Workforce-instellingen

Met Workforce-instellingen kun je bepalen hoe het plannen werkt binnen je organisatie in deskbird. Op één pagina kun je het plannen van halve dagen inschakelen, de planningsstatussen die je gebruikers zien aanpassen — inclusief hun kleur, pictogram en of ze voor een halve dag gekozen kunnen worden — en bepalen hoe ver terug verschillende rollen oude planningen kunnen bekijken en bewerken. Zo sluit je planningsinstelling perfect aan op hoe je teams echt werken.

1. Workforce-instellingen openen
2. Plannen van halve dagen
3. Toegang tot oude planningen
4. Planningsstatussen
5. Veelgestelde vragen

1. Workforce-instellingen openen

Workforce-instellingen worden beheerd door globale beheerders in de Admin portal.

Om de pagina te openen, ga je naar Admin > Workforce > Workforce-instellingen.

Vanaf hier kun je drie onderdelen instellen:

• Plannen van halve dagen — schakel halve dag-planningen voor alle gebruikers in of uit.
• Toegang tot oude planningen — bepaal hoe ver terug gebruikers en beheerders oude planningen kunnen bekijken en bewerken.
• Planningsstatussen — beheer de statussen die gebruikers kunnen kiezen bij het plannen van hun werkweek, inclusief de kleur en het pictogram per status en of een status voor een halve dag gekozen kan worden.

Elke sectie heeft eigen Opslaan en Resetten knoppen. Wijzigingen worden pas actief als je op Opslaan klikt.

2. Plannen van halve dagen

Met plannen van halve dagen kunnen gebruikers twee verschillende statussen voor dezelfde dag plannen — bijvoorbeeld Kantoor in de ochtend en Mobiel werken in de middag. Dit is handig voor teams met flexibele hybride werkvormen, gesplitste diensten of gedeeltelijke vrije dagen.

Plannen van halve dagen inschakelen

1. Ga naar Admin > Workforce > Workforce-instellingen.
2. Zet onder Plannen van halve dagen de schakelaar Halve dag-planningen inschakelen voor alle gebruikers in deskbird aan.
3. Klik op Opslaan.

Na het inschakelen kunnen gebruikers twee verschillende statussen voor dezelfde dag plannen. Bij het instellen van beleid kun je bepalen hoe halve dagen worden berekend, zodat alles goed wordt bijgehouden en voldoet aan de regels.

Als bepaalde statussen alleen voor hele dagen gebruikt mogen worden — bijvoorbeeld Mobiel werken — kun je dit per status beperken met de instelling Halve dag ingeschakeld. Zie Halve dagen per status toestaan.

Het middentijdstip instellen

Het middentijdstip bepaalt hoe een werkdag wordt gesplitst in twee helften en heeft invloed op boekingsperiodes en aanwezigheidsregistratie.

Om dit in te stellen, ga je naar Admin > Workspace > Kantoorinstellingen en stel je het middentijdstip in (bijvoorbeeld 13:00) voor het betreffende kantoor.

💡 Tip: HRIS-synchronisatie voor plannen van halve dagen wordt ondersteund voor Personio en HiBob. Meer aanbieders volgen nog.

3. Toegang tot oude planningen

Met het onderdeel Toegang tot oude planningen bepaal je hoe ver terug verschillende gebruikersrollen oude planningen kunnen bekijken en bewerken. Zo kun je de toegang tot planningen afstemmen op de compliance-, HR- en rapportage-eisen van je bedrijf.

Je kunt twee aparte rolgroepen instellen, elk met een eigen periode voor bekijken en bewerken.

Reguliere gebruikers, groepsmanagers en lijnmanagers

Bepaalt toegang tot planningen van collega's (bekijken), eigen planningen (bekijken en bewerken) en planningen van beheerde collega's (bekijken en bewerken).

• Bekijk-toegang — aantal weken terug dat deze gebruikers planningen kunnen bekijken.
• Bewerk-toegang — aantal weken terug dat deze gebruikers planningen kunnen bewerken.

Globale beheerders, kantoorbeheerders, managers en bijbehorende aangepaste functies

Bepaalt toegang tot alle planningen van collega's (bekijken en bewerken). Dit geldt ook voor alle aangepaste functies met de rechten Planningen van alle gebruikers bekijken en Planningen van alle gebruikers beheren.

• Bekijk-toegang — aantal weken terug dat deze rollen planningen kunnen bekijken.
• Bewerk-toegang — aantal weken terug dat deze rollen planningen kunnen bewerken.

Instellingsregels

• Zowel de bekijk- als bewerkperiode kan worden ingesteld van 0 tot 52 weken.
• Als je een waarde op 0 zet, wordt toegang tot oude planningen voor die rolgroep volledig uitgeschakeld.
• De bewerkperiode mag niet langer zijn dan de bekijkperiode — gebruikers moeten een planning kunnen zien voordat ze deze kunnen bewerken.
• De standaardwaarde is 1 week voor zowel bekijken als bewerken. Bedrijven die niets aanpassen, houden deze standaard.

Als je klaar bent met aanpassen, klik je op Opslaan om de wijzigingen toe te passen. Klik op Resetten om niet-opgeslagen wijzigingen ongedaan te maken.

⚠️ Belangrijk: Wie welke planning kan bekijken of bewerken hangt nog steeds af van de rol van de gebruiker (globale beheerder, kantoorbeheerder, manager, groepsmanager, lijnmanager) of de rechten van een aangepaste functie. De instellingen voor oude planningen bepalen alleen de periode voor die toegang — niet welke planningen elke rol kan bereiken.

