Ticketing

Alleen voor bètaklanten Desks Professional en hoger

Met deskbird Ticketing kunnen medewerkers werkplekkwesties melden, zoals kapotte apparatuur, veiligheidsproblemen of schoonmaakverzoeken, direct in de app of door het scannen van een QR-code. Beheerders stellen per kantoor ticketcategorieën in, wijzen bevoegde gebruikers toe om binnenkomende tickets te beheren en volgen elk probleem van melding tot oplossing. Zo blijft je werkplek soepel draaien en hebben facilitaire teams volledig inzicht in wat aandacht nodig heeft.

1. Hoe Ticketing werkt
2. Ticketing instellen
3. Ticketcategorieën aanmaken
4. QR-codes genereren
5. Ticket indienen
6. Tickets beheren
7. E-mailnotificaties
8. Rollen en rechten
9. Veelgestelde vragen

1. Hoe Ticketing werkt

Ticketing verbindt drie groepen mensen:

• Beheerders stellen Ticketing in via Admin Workplace Ticketing — zij maken categorieën aan, wijzen bevoegde gebruikers toe en genereren QR-codes.
• Medewerkers dienen tickets in via de deskbird web- of mobiele app, of door een QR-code sticker te scannen die in het kantoor is geplaatst.
• Bevoegde gebruikers (Ticketing Managers) bekijken en beheren binnenkomende tickets vanuit het onderdeel Tickets in de zijbalk, en werken status en urgentie bij naarmate het werk vordert.

Elk ticket volgt een duidelijk proces: Open In behandeling Afgerond (of Geannuleerd). Alle wijzigingen worden vastgelegd in de tickethistorie, zodat er niets verloren gaat.

💡 Ticketcategorieën worden per kantoor ingesteld. Gebruik de kantoorkiezer bovenaan om tussen kantoren te wisselen bij het instellen of beheren van tickets.

2. Ticketing instellen

Voordat medewerkers tickets kunnen indienen, moet een beheerder per kantoor twee dingen instellen:

Bevoegde gebruikers toevoegen

1. Ga naar Admin Workplace Ticketing.
2. Selecteer het kantoor via het dropdownmenu bovenaan.
3. Zoek onder Bevoegde gebruikers naar de collega’s die toegang moeten krijgen tot het beheren van werkplektickets voor dit kantoor en voeg ze toe.

Bevoegde gebruikers kunnen alle tickets voor hun toegewezen kantoor(s) bekijken, filteren en bijwerken. Zij ontvangen e-mailnotificaties wanneer er nieuwe tickets worden aangemaakt of wanneer een andere bevoegde gebruiker een ticket bijwerkt.

Maak minimaal één categorie aan

Medewerkers hebben minimaal één actieve categorie nodig voordat ze tickets kunnen indienen. Zie de volgende sectie voor meer informatie.

3. Ticketcategorieën aanmaken

Categorieën bepalen welke soorten problemen medewerkers kunnen melden (bijv. IT-problemen, veiligheidskwesties, schoonmaakverzoeken). Elke categorie heeft een aanpasbaar formulier waarmee de juiste informatie bij de melder wordt opgevraagd.

Begin met een sjabloon of vanaf nul

1. Ga naar Admin > Workplace > Ticketing en selecteer het kantoor.
2. Klik op Categorie toevoegen.
3. Kies een kant-en-klaar sjabloon of selecteer Vanaf nul beginnen:
   • IT & Apparatuur — voor problemen met apparaten, software of netwerk (7 standaardvelden)
   • Beveiliging & veiligheid — voor fysieke beveiliging, toegang of algemene veiligheid (3 standaardvelden)
   • Onderhoud — voor gebouwinfrastructuur, hardware of fysieke reparaties (7 standaardvelden)
   • Faciliteiten — voor gebouwbeheer, voorzieningen en algemene kantoorruimte (5 standaardvelden)
   • Schoonmaak — voor schoonmaakverzoeken, benodigdheden of onderhoud van gedeelde ruimtes (4 standaardvelden)
   • Vanaf nul beginnen — maak een volledig aangepaste categorie (2 standaardvelden)

