Met deskbird Ticketing kunnen medewerkers werkplekkwesties melden, zoals kapotte apparatuur, veiligheidsproblemen of schoonmaakverzoeken, direct in de app of door het scannen van een QR-code. Beheerders stellen ticketcategorieën per kantoor in, wijzen bevoegde gebruikers toe om binnenkomende tickets te beheren en volgen elk probleem van melding tot oplossing. Zo blijft je werkplek soepel draaien en hebben facilitaire teams volledig inzicht in wat aandacht nodig heeft.
Gebruik je ServiceNow, Jira of een andere ticketingtool? Koppel eenvoudig je inkomende e-mailhandler aan deskbird ticketing en stroomlijn vandaag nog je verzoeken. Een krachtige tweerichtings-synchronisatie komt binnenkort beschikbaar.
Benieuwd hoe het werkt? Bekijk de demo hieronder:
- Hoe Ticketing werkt
- Ticketing instellen
- Ticketcategorieën aanmaken
- QR-codes genereren
- Ticket indienen
- Tickets beheren
- E-mailnotificaties
- Rollen en rechten
- Veelgestelde vragen
1. Hoe Ticketing werkt
Ticketing verbindt drie groepen mensen:
- Beheerders stellen Ticketing in via Admin > Workplace > Ticketing — zij maken categorieën aan, wijzen bevoegde gebruikers toe en genereren QR-codes.
- Medewerkers dienen tickets in via de deskbird web- of mobiele app, of door een QR-code sticker te scannen die in het kantoor is geplaatst.
- Bevoegde gebruikers (Ticketing Managers) bekijken en beheren binnenkomende tickets vanuit het Tickets-gedeelte in de zijbalk, en passen status en urgentie aan naarmate het werk vordert.
Elk ticket volgt een duidelijk proces: Open → In behandeling → Afgerond (of Geannuleerd). Alle wijzigingen worden vastgelegd in de tickethistorie, zodat er niets verloren gaat.
💡 Ticketcategorieën worden per kantoor ingesteld. Gebruik de kantoorkiezer bovenaan om tussen kantoren te wisselen bij het instellen of beheren van tickets.
2. Ticketing instellen
Voordat medewerkers tickets kunnen indienen, moet een beheerder per kantoor twee dingen instellen:
Bevoegde gebruikers toevoegen
- Ga naar Admin > Workplace > Ticketing.
- Selecteer het kantoor via het dropdownmenu bovenaan.
- Zoek onder Bevoegde gebruikers naar de collega’s die toegang moeten krijgen om tickets voor dit kantoor te beheren, en voeg ze toe.
Bevoegde gebruikers kunnen alle tickets voor hun toegewezen kantoor(s) bekijken, filteren en bijwerken. Zij ontvangen e-mailnotificaties wanneer er nieuwe tickets worden aangemaakt of wanneer een andere bevoegde gebruiker een ticket bijwerkt.
Maak minimaal één categorie aan
Medewerkers hebben minimaal één actieve categorie nodig voordat ze tickets kunnen indienen. Zie de volgende sectie voor meer informatie.
3. Ticketcategorieën aanmaken
Categorieën bepalen welke soorten problemen medewerkers kunnen melden (bijv. IT-problemen, veiligheidskwesties, schoonmaakverzoeken). Elke categorie heeft een aanpasbaar formulier waarmee de juiste informatie wordt verzameld.
Begin met een sjabloon of vanaf nul
- Ga naar Admin > Workplace > Ticketing en selecteer het kantoor.
- Klik op Categorie toevoegen.
- Kies een kant-en-klaar sjabloon of selecteer Vanaf nul beginnen:
- IT & Apparatuur — voor problemen met apparaten, software of netwerk (7 standaardvelden)
- Beveiliging & veiligheid — voor fysieke beveiliging, toegang of algemene veiligheid (3 standaardvelden)
- Onderhoud — voor gebouwinfrastructuur, hardware of fysieke reparaties (7 standaardvelden)
- Faciliteiten — voor gebouwbeheer, voorzieningen en algemene kantoorruimte (5 standaardvelden)
- Schoonmaak — voor schoonmaakbehoeften, voorraad of onderhoud van gedeelde ruimtes (4 standaardvelden)
- Vanaf nul beginnen — maak een volledig aangepaste categorie (2 standaardvelden)
Categoriedetails instellen
Na het kiezen van een sjabloon zie je het paneel Categoriedetails links en de Formulierbouwer rechts:
- Status — zet de categorie op Actief of Inactief. Inactieve categorieën zijn niet zichtbaar voor nieuwe meldingen, maar bestaande tickets blijven toegankelijk.
