Kantoren

Kantoorsites stellen beheerders in staat om meerdere nabijgelegen kantoren te groeperen — bijvoorbeeld de gebouwen van één campus — zodat gedeelde middelen en collega’s niet langer verspreid zijn over aparte kantoren in deskbird. Parkeren wordt gedeeld tussen alle kantoren binnen een site en de boekingservaring wordt campusgericht: mensen kunnen een parkeerplek boeken in het gebouw naast de deur, collega’s zien uit andere gekoppelde kantoren en eenvoudig wisselen tussen kantoren die bij dezelfde site horen.

1. Voor je begint
2. Een kantoorsite aanmaken
3. Een kantoorsite bewerken of verwijderen
4. Wat verandert er voor gebruikers
5. Boekingsregels, check-in en analytics
6. Veelgestelde vragen

1. Voor je begint

⚠️ Let op: Kantoorsites is momenteel in bèta en alleen beschikbaar op aanvraag. Wil je het testen? Neem dan contact op met je Customer Success Manager of deskbird support.

Houd het volgende in gedachten voordat je je eerste site instelt:

• Alle kantoren binnen een site moeten dezelfde tijdzone hebben. Kantoren in een andere tijdzone worden in de selectielijst getoond met het label Andere tijdzone en kunnen niet worden toegevoegd.
• Kantoorsites is aanvullend en optioneel. Er verandert niets voor je bedrijf totdat een beheerder een site aanmaakt. Je bestaande kantoren, verdiepingen en middelen blijven precies zoals ze zijn.
• Sites delen parkeren tussen de geselecteerde kantoren. Alle andere typen middelen — desks, vergaderruimtes en andere boekbare middelen — blijven per kantoor geregeld.

Deze functie beheer je via Admin > Workplace > Kantoorsites.

2. Een kantoorsite aanmaken

1. Ga naar Admin > Workplace > Kantoorsites.
2. Klik rechtsboven op Site aanmaken.
3. Voer een Naam in voor de site, bijvoorbeeld London Campus.
4. Open het Kantoren dropdownmenu en selecteer alle kantoren die bij de site horen. Gebruik het zoekveld om sneller kantoren te vinden.
5. Klik op Aanmaken.

De nieuwe site verschijnt in de lijst met de naam, het aantal toegewezen kantoren en de tijdzone. De toegewezen kantoren staan onder de site vermeld.

💡 Tip: Geef de site een naam die mensen herkennen, zoals de naam van de campus of wijk. Gebruikers zien deze groepering in de kantoorwisselaar.

3. Een kantoorsite bewerken of verwijderen

Beweeg met je muis over een site om de beschikbare acties te zien:

• Site bewerken (potlood-icoon): wijzig de sitenaam of voeg kantoren toe/verwijder ze.
• Site verwijderen (prullenbak-icoon): verwijder de groepering. De kantoren zelf, hun instellingen en middelen worden niet verwijderd — ze werken gewoon weer als losse kantoren en parkeren wordt niet langer gedeeld.

Wil je direct naar de instellingen van een kantoor binnen een site? Beweeg dan over het kantoor onder de site en klik op Kantoorinstellingen openen (tandwiel-icoon).

4. Wat verandert er voor gebruikers

Zodra er een site bestaat, wordt de boekingservaring campusgericht voor iedereen met toegang tot die kantoren:

• Gedeeld parkeren: gebruikers kunnen een parkeerplek boeken in elk kantoor van de site zonder eerst van kantoor te wisselen.
• Collega’s: collega’s die in een ander kantoor van dezelfde site geboekt zijn, verschijnen in het collega-overzicht.
• Dagelijkse plankaart: desks geboekt in andere kantoren van dezelfde site worden getoond op de dagelijkse kaart in het planningsoverzicht.
• Jouw ruimtes: favoriete en toegewezen ruimtes uit andere kantoren van dezelfde site verschijnen samen met die van het geselecteerde kantoor.
• Kantoorwisselaar: kantoren worden per site gegroepeerd, zodat duidelijk is welke gebouwen bij elkaar horen.

Gebruikers hoeven zelf niets te doen. Er hoeft niets ingesteld te worden in hun persoonlijke instellingen.

5. Boekingsregels, check-in en analytics

Kantoren groeperen in een site verandert niets aan je bestaande boekingsregels:

• De limiet van één boeking per type middel tegelijk geldt voor de hele site, niet per kantoor. Je kunt dus niet twee parkeerboekingen voor dezelfde dag hebben door in twee kantoren van dezelfde site te boeken.
• Check-in volgt het kantoor waar het geboekte middel zich bevindt.
• Analytics volgt ook het kantoor waar het middel zich bevindt. Een parkeerplek geboekt in een ander kantoor van dezelfde site telt mee voor dat kantoor, niet voor het kantoor dat de gebruiker geselecteerd had bij het boeken.

6. Veelgestelde vragen