Krijg bruikbare inzichten in hoe je kantoorruimtes worden gebruikt — Office analytics helpt je om boekingsgedrag, gebruik van bronnen en no-show trends te begrijpen. Office analytics is beschikbaar bij business- en enterprise-abonnementen.
- Overzicht
- KPI-definities en toepassingen
- Rollen en toegang
- Data exporteren en opslaan
- Veelgestelde vragen
1. Overzicht
Office analytics geeft je inzicht in hoe bronnen zoals Desks, vergaderruimtes en parkeerplekken op verschillende locaties worden gebruikt. Inzichten helpen bij het optimaliseren van ruimteplanning, het herkennen van no-show patronen en het nemen van datagedreven beslissingen.
- Gebruikers op kantoor: Laat zien hoeveel mensen hun status op 'op kantoor' hebben gezet.
- Boekingen: Laat zien hoeveel bronnen op dat moment zijn geboekt.
- No-shows: Gemiste check-ins.
KPI’s zoals gemiddeld deskgebruik of gebruikers op kantoor zonder boekingen geven je gedetailleerde inzichten. Definities vind je direct in het dashboard.
💡 Analytics-data wordt één keer per dag ververst (in de ochtend) en is niet realtime. Rapporten zijn vooral bedoeld voor terugblik. Data wordt tot 30 dagen in de toekomst getoond.
💡 Office analytics houdt geen rekening met ingestelde feestdagen. Op officiële feestdagen kan het lijken alsof er data ontbreekt, omdat medewerkers op die dagen meestal niet plannen of boeken.
2. KPI-definities en toepassingen
Let op: Alle boekings- en gebruiks-KPI’s gelden voor het geselecteerde type bron en worden berekend voor de gekozen periode.
| KPI | Definitie | Toepassing | Voorbeeldberekening |
|---|---|---|---|
| Gemiddeld aantal gebruikers per dag op kantoor | Het gemiddelde aantal gebruikers dat in de geselecteerde periode is ingepland om op kantoor te werken. | Inzicht krijgen in hoeveel medewerkers er in een bepaalde periode op kantoor zijn. | 50 gebruikers ingepland over 5 dagen → 50 ÷ 5 = 10 gebruikers per dag gemiddeld. |
| Gemiddeld aantal boekingen per dag | Het gemiddelde aantal gemaakte boekingen per dag voor het geselecteerde type bron. | Trends in boekingsactiviteit herkennen om bronnen te optimaliseren. | 30 boekingen over 3 dagen → 30 ÷ 3 = 10 boekingen per dag gemiddeld. |
| Gemiddeld aantal no-shows per dag | Het gemiddelde aantal boekingen dat automatisch is geannuleerd door gemiste check-ins. | Naleving van check-in beleid monitoren en patronen in gemiste boekingen herkennen. | 5 no-shows over 5 dagen → 5 ÷ 5 = 1 no-show per dag. |
| Gebruikers op kantoor met boekingen | Het aantal gebruikers dat op kantoor werkt met minstens één boeking. | Vergelijken hoeveel mensen met of zonder geboekte bronnen aanwezig zijn. | 15 gebruikers met boekingen van de 50 totaal op kantoor. |
| Gebruikers op kantoor zonder boekingen | Het aantal gebruikers dat op kantoor aanwezig is zonder enige boeking. | Inzicht krijgen in kantoorbezoeken die onafhankelijk van bronnen zijn. | 35 gebruikers zonder boekingen van de 50 totaal op kantoor. |
| Gemiddeld dagelijks gebruik van bronnen | Percentage van de boekbare tijd dat daadwerkelijk geboekt is per dag. Boekbare tijd = de openingstijden van het kantoor. | Beoordelen hoe efficiënt Desks of ruimtes worden gebruikt. | 8 Desks gebruikt voor 6u, van 10 Desks voor 10u: (8×6)/(10×10) = 48%. |
| Gemiddelde boekingsfrequentie per dag | Hoe vaak een bron minstens één keer per dag is geboekt in de geselecteerde periode. | Kijken of Desks of ruimtes regelmatig of slechts af en toe worden gebruikt. | Bronnen geboekt op 3 van de 5 dagen → Frequentie = 60%. |
3. Rollen en toegang
Alleen bepaalde rollen hebben toegang tot het Analytics-dashboard:
- Global Admins: Volledige toegang tot alle data.
- Office Admins: Toegang beperkt tot hun toegewezen kantoren.
4. Data exporteren en opslaan
Zo sla je je analytics op:
- Klik op de knop Exporteren rechtsboven om Excel-bestanden te downloaden.
- Of klik met de rechtermuisknop op het dashboard en kies Afdrukken om een PDF-versie op te slaan.
Dit is handig om rapporten te delen, momentopnames te archiveren of te verwerken in presentaties.
Check-in statuswaarden in de export
Bij het exporteren van Office analytics krijg je zowel een kolom Boekingsstatus als Check-in status. De Check-in status geeft aan of een check-in vereist was voor de boeking en (indien nodig) of deze heeft plaatsgevonden.
-
checkInNotAvailable: Voor deze boeking is geen check-in vereist (volgens je check-in instellingen). -
notCheckedIn: De boeking is geannuleerd omdat er niet is ingecheckt (de boekingsdatum kan in het verleden of in de toekomst liggen). -
checkedIn: De gebruiker heeft succesvol ingecheckt (de boekingsdatum is al voorbij). -
readyForCheckIn: De boeking ligt in de toekomst en vereist een check-in.
5. Veelgestelde vragen
Gesloten ruimtes worden als inactief beschouwd en volledig uitgesloten van gebruiks- en boekingsfrequentie-statistieken. Ze tellen niet mee als beschikbare bronnen tijdens de periode dat ze gesloten zijn.
Als een ruimte een deel van de geselecteerde periode gesloten was (bijvoorbeeld 14 dagen van een maand van 30 dagen), worden de analytics naar verhouding berekend: de ruimte wordt alleen meegenomen in de berekeningen voor de dagen dat deze open en boekbaar was. De 14 gesloten dagen worden niet meegerekend in de deler, zodat je percentages voor gebruik en boekingsfrequentie de daadwerkelijke beschikbaarheid weerspiegelen.