- Naam — geef de categorie een duidelijke naam (max. 100 tekens).
- Provider(s) — voeg eventueel dienstverleners toe (via e-mail) die een e-mailnotificatie moeten ontvangen wanneer er een ticket in deze categorie wordt aangemaakt. Providers krijgen geen toegang tot de app — zij ontvangen alleen een e-mail met de ticketdetails.
- Beschrijving — beschrijf het doel van deze categorie.
Formulier aanpassen
Met de Formulierbouwer bepaal je precies welke informatie medewerkers moeten invullen bij het indienen van een ticket in deze categorie:
- Veldtypes: Enkele selectie, meerdere selectie, kort antwoord, lang antwoord en foto-upload.
- Markeer als verplicht — zet velden aan als verplicht of optioneel.
- Opties instellen — afhankelijk van het veldtype.
Je kunt ook:
- Velden herschikken — sleep velden in de gewenste volgorde.
- Dupliceren of verwijderen — gebruik de pictogrammen naast elk veld.
- Nieuwe velden toevoegen — klik op + Klik hier om veld toe te voegen onderaan.
Klik op Opslaan als je klaar bent. De categorie verschijnt nu in de lijst op de Ticketing-instellingenpagina.
Bestaande categorieën beheren
In de categorielijst kun je categorieën bewerken (✏️), verwijderen (🗑️), activeren/deactiveren of de volgorde aanpassen door te slepen.
⚠️ Het verwijderen van een categorie verbergt deze in het beheerderspaneel en voorkomt nieuwe meldingen. Bestaande tickets die aan een verwijderde categorie zijn gekoppeld, blijven zichtbaar in het ticketbeheer.
4. QR-codes genereren
Met QR-code stickers kunnen medewerkers problemen melden door simpelweg een code te scannen met hun telefoon — de locatie wordt automatisch ingevuld in het ticketformulier.
- Ga naar Admin > Workplace > Ticketing en selecteer het kantoor.
- Klik op QR-codes genereren (rechtsboven in het Categorieën-gedeelte).
- Kies een modus:
- Per verdieping — genereert één QR-code per verdieping. Medewerkers kiezen het specifieke gebied bij het indienen.
- Per gebied — genereert één QR-code per gebied zoals gedefinieerd in Verdiepingen & ruimtes (bureauruimtes, vergaderruimtes, parkeerruimtes en "Overige" ruimtes zoals keukens of toiletten).
- Optioneel kun je de sticker aanpassen:
- Bedrijfslogo uploaden — ondersteunde formaten: .svg (aanbevolen), .png, .jpg (max. 5 MB).
- Tekstkleur en Achtergrondkleur — vul een hexcode in of gebruik de kleurkiezer.
- Transparante achtergrond — vink het vakje aan indien gewenst.
- Klik op QR-codes downloaden om een ZIP-bestand met alle stickers te ontvangen.
💡 Door een QR-code te scannen wordt de ticketlocatie (verdieping of gebied) automatisch ingevuld, zodat medewerkers dit niet handmatig hoeven te zoeken.
5. Ticket indienen
Elke deskbird-gebruiker kan een ticket indienen via de web- of mobiele app. Het proces bestaat uit drie stappen: Locatie toevoegen > Details toevoegen > Rapport controleren. Gebruikers kunnen altijd heen en weer tussen de stappen — alle eerder ingevulde informatie wordt automatisch opgeslagen en gaat niet verloren.
Via de webapp
- Klik op Tickets in de linkerzijbalk en vervolgens op + Ticket aanmaken (rechtsboven).
