Met de functie Ruimtes sluiten hebben beheerders nauwkeurige controle over wanneer Desks, gebieden, verdiepingen of hele kantoren geboekt kunnen worden. Ruimtes kunnen op twee manieren gesloten worden: onbepaalde tijd of voor een bepaalde periode met een einddatum. Zo beheer je eenvoudig de beschikbaarheid bij bijvoorbeeld onderhoud, bedrijfsvakanties of kortdurende evenementen, terwijl medewerkers duidelijk geïnformeerd blijven.
De beschikbare sluitingsopties hangen af van je abonnement:
Bij Business- en Starter-abonnementen kunnen beheerders gebieden, ruimtes en resources permanent sluiten, zodat ze voor gebruikers verborgen blijven tot ze weer geopend worden. Dit lijkt op de eenvoudige Actief/Inactief-functie die we eerder hadden.
Bij het Professional-abonnement en hoger kunnen beheerders tijdelijke sluitingen met een einddatum inplannen, zodat ruimtes automatisch weer beschikbaar worden.
1. Overzicht
Sluitingen kunnen toegepast worden op verschillende niveaus binnen je werkplek:
- Individuele resources (Desks, parkeren, aangepaste resources)
- Gebieden
- Verdiepingen
- Hele kantoren
💡 Let op: Vergaderruimtes blijven gebruikmaken van de bestaande Actief / Inactief-schakelaar. Bestaande boekingen van vergaderruimtes worden niet geannuleerd, zelfs niet als het kantoor of de verdieping waar ze bij horen gesloten is.
Je kunt kiezen uit:
- Onbepaalde sluitingen: ruimtes zijn niet beschikbaar zonder einddatum en worden verborgen voor gebruikers.
- Tijdelijke sluitingen: ruimtes zijn niet beschikbaar tussen de opgegeven begin- en einddatum.
- Onbepaalde sluitingen met een begindatum: ruimtes zijn niet beschikbaar zonder einddatum en worden verborgen voor gebruikers. Je kunt een toekomstige datum instellen waarop de sluiting ingaat.
Sluitingen volgen een duidelijke hiërarchie. Als je een hoger niveau sluit (bijvoorbeeld een verdieping), wordt alles daaronder (gebieden en resources) automatisch ook gesloten. Voor de gebruiker wordt de reden van de sluiting op het hoogste niveau getoond.
2. Sluitingen beheren
Je beheert sluitingen via Beheerder > Werkplek > Verdiepingen & ruimtes.
Zo maak of verwijder je een sluiting:
- Selecteer het kantoor, de verdieping, het gebied of de resource.
- Klik op Beheren.
- Klik op Sluiting toevoegen of kies om een komende sluiting te verwijderen.
-
Kies hoe je de ruimte wilt sluiten:
-
Onbepaalde sluiting
Deze optie is beschikbaar in alle abonnementen en verbergt de ruimte voor gebruikers tot deze weer geopend wordt. -
Onbepaalde sluiting met begindatum
Stel een begindatum in voor de sluiting en kies Sluit onbepaalde tijd.Hiermee wordt de ruimte voor gebruikers verborgen tot deze weer geopend wordt.
-
Tijdelijke sluiting (met einddatum)
Stel een Begindatum in en kies een Einddatum.De ruimte blijft zichtbaar voor gebruikers, maar kan niet geboekt worden tijdens de sluitingsperiode.
Professional-abonnement en hoger
-
Onbepaalde sluiting
- (Optioneel) Voeg een Reden toe (deze wordt getoond aan gebruikers bij tijdelijke sluitingen).
- Klik op Bevestigen en daarna op Opslaan.
Je kunt op elk moment Beheren openen om een sluiting te verwijderen.
⚠️ Vergaderruimtes: Vergaderruimtes blijven gebruikmaken van de bestaande Actief / Inactief-schakelaar. Bestaande boekingen van vergaderruimtes worden niet geannuleerd, zelfs niet als het kantoor of de verdieping waar ze bij horen gesloten is. Gesynchroniseerde vergaderruimtes kunnen ook boekbaar blijven via Outlook / Google Agenda, afhankelijk van je agenda-instellingen.
Wie kan sluitingen aanmaken?
- Globale beheerders: kunnen sluitingen beheren voor elk kantoor
- Kantoorbeheerders: kunnen sluitingen beheren voor alleen hun toegewezen kantoren
3. Wat gebeurt er met boekingen
Wat gebeurt er met boekingen:
- Toekomstige boekingen tijdens de sluitingsperiode worden automatisch geannuleerd (boekingen op de huidige dag niet).
- Gebruikers ontvangen een notificatie per e-mail als een boeking wordt geannuleerd vanwege een sluiting (mits ze meldingen hebben ingeschakeld, zie hieronder).
- Oude boekingen blijven behouden voor rapportages en controles.
De gebruikerservaring hangt af van het type sluiting:
- Onbepaalde sluitingen (geen einddatum): ruimtes zijn volledig verborgen en kunnen niet geboekt worden.
- Tijdelijke sluitingen (met een einddatum): ruimtes blijven zichtbaar, maar zijn gemarkeerd als niet beschikbaar. Gebruikers zien waarom een ruimte niet geboekt kan worden (sluitingsreden) en voor hoelang.
💡 Tip: Wil je boekingen in bulk annuleren voor een specifiek kantoor, een verdieping of een gebied (bijvoorbeeld bij het opnieuw indelen van zitplaatsen of voor onderhoud)? Maak een sluiting aan vanaf de gewenste datum: Beheerder > Werkplek > Verdiepingen & ruimtes > selecteer het kantoor/de verdieping/het gebied > Beheren > Sluiting toevoegen.
