Evenementen

Breng leven in de brouwerij op kantoor en stimuleer echte connecties met Evenementen in deskbird. Of je nu een lunch, een workshop of een bedrijfsbrede aankondiging organiseert, met Evenementen breng je mensen makkelijk samen en verhoog je de opkomst op kantoor.

Gebruikers kunnen aankomende evenementen ontdekken in hun planningsweergave, met één klik RSVP'en en zien wie er nog meer meedoen — allemaal in één soepele flow.

1. Wat zijn Evenementen?
2. Een evenement aanmaken
3. Beheren wie evenementen kan aanmaken
4. Kalendersynchronisatie en RSVP-tracking
5. Evenementen bekijken en reageren
6. Evenementen inspiratie

1. Wat zijn Evenementen?

Evenementen zijn bedoeld om enthousiasme en een gevoel van gemeenschap te creëren rond fysieke bijeenkomsten op kantoor. Gebruikers stimuleren om naar kantoor te komen en het gebruik van werkplekken optimaliseren zijn belangrijke drijfveren voor productiviteit en betrokkenheid.

Met Evenementen heb je een krachtig hulpmiddel om:

• Gebruikers te motiveren om naar kantoor te komen
• Het teamgevoel te versterken door echte ontmoetingen
• Zichtbaarheid te geven aan belangrijke activiteiten en bedrijfsnieuws

Of het nu gaat om een teamlunch, een feestdag, een hybride workshop of een kantoorbrede aankondiging, met de Evenementen-functie van deskbird plan, deel en beheer je alles in een paar klikken.

2. Een evenement aanmaken

Er zijn twee manieren om een evenement aan te maken, afhankelijk van je rol en rechten:

✅ Via de Admin

Global Admins en Office Admins kunnen naar
Admin > Workforce > Evenementen gaan en op ➕ Evenement toevoegen klikken.

Vul het formulier in met:

• Naam van het evenement en emoji
• Datum en tijd
• Genodigden: gebruikersgroepen, individuen of hele kantoren
• Locatie en optionele beschrijving
• RSVP- en e-mailinstellingen

Je kunt een limiet op het aantal deelnemers instellen bij het aanmaken van een evenement. Na publicatie kan deze limiet niet meer worden aangepast. Zodra het maximum aantal gasten is bereikt, komen extra aanmeldingen automatisch op een wachtlijst. Als een bevestigde gast zijn plek afzegt, schuift de volgende op de wachtlijst automatisch door naar het evenement. Op de evenementpagina zie je ook hoeveel plekken er nog over zijn, zodat alles transparant is voor organisatoren en deelnemers. Zo beheer je makkelijk evenementen met een beperkte capaciteit, zoals workshops, kantoor-lunches of teamactiviteiten.

Klik op Evenement publiceren om het te delen 🎉

✅ Vanuit de Planningsweergave (Persoonlijke Feed)

Als je toestemming hebt, zie je een ➕-icoon naast "Bekijk alle aankomende evenementen" onder de kalender in je Schema-tabblad. Klik hierop om direct vanuit je eigen weergave een evenement aan te maken en in te dienen.

3. Beheren wie evenementen kan aanmaken 🔐

Standaard:

• Global Admins en Office Admins kunnen altijd evenementen aanmaken.

Global Admins kunnen rechten om evenementen aan te maken geven aan:

• Managers
   
• Gebruikers
   
• Groepsmanagers
   

💡 Deze rechten kun je aanpassen via het Rolrechten-paneel in de Evenementen admin-weergave.

📱 Platform beschikbaarheid

🗒️ Evenementen aanmaken en bewerken kan voorlopig alleen via de webversie.

4. Kalendersynchronisatie en RSVP-tracking

Als kalendersynchronisatie is ingeschakeld (Google of Microsoft), worden evenementen die in deskbird zijn aangemaakt automatisch toegevoegd aan de agenda's van gebruikers.

Kalendergedrag:

• Ja → toegevoegd als Bezet
   
• Misschien → toegevoegd als Vrij
   
• Nee → agenda-item wordt verwijderd

RSVP stuurt ook een .ics-bestand via e-mail. Organisatoren van evenementen kunnen er ook voor kiezen om RSVP-reacties voor individuele evenementen uit te schakelen.

5. Evenementen bekijken en reageren

Gebruikers zien aankomende evenementen in de Planningsweergave — herkenbaar aan de 🎉-emoji op de datum — of via Bekijk alle aankomende evenementen in de kalender. Als ze een evenement openen, zien ze de locatie, tijd, organisator, deelnemerslijst en beschrijving, en kunnen ze met één klik RSVP'en.

👉 Let op: De volledige lijst met evenementen (Aankomend & Verlopen) is alleen beschikbaar voor Admins via Admin > Workforce > Evenementen.

6. Evenementen inspiratie 🎯

Op zoek naar ideeën om te beginnen?

• 🍕 Pizza Party – trakteer je team op lunch
• 🤝 Cross-team meetup – stimuleer samenwerking
• 💬 Q&A met het management – houd de communicatie open
• 🧘 Wellness-uur – yoga, meditatie of samen pauzeren
• 📢 Belangrijke update – deel nieuws zonder RSVP's

💡 Zet evenementen slim in om de aanwezigheid op kantoor te vergroten en momenten te creëren waar gebruikers echt bij willen zijn.