- Stap 1 — Locatie toevoegen: Selecteer het kantoor, de verdieping en (optioneel) het gebied en de resource. Je kunt ook kiezen uit recente boekingen die bovenaan worden weergegeven voor snelle selectie. Als er een plattegrond beschikbaar is voor het geselecteerde kantoor, kun je op de kaart klikken om direct een resource te selecteren. Zo koppel je het ticket eenvoudig aan de juiste locatie. Voeg indien nodig extra locatiedetails toe.
- Stap 2 — Details toevoegen: Selecteer een categorie en vul de velden in die door de beheerder zijn ingesteld.
- Stap 3 — Rapport controleren: Controleer het overzicht met locatie, ticketdetails en meldingsdatum. Klik op Indienen.
💡 De plattegrondoptie verschijnt alleen als het geselecteerde kantoor een plattegrond heeft in Verdiepingen & ruimtes.
Door een QR-code te scannen (mobiel)
- Scan een Ticketing QR-code sticker met de camera van je telefoon.
- De deskbird-app opent met de locatie al vooraf ingevuld op basis van de QR-code (verdieping of gebied).
- Vul de overige details in en dien het ticket in.
Na het indienen verschijnt er een bevestigingsscherm en ontvangen de bevoegde gebruikers en eventuele dienstverleners die aan de geselecteerde categorie zijn gekoppeld een e-mailnotificatie.
6. Tickets beheren
Beheerders en bevoegde gebruikers beheren tickets vanuit het Tickets-gedeelte in de zijbalk. Het overzicht is verdeeld in twee tabbladen: Open en Afgerond.
Overzicht Analytics (alleen voor beheerders)
Bovenaan het Tickets-dashboard zien beheerders een overzichtspaneel met de belangrijkste statistieken in één oogopslag:
- Totaal aantal tickets — het totale aantal tickets in de geselecteerde periode.
- Open tickets — tickets die nog niet zijn opgepakt.
- In behandeling — tickets waar momenteel aan gewerkt wordt.
- Hoge urgentie — tickets die als hoge urgentie zijn gemarkeerd.
Een Tickettrends-grafiek onder de statistieken laat beheerders ticketvolumes vergelijken over verschillende periodes. Gebruik een van de vooraf ingestelde periodes — afgelopen week, 1 maand, 3 maanden of 1 jaar — of stel een aangepaste datumbereik in voor meer flexibiliteit.
Ticketlijst
Elke ticketregel toont het Ticket-ID, de categorie, melder, locatie, meldingsdatum, urgentie en status. Vanuit de lijst kun je:
- Zoeken — gebruik de zoekbalk om tickets te vinden op ID.
- Filteren — verfijn de resultaten op Categorie, Status, Urgentie, Melder of Verdieping.
- Sorteren — sorteer op Meldingsdatum of Laatst bijgewerkt.
- Direct bijwerken — wijzig de Urgentie (Laag, Medium, Hoog) of Status (Open, In behandeling, Gereed, Geannuleerd) direct via het dropdownmenu in de lijst. Let op: Alleen geautoriseerde gebruikers kunnen deze wijzigingen doorvoeren. Melders kunnen een ticket niet meer aanpassen nadat het is ingediend.
Ticket detailweergave
Klik op een ticket om de detailweergave te openen. Hier zie je:
- De volledige formulierantwoorden die door de melder zijn ingevuld (linkerkant).
- Details-tab — toont Status, Urgentie, Melder, Locatie, Meldingsdatum en Categorie. Alleen geautoriseerde gebruikers kunnen de Status, Categorie en Urgentie aanpassen. Alle andere velden zijn alleen-lezen en kunnen na indienen niet meer gewijzigd worden.
- Geschiedenis-tab — een volledig logboek van alle wijzigingen, met wie wat heeft aangepast en wanneer.
Afgeronde tickets (status: Gereed of Geannuleerd) verplaatsen naar het tabblad Afgerond. Bij het annuleren van een ticket moeten geautoriseerde gebruikers een reden opgeven; deze reden wordt opgenomen in de annuleringsmail naar de melder.
7. E-mailmeldingen
deskbird stuurt e-mailmeldingen om iedereen op de hoogte te houden van ticketactiviteiten:
- Geautoriseerde gebruikers ontvangen een e-mail wanneer een nieuw ticket wordt aangemaakt en wanneer een andere geautoriseerde gebruiker een ticket bijwerkt.
