Beheer van kentekenplaten

Desks Professional en hoger

Met kentekenbeheer kun je de voertuigen van je medewerkers die ze meenemen naar kantoor verzamelen en bijhouden, en kun je een kenteken verplicht stellen voor de parkeerplekken waar dat nodig is. In plaats van kentekens in spreadsheets bij te houden, kun je ze per gebied verplichten, in een paar seconden opzoeken van wie een voertuig is, en nauwkeurige gegevens doorgeven aan je garagebeheerder, slagboomsysteem of beveiligingsteam.

1. Voor je begint
2. Een kenteken verplicht stellen voor een parkeerruimte
3. Wat medewerkers zien bij het boeken
4. Kentekens beheren namens gebruikers
5. Kentekens in bulk importeren en exporteren
6. Achterhalen van wie een kenteken is
7. Kentekens zien in de boekingslijst en exporteren
8. Veelgestelde vragen

1. Voor je begint

Voor wie is dit?
Kentekenbeheer is beschikbaar in de Desks Professional en Enterprise abonnementen, zowel op het web als in de mobiele app. Beheerders stellen het in; medewerkers slaan hun voertuigen op en kiezen er één bij het boeken.

Een paar uitgangspunten die bepalen hoe je dit instelt:

• Kentekens worden opgeslagen op het gebruikersprofiel, niet op individuele boekingen. Elke medewerker kan meerdere voertuigen opslaan (kenteken en voertuignaam) en er één als standaard instellen.
• De verplichting wordt per parkeerruimte ingesteld. Medewerkers wordt alleen om een kenteken gevraagd in de gebieden waar je dit aanzet. Alle andere parkeerplekken blijven zoals ze zijn.
• De sectie Voertuigen op het medewerkersprofiel verschijnt pas zodra er minstens één parkeerruimte is waar een kenteken verplicht is. Tot die tijd kunnen medewerkers geen voertuiggegevens toevoegen.
• De standaardplaat wordt gebruikt door automatiseringen. Snel boeken en geautomatiseerde boeking gebruiken deze automatisch, zodat geplande boekingen blijven werken in gebieden waar een kenteken verplicht is.
• Een kenteken kan maar op één actieve parkeerboeking tegelijk staan.

2. Een kenteken verplicht stellen voor een parkeerruimte

Stel kentekens alleen verplicht waar je garage, slagboomsysteem of beveiligingsteam ze echt nodig heeft.

1. Ga naar Beheer > Werkplek > Verdiepingen & ruimtes en selecteer het betreffende kantoor.
2. Open de parkeerruimte die je wilt instellen.
3. Zet onder Kentekenbeheer voertuigen de optie Kenteken verplicht aan.
4. Sla je wijzigingen op.

Vanaf nu wordt iedereen die een plek in dat gebied boekt gevraagd om een kenteken te bevestigen, en wordt hun standaardplaat gebruikt voor geautomatiseerde boekingen.

⚠️ Let op: De verplichting geldt alleen voor nieuwe boekingen. Bestaande boekingen zonder kenteken blijven ongewijzigd.

💡 Tip: Herhaal dit per gebied. Een ondergrondse garage met slagboom kan kentekens verplichten, terwijl een open parkeerterrein dat niet hoeft.

3. Wat medewerkers zien bij het boeken

Als je weet hoe het voor medewerkers werkt, kun je makkelijker vragen beantwoorden nadat je de verplichting hebt aangezet. De flow is hetzelfde op het web en in de mobiele app.

• Parkeerplekken waar een kenteken verplicht is, zijn gemarkeerd op de plattegrond en in het geavanceerde boekingspaneel, zodat medewerkers de verplichting zien voordat ze bij de bevestiging komen.
• Medewerkers slaan hun voertuigen op in de sectie Voertuigen van hun profiel en stellen er één in als standaard. Ze kunnen daar op elk moment voertuigen toevoegen, bewerken of verwijderen.
• Bij het boeken van een plek in een gebied waar een kenteken verplicht is, zien ze het bericht Voor deze parkeerplek is een kenteken verplicht, en is hun standaardvoertuig vooraf geselecteerd in het veld Voertuig. Ze kunnen dit bevestigen, wisselen naar een ander opgeslagen voertuig, of direct een nieuw kenteken toevoegen in het boekingsproces. Nieuwe kentekens worden automatisch aan hun profiel toegevoegd.
• Snel boeken en geautomatiseerde boeking gebruiken automatisch de standaardplaat, zodat medewerkers met terugkerende parkeerboekingen niet worden onderbroken.
• Managers en groepsmanagers kunnen parkeerplekken boeken voor de mensen die ze beheren. Als de collega voertuigen heeft opgeslagen, kiest de boeker er één in het veld Voertuig. Heeft de collega geen voertuigen, dan verschijnt een melding dat de medewerker of een beheerder er eerst één moet toevoegen.

