Ruimtes sluiten

Met de functie Ruimtes sluiten heb je nauwkeurige controle over wanneer desks, gebieden, verdiepingen of hele kantoren geboekt kunnen worden. Ruimtes kunnen op twee manieren gesloten worden: onbepaald of voor een bepaalde periode met een einddatum. Zo kun je eenvoudig de beschikbaarheid beheren voor situaties zoals onderhoud, bedrijfsvakanties of kortdurende evenementen, terwijl medewerkers duidelijk geïnformeerd blijven.

De beschikbare sluitingsopties hangen af van je abonnement:

• Bij het Business- en Starter-abonnement kun je gebieden, ruimtes en resources permanent sluiten, zodat ze verborgen zijn voor gebruikers tot ze weer geopend worden. Dit lijkt op de eenvoudige Actief/Inactief-functie die we eerder hadden.

• Bij het Professional-abonnement en hoger kun je tijdelijke sluitingen met een einddatum inplannen, zodat ruimtes automatisch weer beschikbaar worden.

1. Overzicht
2. Sluitingen beheren
3. Wat gebeurt er met boekingen
4. Veelgestelde vragen

1. Overzicht

Sluitingen kunnen toegepast worden op verschillende niveaus van je werkplekinstelling:

• Individuele resources (desks, parkeren, aangepaste resources)
• Gebieden
• Verdiepingen
• Hele kantoren

💡 Let op: Vergaderruimtes blijven de bestaande Actief / Inactief-schakelaar gebruiken. Bestaande boekingen van vergaderruimtes worden niet geannuleerd, zelfs niet als het kantoor of de verdieping waar ze bij horen gesloten is.

Je kunt kiezen uit:

• Onbepaalde sluitingen: ruimtes zijn niet beschikbaar zonder einddatum en worden verborgen voor gebruikers.

Professional en hoger

• Tijdelijke sluitingen: ruimtes zijn niet beschikbaar tijdens de opgegeven begin- en einddatum.
• Onbepaalde sluitingen met een begindatum: ruimtes zijn niet beschikbaar zonder einddatum en worden verborgen voor gebruikers. Je kunt een toekomstige datum instellen waarop de sluiting ingaat.

Sluitingen volgen een duidelijke hiërarchie. Als je een hoger niveau sluit (bijvoorbeeld een verdieping), wordt alles daaronder (gebieden en resources) automatisch ook gesloten. Aan de gebruikerskant wordt de reden van de sluiting op het hoogste niveau getoond.

2. Sluitingen beheren

Je beheert sluitingen via Beheerder > Werkplek > Verdiepingen & ruimtes.

Zo maak of verwijder je een sluiting:

1. Selecteer het kantoor, de verdieping, het gebied of de resource.
2. Klik op Beheren.
3. Klik op Sluiting toevoegen of kies om een aankomende sluiting te verwijderen.
4. Kies hoe je de ruimte wilt sluiten:
   • Onbepaalde sluiting
     Deze optie is beschikbaar in alle abonnementen en verbergt de ruimte voor gebruikers tot deze weer geopend wordt.

   Professional-abonnement en hoger

   • Onbepaalde sluiting met begindatum
     Stel een begindatum in voor de sluiting en kies Sluit onbepaald.

     Hiermee wordt de ruimte verborgen voor gebruikers tot deze weer geopend wordt.

   • Tijdelijke sluiting (met einddatum)
     Stel een Begindatum in en kies een Einddatum.

     De ruimte blijft zichtbaar voor gebruikers, maar kan niet geboekt worden tijdens de sluitingsperiode.

5. (Optioneel) Voeg een Reden toe (deze wordt getoond aan gebruikers bij tijdelijke sluitingen).
6. Klik op Bevestigen en daarna op Opslaan.

Je kunt op elk moment Beheren openen om een sluiting te verwijderen.

⚠️ Vergaderruimtes: Vergaderruimtes blijven de bestaande Actief / Inactief-schakelaar gebruiken. Bestaande boekingen van vergaderruimtes worden niet geannuleerd, zelfs niet als het kantoor of de verdieping waar ze bij horen gesloten is. Gesynchroniseerde vergaderruimtes kunnen ook boekbaar blijven via Outlook / Google Calendar, afhankelijk van je kalenderinstellingen.

Wie kan sluitingen aanmaken?

• Globale beheerders: kunnen sluitingen beheren voor elk kantoor
• Kantoorbeheerders: kunnen sluitingen beheren voor alleen hun toegewezen kantoren

3. Wat gebeurt er met boekingen

• Toekomstige boekingen tijdens de gesloten periode worden automatisch geannuleerd (boekingen op de huidige dag niet).
• Gebruikers ontvangen een notificatie-e-mail wanneer een boeking wordt geannuleerd vanwege een sluiting (als ze notificaties hebben ingeschakeld, zie hieronder).
• Boekingen uit het verleden blijven onaangetast voor rapportage en audits.

De gebruikerservaring hangt af van het type sluiting:

• Onbepaalde sluitingen (geen einddatum): ruimtes zijn volledig verborgen en kunnen niet geboekt worden.
• Tijdelijke sluitingen (met een einddatum): ruimtes blijven zichtbaar maar zijn gemarkeerd als niet beschikbaar. Gebruikers zien waarom een ruimte niet geboekt kan worden (sluitingsreden) en voor hoelang.

💡 Tip: Wil je boekingen in bulk annuleren voor een specifiek kantoor, een verdieping of een gebied (bijvoorbeeld bij het resetten van een zitplan of voor onderhoud)? Maak een sluiting aan vanaf de gewenste datum: Beheerder > Werkplek > Verdiepingen & ruimtes > selecteer het kantoor/de verdieping/het gebied > Beheren > Sluiting toevoegen.

💡 Notificaties: Alle toekomstige boekingen binnen de geblokkeerde periode worden automatisch geannuleerd. Gebruikers die Kalenderuitnodigingen in hun profielnotificatie-instellingen hebben ingeschakeld, ontvangen een e-mailnotificatie over de annulering. 

Zodra alles weer klaar is, verwijder je de sluiting (of stel je een einddatum in) om boekingen weer toe te staan.

4. Veelgestelde vragen