Krijg bruikbare inzichten in hoe je kantoorruimtes worden gebruikt—Office analytics helpt je het boekingsgedrag, het gebruik van bronnen en no-show trends te begrijpen. Office analytics is beschikbaar bij business- en enterprise-abonnementen.
- Overzicht
- KPI-definities en toepassingen
- Rollen en toegang
- Gegevens exporteren en opslaan
- Veelgestelde vragen
1. Overzicht
Office analytics geeft beheerders inzicht in hoe bronnen zoals Desks, vergaderruimtes en parkeerplaatsen op verschillende locaties worden gebruikt. Deze inzichten helpen bij het optimaliseren van ruimteplanning, het herkennen van no-show patronen en het nemen van datagedreven beslissingen.
- Gebruikers op kantoor: Toont hoeveel mensen hun status op 'op kantoor' hebben gezet.
- Boekingen: Toont hoeveel bronnen op dat moment zijn geboekt.
- No-shows: Gemiste check-ins.
KPI’s zoals gemiddeld gebruik van Desks of gebruikers op kantoor zonder boekingen geven je gedetailleerde inzichten. Definities vind je direct in het dashboard.
💡 Analytics-gegevens worden één keer per dag ververst (in de ochtend) en zijn niet realtime. Rapporten zijn vooral bedoeld voor terugblik. Gegevens worden tot 30 dagen in de toekomst weergegeven.
💡 Office analytics houdt geen rekening met ingestelde feestdagen. Op officiële feestdagen kunnen gegevens ontbreken omdat medewerkers meestal niet plannen of boeken op die dagen.
2. KPI-definities en toepassingen
Let op: Alle boekings- en gebruiks-KPI’s gelden voor het geselecteerde type bron en worden berekend voor de gekozen periode.
| KPI | Definitie | Toepassing | Voorbeeldberekening |
|---|---|---|---|
| Gemiddeld aantal gebruikers per dag op kantoor | Het gemiddelde aantal gebruikers dat in de geselecteerde periode op kantoor staat gepland. | Inzicht krijgen in hoeveel medewerkers er in een bepaalde periode op kantoor zijn. | 50 gebruikers gepland over 5 dagen → 50 ÷ 5 = 10 gemiddelde gebruikers per dag. |
| Gemiddeld aantal boekingen per dag | Het gemiddelde aantal boekingen per dag voor het geselecteerde type bron. | Trends in boekingsactiviteit herkennen om bronnen te optimaliseren. | 30 boekingen over 3 dagen → 30 ÷ 3 = 10 gemiddelde boekingen per dag. |
| Gemiddeld aantal no-shows per dag | Het gemiddelde aantal boekingen dat automatisch is geannuleerd door gemiste check-ins. | Naleving van check-in beleid monitoren en patronen in gemiste boekingen herkennen. | 5 no-shows over 5 dagen → 5 ÷ 5 = 1 no-show per dag. |
| Gebruikers op kantoor met boekingen | Het aantal gebruikers dat op kantoor werkt met ten minste één boeking. | Vergelijken hoeveel mensen met of zonder geboekte bronnen aanwezig zijn. | 15 gebruikers met boekingen van de 50 totaal op kantoor. |
| Gebruikers op kantoor zonder boekingen | Het aantal gebruikers dat op kantoor aanwezig is zonder enige boeking. | Inzicht krijgen in kantoorbezoeken zonder gebruik van bronnen. | 35 gebruikers zonder boekingen van de 50 totaal op kantoor. |
| Gemiddeld dagelijks gebruik van bronnen | Percentage van de boekbare tijd dat daadwerkelijk is geboekt per dag. Boekbare tijd = de openingstijden van het kantoor. | Beoordelen hoe efficiënt Desks of ruimtes worden gebruikt. | 8 Desks gebruikt voor 6u, van 10 Desks voor 10u: (8×6)/(10×10) = 48%. |
| Gemiddelde boekingsfrequentie per dag | Hoe vaak een bron minstens één keer per dag is geboekt in de geselecteerde periode. | Controleren of Desks of ruimtes regelmatig of slechts af en toe worden gebruikt. | Bronnen geboekt op 3 van de 5 dagen → Frequentie = 60%. |
3. Rollen en toegang
Alleen bepaalde rollen hebben toegang tot het Analytics-dashboard:
- Global Admins: Volledige toegang tot alle gegevens.
- Office Admins: Toegang beperkt tot hun toegewezen kantoren.
4. Gegevens exporteren en opslaan
Zo sla je je analytics op:
- Klik rechtsboven op de knop Exporteren om Excel-bestanden te downloaden.
- Of klik met de rechtermuisknop op het dashboard en kies Afdrukken om een PDF-versie op te slaan.
Dit is handig voor het delen van rapporten, het archiveren van momentopnames of het verwerken in presentaties.
Check-in statuswaarden in de export
Bij het exporteren van Office analytics krijg je zowel een kolom Boekingsstatus als Check-in status. De Check-in status geeft aan of een check-in vereist was voor de boeking en (indien nodig) of deze heeft plaatsgevonden.
-
checkInNotAvailable: Voor deze boeking is geen check-in vereist (volgens je check-in instellingen). -
notCheckedIn: De boeking is geannuleerd omdat er niet is ingecheckt (de boekingsdatum kan in het verleden of in de toekomst liggen). -
checkedIn: De gebruiker heeft succesvol ingecheckt (de boekingsdatum is al verstreken). -
readyForCheckIn: De boeking ligt in de toekomst en vereist een check-in.
5. Veelgestelde vragen
Gesloten ruimtes worden als inactief beschouwd en zijn volledig uitgesloten van de statistieken voor gebruik en boekingsfrequentie. Ze tellen niet mee als beschikbare bronnen gedurende de periode dat ze gesloten zijn.
Als een ruimte een deel van de geselecteerde periode gesloten was (bijvoorbeeld 14 dagen van een maand van 30 dagen), worden de analytics naar rato berekend: de ruimte wordt alleen meegenomen in de berekeningen voor de dagen dat deze open en boekbaar was. De 14 gesloten dagen worden uitgesloten van de noemer, zodat je percentages voor gebruik en boekingsfrequentie de daadwerkelijke beschikbaarheid weergeven.