deskbird stuurt meldingen via e-mail, push, Microsoft Teams en Slack om gebruikers op de hoogte te houden van hun boekingen, planningen en verzoeken. In dit artikel vind je een overzicht van alle meldingen die gebruikers kunnen ontvangen, welke ze zelf kunnen uitschakelen in Profiel > Meldingen, welke altijd worden verstuurd en welke beheerdersinstellingen bepalen wanneer en hoe ze aankomen.
- Hoe meldingsinstellingen werken
- Meldingen die gebruikers kunnen uitschakelen
- Meldingen die gebruikers niet kunnen uitschakelen
- Tijdstip van de herinnering om in te checken
- Meldingen bij wijziging van planning
- Melding 'Geen desks beschikbaar'
- Veelgestelde vragen
1. Hoe meldingsinstellingen werken
Gebruikers beheren hun eigen meldingsvoorkeuren via Profiel > Meldingen. Als beheerder kun je deze instellingen niet namens gebruikers aanpassen. Voor de uitleg aan gebruikers over deze instellingen kun je ze verwijzen naar het gedeelte Voor gebruikers in dit helpcentrum.
- Standaard ingeschakeld: Nieuwe gebruikers hebben standaard alle meldingen in Profiel > Meldingen aan staan.
- Alleen een deel kan worden uitgeschakeld: De schakelaars in Profiel > Meldingen gelden voor een specifieke set meldingen (zie Meldingen die gebruikers kunnen uitschakelen). Alle andere meldingen worden verstuurd zodra de bijbehorende functie wordt gebruikt (zie Meldingen die gebruikers niet kunnen uitschakelen).
- Schakelaars hangen af van ingeschakelde functies: Een schakelaar verschijnt alleen als de bijbehorende functie actief is voor de gebruiker, bijvoorbeeld planning, deskboeking of vergaderruimtes. Volgverzoeken verschijnt alleen bij gebruikers met een privéprofiel.
- Slack: De deskbird Slack-app heeft geen aparte meldingsschakelaars. De meldingsinstellingen verwijzen naar dezelfde Profiel > Meldingen-pagina. Slack-statussynchronisatie (kantoor of thuis tonen in Slack-status) is een aparte instelling in de Slack-appinstellingen.
2. Meldingen die gebruikers kunnen uitschakelen
Deze meldingen vind je in Profiel > Meldingen, gegroepeerd zoals hieronder weergegeven.
Hybride werkdagen plannen
| Schakelaar | Wanneer wordt het verstuurd | Kanalen |
|---|---|---|
| Planningsherinneringen | Wekelijkse herinnering om aankomende hybride werkdagen te plannen. | E-mail, Push |
| Wijzigingen in planning | Wanneer een manager de planning van de gebruiker wijzigt en ervoor kiest om hem/haar te informeren (zie Meldingen bij wijziging van planning). |
Desks en parkeren
| Schakelaar | Wanneer wordt het verstuurd | Kanalen |
|---|---|---|
| Agenda-uitnodigingen | Voor elke desk- of parkeerboeking die de gebruiker maakt. | E-mail, Slack (als de gebruiker Slack heeft gekoppeld) |
| Herinnering om in te checken | Rond het begin van de boeking, zodat de gebruiker incheckt voordat de boeking automatisch wordt geannuleerd (zie Tijdstip van de herinnering om in te checken). | E-mail, Push, Microsoft Teams |
| Boekingsupdates | Wanneer een boeking wordt bijgewerkt of geannuleerd. | Microsoft Teams |
| Annuleringsberichten | Wanneer een boeking wordt geannuleerd. | E-mail, Push, Slack (als de gebruiker Slack heeft gekoppeld) |
⚠️ Annuleringen door een wijziging in het kantoorbeleid of doordat een desk wordt verplaatst, kunnen alsnog een melding sturen, zelfs als Annuleringsberichten is uitgeschakeld.
