Aangepaste functies en machtigingen

Alleen voor bètaklanten Desks Professional en hoger

Aangepaste functies stellen Global Admins in staat om lichte, aanvullende functies aan te maken die specifieke rechten geven (zoals het beheren van bezoeken of het exporteren van analytics) zonder de hoofdrol van een gebruiker in het systeem te wijzigen. Zo kun je gebruikers precies de toegang geven die ze nodig hebben, voor specifieke of alle kantoren, terwijl de systeemrollen duidelijk en consistent blijven.

Lees meer over systeemrollen hier: Systeemrollen en rechten

1. Overzicht
2. Systeemrollen vs. aangepaste functies
3. Aangepaste functies beheren
4. Beschikbare rechten voor aangepaste functies
5. Huidige beperkingen
6. FAQ

1. Overzicht

Op de pagina Rollen & rechten kunnen Global Admins bepalen wie wat mag doen in deskbird.

Deze pagina vind je onder:

Beheer > Gebruikersbeheer: Rollen & rechten

Hier komen de volgende onderdelen samen:

• Systeemrollen vooraf ingesteld door deskbird
• Aangepaste functies die door jouw organisatie worden aangemaakt en beheerd

Voor wie is dit?
Deze functie is beschikbaar voor Global Admins. Het is beschikbaar in Desks Professional en hoger.

Belangrijk concept:
Aangepaste functies worden altijd toegevoegd aan de hoofdrol van een gebruiker. Ze kunnen rechten toevoegen, maar kunnen geen rechten verwijderen die door een systeemrol zijn toegekend.

2. Systeemrollen vs. aangepaste functies

Rollen in deskbird zijn verdeeld in twee categorieën.

• Systeemrollen
  • Vooraf ingesteld door deskbird
  • Kunnen niet verwijderd worden
  • Elke gebruiker heeft precies één hoofdrol (bijvoorbeeld: Global administrator, Office administrator, Manager, Group manager, User)
  • Sommige vooraf ingestelde rollen kunnen als extra rol bestaan (bijvoorbeeld: Service request manager, Visitor receptionist), afhankelijk van de modules waarop je bent geabonneerd, zoals Rooms of Bezoekersbeheer
• Aangepaste functies
  • Gedefinieerd en beheerd door jouw organisatie
  • Kunnen worden bewerkt of verwijderd
  • Gebruikers kunnen meerdere aangepaste functies hebben
  • Altijd aanvullend: ze breiden rechten uit, maar beperken deze nooit

Deze scheiding zorgt ervoor dat de kerntaken stabiel blijven, terwijl je flexibel rechten kunt beheren.

3. Aangepaste functies beheren

Al het rolbeheer gebeurt op de pagina Rollen & rechten.

Een aangepaste functie aanmaken

1. Ga naar Beheer > Gebruikersbeheer: Rollen & rechten.
2. Klik in het gedeelte Aangepaste functies op Aangepaste functie toevoegen.
3. Voer een Naam en optioneel een Beschrijving in.
4. Selecteer de rechten die je wilt toekennen met de schakelaars.
5. Klik op Opslaan.

Tip: Gebruik duidelijke, doelgerichte namen zoals “Data-analist” of “Receptie” om het toewijzen van functies later makkelijker te maken.

Gebruikers toewijzen aan een aangepaste functie

Je kunt aangepaste functies op twee manieren toewijzen.

Optie A: Vanuit de functie zelf

1. Open Beheer > Gebruikersbeheer: Rollen & rechten.
2. Klik in de tabel Aangepaste functies op het persoon-icoon bij de functie.
3. Klik op Toewijzing toevoegen.
4. Selecteer één of meerdere gebruikers.
5. Kies of de functie geldt voor:
   • Selecteer kantoor/kantoren, of
   • Alle kantoren
6. Klik op Bevestigen.

Let op: Als Alle kantoren is geselecteerd, worden nieuw aangemaakte kantoren automatisch toegevoegd aan het bereik van de gebruiker.

Optie B: Vanuit het gebruikersprofiel

1. Ga naar Beheer > Gebruikersbeheer: Gebruikers.
2. Open het gebruikersprofiel.
3. Open het tabblad Functie.
4. Voeg de relevante functie(s) toe onder Extra functie(s).
5. Sla je wijzigingen op.

Beide methoden geven dezelfde rechten; kies de manier die het beste bij jouw werkwijze past.

💡 Tip: Je kunt de gebruikerslijst filteren op aangepaste functies om snel te zien welke gebruikers welke functie(s) hebben.

4. Beschikbare rechten voor aangepaste functies

Aangepaste functies kunnen rechten bevatten uit de volgende gebieden.

5. Huidige beperkingen

• Het toekennen van Workforce analytics-rechten geeft gebruikers momenteel toegang tot alle workforce-data, ongeacht de kantoren die aan de functie zijn gekoppeld. In een toekomstige update wordt het mogelijk om Workforce analytics per kantoor te beperken via aangepaste functies.
• Voor Group managers blijft de zichtbaarheid van workforce analytics beperkt tot de groepen die zij beheren.

6. FAQ