Met de planningsfuncties van deskbird kunnen gebruikers en managers elke dag plannen waar er gewerkt wordt — op kantoor, op afstand of ergens anders. In dit artikel vind je de instellingen die beheerders kunnen aanpassen en de acties die managers kunnen uitvoeren. Wil je weten hoe gebruikers hun eigen planning instellen? Verwijs ze dan naar de sectie Voor gebruikers in dit helpcentrum.
- Gebruikersstatussen
- Wekelijkse voorkeuren
- Geautomatiseerde boeking
- Planning voor een andere gebruiker
1. Gebruikersstatussen
Gebruikers kunnen per dag hun werkstatus instellen via het tabblad Planning: Kantoor, Mobiel werken, Afwezig, Zakenreis of Vakantie. Deze opties kunnen per bedrijf worden aangepast. Als de Desks add-on actief is, worden gebruikers bij het kiezen van Kantoor gevraagd om een desk te boeken.
Status wordt gereset bij annulering van boeking: Wanneer de laatste boeking van een gebruiker voor die dag wordt geannuleerd en de status is Kantoor, vraagt deskbird om de status bij te werken. Zo blijft de aanwezigheidsinformatie actueel. Deze melding verschijnt alleen bij annuleringen door de gebruiker zelf — annuleringen door een beheerder en automatische annuleringen door gemiste check-ins activeren deze melding niet.
2. Wekelijkse voorkeuren
Gebruikers kunnen terugkerende weekplanningen (ma–vr) instellen via Profiel > Jouw voorkeuren, zodat hun status elke week automatisch wordt ingesteld zonder handmatige invoer. Het systeem plant tot 2 maanden vooruit en schuift elke maand door.
💡 Beschikbaar vanaf het Desks Business-abonnement, of met Workforce Business & Enterprise-abonnementen. Let op: wekelijkse voorkeuren worden niet gesynchroniseerd met gekoppelde Microsoft- of Google-agenda's.
3. Geautomatiseerde boeking
Geautomatiseerde boeking breidt wekelijkse voorkeuren uit door automatisch de daadwerkelijke desk- en parkeerboekingen te maken — dus niet alleen de status in te stellen. Als deze functie is ingeschakeld, boekt het systeem middelen op basis van een prioriteitenvolgorde: eerst toegewezen ruimtes, dan favorieten, vervolgens eerder gebruikte middelen/zones/etages, en tot slot een willekeurige toewijzing.
Je schakelt deze functie per kantoor in via Beheer > Desks, parkeren & meer: Boekingsinstellingen > Geautomatiseerde boeking. Je kiest of gebruikers automatisering mogen activeren voor desks, parkeren of allebei. Zodra het is ingeschakeld, kunnen gebruikers zelf automatisering aan- of uitzetten via Profielinstellingen > Hybride voorkeuren.
💡 Het uitschakelen van geautomatiseerde boeking heeft geen invloed op boekingen die al zijn gemaakt. Toekomstige boekingen worden aangemaakt zodra elk kantoor aan de beurt is — omdat kantoren verspreid over de dag worden verwerkt, verschijnen boekingen geleidelijk en niet allemaal tegelijk.
4. Planning voor een andere gebruiker
Beheerders en managers kunnen de werkweek plannen voor andere gebruikers — individueel of voor hele groepen. Dit is handig om de aanwezigheid van het team op elkaar af te stemmen en aan te sluiten bij de behoeften van het bedrijf.
- Ga naar Planning en kies het tabblad Collega's.
- Selecteer in het dropdownmenu Alle, Volgend of een specifieke groep.
- Selecteer een gebruiker om diens planning te openen en stel per dag de status in (Kantoor, Mobiel werken, Zakenreis, enz.).
- Voeg eventueel een notitie toe voor extra context en klik op Opslaan. Als meldingen zijn ingeschakeld, ontvangt de gebruiker een e-mail over de wijziging.
💡 Je kunt de planning van een gebruiker ook tot een week terug aanpassen via het tabblad Collega's.