Kantoorinstellingen

Het instellen en beheren van je kantoren in deskbird is een belangrijke eerste stap om je werkplekindeling aan te passen. Of je nu een nieuwe locatie aanmaakt, adresgegevens bijwerkt of de toegang regelt, dit artikel begeleidt je bij elke stap.

1. Kantoor aanmaken en beheren
2. Kantoor sluiten of verwijderen
3. Toegang beheren
4. Kantoorfuncties
5. Feestdagen

1. Kantoor aanmaken en beheren

Om een nieuw kantoor aan te maken, ga je naar het Beheerportaal en klik je onder Kantoorinstellingen rechtsboven op + Kantoor toevoegen. Je wordt gevraagd om het volgende in te vullen:

• Kantoornaam (verplicht)
• Adres (verplicht)
• Kantoor als concept opslaan (conceptkantoren zijn verborgen voor gebruikers tot ze gepubliceerd zijn)

We raden aan om het kantoor als concept op te slaan tot de inrichting helemaal klaar is.

Na het aanmaken ga je naar Kantoorinstellingen en selecteer je het kantoor in het dropdownmenu. Hier kun je:

• De kantoornaam bewerken
• Het adres bijwerken
• Een foto uploaden
• Kantoorsluitingen instellen
• Het kantoor publiceren zodra je klaar bent met de inrichting
• Openingstijden instellen
  💡 Openingstijden bepalen de periode voor "Hele dag"-boekingen. Boeken kan alleen binnen de openingstijden (behalve voor vergaderruimteboekingen).

2. Kantoor sluiten of verwijderen

Kantoor sluiten

Om boekingen voor een heel kantoor tijdelijk of voor onbepaalde tijd te blokkeren, ga je naar Beheer > Werkplek: Kantoorinstellingen en zoek je Kantoorsluitingen.

Klik op Beheren en kies vervolgens Sluiting toevoegen. Kies een Begindatum en stel eventueel een Einddatum in of vink Onbepaalde tijd sluiten aan. Voeg eventueel een korte Reden toe (bijvoorbeeld onderhoud), klik op Bevestigen en Opslaan.

Tijdens een sluiting kunnen gebruikers geen kantoorbronnen boeken. Het kantoor is dan verborgen voor gebruikers. Je kunt op elk moment een sluiting toevoegen of verwijderen via Beheren.

Meer informatie over sluitingen: Een ruimte sluiten

Kantoor verwijderen

Om een kantoor te verwijderen, ga je naar Beheer > Werkplek: Kantoorinstellingen en scrol je naar beneden. Daar zie je de optie om het kantoor te verwijderen.

⚠️ Belangrijk:

• Alle plattegronden en instellingen (zones, Desks, enz.) gaan verloren

• Alle boekingen van gebruikers voor dit kantoor worden geannuleerd

  Dit kan niet ongedaan worden gemaakt!

3. Toegang beheren

Bepaal wie toegang heeft tot dit kantoor. Je kunt kiezen uit twee opties:

• Gedeeld: Iedereen kan dit kantoor boeken
• Beperkt: Alleen geselecteerde gebruikersgroepen hebben toegang tot dit kantoor

⚠️ Belangrijk: Als je de toegang tot een kantoor beperkt op basis van groepen, zorg er dan voor dat alle gebruikers met toegewezen Desks of parkeerplaatsen aan de juiste groepen zijn toegevoegd voordat je de beperking toepast. Anders worden hun toewijzingen verwijderd omdat ze geen toegang meer hebben.

4. Kantoorfuncties

Met de functie Kantoorfuncties kunnen medewerkers hun vaardigheden of verantwoordelijkheden aangeven, zoals BHV’er of bedrijfshulpverlener. Deze functies verschijnen in de gebruikerslijst van elk kantoor en kunnen worden gefilterd om de juiste contactpersonen op locatie te vinden.

💡 Kantoorfuncties kunnen worden beheerd via Beheer > Gebruikers en zijn zichtbaar in zowel de web- als mobiele app.

Meer informatie vind je in het artikel: Kantoorfuncties.

5. Feestdagen

Desks Professional en hoger

Feestdagen kunnen op twee niveaus worden ingesteld in deskbird. Via Beheer > Kantoorinstellingen kunnen beheerders een regionale feestdagenkalender (bijvoorbeeld Feestdagen in Berlijn) aan een kantoor koppelen onder het onderdeel Feestdagen. Alle gebruikers met dit kantoor als hoofdlocatie krijgen automatisch de geselecteerde kalender toegewezen.

Om dit op individueel niveau aan te passen, kan bij elke gebruiker een andere feestdagenkalender worden ingesteld via Beheer > Gebruikers > selecteer gebruiker > Feestdagenkalender. Toegekende feestdagen worden direct weergegeven in het tabblad Planning en zijn gemarkeerd met het label Feestdag, inclusief de naam van de feestdag (bijvoorbeeld Quatorze Juillet) indien beschikbaar. Zo hebben gebruikers en beheerders altijd duidelijk inzicht in wie er afwezig is vanwege feestdagen, per kantoor en regio.