Met Hybride werkbeleid neemt deskbird het tijdrovende en handmatige rekenwerk uit handen om bij te houden hoeveel dagen medewerkers op kantoor of thuis zijn geweest. De aanwezigheid van medewerkers wordt automatisch bijgehouden, wat tijd bespaart en menselijke fouten minimaliseert, zodat managers zich op andere taken kunnen richten. Door een minimum of maximum aantal dagen voor thuiswerken of aanwezigheid op kantoor in te stellen, stimuleer je medewerkers om hun week zelfstandig te plannen binnen een duidelijk kader.
- Beleid aanmaken
- Bestaande beleidsregels bewerken / verwijderen
- Wat zien managers / medewerkers?
- Veelgestelde vragen
1. Beleid aanmaken
💡 Let op: Alleen globale beheerders kunnen Hybride werkbeleid aanmaken of bewerken.
Regels instellen voor een beleid
Bij het aanmaken van een beleid bepaal je hoe medewerkers geacht worden te werken:
- Kantoordagen: Stel het minimum of het verplichte aantal dagen in waarop medewerkers op kantoor moeten werken.
- Thuiswerkdagen: Bepaal hoeveel dagen thuiswerken is toegestaan.
- Flexibel bereik: Laat medewerkers zelf hun kantoordagen kiezen binnen een vastgesteld minimum en maximum.
- Duur: Kies of het beleid wekelijks, maandelijks of jaarlijks geldt.
Je kunt ook vaste kantoordagen instellen om samenwerking te bevorderen en het gebruik van werkplekken te optimaliseren.
Gebruikers en groepen toewijzen aan een beleid
Toewijzen aan gebruikersgroepen of individuen
- Pas beleid toe op gebruikersgroepen (bijv. afdelingen of teams).
- Stel groepen handmatig in, via HRIS of via SCIM.
- Voeg uitzonderingen toe voor specifieke gebruikers binnen een groep.
Toewijzen aan het hele bedrijf
- Pas één beleid toe voor de hele organisatie.
- Gebruik uitzonderingen om specifieke gebruikers uit te sluiten van het bedrijfsbrede beleid.
Ingangsdatum instellen
Bepaal wanneer het beleid van kracht wordt:
- Direct
- Aan het begin van de volgende maand
- Op een aangepaste datum
Kies een goedkeuringsproces
Je kunt bepalen of het weekschema van medewerkers goedkeuring van de manager vereist.
- Geen goedkeuring: Aanwezigheid wordt automatisch bijgehouden.
- Goedkeuring vereist: Managers beoordelen en keuren de schema's van medewerkers goed.
Aangepaste statusinstellingen configureren
Niet alle statussen zijn duidelijk "Kantoor" of "Thuis". Beheerders kunnen bepalen hoe andere statussen (zoals Zakenreis, Training) worden meegeteld.
Zo doe je dat:
- Ga naar het tabblad Hybride werkbeleid.
- Klik op "Aangepaste statusinstellingen".
- Bepaal of elke status als kantoordag of thuiswerkdag moet meetellen.
💡 Nieuwe of aangepaste statussen nodig? Neem contact op met ons team via support@deskbird.com om wijzigingen door te voeren.
Een beleidsrapport downloaden
Beheerders kunnen een Excel-rapport downloaden om de naleving van een actief beleid te volgen. Het rapport is alleen beschikbaar als:
- Het beleid een wekelijkse regel heeft.
- Er minstens één gebruiker is toegewezen.
- Het beleid al actief is.
Met rapporten kun je zien welke medewerkers zich aan de regels houden en trends ontdekken in thuiswerken versus werken op kantoor.
2. Bestaande beleidsregels bewerken / verwijderen
Beleid bewerken
- Actieve beleidsregels: Je kunt alleen de naam van het beleid en de toegewezen gebruikers bewerken.
- Geplande (toekomstige) beleidsregels: Je kunt alle instellingen bewerken, inclusief regels en vaste dagen.
