Zichtbaarheid en privacy instellingen (gebruikers en groepen)

UDM Plus

De Zichtbaarheid & privacy instellingen geven je controle over hoeveel gebruikers en groepen elkaar kunnen zien binnen het platform en hoeveel van hun eigen activiteiten ze willen delen. Door deze instellingen goed in te stellen, vind je de juiste balans tussen transparantie voor samenwerking en privacy voor individuele medewerkers.

1. Waar vind je Zichtbaarheid & privacy
2. Zichtbaarheidsinstellingen
3. Privacy instellingen
4. Gevolgen voor kernfuncties
5. Veelgestelde vragen

1. Waar vind je Zichtbaarheid & privacy

Ga naar Admin > Gebruikersbeheer > Zichtbaarheid & privacy. Alle wijzigingen worden direct doorgevoerd nadat je op Opslaan klikt. Gebruik Resetten om niet-opgeslagen wijzigingen ongedaan te maken en terug te keren naar de laatst opgeslagen configuratie.

2. Zichtbaarheidsinstellingen

Zichtbaarheidsinstellingen bepalen welke gebruikers en groepen vindbaar zijn voor anderen binnen deskbird. Er zijn twee aparte instellingen: één voor gebruikers en één voor groepen.

Gebruikerszichtbaarheid

Deze instelling bepaalt wie andere gebruikers kan vinden en zien in deskbird — bijvoorbeeld in zoekresultaten of op de kantoormap. Er zijn twee opties:

• Alle gebruikers (Aanbevolen) — Elke gebruiker in de organisatie kan elke andere gebruiker vinden en bekijken. Dit is de standaard- en aanbevolen instelling voor de meeste organisaties, omdat het de beste samenwerking en "vind een collega"-ervaring mogelijk maakt.
• Alleen gebruikers in groepen waar ze lid van zijn of die ze beheren — Gebruikers kunnen alleen andere gebruikers vinden en zien die tot dezelfde groepen behoren. Dit is handig voor grotere organisaties die zichtbaarheid tussen afdelingen willen beperken om privacy- of organisatorische redenen.

Groepszichtbaarheid

Deze instelling bepaalt welke groepen zichtbaar zijn voor gebruikers in deskbird. Er zijn twee opties:

• Alle groepen — Alle bestaande groepen zijn zichtbaar voor alle gebruikers.
• Alleen groepen waar ze lid van zijn of die ze beheren — Gebruikers zien alleen groepen waar ze lid van zijn of die ze beheren.

⚠️ Als gebruikerszichtbaarheid is beperkt tot groepen, wordt de Groepszichtbaarheid automatisch vergrendeld op Alleen groepen waar ze lid van zijn of die ze beheren en kan deze niet worden gewijzigd naar Alle groepen. Als alle groepen zichtbaar zouden zijn, zouden gebruikers indirect gebruikers buiten hun toegestane bereik kunnen zien, wat in strijd is met de beperkte gebruikerszichtbaarheid.

3. Privacy instellingen

Privacy instellingen bepalen of gebruikers privéprofielen kunnen hebben en wat het standaard profieltype is voor nieuwe gebruikers.

Privéprofielen

Deze instelling bepaalt of gebruikers hun profiel op privé kunnen zetten:

• Nee (Aanbevolen) — Privéprofielen zijn uitgeschakeld. Alle gebruikersprofielen zijn altijd openbaar en hun activiteiten zijn zichtbaar voor anderen volgens hun functiebevoegdheden. Gebruikers kunnen hun eigen profieltype niet aanpassen. Dit is de aanbevolen instelling voor de meeste teams, omdat het transparantie en samenwerking ondersteunt.
• Ja — Privéprofielen zijn ingeschakeld. Gebruikers kunnen kiezen of ze hun profiel privé of openbaar willen maken. Als een andere gebruiker de activiteiten van iemand met een privéprofiel wil zien, moet hij of zij eerst een volgverzoek sturen — de gebruiker met het privéprofiel moet dit accepteren voordat diens planningen en boekingen zichtbaar worden.

Standaard profieltype

Deze instelling is alleen relevant als Privéprofielen op Ja staat. Hiermee bepaal je welk profieltype standaard wordt toegepast op nieuwe gebruikersprofielen:

• Openbaar — Nieuwe gebruikers starten met een openbaar profiel. Hun activiteiten zijn zichtbaar voor anderen op basis van functiebevoegdheden, zonder dat er een volgverzoek nodig is.
• Privé — Nieuwe gebruikers starten met een privéprofiel. Anderen moeten een volgverzoek sturen dat de gebruiker accepteert voordat ze de planningen en boekingen kunnen bekijken.

💡 Als privéprofielen zijn ingeschakeld, kan elke gebruiker op elk moment zijn of haar profieltype aanpassen via de persoonlijke profielinstellingen, ongeacht wat hier als standaard is ingesteld.

4. Gevolgen voor kernfuncties

De hierboven ingestelde zichtbaarheid- en privacybeleid bepalen direct wat elke kernfunctie kan zien en doen. De onderstaande tabel vat de gevolgen per functie samen. Er zijn drie belangrijke mogelijkheden die hierdoor beïnvloed worden:

• Gebruikersprofielen bekijken — De mogelijkheid om een gebruiker te vinden via zoeken en basisinformatie te bekijken, bijvoorbeeld op de profielpagina.
• Gebruikersactiviteiten bekijken — De mogelijkheid om de planningen en boekingen van een gebruiker te bekijken, bijvoorbeeld op de profielpagina.
• Gebruikersactiviteiten beheren — De mogelijkheid om planningen en boekingen namens een gebruiker te bewerken.

De onderstaande tabel laat de meest beperkte configuratie zien (gebruikerszichtbaarheid beperkt tot eigen groepen, privéprofielen ingeschakeld met "Privé" als standaard). Bij gebruik van de aanbevolen instellingen (alle gebruikers zichtbaar, privéprofielen uitgeschakeld), hebben hogere functies ruimere toegang.

⚠️ Manager, Kantoorbeheerder en Algemene beheerder functies behouden altijd volledige zichtbaarheid en beheerrechten, ongeacht de ingestelde zichtbaarheid- en privacy instellingen.

5. Veelgestelde vragen