Met Hybride werkbeleid neemt deskbird je het tijdrovende en handmatige rekenwerk uit handen om bij te houden hoeveel dagen medewerkers op kantoor of thuis zijn geweest. De aanwezigheid van medewerkers wordt automatisch bijgehouden, waardoor je tijd bespaart en menselijke fouten tot een minimum beperkt blijven. Zo kunnen managers zich op andere taken richten. Door een minimum of maximum aantal dagen voor thuiswerken of kantoorbezoek in te stellen, stimuleer je medewerkers om hun week zelfstandig te plannen binnen een duidelijk kader.
- Beleid aanmaken
- Bestaande beleidsregels bewerken / verwijderen
- Wat zien managers / medewerkers?
- Veelgestelde vragen
1. Beleid aanmaken
💡 Let op: Alleen globale beheerders kunnen Hybride werkbeleid aanmaken of bewerken.
Regels instellen voor een beleid
Bij het aanmaken van een beleid bepaal je hoe medewerkers geacht worden te werken:
- Kantoordagen: Stel het minimum of het vereiste aantal dagen in waarop medewerkers op kantoor moeten werken.
- Thuiswerkdagen: Bepaal hoeveel thuiswerkdagen zijn toegestaan.
- Flexibel bereik: Laat medewerkers hun kantoordagen kiezen binnen een vastgesteld minimum en maximum.
- Periode: Kies of het beleid geldt per week, maand of jaar.
⚠️ Belangrijk voor jaarlijkse beleidsregels: Aanwezigheidsgegevens worden na een bepaalde periode geanonimiseerd. De standaardinstelling is 180 dagen en dit is ook de aanbevolen instelling: persoonlijke aanwezigheidsgegevens worden alleen zo lang bewaard als meestal nodig is. De gegevens zelf worden niet verwijderd, maar de koppeling met de individuele gebruiker wordt verwijderd.
Een jaarlijks beleid heeft een volledig jaar aan gebruikers-gekoppelde data nodig om correct te tellen. Met de aanbevolen periode van 180 dagen vallen de dagen uit de eerste helft van het jaar gaandeweg buiten de berekening.
Wil je een jaarlijks beleid hanteren, dan moet de anonimiseringstermijn verlengd worden naar minimaal 366 dagen. Overleg hiervoor eerst met je functionaris gegevensbescherming of degene die binnen jouw organisatie verantwoordelijk is voor gegevensbewaring, of je persoonlijke aanwezigheidsgegevens zo lang mag bewaren — langer bewaren dan de aanbevolen standaard is een bewuste keuze van je organisatie. Is dit akkoord, neem dan contact op met support@deskbird.com om de periode aan te passen. De wijziging is niet met terugwerkende kracht: reeds geanonimiseerde gebruikerskoppelingen kunnen niet worden hersteld.
Je kunt ook vaste kantoordagen instellen om samenwerking te bevorderen en het gebruik van werkplekken te optimaliseren.
Gebruikers en groepen toewijzen aan een beleid
Toewijzen aan gebruikersgroepen of individuen
- Pas beleid toe op gebruikersgroepen (bijvoorbeeld afdelingen of teams).
- Stel groepen handmatig in, via HRIS of via SCIM.
- Voeg uitzonderingen toe voor specifieke gebruikers binnen een groep.
Toewijzen aan het hele bedrijf
- Pas één beleid toe op de hele organisatie.
- Gebruik uitzonderingen om specifieke gebruikers uit te sluiten van het bedrijfsbrede beleid.
Ingangsdatum instellen
Bepaal wanneer het beleid van kracht wordt:
- Direct
- Aan het begin van de volgende maand
- Op een aangepaste datum
Kies een goedkeuringsproces
Je kunt bepalen of het weekschema van medewerkers goedkeuring van de manager vereist.
- Geen goedkeuring: Aanwezigheid wordt automatisch bijgehouden.
- Goedkeuring vereist: Managers beoordelen en keuren de schema's van medewerkers goed.
Aangepaste statusinstellingen configureren
Niet alle statussen zijn duidelijk "Kantoor" of "Thuis". Je kunt zelf bepalen hoe andere statussen (zoals Zakenreis, Training) worden meegeteld.
Zo doe je dat:
- Ga naar het tabblad Hybride werkbeleid.
- Klik op "Aangepaste statusinstellingen".
- Bepaal of elke status als kantoordag of thuiswerkdag moet tellen.
💡 Nieuwe of aangepaste statussen nodig? Neem contact op met ons team via support@deskbird.com om wijzigingen door te voeren.
Een beleidsrapport downloaden
Je kunt een Excel-rapport downloaden om de naleving van een actief beleid te volgen. Het rapport is alleen beschikbaar als:
- Het beleid een wekelijkse regel heeft.
- Er minstens één gebruiker is toegewezen.
- Het beleid al actief is.
Met rapporten kun je zien welke medewerkers zich aan de regels houden en trends ontdekken in thuiswerken versus werken op kantoor.
2. Bestaande beleidsregels bewerken / verwijderen
Beleid bewerken
- Actieve beleidsregels: Je kunt alleen de naam van het beleid en de toegewezen gebruikers bewerken.
- Geplande (toekomstige) beleidsregels: Je kunt alle instellingen bewerken, inclusief regels en vaste dagen.
