Evenementen

Breng leven in de brouwerij op de werkvloer en stimuleer echte connecties met Evenementen in deskbird. Of je nu een lunch, een workshop of een bedrijfsbrede aankondiging organiseert, met Evenementen breng je mensen makkelijk samen en verhoog je de opkomst op kantoor.

Medewerkers ontdekken aankomende evenementen in hun planningsweergave, kunnen zich met één klik aanmelden en zien wie er nog meer komen—alles in één soepele flow.

1. Wat zijn Evenementen?
2. Een evenement aanmaken
3. Beheren wie evenementen kan aanmaken
4. Kalendersynchronisatie en RSVP-bijhouden
5. Evenementen bekijken en reageren
6. Evenement inspiratie

1. Wat zijn Evenementen?

Evenementen zijn bedoeld om enthousiasme en een gevoel van gemeenschap te creëren rond fysieke bijeenkomsten op kantoor. Medewerkers stimuleren om terug te komen naar kantoor en het optimaal benutten van werkplekken zijn belangrijke drijfveren voor productiviteit en betrokkenheid.

Met Evenementen heb je een krachtig hulpmiddel om:

• Medewerkers te motiveren naar kantoor te komen
• De teamcultuur te versterken door echte ontmoetingen
• Zichtbaarheid te geven aan belangrijke activiteiten en bedrijfsnieuws

Of het nu gaat om een teamlunch, een feestdag, een hybride workshop of een kantoorbrede aankondiging, met de Evenementen-functie van deskbird plan, deel en beheer je alles in slechts een paar klikken.

2. Een evenement aanmaken

Er zijn twee manieren om een evenement aan te maken, afhankelijk van je rol en rechten:

✅ Via de Admin

Global Admins en Office Admins kunnen naar
Admin > Workforce > Evenementen gaan en klikken op ➕ Evenement toevoegen.

Vul het formulier in met:

• Naam van het evenement en emoji
• Datum en tijd
• Genodigden: gebruikersgroepen, individuen of hele kantoren
• Locatie en optionele beschrijving
• RSVP- en e-mailinstellingen

Je kunt een deelnamelimiet instellen bij het aanmaken van een evenement. Na publicatie kan deze limiet niet meer worden aangepast. Zodra het maximum aantal gasten is bereikt, komen extra aanmeldingen automatisch op een wachtlijst. Als een bevestigde gast afzegt, schuift de volgende op de wachtlijst automatisch door naar het evenement. Op de evenementpagina zie je ook hoeveel plekken er nog vrij zijn, zodat alles transparant is voor organisatoren en deelnemers. Zo beheer je eenvoudig evenementen met een beperkte capaciteit, zoals workshops, kantoor-lunches of teamactiviteiten.

Klik op Evenement publiceren om het te delen 🎉

✅ Via de Planningsweergave (Persoonlijk overzicht)

Als je toestemming hebt, zie je een ➕-icoon naast “Bekijk alle aankomende evenementen” onder de kalender in je tabblad Planning. Klik hierop om direct vanuit je eigen overzicht een evenement aan te maken en in te dienen.

3. Beheren wie evenementen kan aanmaken 🔐

Standaard:

• Global Admins en Office Admins kunnen altijd evenementen aanmaken.

Global Admins kunnen rechten geven om evenementen aan te maken aan:

• Managers
   
• Gebruikers
   
• Groepsmanagers
   

💡 Deze rechten kun je aanpassen via het Rolrechten-paneel in het Evenementen-beheer.

📱 Platform beschikbaarheid

🗒️ Evenementen aanmaken en bewerken kan voorlopig alleen via de webversie.

4. Kalendersynchronisatie en RSVP-bijhouden

Als kalendersynchronisatie is ingeschakeld (Google of Microsoft), worden evenementen die in deskbird zijn aangemaakt automatisch toegevoegd aan de agenda’s van gebruikers.

Kalendergedrag:

• Ja → toegevoegd als Bezet
   
• Misschien → toegevoegd als Vrij
   
• Nee → agenda-item wordt verwijderd

RSVP stuurt ook een .ics-bestand via e-mail. Organisatoren kunnen er ook voor kiezen om RSVP-reacties voor specifieke evenementen uit te schakelen.

5. Evenementen bekijken en reageren

Medewerkers kunnen aankomende evenementen zien:

• Onder de kalender in de Planningsweergave, gemarkeerd met de 🎉-emoji op de datum
• Via Bekijk alle aankomende evenementen op de kalender
• Weergegeven onder het Planning-tabblad op de dag dat het evenement plaatsvindt

Als je op een evenement klikt, zie je:

• Locatie en tijd
• Wie er aanwezig zijn
• Gegevens van de organisator
• Beschrijving van het evenement

👉 Let op: De volledige lijst met evenementen (Aankomend & Verleden) is alleen beschikbaar voor Admins via Admin > Workforce > Evenementen.

6. Evenement inspiratie 🎯

Op zoek naar ideeën om te beginnen?

• 🍕 Pizza Party – trakteer je team op een lunch
• 🤝 Afdelings-overstijgende meetup – stimuleer samenwerking
• 💬 Q&A met het management – houd de communicatie open
• 🧘 Wellness-uur – yoga, meditatie of samen pauzeren
• 📢 Belangrijke update – deel nieuws zonder RSVP’s

💡 Gebruik evenementen strategisch om de aanwezigheid op kantoor te vergroten en momenten te creëren waar medewerkers graag bij willen zijn.