Workforce-instellingen

Met Workforce-instellingen kunnen beheerders bepalen hoe het plannen werkt binnen jouw organisatie in deskbird. Op één pagina kun je het plannen van halve dagen inschakelen, de planningsstatussen aanpassen die je gebruikers zien, en bepalen hoe ver terug verschillende rollen oude planningen kunnen bekijken en bewerken — zodat jouw planningsinstellingen aansluiten bij de manier waarop je teams echt werken.

1. Toegang tot Workforce-instellingen
2. Plannen van halve dagen
3. Toegang tot oude planningen
4. Planningsstatussen
5. Veelgestelde vragen

1. Toegang tot Workforce-instellingen

Workforce-instellingen worden beheerd door globale beheerders in het Admin portal.

Om de pagina te openen, ga naar Admin > Workforce > Workforce-instellingen.

Vanaf hier kun je drie onderdelen instellen:

• Plannen van halve dagen — schakel het plannen van halve dagen voor alle gebruikers in of uit.
• Toegang tot oude planningen — bepaal hoe ver terug gebruikers en beheerders oude planningen kunnen bekijken en bewerken.
• Planningsstatussen — beheer de statussen waaruit gebruikers kunnen kiezen bij het plannen van hun werkweek.

Elke sectie heeft eigen Opslaan en Resetten knoppen. Wijzigingen worden pas doorgevoerd nadat je op Opslaan klikt.

2. Plannen van halve dagen

Met plannen van halve dagen kunnen gebruikers twee verschillende statussen voor dezelfde dag plannen — bijvoorbeeld Kantoor in de ochtend en Mobiel werken in de middag. Dit is handig voor teams met flexibele hybride werkvormen, gesplitste diensten of halve dagen vrij.

Plannen van halve dagen inschakelen

1. Ga naar Admin > Workforce > Workforce-instellingen.
2. Zet onder Plannen van halve dagen de schakelaar Plannen van halve dagen inschakelen voor alle gebruikers in deskbird aan.
3. Klik op Opslaan.

Na het inschakelen kunnen deskbird-gebruikers twee verschillende statussen voor dezelfde dag plannen. Bij het instellen van beleid kun je bepalen hoe halve dagen worden berekend voor een correcte registratie en naleving.

Het middelpunt instellen

Het middelpunt bepaalt hoe een werkdag wordt gesplitst in twee helften en heeft invloed op boekingsperiodes en aanwezigheidsregistratie.

Om dit in te stellen, ga naar Admin > Workspace > Kantoorinstellingen en stel het middelpunt in (bijvoorbeeld 13:00) voor het betreffende kantoor.

💡 Tip: HRIS-synchronisatie voor plannen van halve dagen wordt ondersteund voor Personio en HiBob. Meer aanbieders volgen nog.

3. Toegang tot oude planningen

Het onderdeel Toegang tot oude planningen bepaalt hoe ver terug verschillende gebruikersrollen oude planningen kunnen bekijken en bewerken. Zo kun je de toegang tot planningen afstemmen op de compliance-, HR- en rapportage-eisen van jouw bedrijf.

Je kunt twee aparte rolgroepen instellen, elk met een eigen periode voor bekijken en bewerken.

Reguliere gebruikers, groepsmanagers en lijnmanagers

Bepaalt toegang tot planningen van collega's (bekijken), eigen planningen (bekijken en bewerken) en planningen van beheerde collega's (bekijken en bewerken).

• Bekijktoegang — aantal weken terug dat deze gebruikers planningen kunnen bekijken.
• Bewerktoegang — aantal weken terug dat deze gebruikers planningen kunnen bewerken.

Globale beheerders, kantoorbeheerders, managers en bijbehorende aangepaste functies

Bepaalt toegang tot alle planningen van collega's (bekijken en bewerken). Dit geldt ook voor alle aangepaste functies met de rechten Planningen van alle gebruikers bekijken en Planningen van alle gebruikers beheren.

• Bekijktoegang — aantal weken terug dat deze rollen planningen kunnen bekijken.
• Bewerktoegang — aantal weken terug dat deze rollen planningen kunnen bewerken.

Configuratieregels

• Zowel de bekijk- als bewerkperiode kan worden ingesteld van 0 tot 52 weken.
• Als je een waarde op 0 zet, wordt toegang tot oude planningen voor die rolgroep volledig uitgeschakeld.
• De bewerkperiode mag niet langer zijn dan de bekijkperiode — gebruikers moeten een planning kunnen zien voordat ze deze kunnen bewerken.
• De standaardwaarde is 1 week voor zowel bekijken als bewerken. Bedrijven die niets aanpassen, behouden deze standaard.

Nadat je wijzigingen hebt aangebracht, klik je op Opslaan om ze toe te passen. Klik op Resetten om niet-opgeslagen wijzigingen ongedaan te maken.

⚠️ Belangrijk: Wie welke planning kan bekijken of bewerken hangt nog steeds af van de rol van de gebruiker (globale beheerder, kantoorbeheerder, manager, groepsmanager, lijnmanager) of de rechten van een aangepaste functie. De instellingen voor oude planningen bepalen alleen de periode voor die toegang — niet welke planningen elke rol kan bereiken.

4. Planningsstatussen

Planningsstatussen bepalen de opties waaruit gebruikers kunnen kiezen bij het plannen van hun werkweek — bijvoorbeeld Kantoor, Mobiel werken, Afwezig of Zakenreis. Je kunt deze statussen aanpassen zodat ze aansluiten bij de manier waarop jouw organisatie werkt.

Status-eigenschappen

Elke planningsstatus heeft de volgende eigenschappen:

• Statustype — kies een vooraf gedefinieerd type (Kantoor, Mobiel werken, Afwezig, Zakenreis) of kies Aangepast om je eigen type te maken.
• Aangepaste weergavenaam — stel eventueel een aangepaste naam in die gebruikers zien in plaats van het standaardlabel. Let op: vooraf ingestelde planningsstatussen worden automatisch vertaald, maar als je een aangepaste weergavenaam toevoegt, vervallen deze automatische vertalingen. Voor aangepaste statussen is een weergavenaam verplicht.
• Kleur — kies een kleur om elke status visueel te onderscheiden in planningen en analytics.
• Actief / Inactief — bepaal of de status beschikbaar is voor gebruikers. Inactieve statussen zijn verborgen in het planningsoverzicht.

Een planningsstatus toevoegen

Klik op + Planningsstatus toevoegen om een nieuwe status aan te maken. De nieuwe status verschijnt onderaan de lijst. Kies een statustype, voeg eventueel een aangepaste weergavenaam toe, kies een kleur en zorg dat de schakelaar op Actief staat. Klik daarna op Opslaan.

Statussen herschikken

Planningsstatussen worden aan gebruikers getoond in de volgorde die je hier instelt. Gebruik de gripmarkeringen (⠿) aan de linkerkant van elke rij om statussen te verslepen naar de gewenste volgorde en klik daarna op Opslaan.

Een planningsstatus verwijderen

Klik op het prullenbak-icoon aan de rechterkant van een rij om een status te verwijderen. Als er nog planningen zijn die deze status gebruiken, krijg je een dialoogvenster waarin je kunt kiezen uit twee opties:

• Migreren — bestaande planningen overzetten naar een andere planningsstatus en daarna de huidige verwijderen.
• Direct verwijderen — alle planningen en analytics die aan deze status gekoppeld zijn, worden permanent verwijderd.

⚠️ Belangrijk: Ander kantoor is een standaardstatus die niet kan worden bewerkt of verwijderd. Deze verschijnt onder de status Kantoor in de webapp.

5. Veelgestelde vragen