💡 Tip: Herinner medewerkers er bij de uitrol aan om hun standaardplaat actueel te houden als ze overstappen op een huur-, pool- of bedrijfsauto. Anders worden hun geautomatiseerde boekingen aan het verkeerde voertuig gekoppeld.

4. Kentekens beheren namens gebruikers

Je kunt kentekens beheren voor collega's. Dit is handig voor gedeelde bedrijfsauto's, voor mensen die hun profiel zelden openen, of als een kenteken verkeerd is ingevoerd.

1. Ga naar Beheer > Gebruikersbeheer: Gebruikers.
2. Selecteer de gebruiker die je wilt aanpassen.
3. Open hun sectie Voertuigen.
4. Voeg een kenteken toe, bewerk of verwijder er één, en stel in welke standaard is.

Kentekens zijn ook zichtbaar en te bewerken in het zijpaneel van de gebruiker, zodat je een kenteken kunt corrigeren zonder het scherm te verlaten waar je in werkt.

De gebruikerslijst heeft ook de filters Met kenteken en Zonder kenteken, en het zoekveld zoekt op kentekens én namen. Gebruik deze om te zien wie er nog een voertuig moet toevoegen voordat je de verplichting aanzet.

5. Kentekens in bulk importeren en exporteren

Als je voertuiggegevens al ergens anders bijhoudt, bijvoorbeeld in een lijst van je garagebeheerder, hoef je niet elk kenteken handmatig in te voeren. Kentekens maken deel uit van de gebruikerslijst, dus je beheert ze in bulk op dezelfde manier als andere gebruikersgegevens.

Kentekens exporteren:

1. Ga naar Beheer > Gebruikersbeheer: Gebruikers.
2. Klik op Exporteer CSV.
3. Kies Alle gebruikers exporteren, of Gebruikers exporteren met huidige filters en sortering om alleen de gefilterde resultaten te exporteren.

Het CSV-bestand bevat de opgeslagen kentekens per gebruiker. Lees meer in Exports.

Kentekens importeren:

Voeg kentekens toe of werk ze bij voor meerdere gebruikers tegelijk door het bewerkte CSV-bestand te uploaden via de CSV-gebruikersupload op dezelfde pagina. Vul de kentekens in de kolom Kentekens in en scheid meerdere kentekens met een puntkomma, bijvoorbeeld B ER 007; M UC 123. Voor alle stappen, zie Gebruikers toevoegen, bijwerken en verwijderen met CSV-upload.

💡 Tip: Exporteer eerst de gebruikerslijst en gebruik deze als sjabloon. Zo komt de kolomstructuur overeen met wat de import verwacht.

6. Achterhalen van wie een kenteken is

Als er een onbekende auto een plek blokkeert of een collega vaststaat bij de slagboom, hoef je niet meer rond te vragen.

1. Zoek het kenteken op in deskbird.
2. Het bijbehorende voertuig laat zien bij welke gebruiker het hoort.
3. Vanaf daar kun je de parkeerboekingen van die persoon zien en contact opnemen.

Dit is de snelste manier om te achterhalen "van wie is deze auto?" en om te checken of een voertuig in de garage daadwerkelijk een geldige boeking heeft voor die dag.

7. Kentekens zien in de boekingslijst en exporteren

De boekingslijst bevat een kolom Kenteken, zodat je in één oogopslag ziet welke voertuigen je op je parkeerplekken kunt verwachten.

Als je boekingen exporteert via Beheer > Boekingen > Boekingen exporteren naar .xlsx, bevat het bestand ook het kenteken en de voertuignaam bij elke parkeerboeking. Zo kun je eenvoudig een complete daglijst aan je garagebeheerder of beveiligingsteam geven zonder extra werk.

Gebruik beide om parkeerboekingen voor een bepaalde dag te bekijken, ontbrekende of dubbele kentekens te signaleren, en nauwkeurige voertuiggegevens te delen.

8. Veelgestelde vragen