Krijg bruikbare inzichten in hoe je kantoorruimtes worden gebruikt—Office analytics helpt je het boekingsgedrag, het gebruik van ruimtes en no-show trends te begrijpen. Office analytics is beschikbaar bij business- en enterprise-abonnementen.
1. Overzicht
Office analytics geeft beheerders inzicht in hoe bronnen zoals Desks, vergaderruimtes en parkeerplaatsen op verschillende locaties worden gebruikt. Inzichten helpen bij het optimaliseren van ruimtegebruik, het herkennen van no-show patronen en het nemen van datagedreven beslissingen.
- Gebruikers op kantoor: Laat zien hoeveel mensen hun status op 'op kantoor' hebben gezet.
- Boekingen: Laat zien hoeveel bronnen op dat moment zijn geboekt.
- No-shows: Gemiste check-ins.
KPI’s zoals gemiddeld gebruik van Desks of gebruikers op kantoor zonder boekingen geven je gedetailleerde inzichten. Definities vind je direct in het dashboard.
💡Analytics-gegevens worden één keer per dag ververst (in de ochtend) en zijn niet realtime. Rapporten zijn vooral bedoeld voor terugblik. Gegevens worden tot 30 dagen in de toekomst weergegeven.
💡 Office analytics houdt geen rekening met ingestelde feestdagen. Op officiële feestdagen kunnen gegevens ontbreken omdat medewerkers dan meestal niet plannen of boeken.
2. KPI-definities en toepassingen
Let op: Alle boekings- en gebruiks-KPI’s gelden voor het geselecteerde type bron en worden berekend voor de gekozen periode.
| KPI | Definitie | Toepassing | Voorbeeldberekening |
|---|---|---|---|
| Gemiddeld aantal gebruikers per dag op kantoor | Het gemiddelde aantal gebruikers dat in de geselecteerde periode op kantoor staat ingepland. | Inzicht krijgen in hoeveel medewerkers er in een bepaalde periode op kantoor zijn. | 50 gebruikers ingepland over 5 dagen → 50 ÷ 5 = 10 gebruikers per dag gemiddeld. |
| Gemiddeld aantal boekingen per dag | Het gemiddelde aantal gemaakte boekingen per dag voor het geselecteerde type bron. | Trends in boekingsactiviteit herkennen om bronnen te optimaliseren. | 30 boekingen over 3 dagen → 30 ÷ 3 = 10 boekingen per dag gemiddeld. |
| Gemiddeld aantal no-shows per dag | Het gemiddelde aantal boekingen dat automatisch is geannuleerd door gemiste check-ins. | Naleving van check-in beleid monitoren en patronen in gemiste boekingen herkennen. | 5 no-shows over 5 dagen → 5 ÷ 5 = 1 no-show per dag. |
| Gebruikers op kantoor met boekingen | Het aantal gebruikers dat op kantoor werkt met ten minste één boeking. | Vergelijken hoeveel mensen met of zonder geboekte bronnen aanwezig zijn. | 15 gebruikers met boekingen van de 50 totaal op kantoor. |
| Gebruikers op kantoor zonder boekingen | Het aantal gebruikers dat op kantoor aanwezig is zonder enige boeking. | Inzicht krijgen in kantoorbezoeken zonder gebruik van bronnen. | 35 gebruikers zonder boekingen van de 50 totaal op kantoor. |
| Gemiddeld dagelijks gebruik van bronnen | Percentage van de boekbare tijd dat daadwerkelijk is geboekt per dag. Boekbare tijd = de openingstijden van het kantoor. | Beoordelen hoe efficiënt Desks of ruimtes worden gebruikt. | 8 Desks gebruikt voor 6u, van 10 Desks voor 10u: (8×6)/(10×10) = 48%. |
| Gemiddelde boekingsfrequentie per dag | Hoe vaak een bron minimaal één keer per dag is geboekt in de geselecteerde periode. | Controleren of Desks of ruimtes regelmatig of slechts af en toe worden gebruikt. | Bronnen geboekt op 3 van de 5 dagen → Frequentie = 60%. |
3. Rollen en toegang
Alleen bepaalde rollen hebben toegang tot het Analytics-dashboard:
- Global Admins: Volledige toegang tot alle gegevens.
- Office Admins: Toegang beperkt tot hun toegewezen kantoren.
4. Gegevens exporteren en opslaan
Zo sla je je analytics op:
- Klik rechtsboven op de knop Exporteren om Excel-bestanden te downloaden.
- Of klik met de rechtermuisknop op het dashboard en kies Afdrukken om een PDF-versie op te slaan.
Dit is handig om rapporten te delen, momentopnames te archiveren of te verwerken in presentaties.
Check-in statuswaarden in de export
Bij het exporteren van Office analytics krijg je zowel een kolom Boekingsstatus als Check-in status. De Check-in status geeft aan of een check-in vereist was voor de boeking en (indien nodig) of deze heeft plaatsgevonden.
-
checkInNotAvailable: Voor deze boeking is geen check-in vereist (volgens je check-in instellingen). -
notCheckedIn: De boeking is geannuleerd omdat er niet is ingecheckt (de boekingsdatum kan in het verleden of in de toekomst liggen). -
checkedIn: De gebruiker heeft succesvol ingecheckt (de boekingsdatum is al voorbij). -
readyForCheckIn: De boeking is in de toekomst en vereist een check-in.