Krijg bruikbare inzichten in hoe je kantoorruimtes worden gebruikt — Office analytics helpt je om boekingsgedrag, gebruik van bronnen en no-show trends te begrijpen. Office analytics is beschikbaar in de Business- en Enterprise-abonnementen.
- Overzicht
- KPI-definities en toepassingen
- Rollen en toegang
- Data exporteren en opslaan
- Veelgestelde vragen
1. Overzicht
Office analytics geeft je inzicht in hoe bronnen zoals Desks, vergaderruimtes en parkeerplekken op verschillende locaties worden gebruikt. Deze inzichten helpen je bij het optimaliseren van ruimtegebruik, het herkennen van no-show patronen en het nemen van datagedreven beslissingen.
💡 Je vindt Analytics nu in een eigen Intelligence-gedeelte in de app switcher (naast App en Admin). De dashboards voor Office, Workforce en Advanced analytics staan daar allemaal. Je toegangsrechten zijn niet veranderd — alleen de locatie.
- Gebruikers op kantoor: Laat zien hoeveel mensen hun status op 'op kantoor' hebben gezet.
- Boekingen: Laat zien hoeveel bronnen er op dat moment geboekt waren.
- No-shows: Gemiste check-ins.
KPI’s zoals gemiddeld deskgebruik of gebruikers op kantoor zonder boekingen geven je gedetailleerde inzichten. De definities vind je direct in het dashboard.
💡 Analytics-data wordt één keer per dag ververst (in de ochtend) en is niet real-time. Rapporten zijn vooral bedoeld voor terugblik-inzichten. Data wordt tot 30 dagen in de toekomst getoond.
💡 Office analytics houdt geen rekening met ingestelde feestdagen. Op officiële feestdagen kan het lijken alsof er data ontbreekt, omdat medewerkers op die dagen meestal niet plannen of boeken.
2. KPI-definities en toepassingen
Let op: Alle boekings- en gebruiks-KPI’s gelden voor het geselecteerde type bron en worden berekend voor de gekozen periode.
| KPI | Definitie | Toepassing | Voorbeeldberekening |
|---|---|---|---|
| Gemiddeld aantal gebruikers per dag op kantoor | Het gemiddelde aantal gebruikers dat in de geselecteerde periode gepland stond om op kantoor te werken, ongeacht of ze een bron geboekt hadden. | Inzicht krijgen in hoeveel medewerkers er in een bepaalde periode op kantoor zijn. | 50 gebruikers gepland over 5 dagen → 50 ÷ 5 = 10 gemiddelde gebruikers per dag. |
| Gemiddeld aantal gemaakte boekingen per dag | Het gemiddelde aantal boekingen per dag voor het geselecteerde type bron. | Trends in boekingsactiviteit herkennen om bronnen te optimaliseren. | 30 boekingen over 3 dagen → 30 ÷ 3 = 10 gemiddelde boekingen per dag. |
| Gemiddeld aantal no-shows per dag | Het gemiddelde aantal boekingen dat automatisch is geannuleerd door een gemiste check-in. | Naleving van check-in beleid monitoren en patronen in gemiste boekingen herkennen. | 5 no-shows over 5 dagen → 5 ÷ 5 = 1 no-show per dag. |
| Gebruikers op kantoor met boekingen | Het aantal gebruikers dat op kantoor werkt met minstens één boeking. | Vergelijken hoeveel mensen met of zonder geboekte bronnen aanwezig zijn. | 15 gebruikers met boekingen van de 50 totaal op kantoor. |
| Gebruikers op kantoor zonder boekingen | Het aantal gebruikers dat op kantoor aanwezig is zonder enige boeking. | Inzicht krijgen in kantoorbezoeken zonder gebruik van bronnen. | 35 gebruikers zonder boekingen van de 50 totaal op kantoor. |
| Gemiddeld dagelijks gebruik van bronnen | Percentage van de boekbare tijd dat daadwerkelijk geboekt is per dag. Boekbare tijd = de openingstijden van het kantoor. | Beoordelen hoe efficiënt Desks of ruimtes worden gebruikt. | 8 Desks gebruikt voor 6u, van 10 Desks voor 10u: (8×6)/(10×10) = 48%. |
| Gemiddelde boekingsfrequentie per dag | Hoe vaak een bron minstens één keer per dag is geboekt in de geselecteerde periode. | Kijken of Desks of ruimtes regelmatig of slechts af en toe worden gebruikt. | Bronnen geboekt op 3 van de 5 dagen → Frequentie = 60%. |
3. Rollen en toegang
Alleen bepaalde rollen hebben toegang tot het Analytics-dashboard:
- Global Admins: Volledige toegang tot alle data.