Beleid verwijderen
Je kunt een beleid op elk moment verwijderen. Het beleid wordt dan verwijderd voor alle toegewezen medewerkers en dit kan niet ongedaan worden gemaakt.
3. Wat zien managers / medewerkers?
Managerweergave
Managers krijgen toegang tot een tabblad Jouw team in deskbird:
- Bekijk de aanwezigheid van alle teamleden op één plek.
- Keur werkdagverzoeken van medewerkers goed of wijs ze af.
- Houd bij wie zich aan het hybride werkbeleid houdt.
Dit zorgt voor betere planning en teamcoördinatie.
💡 Het tabblad Jouw team wordt alleen weergegeven als iemand directe rapportages toegewezen heeft gekregen op basis van managerrelaties.
Medewerkerweergave
Met goedkeuring van de manager
- Medewerkers dienen een verzoek in voor hun werkdagen.
- Managers keuren het verzoek goed of wijzen het af.
- Bij goedkeuring wordt de status bevestigd.
- Bij afwijzing ontvangt de medewerker een e-mail en wordt de status afgewezen.
Zonder goedkeuring van de manager
- Er is geen goedkeuring nodig — aanwezigheid wordt direct bevestigd.
Medewerkers kunnen hun nalevingsstatus op elk moment bekijken via de deskbird-feed (web of mobiel).
Als bepaalde weekdagen als kantoordagen zijn aangewezen binnen een hybride regel (bijvoorbeeld maandag en vrijdag), behandelt het systeem deze als vaste kantoordagen. Wordt er op zo'n dag een andere status ingevoerd, dan wordt dit gemarkeerd en verschijnt er een waarschuwing. Met een 💡-symbool worden de dagen gemarkeerd waarop de gebruiker zich niet aan de vastgestelde kantoordagen houdt.
4. Veelgestelde vragen
Het tabblad Jouw team verschijnt alleen voor gebruikers die als manager zijn toegewezen aan mensen die onder een hybride werkbeleid met goedkeuringsproces vallen. Als er geen goedkeuringsproces actief is of er zijn geen directe rapportages toegewezen, wordt het tabblad niet weergegeven. Je kunt managerrelaties instellen onder Beheer > Gebruikersbeheer > Managerrelaties.
Nee. Bestaande boekingen blijven behouden als een schema-verzoek wordt afgewezen. Het goedkeuringsproces geldt alleen voor wekelijkse statussen en planningen, niet voor individuele resourceboekingen. Wordt een verzoek afgewezen, dan moet de medewerker zijn planning aanpassen en een nieuw verzoek indienen. Zodra de manager het bijgewerkte verzoek goedkeurt, blijven dezelfde boekingen van kracht.
Nee. Elke gebruiker kan maar aan één actief hybride werkbeleid tegelijk worden toegewezen. Als een gebruiker deel uitmaakt van een groep die al een beleid heeft, kun je uitzonderingen gebruiken om hem of haar uit te sluiten en vervolgens individueel een ander beleid toewijzen.
Als een medewerker naar een andere gebruikersgroep verhuist die een eigen hybride werkbeleid heeft, geldt automatisch het beleid van de nieuwe groep. Heeft de nieuwe groep geen beleid, dan valt de medewerker niet langer onder een hybride werkbeleid, tenzij er individueel een beleid wordt toegewezen of er een bedrijfsbreed beleid is ingesteld.
Nee. Bij actieve beleidsregels kun je alleen de naam van het beleid en de toegewezen gebruikers bewerken. Wil je de regels aanpassen (bijvoorbeeld het aantal verplichte dagen of vaste kantoordagen), dan moet je een nieuw beleid aanmaken met de aangepaste regels en dit toewijzen aan de betreffende gebruikers. Geplande (toekomstige) beleidsregels kunnen tot de ingangsdatum volledig worden bewerkt.
Aanwezigheidsgegevens worden na de ingestelde anonimiseringstermijn losgekoppeld van de individuele gebruiker. De standaard en aanbevolen instelling is 180 dagen, waardoor een jaarlijks beleid gaandeweg de oudste dagen uit de telling verliest. Om een volledig jaar te tellen, is een anonimiseringstermijn van minimaal 366 dagen nodig. Je organisatie moet dan wel toestemming hebben om persoonlijke aanwezigheidsgegevens zo lang te bewaren. Is dat intern bevestigd, dan kan de periode op verzoek worden aangepast via support@deskbird.com. De wijziging werkt niet met terugwerkende kracht.
Als er gearchiveerde exports of gegevens via de Public API beschikbaar zijn, kan het gebruik tot nu toe buiten deskbird worden berekend. Maak een tijdelijk beleid aan dat alleen geldt voor de resterende toelage of verplichting voor de rest van het jaar, en ga bij de volgende jaarwisseling weer terug naar het standaard jaarlijkse beleid.
Zonder een historische kopie kan het exacte gebruik per gebruiker niet worden gereconstrueerd. In dat geval is een maandelijks of wekelijks beleid betrouwbaarder voor de rest van het jaar.
Regelmatige exports uit Workforce analytics (bijvoorbeeld elk kwartaal) of een terugkerende extractie via de Public API werken goed als archief en audit trail. Let op: deze exports worden niet teruggekoppeld naar de teller van het hybride werkbeleid, dus ze zijn geen vervanging voor een voldoende lange anonimiseringstermijn.