direct weergegeven in het tabblad Planning en zijn gemarkeerd met een Feestdag-label, inclusief de naam van de feestdag (bijvoorbeeld Quatorze Juillet) indien beschikbaar. Zo hebben gebruikers en admins duidelijk inzicht in wie er afwezig is vanwege feestdagen, over kantoren en regio's heen.
Let op: Feestdagkalenders zijn vast en kunnen niet worden bewerkt of aangepast; er zijn op dit moment alleen vooraf ingestelde opties beschikbaar.