Categoriedetails instellen

Na het kiezen van een sjabloon zie je links het paneel Categoriedetails en rechts de Formulierbouwer:

• Status — zet de categorie op Actief of Inactief. Inactieve categorieën zijn niet zichtbaar voor nieuwe meldingen, maar bestaande tickets blijven toegankelijk.
• Naam — geef de categorie een duidelijke naam (max. 100 tekens).
• Provider(s) — voeg eventueel dienstverleners toe (per e-mail) die een e-mailnotificatie moeten ontvangen wanneer er een ticket in deze categorie wordt aangemaakt. Providers krijgen geen toegang tot de app — zij ontvangen alleen een e-mail met de ticketdetails.
• Beschrijving — beschrijf het doel van deze categorie.

Formulier aanpassen

Met de Formulierbouwer bepaal je precies welke informatie medewerkers moeten invullen bij het indienen van een ticket in deze categorie:

• Veldtypes: Enkele selectie, Kort antwoord, Lang antwoord en Foto uploaden.
• Markeer als verplicht — zet velden aan als verplicht of optioneel.
• Velden herschikken — sleep velden in de gewenste volgorde.
• Dupliceren of verwijderen — gebruik de pictogrammen naast elk veld.
• Nieuwe velden toevoegen — klik op + Klik hier om veld toe te voegen onderaan.

Klik op Opslaan als je klaar bent. De categorie verschijnt dan in de lijst met categorieën op de Ticketing-instellingenpagina.

Bestaande categorieën beheren

In de categorielijst kun je categorieën bewerken (✏️), verwijderen (🗑️), activeren/deactiveren of de volgorde aanpassen door het handvat aan de linkerkant te slepen.

⚠️ Het verwijderen van een categorie verbergt deze in het beheerderspaneel en voorkomt nieuwe meldingen. Bestaande tickets die aan een verwijderde categorie zijn gekoppeld, blijven zichtbaar in het ticketbeheer.

4. QR-codes genereren

Met QR-code stickers kunnen medewerkers eenvoudig problemen melden door een code met hun telefoon te scannen — de locatie wordt dan automatisch ingevuld in het ticketformulier.

1. Ga naar Admin > Workplace > Ticketing en selecteer het kantoor.
2. Klik op QR-codes genereren (rechtsboven in het gedeelte Categorieën).
3. Kies een modus:
   • Per verdieping — genereert één QR-code per verdieping. Medewerkers kiezen het specifieke gebied bij het indienen.
   • Per gebied — genereert één QR-code per gebied (Desks-gebieden, vergaderruimte-gebieden, parkeergebieden en "Overige" gebieden zoals keukens of toiletten). De gebiedsgegevens worden opgehaald uit je Verdiepingen & ruimtes-instellingen.
4. Pas eventueel de sticker aan:
   • Bedrijfslogo uploaden — ondersteunde formaten: .svg (aanbevolen), .png, .jpg (max. 5 MB).
   • Tekstkleur en Achtergrondkleur — vul een hexcode in of gebruik de kleurkiezer.
   • Transparante achtergrond — vink het vakje aan indien gewenst.
5. Klik op QR-codes downloaden om een ZIP-bestand met alle stickers te ontvangen.

💡 Door een QR-code te scannen wordt de ticketlocatie (verdieping of gebied) automatisch ingevuld, zodat medewerkers dit niet handmatig hoeven te zoeken.

5. Ticket indienen

Elke deskbird-gebruiker kan een ticket indienen via de web- of mobiele app. Het proces bestaat uit drie stappen: Locatie toevoegen > Details toevoegen > Rapport controleren. Gebruikers kunnen altijd tussen de stappen heen en weer gaan; alle eerder ingevulde informatie wordt automatisch opgeslagen en gaat niet verloren.

