Workforce-instellingen

Met Workforce-instellingen kun je bepalen hoe het plannen werkt binnen je organisatie in deskbird. Op één pagina kun je het plannen van halve dagen inschakelen, de planningsstatussen die je gebruikers zien aanpassen — inclusief hun kleur en pictogram — en regelen hoe ver terug verschillende rollen oude planningen kunnen bekijken en bewerken. Zo sluit je planningsinstelling perfect aan op hoe je teams echt werken.

1. Workforce-instellingen openen
2. Plannen van halve dagen
3. Toegang tot oude planningen
4. Planningsstatussen
5. Veelgestelde vragen

1. Workforce-instellingen openen

Workforce-instellingen worden beheerd door globale beheerders in de Admin portal.

Om de pagina te openen, ga je naar Admin > Workforce > Workforce-instellingen.

Vanaf hier kun je drie onderdelen instellen:

• Plannen van halve dagen — schakel halve dag-planningen in of uit voor alle gebruikers.
• Toegang tot oude planningen — bepaal hoe ver terug gebruikers en beheerders oude planningen kunnen bekijken en bewerken.
• Planningsstatussen — beheer de statussen die gebruikers kunnen kiezen bij het plannen van hun werkweek, inclusief de kleur en het pictogram dat bij elke status hoort.

Elke sectie heeft eigen knoppen voor Opslaan en Resetten. Wijzigingen worden pas actief als je op Opslaan klikt.

2. Plannen van halve dagen

Met plannen van halve dagen kunnen gebruikers twee verschillende statussen voor dezelfde dag plannen — bijvoorbeeld Office in de ochtend en Mobile work in de middag. Dit is handig voor teams met flexibele hybride werkvormen, gesplitste diensten of halve dagen vrij.

Plannen van halve dagen inschakelen

1. Ga naar Admin > Workforce > Workforce-instellingen.
2. Zet onder Plannen van halve dagen de schakelaar Plannen van halve dagen inschakelen voor alle gebruikers in deskbird aan.
3. Klik op Opslaan.

Als dit is ingeschakeld, kunnen gebruikers twee verschillende statussen voor dezelfde dag plannen. Bij het instellen van beleid kun je bepalen hoe halve dagen worden berekend, zodat alles goed wordt bijgehouden en voldoet aan de regels.

Het middelpunt van de dag instellen

Het middelpunt bepaalt hoe een werkdag wordt gesplitst in twee helften en heeft invloed op boekingsperiodes en aanwezigheidsregistratie.

Om dit in te stellen, ga je naar Admin > Workspace > Kantoorinstellingen en stel je het middelpunt in (bijvoorbeeld 13:00) voor het betreffende kantoor.

💡 Tip: HRIS-synchronisatie voor plannen van halve dagen wordt ondersteund voor Personio en HiBob. Meer aanbieders volgen nog.

3. Toegang tot oude planningen

Het onderdeel Toegang tot oude planningen bepaalt hoe ver terug verschillende gebruikersrollen oude planningen kunnen bekijken en bewerken. Zo kun je de toegang tot planningen afstemmen op de compliance-, HR- en rapportage-eisen van je bedrijf.

Je kunt twee aparte rolgroepen instellen, elk met een eigen periode voor bekijken en bewerken.

Reguliere gebruikers, groepsmanagers en lijnmanagers

Bepaalt toegang tot planningen van collega's (bekijken), eigen planningen (bekijken en bewerken) en planningen van beheerde collega's (bekijken en bewerken).

• Toegang bekijken — aantal weken terug dat deze gebruikers planningen kunnen bekijken.
• Toegang bewerken — aantal weken terug dat deze gebruikers planningen kunnen bewerken.

Globale beheerders, kantoorbeheerders, managers en bijbehorende aangepaste functies

Bepaalt toegang tot alle planningen van collega's (bekijken en bewerken). Dit geldt ook voor alle aangepaste functies met de rechten Planningen van alle gebruikers bekijken en Planningen van alle gebruikers beheren.

• Toegang bekijken — aantal weken terug dat deze rollen planningen kunnen bekijken.
• Toegang bewerken — aantal weken terug dat deze rollen planningen kunnen bewerken.

