Met Hybride werkbeleid elimineert deskbird de noodzaak voor tijdrovende en handmatige berekeningen van hoeveel dagen werknemers op kantoor of thuis zijn geweest.
Met deze functie wordt de aanwezigheid van werknemers automatisch bijgehouden. Het beheer van aanwezigheidsbeleid bespaart tijd en minimaliseert menselijke fouten, waardoor managers zich op andere taken kunnen concentreren.
Bovendien, wanneer je minimum- of maximumdagen instelt voor thuiswerken of naar kantoor komen, moedig je werknemers aan om hun week zelfstandig te plannen binnen een duidelijk kader.
1. Hoe maak je een Hybride Werkbeleid
💡 Opmerking: Alleen globale beheerders kunnen Hybride werkbeleid maken of bewerken.
Regels instellen voor een beleid
Bij het maken van een beleid bepaal je hoe werknemers geacht worden te werken:
- Dagen op locatie: Stel minimum- of verplichte dagen in waarop werknemers op kantoor moeten werken.
- Thuiswerkdagen: Bepaal hoeveel thuiswerkdagen zijn toegestaan.
- Flexibel bereik: Laat werknemers hun kantoordagen kiezen binnen een gedefinieerd minimum en maximum.
- Duur: Kies of het beleid wekelijks, maandelijks of jaarlijks van toepassing is.
Je kunt ook vaste kantoordagen definiëren om samenwerking te garanderen en het gebruik van werkruimte te optimaliseren.
Gebruikers en Groepen aan een Beleid Toewijzen
Hybride werkbeleid toewijzingen kunnen als volgt worden geconfigureerd
Toewijzen aan gebruikersgroepen of individuen
- Beleid toepassen op gebruikersgroepen (bijv. afdelingen of teams).
- Groepen handmatig instellen, via HRIS of via SCIM.
- Uitzonderingen toevoegen voor specifieke gebruikers in een groep.
Toewijzen aan het hele bedrijf
- Een enkel beleid bedrijf breed toepassen.
- Gebruik uitzonderingen om specifieke gebruikers uit te sluiten van het bedrijf brede beleid.
Ingangsdatum Instellen
Bepaal wanneer het beleid van kracht moet worden:
- Onmiddellijk
- Aan het begin van de volgende maand
- Op een aangepaste datum
Kies een Goedkeuringsworkflow
Je kunt beslissen of het weekschema van de werknemers de goedkeuring van de manager vereist.
- Geen goedkeuring: Aanwezigheid wordt automatisch bijgehouden.
- Goedkeuring vereist: Managers beoordelen en keuren de schema's van werknemers goed.
Aangepaste Statusinstellingen Configureren
Niet alle statustypen zijn duidelijk "Kantoor" of "Thuis". Beheerders kunnen bepalen hoe andere statussen (bijv. Zakenreis, Training) worden geteld.
Om dit te doen:
- Ga naar het tabblad Hybride Werkbeleid.
- Klik op "Aangepaste Statusinstellingen".
- Bepaal of elke status als op locatie of thuis moet worden geteld.
💡 Nieuwe of aangepaste statussen nodig? Neem contact op met ons team via support@deskbird.com om wijzigingen aan te brengen.
Een Beleidsrapport Downloaden
Beheerders kunnen een Excel-rapport downloaden om de naleving van een actief beleid te volgen. Het rapport is alleen beschikbaar als:
- Het beleid een wekelijkse regel heeft.
- Er ten minste één gebruiker is toegewezen.
- Het beleid al actief is.
Rapporten helpen je te monitoren welke werknemers de regels volgen en trends in thuis- versus kantoorwerk te ontdekken.
2. Een Beleid Bewerken
- Voor actieve beleidsregels: Je kunt alleen de naam van het beleid en toegewezen gebruikers bewerken.
- Voor geplande (toekomstige) beleidsregels: Je kunt alle instellingen bewerken, inclusief regels en vaste dagen.
Een Beleid Verwijderen
Je kunt een beleid op elk moment verwijderen. Het verwijderen zal het beleid van alle toegewezen werknemers verwijderen en kan niet ongedaan worden gemaakt.
3. Wat zien managers/gebruiker?
Hoe Ziet Het Er Uit Voor Managers?
Managers krijgen toegang tot een Teamweergave in deskbird:
- Bekijk de aanwezigheid van alle teamleden op één plek.
- Keur werkdagverzoeken van werknemers goed of af.
- Monitor wie hun hybride werkbeleid volgt.
Dit maakt betere planning en teamcoördinatie mogelijk.
💡 Het tabblad Je team wordt alleen weergegeven als de persoon directe rapporten toegewezen heeft gekregen, gebaseerd op managerrelaties.
Hoe Ziet Het Er Uit Voor Werknemers?
Met Manager Goedkeuring
- Werknemers dienen een verzoek in voor hun werkdagen.
- Managers keuren het verzoek goed of af.
- Als het goedgekeurd is, wordt de status bevestigd.
- Als het afgewezen is, ontvangt de werknemer een e-mail en wordt de status afgewezen.
Zonder Manager Goedkeuring
- Geen goedkeuring nodig — aanwezigheid wordt direct bevestigd.
Werknemers kunnen hun nalevingsstatus op elk moment bekijken via de deskbird-feed (web of mobiel).
Als bepaalde weekdagen zijn aangewezen als kantoordagen onder een hybride regel (bijv. maandag en vrijdag), behandelt het systeem deze als vaste kantoorbezettingsdagen. Als er op een van deze dagen een andere status wordt ingevoerd, zal het systeem dit markeren en een waarschuwing weergeven. Een gloeilampsymbool 💡 markeert de dagen waarop de gebruiker de gedefinieerde kantoordagen niet volgt.