Vergaderruimtes
| Schakelaar | Wanneer wordt het verstuurd | Kanalen |
|---|---|---|
| Herinnering om in te checken | Rond het begin van de vergaderruimteboeking. | E-mail, Push, Microsoft Teams |
| Boekingsupdates | Wanneer een vergaderruimteboeking wordt bijgewerkt of geannuleerd. | Microsoft Teams |
💡 De schakelaars voor vergaderruimtes gelden alleen voor herinneringen om in te checken en Microsoft Teams-boekingsupdates. Bevestigingen, updates en annuleringen per e-mail met agenda-uitnodiging worden altijd verstuurd (zie Meldingen die gebruikers niet kunnen uitschakelen).
Overig
| Schakelaar | Wanneer wordt het verstuurd | Kanalen |
|---|---|---|
| Volgverzoeken | Wanneer iemand vraagt om de gebruiker te volgen. Alleen beschikbaar voor gebruikers met een privéprofiel. |
3. Meldingen die gebruikers niet kunnen uitschakelen
De volgende meldingen worden altijd verstuurd zodra de bijbehorende functie wordt gebruikt. Ze hebben geen schakelaar in Profiel > Meldingen. Waar de verzender de melding bepaalt, staat dit hieronder vermeld.
Goedkeuringen voor hybride werkbeleid
- Overzicht openstaande goedkeuringen (voor managers): E-mail met een overzicht van teamleden met openstaande verzoeken, bijvoorbeeld extra thuiswerkdagen of -weken die goedkeuring nodig hebben. Wordt op dinsdag en vrijdag om 12:00 uur in de tijdzone van het kantoor van de manager verstuurd.
- Planning goedgekeurd of afgewezen (voor medewerkers): E-mail wanneer een manager de week van de medewerker goedkeurt of afwijst.
Boekingsgoedkeuringen voor vergaderruimtes
- Naar de aanvrager: E-mail wanneer het verzoek is ingediend, goedgekeurd of afgewezen.
- Naar goedkeurders: E-mail naar de goedkeurders die aan die specifieke ruimte zijn toegewezen (niet naar alle goedkeurders in het kantoor). Als de aanvrager ook goedkeurder is voor de ruimte, ontvangt hij/zij geen goedkeurdersmail.
Boekingen van vergaderruimtes
- Bevestigingen en updates: E-mail met agenda-uitnodiging naar de boeker en genodigden.
- Annuleringen: Agenda-annulering naar de eigenaar van de boeking, deelnemers en goedkeurders van de ruimte.
- Conflicten met buffertijden: E-mail naar de organisator als de boeking conflicteert met de buffertijden van de ruimte.
Werkplekevenementen
- Bij het aanmaken van een evenement bepaalt de organisator of er een e-mail naar alle gebruikers wordt gestuurd via de optie Alle gebruikers per e-mail informeren. Genodigden kunnen zich niet afmelden voor deze e-mails in hun profiel.
Bezoeken
- Naar Visitors: E-mails wanneer een bezoek wordt gepland, gewijzigd of geannuleerd, en een herinnering voorafgaand aan het bezoek. De host of organisator bepaalt telkens of de bezoeker wordt geïnformeerd bij het aanmaken, wijzigen of annuleren van een bezoek. Herinneringsmails worden alleen verstuurd als bezoekherinneringen zijn ingeschakeld voor het kantoor.
- Naar hosts en organisatoren: Melding wanneer hun gast incheckt, en een herinnering om uit te checken. Verstuurd per e-mail en Microsoft Teams.
Boeking voor gasten
- De host en de gast ontvangen e-mails wanneer een gast-deskboeking wordt aangemaakt of geannuleerd, en een herinnering voorafgaand aan de boeking.
Tickets
- Ticketmanagers, verantwoordelijken, aanmakers en leveranciers ontvangen e-mails wanneer een ticket wordt aangemaakt, bijgewerkt of geannuleerd. Degene die de wijziging doorvoert, ontvangt geen e-mail over zijn/haar eigen actie.
Geautomatiseerde boeking
- E-mail wanneer deskbird geen resource kan boeken voor een gebruiker die geautomatiseerde boeking voor dat type resource heeft ingeschakeld (zie Melding 'Geen desks beschikbaar'). Gebruikers beheren dit via hun voorkeur voor geautomatiseerde boeking, niet via Profiel > Meldingen.