Beleid verwijderen
Je kunt een beleid op elk moment verwijderen. Als je dit doet, wordt het beleid verwijderd voor alle toegewezen medewerkers en kan dit niet ongedaan worden gemaakt.
3. Wat zien managers / medewerkers?
Managerweergave
Managers krijgen toegang tot een tabblad Jouw team in deskbird:
- Bekijk de aanwezigheid van alle teamleden op één plek.
- Keur werkdagverzoeken van medewerkers goed of wijs ze af.
- Houd bij wie zich aan het hybride werkbeleid houdt.
Dit zorgt voor betere planning en teamcoördinatie.
💡 Het tabblad Jouw team wordt alleen weergegeven als de persoon directe rapportages heeft toegewezen gekregen, op basis van managerrelaties.
Medewerkerweergave
Met goedkeuring van de manager
- Medewerkers dienen een verzoek in voor hun werkdagen.
- Managers keuren het verzoek goed of wijzen het af.
- Als het verzoek wordt goedgekeurd, is de status bevestigd.
- Als het verzoek wordt afgewezen, ontvangt de medewerker een e-mail en wordt de status geweigerd.
Zonder goedkeuring van de manager
- Er is geen goedkeuring nodig — aanwezigheid wordt direct bevestigd.
Medewerkers kunnen hun nalevingsstatus op elk moment bekijken via de deskbird-feed (web of mobiel).
Als bepaalde weekdagen als kantoordagen zijn aangewezen binnen een hybride regel (bijvoorbeeld maandag en vrijdag), worden deze door het systeem gezien als vaste kantoordagen. Als er op zo'n dag een andere status wordt ingevoerd, zal het systeem dit markeren en een waarschuwing tonen. Een 💡-symbool geeft aan op welke dagen de gebruiker niet voldoet aan de vastgestelde kantoordagen.
4. Veelgestelde vragen
Het tabblad Jouw team verschijnt alleen als je bent toegewezen als manager voor mensen die onder een hybride werkbeleid vallen dat goedkeuring vereist. Als er geen goedkeuringsproces actief is of er geen directe rapportages zijn toegewezen, wordt het tabblad niet weergegeven. Je kunt managerrelaties instellen onder Admin Gebruikersbeheer Managerrelaties.
Nee. Bestaande boekingen blijven behouden als een schema-aanvraag wordt afgewezen. Het goedkeuringsproces geldt alleen voor de wekelijkse statussen en planning, niet voor individuele resourceboekingen. Als een verzoek wordt afgewezen, moet de medewerker zijn of haar planning aanpassen en een nieuw verzoek indienen. Zodra de manager het bijgewerkte verzoek goedkeurt, blijven dezelfde boekingen gewoon gelden.
Nee. Elke gebruiker kan maar aan één actief hybride werkbeleid tegelijk worden toegewezen. Als een gebruiker deel uitmaakt van een groep die al een beleid heeft, kun je uitzonderingen gebruiken om hem of haar uit te sluiten en een ander beleid individueel toe te wijzen.
Als een medewerker wordt overgeplaatst naar een andere gebruikersgroep met een eigen hybride werkbeleid, geldt automatisch het beleid van de nieuwe groep. Als de nieuwe groep geen beleid heeft, valt de medewerker niet langer onder een hybride werkbeleid, tenzij er individueel een beleid wordt toegewezen of er een bedrijfsbreed beleid is ingesteld.
Nee. Bij actieve regelingen kun je alleen de naam van de regeling en de toegewezen gebruikers aanpassen. Wil je de regels wijzigen (bijvoorbeeld het aantal verplichte dagen of vaste kantoordagen), dan moet je een nieuwe regeling aanmaken met de aangepaste regels en deze toewijzen aan de betreffende gebruikers. Geplande (toekomstige) regelingen kun je nog volledig aanpassen tot de ingangsdatum.