Het instellen en beheren van je kantoren in deskbird is een belangrijke eerste stap om je werkplekindeling aan te passen. Of je nu een nieuwe locatie aanmaakt, adresgegevens bijwerkt of de toegang regelt, dit artikel begeleidt je bij elke stap.
- Kantoor aanmaken en beheren
- Kantoor sluiten of verwijderen
- Toegang beheren
- Kantoorfuncties
- Feestdagen
1. Kantoor aanmaken en beheren
Om een nieuw kantoor aan te maken, ga je naar Admin en klik je onder Kantoorinstellingen rechtsboven op + Kantoor toevoegen. Je wordt gevraagd om het volgende in te vullen:
- Kantoornaam (verplicht)
- Adres (verplicht)
- Kantoor opslaan als concept (conceptkantoren zijn verborgen voor gebruikers tot ze gepubliceerd zijn)
We raden aan om het kantoor als concept op te slaan tot de inrichting helemaal klaar is.
Als het kantoor is aangemaakt, ga je naar Kantoorinstellingen en selecteer je het kantoor in het dropdownmenu. Daar kun je:
- De kantoornaam bewerken
- Het adres bijwerken
- Een foto uploaden
- Kantoorsluitingen instellen
- Het kantoor publiceren zodra je klaar bent met de inrichting
- Openingstijden instellen
💡 Openingstijden bepalen de periode voor "Hele dag"-boekingen. Boekingen kunnen alleen binnen de openingstijden worden gemaakt (behalve voor vergaderruimteboekingen).
2. Kantoor sluiten of verwijderen
Kantoor sluiten
Om boekingen voor een heel kantoor tijdelijk of voor onbepaalde tijd te blokkeren, ga je naar Admin > Werkplek > Kantoorinstellingen en zoek je naar Kantoorsluitingen.
Klik op Beheren en kies vervolgens Sluiting toevoegen. Kies een Begindatum en stel eventueel een Einddatum in of vink Onbepaalde tijd sluiten aan. Voeg eventueel een korte Reden toe (bijvoorbeeld onderhoud), klik daarna op Bevestigen en Opslaan.
Tijdens een sluiting kunnen gebruikers geen kantoorbronnen boeken. Het kantoor is dan verborgen voor gebruikers. Je kunt op elk moment een sluiting toevoegen of verwijderen via Beheren.
Meer informatie over sluitingen: Een ruimte sluiten
Kantoor verwijderen
Om een kantoor te verwijderen, ga je naar Admin > Werkplek > Kantoorinstellingen en scroll je naar beneden. Daar zie je de optie om het kantoor te verwijderen.
⚠️ Belangrijk:
- Alle plattegronden en instellingen (zones, Desks, enz.) gaan verloren
-
Alle boekingen van gebruikers voor dit kantoor worden geannuleerd
Dit kan niet ongedaan worden gemaakt!
3. Toegang beheren
Bepaal wie toegang heeft tot dit kantoor. Je kunt kiezen uit twee opties:
- Gedeeld: Iedereen kan dit kantoor boeken
- Beperkt: Alleen geselecteerde gebruikersgroepen hebben toegang tot dit kantoor
⚠️ Belangrijk: Als je de toegang tot een kantoor beperkt op basis van groepen, zorg er dan voor dat alle gebruikers met toegewezen Desks of parkeerplaatsen vooraf aan de juiste groepen zijn toegevoegd. Anders worden hun toewijzingen verwijderd omdat ze geen toegang meer hebben.
4. Kantoorfuncties
Met de functie Kantoorfuncties kunnen medewerkers hun vaardigheden of verantwoordelijkheden aangeven, zoals BHV’er of bedrijfshulpverlener. Deze functies verschijnen in de gebruikerslijst van elk kantoor en kunnen worden gefilterd om de juiste contactpersonen op locatie te vinden.
💡 Kantoorfuncties kun je beheren via Admin > Gebruikers en zijn zichtbaar in zowel de web- als mobiele app.
Meer informatie vind je in het artikel: Kantoorfuncties.
5. Feestdagen
Feestdagen kunnen op twee niveaus worden ingesteld in deskbird. Via Admin > Kantoorinstellingen kun je onder het onderdeel Feestdagen een regionale feestdagenkalender (bijvoorbeeld Feestdagen in Berlijn) aan een kantoor koppelen. Alle gebruikers die dit kantoor als hoofdlocatie hebben, krijgen automatisch de geselecteerde kalender toegewezen.
Om dit per gebruiker aan te passen, kun je bij elke gebruiker onder Admin > Gebruikers > gebruiker selecteren > Feestdagenkalender een andere kalender instellen. Toegekende feestdagen worden direct weergegeven in het tabblad Rooster en zijn gemarkeerd met het label Feestdag, inclusief de naam van de feestdag (bijvoorbeeld Quatorze Juillet) als die beschikbaar is. Zo hebben gebruikers en beheerders altijd duidelijk inzicht in wie er afwezig is vanwege feestdagen, over kantoren en regio’s heen.
Let op: Feestdagenkalenders zijn vast en kunnen niet worden aangepast; alleen vooraf ingestelde opties zijn momenteel beschikbaar.