Via de webapp

1. Klik op Tickets in de linkerzijbalk en vervolgens op + Ticket aanmaken (rechtsboven).
2. Stap 1 — Locatie toevoegen: Selecteer het kantoor, de verdieping en (optioneel) het gebied en de resource. Je kunt ook kiezen uit recente boekingen die bovenaan worden weergegeven voor snelle selectie. Voeg indien nodig extra locatiedetails toe.
3. Stap 2 — Details toevoegen: Kies een categorie en vul de velden in die door de beheerder zijn ingesteld.
4. Stap 3 — Rapport controleren: Controleer het overzicht met locatie, ticketdetails en meldingsdatum. Klik op Indienen.

Door een QR-code te scannen (mobiel)

1. Scan een Ticketing QR-code sticker met de camera van je telefoon.
2. De deskbird-app opent met de locatie al vooraf ingevuld op basis van de QR-code (verdieping of gebied).
3. Vul de overige details in en dien het ticket in.

Na het indienen verschijnt er een bevestigingsscherm en ontvangen de bevoegde gebruikers en eventuele dienstverleners die aan de gekozen categorie zijn gekoppeld een e-mailnotificatie.

6. Tickets beheren

Beheerders en bevoegde gebruikers beheren tickets via het onderdeel Tickets in de zijbalk. Het overzicht is verdeeld in twee tabbladen: Open en Afgerond.

Ticketlijst

Elke ticketregel toont het Ticket-ID, de categorie, melder, locatie, meldingsdatum, urgentie en status. Vanuit de lijst kun je:

• Zoeken — gebruik de zoekbalk om tickets te vinden op ID.
• Filteren — resultaten verfijnen op categorie, status, urgentie, melder of verdieping.
• Sorteren — sorteren op meldingsdatum of laatst bijgewerkt.
• Inline bijwerken — wijzig de Urgentie (Laag, Midden, Hoog) of Status (Open, In behandeling, Afgerond, Geannuleerd) direct via het dropdownmenu in de lijst. Let op: Alleen bevoegde gebruikers kunnen deze wijzigingen doorvoeren. Melders kunnen een ticket na indienen niet meer aanpassen.

Ticket detailweergave

Klik op een ticket om de detailweergave te openen. Hier zie je:

• De volledige formulierantwoorden die door de melder zijn ingevuld (linkerkant).
• Tabblad Details — toont status, urgentie, melder, locatie, meldingsdatum en categorie. Alleen bevoegde gebruikers kunnen de Status, Categorie en Urgentie aanpassen. Alle andere velden zijn alleen-lezen en kunnen na indienen niet meer worden gewijzigd.
• Tabblad Historie — een volledig logboek van alle wijzigingen, met wie wat heeft aangepast en wanneer.

Afgeronde tickets (status: Afgerond of Geannuleerd) verplaatsen naar het tabblad Afgerond. Bij het annuleren van een ticket moeten bevoegde gebruikers een reden opgeven; deze reden wordt opgenomen in de annuleringsmail naar de melder. 

7. E-mailnotificaties

deskbird stuurt e-mailnotificaties om iedereen op de hoogte te houden van ticketactiviteiten:

• Geautoriseerde gebruikers ontvangen een e-mail wanneer er een nieuw ticket wordt aangemaakt en wanneer een andere geautoriseerde gebruiker een ticket bijwerkt.
• Melders (medewerkers) ontvangen een bevestigingsmail na het indienen van een ticket en een melding bij elke statuswijziging (In behandeling, Afgerond, Geannuleerd).
• Serviceproviders ontvangen een e-mail wanneer er een nieuw ticket aan hun categorie wordt toegewezen en wanneer hun toegewezen ticket wordt geannuleerd.

8. Rollen en rechten

deskbird Ticketing gebruikt vijf rollen. In de onderstaande tabellen zie je wat elke rol kan doen, per onderdeel gegroepeerd.

Instellen & configuratie (Admin > Workplace > Ticketing)

Alleen Global Admins en Office Admins kunnen de Ticketing-instellingen configureren. Alle andere rollen hebben geen toegang tot de instellingen.

Ticketbeheer (Tickets-sectie)

Tickets indienen

Alle rollen — Global Admin, Office Admin, Ticketing Manager, Manager en User / Group Manager — kunnen tickets indienen via de app of door een QR-code te scannen, en kunnen de status van hun eigen ingediende tickets bekijken.

9. Veelgestelde vragen