4. Planningsstatussen

Planningsstatussen bepalen de opties waaruit gebruikers kunnen kiezen bij het plannen van hun werkweek — bijvoorbeeld Kantoor, Mobiel werken, Afwezig of Zakenreis. Je kunt deze statussen aanpassen zodat ze aansluiten bij hoe jouw organisatie werkt, en elke status een eigen kleur en pictogram geven zodat ze overal in het product direct herkenbaar zijn.

Status-eigenschappen

Elke planningsstatus heeft de volgende eigenschappen:

• Statustype — kies een vooraf gedefinieerd type (Kantoor, Mobiel werken, Afwezig, Zakenreis) of kies Aangepast om je eigen status te maken.
• Aangepaste weergavenaam — stel eventueel een aangepaste naam in die gebruikers zien in plaats van het standaardlabel. Let op: vooraf ingestelde planningsstatussen worden automatisch vertaald, maar als je een aangepaste weergavenaam toevoegt, vervallen deze automatische vertalingen. Voor aangepaste statussen is een weergavenaam verplicht.
• Kleur — kies een kleur om elke status visueel te onderscheiden in planningen en analytics.
• Pictogram — kies een passend pictogram uit de lijst met suggesties zodat de status in één oogopslag herkenbaar is.
• Halve dag ingeschakeld — bepaal of gebruikers de status voor een halve dag kunnen kiezen. Als dit uit staat, kan de status alleen voor een hele dag gekozen worden.
• Actief / Inactief — bepaal of de status beschikbaar is voor gebruikers. Inactieve statussen zijn verborgen in het planningsoverzicht.

Statuskleur en pictogram instellen

Planningsstatussen hebben een vernieuwde uitstraling met consistente kleuren in deskbird. Als beheerder bepaal je hoe elke status eruitziet:

1. Ga naar Admin > Workforce > Workforce-instellingen en open het onderdeel Planningsstatussen.
2. Selecteer de status die je wilt opmaken.
3. Kies een kleur en een pictogram uit de lijst met suggesties.
4. Klik op Opslaan.

De opmaak die je instelt geldt overal waar de status zichtbaar is, zowel op web als mobiel:

• Persoonlijk overzicht
• Wekelijkse voorkeuren
• Planning van collega's
• Planning van je team
• Collega-overzicht

💡 Tip: De opmaak wordt automatisch gesynchroniseerd. Zodra je opslaat, zien alle gebruikers de nieuwe kleur en het nieuwe pictogram — zij hoeven niets te doen.

Halve dagen per status toestaan

Als plannen van halve dagen is ingeschakeld, kun je per planningsstatus bepalen of gebruikers deze voor een halve dag mogen kiezen. Dit is handig als sommige statussen — bijvoorbeeld Mobiel werken — alleen voor hele dagen gebruikt mogen worden, terwijl andere flexibel blijven.

1. Ga naar Admin > Workforce > Workforce-instellingen en open het onderdeel Planningsstatussen.
2. Zet in de kolom Halve dag ingeschakeld de schakelaar uit voor elke status die alleen voor hele dagen gebruikt mag worden. Laat hem aan voor statussen die voor zowel hele als halve dagen gebruikt mogen worden.
3. Klik op Opslaan.

Wat gebruikers zien op web en mobiel:

• Halve dag ingeschakeld aan — gebruikers kunnen de status kiezen voor een hele dag en voor de eerste of tweede helft van een dag.
• Halve dag ingeschakeld uit — gebruikers kunnen de status nog steeds kiezen voor een hele dag. Als ze Halve dag aanzetten onder Jouw status, verschijnt de status niet in de dropdowns Eerste helft en Tweede helft.

Er verandert niets aan je bestaande statussen totdat een beheerder deze instelling aanpast.

⚠️ Belangrijk: Halve dag ingeschakeld bepaalt alleen de beschikbaarheid van halve dagen voor een individuele status. Het schakelt plannen van halve dagen niet bedrijf breed in of uit (zie Plannen van halve dagen), en het verbergt of deactiveert de status niet.

Een planningsstatus toevoegen

Klik op + Planningsstatus toevoegen om een nieuwe status aan te maken. De nieuwe status verschijnt onderaan de lijst. Kies een statustype, voeg eventueel een aangepaste weergavenaam toe, kies een kleur en pictogram, en zorg dat de schakelaar op Actief staat. Klik daarna op Opslaan.

Statussen herschikken

Planningsstatussen worden aan gebruikers getoond in de volgorde die je hier instelt. Gebruik de gripmarkeringen (⠟) aan de linkerkant van elke rij om statussen te verslepen naar de gewenste volgorde, en klik daarna op Opslaan.

Een planningsstatus verwijderen

Klik op het prullenbak-icoon aan de rechterkant van een rij om een status te verwijderen. Als er nog planningen zijn die deze status gebruiken, krijg je een dialoogvenster waarin je kunt kiezen uit twee acties:

• Migreer bestaande planningen naar een andere planningsstatus en verwijder daarna de huidige.
• Direct verwijderen — alle planningen en analytics die aan deze status gekoppeld zijn, worden permanent verwijderd.

⚠️ Belangrijk: Ander kantoor is een standaardstatus die niet bewerkt of verwijderd kan worden. Deze verschijnt onder de status Kantoor in de webapp.

5. Veelgestelde vragen