Instellingsregels

• Zowel de periodes voor bekijken als bewerken kunnen worden ingesteld van 0 tot 52 weken.
• Als je een waarde op 0 zet, wordt toegang tot oude planningen voor die rolgroep volledig uitgeschakeld.
• De bewerkperiode mag niet langer zijn dan de bekijkperiode — gebruikers moeten een planning kunnen zien voordat ze deze kunnen bewerken.
• De standaardwaarde is 1 week voor zowel bekijken als bewerken. Bedrijven die niets aanpassen, houden deze standaard.

Als je je wijzigingen hebt gemaakt, klik je op Opslaan om ze toe te passen. Klik op Resetten om niet-opgeslagen wijzigingen ongedaan te maken.

⚠️ Belangrijk: Wie welke planning mag bekijken of bewerken hangt nog steeds af van de rol van de gebruiker (globale beheerder, kantoorbeheerder, manager, groepsmanager, lijnmanager) of de rechten van een aangepaste functie. De instellingen voor oude planningen bepalen alleen de periode voor die toegang — niet welke planningen elke rol kan bereiken.

4. Planningsstatussen

Planningsstatussen bepalen welke opties gebruikers kunnen kiezen bij het plannen van hun werkweek — bijvoorbeeld Office, Mobile work, Absent of Business travel. Je kunt deze statussen aanpassen zodat ze passen bij hoe jouw organisatie werkt, en elke status een eigen kleur en pictogram geven zodat ze overal in het product direct herkenbaar zijn.

Status-eigenschappen

Elke planningsstatus heeft de volgende eigenschappen:

• Statustype — kies een vooraf gedefinieerd type (Office, Mobile work, Absent, Business travel) of kies Aangepast om je eigen status te maken.
• Aangepaste weergavenaam — stel eventueel een aangepaste naam in die gebruikers zien in plaats van het standaardlabel. Let op: vooraf ingestelde planningsstatussen worden automatisch vertaald, maar als je een aangepaste weergavenaam toevoegt, vervallen deze automatische vertalingen. Voor aangepaste statussen is een weergavenaam verplicht.
• Kleur — kies een kleur om elke status visueel te onderscheiden in planningen en analytics.
• Pictogram — kies een passend pictogram uit de lijst met suggesties zodat de status in één oogopslag herkenbaar is.
• Actief / Inactief — bepaal of de status beschikbaar is voor gebruikers. Inactieve statussen zijn verborgen in het planningsoverzicht.

Een statuskleur en pictogram instellen

Planningsstatussen hebben een vernieuwde uitstraling met consistente kleuren in deskbird. Als beheerder bepaal je hoe elke status eruitziet:

1. Ga naar Admin > Workforce > Workforce-instellingen en open het onderdeel Planningsstatussen.
2. Selecteer de status die je wilt opmaken.
3. Kies een kleur en een pictogram uit de lijst met suggesties.
4. Klik op Opslaan.

De opmaak die je instelt geldt overal waar de status wordt getoond, zowel op web als mobiel:

• Persoonlijk overzicht
• Wekelijkse voorkeuren
• Planning van collega's
• Planning van je team
• Collega-overzicht

💡 Tip: De opmaak wordt automatisch gesynchroniseerd. Zodra je opslaat, zien alle gebruikers de nieuwe kleur en het nieuwe pictogram — zij hoeven niets te doen.

Een planningsstatus toevoegen

Klik op + Planningsstatus toevoegen om een nieuwe status aan te maken. De nieuwe status verschijnt onderaan de lijst. Kies een statustype, voeg eventueel een aangepaste weergavenaam toe, kies een kleur en pictogram, en zorg dat de schakelaar op Actief staat. Klik daarna op Opslaan.

Statussen herschikken

Planningsstatussen worden aan gebruikers getoond in de volgorde die je hier instelt. Gebruik de gripmarkeringen (⠟) links van elke rij om statussen te verslepen naar de gewenste volgorde en klik daarna op Opslaan.

Een planningsstatus verwijderen

Klik op het prullenbak-icoon rechts van een rij om een status te verwijderen. Als er nog planningen zijn die deze status gebruiken, krijg je een keuze tussen twee acties:

• Migreren — bestaande planningen overzetten naar een andere status en daarna de huidige status verwijderen.
• Direct verwijderen — alle planningen en analytics die aan deze status gekoppeld zijn worden permanent verwijderd.

⚠️ Belangrijk: Other office is een standaardstatus die niet kan worden aangepast of verwijderd. Deze verschijnt onder de status Office in de webapp.

5. Veelgestelde vragen