💡 Notificaties: Alle toekomstige boekingen binnen de geblokkeerde periode worden automatisch geannuleerd. Gebruikers die Agenda-uitnodigingen in hun profielnotificaties hebben ingeschakeld, ontvangen een e-mail over de annulering.
Is alles weer klaar? Verwijder dan de sluiting (of stel een einddatum in) om boekingen weer toe te staan.
4. Veelgestelde vragen
Omdat Ruimtes sluiten een nieuwe en uitgebreidere functie is, hebben we hieronder een uitgebreide FAQ toegevoegd om alle belangrijke vragen te beantwoorden. Hierin lees je hoe sluitingen in de praktijk werken, wat gebruikers zien en wat de verschillen zijn per abonnement.
Beheerders kunnen individuele resources sluiten (Desks, parkeren, aangepaste resources), gebieden, verdiepingen en hele kantoren.
Vergaderruimtes vallen buiten dit sluitingssysteem. Zij blijven de bestaande Actief/Inactief schakelaar gebruiken. Bestaande boekingen van vergaderruimtes worden niet geannuleerd, zelfs niet als het kantoor of de verdieping waar ze bij horen gesloten is.
Boekingen in de gesloten periode worden automatisch geannuleerd voor toekomstige data. Boekingen op de huidige dag worden niet geannuleerd.
Gebruikers ontvangen een e-mailnotificatie, en oude boekingen blijven ongewijzigd.
Tijdens een tijdelijke sluiting blijven ruimtes zichtbaar, maar kunnen niet geboekt worden. Gebruikers zien dat een ruimte niet beschikbaar is en waarom (sluitingsreden).
Als het hele kantoor gesloten is, wordt het kantoor als niet beschikbaar getoond.
Bij een onbepaalde sluiting (geen einddatum) gedraagt de ruimte zich als inactief en wordt deze verborgen voor gebruikers.
De Actief/Inactief-schakelaar voor Desks, gebieden, verdiepingen en kantoren is samengevoegd met sluitingen.
- Inactief is nu gelijk aan een onbepaalde sluiting (verborgen voor gebruikers, boekingen voor toekomstige data geannuleerd).
- Statuslabels zijn vervangen door duidelijkere sluitingslabels (zoals: Geen sluitingen, Aankomend, Gesloten).
- Annuleringen van boekingen: gebruikers ontvangen een e-mailnotificatie.
- Voorheen inactieve ruimtes zijn nu op conceptstatus gezet en kunnen gepubliceerd worden wanneer ze klaar zijn.
Vergaderruimtes behouden de Actief/Inactief-schakelaar.
Sluitingen werken van boven naar beneden:
- Sluit een kantoor → alle verdiepingen, zones en resources worden gesloten.
- Sluit een verdieping → alle zones en resources op die verdieping worden gesloten.
- Sluit een zone → alle resources in die zone worden gesloten.
Aan de gebruikerskant wordt de reden van de sluiting op het hoogste niveau getoond.
💡 Let op: Vergaderruimtes blijven gebruikmaken van de bestaande Actief / Inactief schakelaar. Bestaande boekingen van vergaderruimtes worden niet geannuleerd, zelfs niet als het kantoor of de verdieping waartoe ze behoren gesloten is.
Zelfde niveau: overlappende of aansluitende sluitingen worden samengevoegd tot één aaneengesloten gesloten periode. Gebruikers zien de juiste reden voor de betreffende data.
Verschillende hiërarchieniveaus: alle sluitingen blijven actief. Gebruikers zien de reden van het hoogste niveau.
Voorbeeld: Een zone is gesloten van 3–14 oktober (Renovatie) en een desk in die zone is gesloten van 12–15 oktober (Reparatie). Gebruikers zien dat de zone gesloten is vanwege Renovatie, en de desk kan Reparatie tonen in zijn eigen gesloten periode.
Nee. Sluitingen zijn altijd voor een hele dag en ondersteunen geen terugkerende planningen of tijdsvensters voor een deel van de dag in de huidige versie. Beheerders kunnen echter wel meerdere sluitingen vooruit plannen.
Beheerders kunnen een begin- en einddatum instellen, of de einddatum leeg laten voor een sluiting voor onbepaalde tijd.
Professional plan en hoger bevat tijdelijke sluitingen (sluitingen met een einddatum).
In de Business en Starter plannen kun je ruimtes voor onbepaalde tijd sluiten, precies zoals eerder met de actief/inactief schakelaars.
Wil je upgraden? Neem contact op met success@deskbird.com.
Gesloten periodes tellen niet mee als beschikbare capaciteit. Gebruik- en beschikbaarheidsstatistieken sluiten de gesloten tijd uit, terwijl eerdere boekingen beschikbaar blijven voor rapportages en controles.
Automatisch boeken sluit gesloten of inactieve resources uit. Er worden geen Desks toegewezen in gesloten zones, verdiepingen of kantoren.
Als een kantoor gesloten is, wordt de kantoorstatus voor die periode gereset. Gebruikers moeten een ander kantoor of een andere status kiezen.
Als alleen een verdieping/zone/resource gesloten is, kunnen gebruikers nog steeds een “Op kantoor” status instellen — maar de betreffende ruimtes kunnen niet geboekt worden.
Bezoekersboekingen en kantoorevenementen worden niet geannuleerd door sluitingen.
Sluitingen voor onbepaalde tijd zijn bedoeld om te werken zoals de vorige inactieve status. Veel beheerders kiezen ervoor om ruimtes die langdurig niet beschikbaar zijn volledig te verbergen, om verwarring en vragen van medewerkers te voorkomen.
Tijdelijke sluitingen blijven zichtbaar voor transparantie en planning, daarom worden alleen sluitingen voor onbepaalde tijd verborgen.