De functie Ruimtes sluiten geeft beheerders nauwkeurige controle over wanneer desks, gebieden, verdiepingen of hele kantoren kunnen worden geboekt. Ruimtes kunnen op twee manieren worden gesloten: onbepaald, of voor een bepaalde periode met een einddatum. Dit maakt het eenvoudig om de beschikbaarheid te beheren voor scenario's zoals onderhoud, bedrijfsvakanties of kortetermijnevenementen, terwijl werknemers duidelijk geïnformeerd blijven.
De beschikbare sluitingsopties zijn afhankelijk van uw plan:
Bij Business- en Starter-plannen kunnen beheerders gebieden, ruimtes en middelen permanent sluiten, waardoor ze voor gebruikers verborgen blijven totdat ze worden heropend. Dit is vergelijkbaar met de eenvoudige Actief/Inactief-functie die we hadden.
Bij het Professional-plan en hoger kunnen beheerders tijdelijke sluitingen met een einddatum plannen, zodat ruimtes automatisch weer beschikbaar worden.
1. Overzicht
Sluitingen kunnen worden toegepast op verschillende niveaus van uw werkplekopstelling:
- Individuele middelen (desks, parkeren, aangepaste middelen)
- Gebieden
- Verdiepingen
- Hele kantoren
💡 Opmerking: Vergaderruimtes blijven de bestaande Actief/Inactief schakelaar gebruiken. Bestaande boekingen van vergaderruimtes worden niet geannuleerd, zelfs niet als het kantoor of de verdieping waartoe ze behoren gesloten is.
U kunt kiezen tussen:
- Onbepaalde sluitingen: ruimtes zijn niet beschikbaar zonder einddatum en zijn verborgen voor gebruikers.
- Tijdelijke sluitingen: ruimtes zijn niet beschikbaar tijdens de gespecificeerde start- en einddatums.
- Onbepaalde sluitingen met een startdatum: ruimtes zijn niet beschikbaar zonder einddatum en zijn verborgen voor gebruikers. U kunt een toekomstige datum instellen waarop de sluiting van kracht wordt.
Sluitingen volgen een duidelijke hiërarchie. Als u een entiteit op hoger niveau sluit (bijvoorbeeld een verdieping), wordt alles daaronder (gebieden en middelen) automatisch ook gesloten. Aan de gebruikerskant wordt de sluitingsreden op het hoogste niveau getoond.
2. Sluitingen beheren
U kunt sluitingen beheren via Admin Portal > Workplace > Verdiepingen & ruimtes.
Om een sluiting te maken of te verwijderen:
- Selecteer het kantoor, de verdieping, het gebied of de bron.
- Klik op Beheren.
- Klik op Sluiting toevoegen, of kies om een aankomende sluiting te verwijderen.
-
Kies hoe u de ruimte wilt sluiten:
-
Onbepaalde sluiting
Deze optie is beschikbaar op alle plannen en verbergt de ruimte voor gebruikers totdat deze wordt heropend. -
Onbepaalde sluiting met startdatum
Stel een startdatum in voor de sluiting en selecteer Sluit onbepaald.Dit verbergt de ruimte voor gebruikers totdat deze wordt heropend.
-
Tijdelijke sluiting (met einddatum)
Stel een Start datum in en selecteer een Eind datum.De ruimte blijft zichtbaar voor gebruikers maar kan niet worden geboekt tijdens de sluitingsperiode.
-
Onbepaalde sluiting
- (Optioneel) Voeg een Reden toe (getoond aan gebruikers voor tijdelijke sluitingen).
- Klik op Bevestigen, en vervolgens op Opslaan.
U kunt op elk moment Beheren openen om een sluiting te verwijderen.
⚠️ Vergaderruimtes: Vergaderruimtes blijven de bestaande Actief/Inactief schakelaar gebruiken. Bestaande boekingen van vergaderruimtes worden niet geannuleerd, zelfs niet als het kantoor of de verdieping waartoe ze behoren gesloten is. Gesynchroniseerde vergaderruimtes kunnen ook boekbaar blijven via Outlook / Google Agenda, afhankelijk van uw agenda-instellingen.
Wie kan sluitingen maken?
- Globale beheerders: kunnen sluitingen beheren voor elk kantoor
- Kantoorbeheerders: kunnen sluitingen beheren voor hun toegewezen kantoren alleen
3. Wat gebeurt er met boekingen
Wat gebeurt er met boekingen:
- Toekomstige boekingen tijdens de gesloten periode worden automatisch geannuleerd (boekingen van de huidige dag niet).
- Gebruikers ontvangen een notificatie-e-mail wanneer een boeking wordt geannuleerd vanwege een sluiting.
- Verleden boekingen blijven onaangetast voor rapportage en audits.
De gebruikerservaring hangt af van het type sluiting:
- Onbepaalde sluitingen (geen einddatum): ruimtes zijn volledig verborgen en kunnen niet worden geboekt.
- Tijdelijke sluitingen (met een einddatum): ruimtes blijven zichtbaar maar zijn gemarkeerd als niet beschikbaar. Gebruikers zien waarom een ruimte niet kan worden geboekt (sluitingsreden) en voor hoe lang.
