Plan je week

deskbird maakt het makkelijk om te plannen waar je elke dag werkt. Of dat nu op kantoor, op afstand of ergens anders is, je kunt je status handmatig instellen of je planning automatiseren met wekelijkse voorkeuren.

1. Handmatig plannen
2. Plannen van halve dagen
3. Plannen met wekelijkse voorkeuren
4. Geautomatiseerde boekingen
5. Plannen voor een andere gebruiker
6. Planningsstatussen aanpassen
7. Volg collega`s

1. Handmatig plannen

Als je bedrijf de Schedule-add-on heeft ingeschakeld, kun je je dagelijkse status direct bijwerken via je Persoonlijk overzicht. Je kunt ook het tabblad Collega's gebruiken om je werk te plannen. Daar kun je de planning tot een week terug aanpassen.

• Ga naar het tabblad Planning. Dit opent standaard wanneer je inlogt.
• Klik op een willekeurige dag—bijvoorbeeld Vandaag of Morgen.
• Selecteer je gewenste status:
  • Kantoor
  • Mobiel werken
  • Afwezig
  • Zakenreis
  • Vakantie

🔧 Opmerking: Deze opties kunnen door je bedrijf worden aangepast. Als de Desks-add-on actief is, word je bij het selecteren van Kantoor gevraagd om een desk te boeken voor die dag.

2. Plannen van halve dagen

Met Plannen van halve dagen kun je je dag nauwkeuriger indelen door te kiezen voor de eerste of tweede helft van de dag voor je status en deskboekingen. Deze functie zorgt er ook voor dat hybride werkbeleid en rapportages hierop worden aangepast. Zodra dit is ingeschakeld, kun je twee statussen op dezelfde dag selecteren—“Eerste helft” en “Tweede helft”. Als je een desk boekt voor slechts een halve dag, wordt je planningsstatus automatisch aangepast. Dit wordt gesynchroniseerd met werkpleklocaties in je agenda en deskreserveringen, zodat je altijd de juiste status en boekingen hebt.

• Opties voor halve dag: Zet "Halve dag" aan bij het maken van een planning
• Hybride werkbeleid: Bepaal of halve dagen meetellen als 0,5, 1 of worden uitgesloten van het beleid.
• Analytics-update: Workforce-dashboards bevatten nu ook gegevens van halve dagen, met een optie om deze te tonen of te verbergen.
• Kalendersynchronisatie: Halve dag-statussen worden gesynchroniseerd met werkpleklocaties in je agenda.
• Mobiel klaar: Volledig ondersteund op iOS en Android.

Instellen

Beheerders kunnen plannen van halve dagen voor alle gebruikers in deskbird in- of uitschakelen via Beheer > Workforce > Workforce-instellingen. Zodra dit is ingeschakeld:

• Stel het midden van de dag in (bijv. 13:00) onder Beheer > Werkplek > Kantoorinstellingen.
• Dit tijdstip bepaalt hoe de dag wordt gesplitst en heeft invloed op boekingsperiodes en aanwezigheidsregistratie.

💡 HRIS-synchronisatie voor halve dagen wordt ondersteund voor Personio en HiBob. Meer aanbieders volgen nog.

3. Plannen met wekelijkse voorkeuren

Met de functie Wekelijkse voorkeuren kun je je wekelijkse planning automatisch instellen op basis van je vaste gewoontes.

💡 Deze functie is beschikbaar vanaf het Desks Business-abonnement, of met de Workforce Business & Enterprise-abonnementen.

• Klik op je profielfoto of initialen linksonder.
• Selecteer Jouw voorkeuren.
• Kies je status voor elke werkdag (maandag t/m vrijdag).
• Klik op Opslaan om je voorkeuren toe te passen.

🛠️ Je kunt je voorkeuren op elk moment aanpassen.
🚫 Op dit moment worden zaterdag en zondag niet ondersteund.

Het systeem plant in eerste instantie tot 2 maanden vooruit; na de eerste instelling schuift het systeem elke maand automatisch door, zodat er steeds een maand afvalt en een nieuwe maand wordt toegevoegd. Zo blijft je planning altijd up-to-date.

⚠️ Door beperkingen van Microsoft en Google wordt de planningsstatus van wekelijkse voorkeuren niet gesynchroniseerd met een gekoppelde agenda.

4. Geautomatiseerde boekingen

Geautomatiseerde boekingen nemen herhalende boekingen uit handen door Wekelijkse voorkeuren te synchroniseren met de maximale boekingsperiode.

Beheerders kunnen dit inschakelen via Beheer > Desks, parkeren & meer: Boekingsinstellingen > Geautomatiseerde boeking, waar ze kunnen kiezen of gebruikers automatisering voor desks en parkeren mogen activeren.

Gebruikers vinden hun instellingen onder Profielfoto/initialen > Jouw voorkeuren: Geautomatiseerde boeking, waar ze desks of parkeerplekken kunnen aan- of uitzetten. De boekingslogica volgt een prioriteit: toegewezen ruimtes worden als eerste geboekt, daarna favorieten, vervolgens historisch meest gebruikte resources, zones en verdiepingen, en tot slot een willekeurige toewijzing. Verzoeken buiten de maximale boekingsperiode van de gebruiker worden uitgesteld en automatisch verwerkt op de eerstvolgende mogelijke datum.

