Breng leven in de werkplek en stimuleer echte connecties met Evenementen in deskbird. Of je nu een lunch, een workshop of een bedrijfsbrede aankondiging organiseert, met Evenementen breng je mensen makkelijk samen en verhoog je de aanwezigheid op kantoor.
Gebruikers ontdekken aankomende evenementen in hun planningsoverzicht, kunnen met één klik RSVP'en en zien wie er nog meer meedoet, allemaal in één flow. In dit artikel lees je hoe je evenementen aanmaakt, wie ze kan aanmaken, welke e-mails uitgenodigden en organisatoren ontvangen, en hoe evenementen synchroniseren met agenda's.
- Wat zijn evenementen?
- Een evenement aanmaken
- Beheren wie evenementen kan aanmaken
- Agenda synchroniseren met Google of Microsoft, RSVP-tracking en e-mailuitnodigingen
- Evenementen bekijken en erop reageren
- Evenement inspiratie
- Veelgestelde vragen
1. Wat zijn evenementen?
Evenementen zijn bedoeld om enthousiasme en een gevoel van gemeenschap te creëren rond fysieke bijeenkomsten op kantoor. Gebruikers stimuleren om naar kantoor te komen en het optimaal benutten van de werkplek zijn belangrijke drijfveren voor productiviteit en betrokkenheid.
Met Evenementen heb je een krachtig hulpmiddel om:
- Gebruikers te motiveren om naar kantoor te komen
- De teamcultuur te versterken door echte ontmoetingen
- Zichtbaarheid te geven aan belangrijke activiteiten en bedrijfsnieuws
Of het nu gaat om een teamlunch, een feestdag, een hybride workshop of een kantoorbrede aankondiging, met de Evenementen-functie van deskbird plan, deel en beheer je alles in een paar klikken.
2. Een evenement aanmaken
Er zijn twee manieren om een evenement aan te maken, afhankelijk van je functie en rechten.
Via de Admin
Global Admins en Office Admins kunnen naar Admin > Workforce > Evenementen gaan en op Evenement toevoegen klikken.
Vul het formulier in met:
- Naam van het evenement en emoji
- Datum en tijd
- Uitgenodigden: gebruikersgroepen, individuen of hele kantoren
- Locatie en optionele beschrijving
- RSVP- en e-mailinstellingen (zie E-mailuitnodigingen)
Je kunt bij het aanmaken van een evenement een Aanwezigheidslimiet instellen. Na publicatie kan deze limiet niet meer worden aangepast. Zodra het maximale aantal gasten is bereikt, komen extra aanmeldingen automatisch op een wachtlijst. Als een bevestigde gast zijn plek afzegt, schuift de volgende op de wachtlijst automatisch door naar het evenement. Op de evenementpagina zie je ook hoeveel plekken er nog over zijn, zodat organisatoren en aanwezigen altijd volledig inzicht hebben. Zo beheer je makkelijk evenementen met beperkte capaciteit, zoals workshops, kantoor-lunches of teamactiviteiten.
Klik op Evenement publiceren om het te delen.
Via het Planningsoverzicht (Persoonlijke feed)
Als je toestemming hebt, zie je een ➕-icoon naast Bekijk alle aankomende evenementen onder de agenda in je Planning-tabblad. Klik hierop om direct vanuit je eigen overzicht een evenement aan te maken en in te dienen. Voor een stapsgewijze uitleg, zie Een kantoorevenement aanmaken.
3. Beheren wie evenementen kan aanmaken
Standaard geldt:
- Global Admins en Office Admins kunnen altijd evenementen aanmaken.
Global Admins kunnen de rechten om evenementen aan te maken geven aan:
- Managers
- Gebruikers
- Groepsmanagers
💡 Tip: Deze rechten kun je aanpassen via het Functiebevoegdheden-paneel in het Evenementen admin-overzicht.
Platform beschikbaarheid
| Platform | Wat kun je doen |
| Web App & MS Teams | ✅ Aanmaken, bekijken, RSVP, beheren |
| Mobiel (iOS/Android) | ✅ Alleen bekijken en RSVP |
⚠️ Mobiele apps: Evenementen aanmaken en bewerken kan voorlopig alleen via de web app en in Microsoft Teams.
4. Agenda synchroniseren met Google of Microsoft, RSVP-tracking en e-mailuitnodigingen
Als agenda synchroniseren met Google of Microsoft is ingeschakeld, worden evenementen die in deskbird zijn aangemaakt automatisch toegevoegd aan de agenda's van gebruikers.