- Office Admins: Toegang beperkt tot hun toegewezen kantoren.
4. Data exporteren en opslaan
Zo sla je je analytics op:
- Klik rechtsboven op de knop Exporteren om Excel-bestanden te downloaden.
- Of klik met de rechtermuisknop op het dashboard en kies Afdrukken om een PDF-versie op te slaan.
Dit is handig om rapporten te delen, momentopnames te archiveren of te verwerken in presentaties.
Check-in statuswaarden in de export
Bij het exporteren van Office analytics krijg je zowel een kolom Boekingsstatus als Check-in status. De Check-in status geeft aan of een check-in vereist was voor de boeking en (indien nodig) of deze is uitgevoerd.
-
checkInNotAvailable: Voor deze boeking is geen check-in vereist (volgens je check-in instellingen). -
notCheckedIn: De boeking is geannuleerd omdat er niet is ingecheckt (de boekingsdatum kan in het verleden of in de toekomst liggen). -
checkedIn: De gebruiker heeft succesvol ingecheckt (de boekingsdatum is al voorbij). -
readyForCheckIn: De boeking ligt in de toekomst en vereist een check-in.
5. Veelgestelde vragen
Gesloten ruimtes worden als inactief beschouwd en zijn volledig uitgesloten van de statistieken voor gebruik en boekingsfrequentie. Ze tellen niet mee als beschikbare bronnen tijdens de periode dat ze gesloten zijn.
Als een ruimte een deel van de geselecteerde periode gesloten was (bijvoorbeeld 14 dagen van een maand van 30 dagen), worden de analytics naar verhouding berekend: de ruimte wordt alleen meegenomen in de berekeningen voor de dagen dat deze open en boekbaar was. De 14 gesloten dagen tellen niet mee in de deler, zodat je percentages voor gebruik en boekingsfrequentie de werkelijke beschikbaarheid weergeven.
Ja. Iedereen die van plan was op kantoor te werken telt mee, of ze nu een Desk of andere bron geboekt hebben of niet. Als het aantal lager lijkt dan je verwacht, bedenk dan dat het een dagelijks gemiddelde is over alle dagen dat het kantoor open is — dus open dagen met weinig mensen (zoals weekenden waarop het kantoor open is) verlagen het gemiddelde.
Ze komen uit verschillende bronnen, dus ze kunnen verschillen voor dezelfde datum in het verleden:
- Office analytics gebruikt een dagelijkse momentopname, daarom zie je op de pagina een "Laatst bijgewerkt"-tijdstip. Dit geeft weer wie er op die datum als aanwezig op kantoor stond, op het moment dat de snapshot werd gemaakt.
- De planningsexport gebruikt live data, die verandert als gebruikers worden toegevoegd of verwijderd.
Wanneer medewerkers vertrekken en hun historische gegevens worden verwijderd, laat de live export minder mensen zien dan de bevroren snapshot voor dezelfde datum in het verleden. Voor historische rapportages (bijvoorbeeld voor een board deck) is Office analytics de stabielere bron, omdat de export na verloop van tijd minder wordt naarmate gebruikers worden verwijderd. Kijk naar het "Laatst bijgewerkt"-tijdstip op de pagina om te zien welke snapshot je bekijkt.
Ze beantwoorden verschillende vragen en zijn niet direct vergelijkbaar. Office analytics is een plannings- en gebruiksoverzicht op basis van dagelijkse gemiddelden voor een type bron en periode. Workforce analytics drukt aanwezigheid uit als een percentage van gebruikers over de geselecteerde periode. Een gemiddeld dagelijks aantal en een percentage gebruikers komen niet 1-op-1 overeen, ook niet als de getallen toevallig dicht bij elkaar liggen.