4. Veelgestelde vragen
Aangezien het sluiten van ruimtes een nieuwe en geavanceerdere functie is, hebben we hieronder een gedetailleerde FAQ toegevoegd om ervoor te zorgen dat alle belangrijke vragen worden behandeld. Het legt uit hoe sluitingen in de praktijk werken, wat gebruikers zien en hoe verschillende plannen worden beïnvloed.
Beheerders kunnen individuele middelen (Desks, parkeerplaatsen, aangepaste middelen), gebieden, verdiepingen en hele kantoren sluiten.
Vergaderruimtes vallen buiten het bereik van dit sluitingssysteem. Ze behouden de bestaande Actief/Inactief schakelaar. Bestaande boekingen van vergaderruimtes worden niet geannuleerd, zelfs niet als het kantoor of de verdieping waartoe ze behoren is gesloten.
Boekingen in de gesloten periode worden automatisch geannuleerd voor toekomstige data. Boekingen van de huidige dag worden niet geannuleerd.
Gebruikers ontvangen een e-mailnotificatie, en eerdere boekingen blijven ongewijzigd.
Tijdens een tijdelijke sluiting blijven ruimtes zichtbaar maar kunnen ze niet worden geboekt. Gebruikers zien dat een ruimte niet beschikbaar is en waarom (sluitingsreden).
Als het hele kantoor is gesloten, verschijnt het kantoor als niet beschikbaar.
Als de sluiting onbepaald is (geen einddatum), gedraagt de ruimte zich als inactief en is verborgen voor gebruikers.
De Actief/Inactief schakelaar voor Desks, gebieden, verdiepingen en kantoren is samengevoegd in sluitingen.
- Inactief is nu gelijk aan een onbepaalde sluiting (verborgen voor gebruikers, boekingen geannuleerd voor toekomstige data).
- Statuslabels zijn vervangen door duidelijkere sluitingslabels (bijvoorbeeld: Geen sluitingen, Aankomend, Gesloten).
- Annuleringen van boekingen: gebruikers ontvangen een e-mailnotificatie.
- Eerder inactieve ruimtes zijn ingesteld op conceptstatus en kunnen worden gepubliceerd wanneer ze klaar zijn.
Vergaderruimtes behouden de Actief/Inactief schakelaar.
Sluitingen cascaderen naar beneden:
- Sluit een kantoor → alle verdiepingen, gebieden en middelen zijn gesloten.
- Sluit een verdieping → alle gebieden en middelen op die verdieping zijn gesloten.
- Sluit een gebied → alle middelen in dat gebied zijn gesloten.
Aan de gebruikerskant wordt de reden voor de sluiting op het hoogste niveau getoond.
💡 Opmerking: Vergaderruimtes blijven de bestaande Actief / Inactief schakelaar gebruiken. Bestaande boekingen van vergaderruimtes worden niet geannuleerd, zelfs niet als het kantoor of de verdieping waartoe ze behoren is gesloten.
Zelfde niveau: overlappende of aangrenzende sluitingen worden samengevoegd tot één doorlopende gesloten periode. Gebruikers zien de juiste reden voor de getroffen data.
Verschillende hiërarchieniveaus: alle sluitingen blijven actief. Gebruikers zien de reden op het hoogste niveau.
Voorbeeld: Een gebied is gesloten van 3–14 oktober (Renovatie) en een bureau in dat gebied is gesloten van 12–15 oktober (Reparatie). Gebruikers zien het gebied als gesloten voor Renovatie, en het bureau kan Reparatie tonen in zijn eigen gesloten periode.
Nee. Sluitingen zijn alleen voor hele dagen en ondersteunen geen terugkerende planningen of gedeeltelijke dag tijdvensters in de huidige versie. Beheerders kunnen echter wel meerdere sluitingen van tevoren instellen.
Beheerders kunnen een begin- en einddatum instellen, of de einddatum leeg laten voor een onbepaalde sluiting.
Professional plan en hoger omvat tijdelijke sluitingen (sluitingen met een einddatum).
Bij Business en Starter plannen kun je ruimtes voor onbepaalde tijd sluiten, precies zoals eerder gedaan met de actief/inactief schakelaars.
Als je wilt upgraden, neem dan contact op met success@deskbird.com.
Gesloten periodes tellen niet mee als beschikbare capaciteit. Gebruik- en beschikbaarheidsstatistieken sluiten de gesloten tijd uit, terwijl eerdere boekingen beschikbaar blijven voor rapportage en audits.
Automatisch boeken sluit gesloten of inactieve middelen uit. Het zal geen Desks toewijzen in gesloten gebieden, verdiepingen of kantoren.
Als een kantoor gesloten is, wordt de kantoorstatus voor die periode gereset. Gebruikers moeten een ander kantoor of een andere status kiezen.
Als alleen een verdieping/gebied/middel gesloten is, kunnen gebruikers nog steeds een "Op kantoor" status instellen — maar getroffen ruimtes kunnen niet worden geboekt.
Bezoekersboekingen en kantoor evenementen worden niet geannuleerd vanwege sluitingen.
Onbepaalde sluitingen zijn ontworpen om zich te gedragen als de vorige inactieve status. Veel beheerders geven er de voorkeur aan om ruimtes die langdurig niet beschikbaar zijn volledig te verbergen om verwarring en vragen van werknemers te verminderen.
Tijdelijke sluitingen blijven zichtbaar voor transparantie en planning, daarom worden alleen onbepaalde sluitingen verborgen.