- Melders (medewerkers) ontvangen een bevestigingsmail na het indienen van een ticket en een melding bij elke statuswijziging (In behandeling, Gereed, Geannuleerd).
- Serviceproviders ontvangen een e-mail wanneer een nieuw ticket aan hun categorie wordt toegewezen en wanneer hun toegewezen ticket wordt geannuleerd.
8. Rollen en rechten
deskbird Ticketing gebruikt vijf rollen. In de onderstaande tabellen zie je wat elke rol kan doen, per onderdeel.
Instellen & configuratie (Admin > Workplace > Ticketing)
Alleen Global Admins en Office Admins kunnen Ticketing-instellingen configureren. Alle andere rollen hebben geen toegang tot deze instellingen.
| Actie | Global Admin | Office Admin | Ticketing Manager | Manager | User / Group Manager |
|---|---|---|---|---|---|
| Ticketing per kantoor inschakelen/beheren | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Categorieën aanmaken, bewerken of verwijderen | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Geautoriseerde gebruikers toevoegen/verwijderen | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Serviceproviders toevoegen | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| QR-codes genereren | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
Ticketbeheer (Tickets-sectie)
| Actie | Global Admin | Office Admin | Ticketing Manager | Manager | User / Group Manager |
|---|---|---|---|---|---|
| Ticketdashboard bekijken | ✅ Alle kantoren | ✅ Eigen kantoor/kantoren | ✅ Eigen kantoor/kantoren | ✅ Alle kantoren | ✅ Eigen + tickets van beheerde gebruikers |
| Overzicht Analytics bekijken | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Filteren, zoeken & ticketdetails bekijken | ✅ | ✅ Eigen tickets | ✅ | ✅ Eigen tickets | ✅ Eigen tickets |
| Ticketstatus wijzigen | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Ticket na indienen bewerken | ✅ | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
Tickets indienen
Alle rollen — Global Admin, Office Admin, Ticketing Manager, Manager en User / Group Manager — kunnen tickets indienen via de app of door het scannen van een QR-code, en kunnen de status van hun eigen ingediende tickets bekijken.
9. Veelgestelde vragen
Als je een categorie deactiveert, is deze niet meer beschikbaar voor nieuwe ticketaanvragen — medewerkers zien deze niet meer bij het melden van een probleem. Alle bestaande tickets die aan deze categorie zijn gekoppeld blijven zichtbaar in het ticketbeheer en kunnen nog steeds gefilterd of gezocht worden. Je kunt de categorie op elk moment weer activeren.
Het verwijderen van een categorie haalt deze uit het beheerpaneel en voorkomt nieuwe aanvragen. Bestaande tickets die onder deze categorie zijn ingediend blijven zichtbaar in het ticketbeheer en worden niet verwijderd.
Nee. Serviceproviders ontvangen alleen e-mailmeldingen. Elke e-mail bevat de belangrijkste ticketgegevens (categorie, omschrijving, urgentie, locatie) zodat zij het probleem buiten deskbird kunnen opvolgen of oplossen. Zij krijgen geen toegang tot tickets in de app of het deskbird-platform.
Nee, een deskbird-account is vereist om tickets in te dienen — zowel via de app als via het scannen van een QR-code. Zo is elk ticket gekoppeld aan een bekende melder en kunnen statusmeldingen worden verstuurd.
Per verdieping genereert één QR-code per verdieping. Bij het scannen wordt de verdieping vooraf ingevuld en kiest de medewerker handmatig de specifieke zone. Dit is handig als je één sticker per verdieping wilt plaatsen (bijvoorbeeld bij de ingang).
Per zone genereert één QR-code per zone die is gedefinieerd in Verdiepingen & ruimtes (werkplekken, vergaderruimtes, parkeerzones en andere zones zoals keukens of toiletten). Dit geeft meer gedetailleerde locatiegegevens en is ideaal om stickers bij specifieke plekken te plaatsen.
Global Admins kunnen alle tickets van alle kantoren zien. Office Admins en Ticketing Managers (geautoriseerde gebruikers) kunnen alle tickets van hun toegewezen kantoor/kantoren zien. Gewone gebruikers en Managers kunnen alleen hun eigen ingediende tickets bekijken.