💡 Het uitschakelen van geautomatiseerde boeking heeft geen invloed op reeds gemaakte boekingen.

💡 Toekomstige boekingen worden aangemaakt zodra elk kantoor wordt verwerkt. Omdat kantoren gelijkmatig over de dag verdeeld worden, verschijnen boekingen geleidelijk—dus als er iets ontbreekt, kan het later alsnog worden toegevoegd zodra de verwerking van dat kantoor is afgerond.

5. Plannen voor een andere gebruiker

Beheerders en managers kunnen de werkweek voor andere gebruikers plannen, zowel individueel als voor groepen. Dit helpt om de aanwezigheid van het team te coördineren en af te stemmen op de behoeften van het bedrijf.

• Ga naar het gedeelte Planning en selecteer het tabblad Collega's naast Persoonlijk overzicht.
• Selecteer in het dropdownmenu Alles, Volgend of een groep.
• Door te selecteren wordt hun planning geopend. Je kunt nu statussen kiezen zoals Kantoor, Mobiel werken of Zakenreis voor elke dag.
• Klik op Opslaan om te bevestigen. Als meldingen zijn ingeschakeld, worden teamleden per e-mail geïnformeerd.
• Optioneel kun je voor het opslaan een notitie toevoegen voor extra context.

📣 Deze functie is vooral handig voor teamleiders en managers die proactief willen plannen voor hun teams.

6. Planningsopties / statussen aanpassen

Planningsopties bepalen uit welke statussen gebruikers kunnen kiezen bij het plannen van hun werkweek (bijv. Kantoor, Mobiel werken, Afwezig, Zakenreis). Je kunt deze opties aanpassen zodat ze aansluiten bij de manier waarop jouw organisatie werkt.

Om planningsopties te beheren, ga je naar Beheer > Workforce > Workforce-instellingen.

Elke planningsoptie heeft de volgende eigenschappen:

• Status type — Selecteer een vooraf gedefinieerd type (bijv. Kantoor, Mobiel werken, Afwezig, Zakenreis) of kies Aangepast om je eigen type te maken.
• Aangepaste weergavenaam — Stel eventueel een aangepaste naam in die gebruikers zien in plaats van het standaardlabel. Let op: vooraf ingestelde planningsopties worden automatisch vertaald, maar als je een aangepaste naam toevoegt, vervallen deze automatische vertalingen.
• Kleur — Kies een kleur om elke optie visueel te onderscheiden in planningen en analytics.
• Actief / Inactief — Bepaal of de optie beschikbaar is voor gebruikers. Inactieve opties zijn verborgen in het planningsscherm.

Planningsoptie toevoegen: Klik op + Planningsoptie toevoegen om een nieuwe optie aan te maken. Deze verschijnt onderaan de lijst.

Opties herschikken: Planningsopties worden aan gebruikers getoond in de volgorde die je hier instelt. Gebruik de gripmarkeringen (⠿) links van elke rij om opties te verslepen naar de gewenste volgorde.

Planningsoptie verwijderen: Klik op het prullenbak-icoon rechts van een rij om een optie te verwijderen. Als er nog planningen zijn die deze optie gebruiken, krijg je een dialoogvenster met twee keuzes:

• Planningen migreren naar een andere planningsoptie en vervolgens de huidige verwijderen.
• Direct verwijderen — alle planningen en analytics die aan deze optie zijn gekoppeld, worden permanent verwijderd.

⚠️ "Ander kantoor" is een standaardoptie die niet kan worden bewerkt of verwijderd. Deze verschijnt onder de optie Kantoor in de webapp.

Als je klaar bent met aanpassen, klik je op Opslaan om de wijzigingen toe te passen. Klik op Resetten om niet-opgeslagen wijzigingen ongedaan te maken.

7. Volg collega`s

Wil je weten wanneer je favoriete collega`s op kantoor of op afstand werken, zodat je je planning daarop kunt afstemmen? Met de functie Volg collega`s zie je hun planningen in één oogopslag.

• Klik op een dag in je Persoonlijk overzicht.
• In een zijpaneel zie je wie er op kantoor gepland staan.
• Als je nog niemand volgt, klik dan op Volg collega`s om te beginnen.
• Klik op de ⭐ naast een naam om diegene te volgen. Een paarse ster betekent dat je die persoon volgt.
• Gebruik filters om te zoeken op kantoorfunctie (bijv. BHV'er, Brandwacht).
• Schakel tussen de tabbladen Alles of Volgend.

Je kunt ook naar het tabblad Collega's naast je Persoonlijk overzicht gaan voor een weekoverzicht van hun planningen.

🖼️ Tip: Voeg een profielfoto toe om je overzicht makkelijker te scannen.

💡 Let op: Afhankelijk van de privacy-instellingen van je bedrijf zijn sommige collega`s mogelijk niet zichtbaar.