Agenda-gedrag
- Ja: toegevoegd als Bezet
- Misschien: toegevoegd als Vrij
- Nee: agenda-item verwijderd
RSVP stuurt ook een .ics-bestand via e-mail. Organisatoren kunnen er optioneel voor kiezen om RSVP-reacties voor een specifiek evenement uit te schakelen.
E-mailuitnodigingen
Als je een evenement aanmaakt, bepaalt de instelling Alle gebruikers per e-mail informeren of uitgenodigden een e-mailuitnodiging met een agenda-uitnodiging (.ics-bestand) ontvangen:
- Aan: alle uitgenodigden ontvangen een e-mailuitnodiging met een agenda-uitnodiging.
- Uit: uitgenodigden ontvangen geen e-mailuitnodiging. Ze zien het evenement wel in hun Planningsoverzicht en kunnen daar RSVP'en.
⚠️ De organisator ontvangt altijd een uitnodiging: De organisator van het evenement ontvangt altijd een bevestigingsmail met een agenda-uitnodiging (.ics-bestand) en wordt automatisch als aanwezig gemarkeerd, zelfs als Alle gebruikers per e-mail informeren uit staat. Omdat het evenement in de agenda van de organisator staat, kan deze ook update- en annuleringsmails ontvangen als het evenement wordt aangepast of verwijderd. Dit betekent niet dat de andere uitgenodigden zijn geïnformeerd.
5. Evenementen bekijken en erop reageren
Gebruikers zien aankomende evenementen in het Planningsoverzicht, gemarkeerd met de 🎉-emoji op de datum, of via Bekijk alle aankomende evenementen in de agenda. Als ze een evenement openen, zien ze de locatie, tijd, organisator, lijst met aanwezigen en beschrijving, en kunnen ze met één klik RSVP'en. Voor het gebruikersperspectief, zie RSVP op een kantoorevenement.
💡 Alleen voor Admins: De volledige lijst met evenementen (Aankomend & Verleden) is alleen beschikbaar voor Admins in Admin > Workforce > Evenementen.
6. Evenement inspiratie
Op zoek naar ideeën om te starten?
- 🍕 Pizza Party: trakteer je team op lunch
- 🤝 Cross-team meetup: stimuleer samenwerking
- 💬 Q&A met het management: houd de communicatie open
- 🧘 Wellness-uur: yoga, meditatie of samen pauzeren
- 📢 Belangrijke update: deel nieuws zonder RSVP's
Zet evenementen slim in om de aanwezigheid op kantoor te vergroten en momenten te creëren waar gebruikers echt bij willen zijn.
7. Veelgestelde vragen
Dit klopt. Als organisator ontvang je altijd een bevestigingsmail met een agenda-uitnodiging (.ics-bestand) en word je automatisch als aanwezig gemarkeerd. De instelling bepaalt alleen of de andere uitgenodigden een e-mail krijgen. Omdat het evenement in jouw agenda staat, kun je ook update- en annuleringsmails ontvangen als het evenement verandert.
- Controleer of Alle gebruikers per e-mail informeren aan stond bij het aanmaken van het evenement. Als deze uit stond, ontvangen uitgenodigden geen e-mailuitnodiging.
- Controleer of de juiste gebruikersgroepen, individuen of kantoren als uitgenodigden zijn geselecteerd.
- Vraag uitgenodigden om het evenement op te zoeken in hun Planningsoverzicht. Daar zien ze het evenement en kunnen ze RSVP'en, ook zonder e-mail.
Uitgenodigden die een e-mailuitnodiging hebben ontvangen, krijgen bij wijzigingen een update per e-mail. Uitgenodigden die geen originele e-mailuitnodiging kregen, worden meestal niet per e-mail geïnformeerd, maar zien de wijzigingen wel in deskbird.
Nee. De Aanwezigheidslimiet kan niet meer worden aangepast nadat het evenement is gepubliceerd. Zodra de limiet is bereikt, komen extra aanmeldingen automatisch op een wachtlijst.
Global Admins en Office Admins kunnen altijd evenementen aanmaken. Global Admins kunnen rechten om evenementen aan te maken geven aan Managers, Gebruikers en Groepsmanagers in het Functiebevoegdheden-paneel van het Evenementen admin-overzicht.
Nee. In de iOS- en Android-apps kun je evenementen bekijken en RSVP'en. Evenementen aanmaken en bewerken kan via de web app en in Microsoft Teams.
Admins kunnen alle aankomende en eerdere evenementen zien in Admin > Workforce > Evenementen. Gebruikers zien de evenementen waarvoor ze zijn uitgenodigd in hun Planningsoverzicht.