Account en inloggen
- E-mailverificatie bij registratie
- E-mails voor wachtwoordherstel
- Uitnodigingen om lid te worden van deskbird
- Herinneringsmails die worden verstuurd wanneer een beheerder gebruikers met de status
provisionedinformeert
💡 E-mails voor servicetickets gaan naar het externe provideradres dat is ingesteld voor de servicecategorie, niet naar deskbird-gebruikers.
4. Tijdstip van de herinnering om in te checken
Gebruikers kunnen een herinnering om in te checken inschakelen voor desk-/parkeer- en vergaderruimteboekingen. Het tijdstip van die herinnering hangt af van de instellingen voor de respijtperiode die je configureert in Beheer > Kantoorinstellingen.
De regel is:
- Als de boeking op of na het tijdstip "van toepassing vanaf" begint, wordt de herinnering verstuurd bij de start van de boeking.
- Als de boeking voor het tijdstip "van toepassing vanaf" begint (bijvoorbeeld een boeking voor de hele dag die om 07:00 begint terwijl "van toepassing vanaf" op 09:00 staat), wordt de herinnering verstuurd op het tijdstip "van toepassing vanaf" min de duur van de respijtperiode.
Gebruik de onderstaande calculator om te controleren wanneer een herinnering wordt verstuurd bij jouw specifieke respijtperiode-instelling:
5. Meldingen bij roosterwijzigingen
Als je als admin of manager het hybride rooster van een gebruiker aanpast, kun je kiezen of je diegene per e-mail op de hoogte brengt van de wijziging. Doe je dit, dan ontvangt de gebruiker de e-mail, tenzij hij of zij Roosterwijzigingen heeft uitgezet bij Profiel > Meldingen (deze schakelaar staat standaard aan).
Je kunt jezelf ook een kopie van de e-mail sturen. Jouw kopie wordt altijd verstuurd, ongeacht de meldingsinstellingen van de gebruiker.
6. 'Geen desks beschikbaar'-melding
Als het geautomatiseerde boekingssysteem geen desk of parkeerplek voor een gebruiker kan reserveren (omdat alle geschikte plekken al bezet waren op het moment van reserveren), ontvangt de gebruiker een e-mail met als onderwerp "Geen desks of parkeerplekken beschikbaar." De gebruiker moet dan zelf handmatig een plek boeken voor die dag.
Deze e-mail wordt alleen verstuurd naar gebruikers die geautomatiseerde boeking voor dat type resource hebben ingeschakeld.
💡 Deze melding kan niet worden uitgezet bij Profiel > Meldingen. Gebruikers die geautomatiseerde boeking uitzetten, ontvangen deze melding niet meer.
7. Veelgestelde vragen
Nee. Beheerders kunnen de meldingsinstellingen niet aanpassen voor andere gebruikers. Elke gebruiker beheert zijn eigen instellingen bij Profiel > Meldingen. Nieuwe gebruikers krijgen standaard alle meldingen aan.
Schakelaars verschijnen alleen voor functies die actief zijn voor de gebruiker. Bijvoorbeeld: desk- en parkeerschakelaars zijn alleen zichtbaar als deskreservering voor diegene beschikbaar is. Volgverzoeken verschijnt alleen bij gebruikers met een privéprofiel.
Annuleringen door een wijziging in het kantoorbeleid of doordat een desk is verplaatst, kunnen alsnog een melding sturen, ook als Annuleringsberichten uitstaat.
De schakelaars voor vergaderruimtes gelden alleen voor herinneringen om in te checken en Microsoft Teams-boekingsupdates. Bevestigingen, updates en annuleringen met agenda-uitnodigingen, goedkeuringsmails voor boekingen en e-mails over bufferconflicten worden altijd verstuurd.
Bij Profiel > Meldingen. De deskbird Slack-app verwijst naar dezelfde pagina en heeft geen aparte meldingsschakelaars. Slack-statussynchronisatie is een aparte instelling in de Slack-appinstellingen.
Bezoekersmails zijn afhankelijk van de host of organisator. Bij het aanmaken, wijzigen of annuleren van een bezoek bepaalt diegene of de bezoeker een melding krijgt. Herinneringsmails worden alleen verstuurd als bezoekherinneringen voor het kantoor zijn ingeschakeld.