De integratie van deskbird met je HRIS (Human Resource Information System) automatiseert het bijhouden van afwezigheden en verbetert de nauwkeurigheid van gegevens. Dit helpt dubbel werk te verminderen en zorgt ervoor dat je werkplekplanning altijd de actuele beschikbaarheid weergeeft.
💡 We werken samen met Merge om deze integraties te leveren en te ondersteunen.
- Waarom afwezigheden synchroniseren
- Ondersteunde HRIS-systemen
- Hoe gesynchroniseerde afwezigheden werken
- De integratie instellen
- SFTP-instelling (op aanvraag)
- Gebruikerservaring
1. Waarom afwezigheden synchroniseren
Zonder de integratie houden gebruikers die zowel deskbird als hun HRIS-tool gebruiken hun afwezigheidsperiodes op beide platforms bij, wat leidt tot dubbel werk en mogelijke inconsistenties in de data. Onze HRIS-integratie lost dit op door afwezigheidsperiodes (zoals ziektedagen en vakanties) automatisch vanuit het HRIS naar de pagina Planning in deskbird over te zetten als de status "Afwezig".
Deze automatisering bespaart tijd en zorgt voor nauwkeurige data voor workforce- en office-analytics.
2. Ondersteunde HRIS-systemen
Er is geen input van een ontwikkelaar nodig. deskbird ondersteunt naadloze integratie met de volgende HRIS-tools: UKG, ADP, Factorial, BambooHR, Personio, SAP SuccessFactors, PeopleHR, HiBob, HRWorks, BreatheHR, Charlie, Lucca, Workday en Sage HR.
3. Hoe gesynchroniseerde afwezigheden werken
💡 Goedgekeurde afwezigheidsperiodes (zoals ziektedagen, vakanties of elke afwezigheid die in je HRIS is gedefinieerd) worden automatisch gesynchroniseerd naar de Planning-pagina in deskbird.
Als een gebruiker als "Afwezig" staat gemarkeerd, worden alle bestaande boekingen op die dag automatisch geannuleerd, behalve vergaderruimteboekingen.
Halve dag afwezigheden: Personio, HiBob, Factorial en HRWorks synchroniseren halve dag afwezigheden als halve dagen. Ze verschijnen in de planning als Eerste helft (ochtend) of Tweede helft (middag) met de standaardstatus "Afwezig". In HRWorks kan bijvoorbeeld een meerdaagse afwezigheid beginnen in de middag van de eerste dag en eindigen in de ochtend van de laatste dag, met volledige dagen ertussen.
- Halve dag afwezigheden worden alleen als halve dagen gesynchroniseerd als een halve dag inplannen is ingeschakeld voor je bedrijf (zie Workforce instellingen). Als dit is uitgeschakeld, worden ze als een hele dag "Afwezig" gesynchroniseerd.
- Andere HRIS-tools synchroniseren halve dag afwezigheden als een hele dag "Afwezig". Als je HRIS een afwezigheid van minder dan 8 uur op één dag doorstuurt, vergelijkt deskbird de begin- en eindtijd met het midden van de kantooruren en toont het als een eerste of tweede helft afwezigheid.
💡 Gebruikers kunnen hun gesynchroniseerde afwezigheidsstatus niet handmatig aanpassen. Om een afwezigheid te annuleren, moeten ze deze bijwerken in het HRIS; dit wordt dan doorgevoerd in deskbird.
Voor meer details over welke afwezigheden worden gesynchroniseerd en wanneer, zie de HRIS-integratie FAQ.
4. De integratie instellen
Voordat je begint: Je hebt de functie Algemene beheerder, Workforce en API-gegevens die in je HRIS zijn gegenereerd nodig.
- Ga naar Admin > Integraties.
- Selecteer je HRIS-tool en voer de API-gegevens in (deze worden in je HRIS gegenereerd). Volg de stappen op het scherm.
- Zorg dat Afwezigheden (Gebruikers automatisch als afwezig markeren op basis van HRIS-data) is ingeschakeld.
- Het systeem begint met het synchroniseren van alle toekomstige afwezigheden en goedgekeurde afwezigheden van de afgelopen 3 maanden.
- Je kunt gewoon doorwerken terwijl de synchronisatie op de achtergrond plaatsvindt.
- Voor meer informatie, zie onze FAQ.
💡 Tip: Wil je later aanpassen wat er wordt gesynchroniseerd? Ga dan naar Admin > Integraties, kies Beheren bij je HRIS en werk de instellingen bij.
5. SFTP-instelling (op aanvraag)
In speciale gevallen waarin geen directe HRIS-integratie wordt ondersteund (via Merge), biedt deskbird een veilige optie om afwezigheden te synchroniseren via SFTP (Secure File Transfer Protocol). Deze methode is alleen beschikbaar op aanvraag en moet door ons team worden geactiveerd. Staat je HR-systeem niet bij onze native integraties? Neem dan contact op met je Customer Success Manager om deze optie te bespreken.
💡 Indien nodig kunnen we technische ondersteuning bieden voor deze setup via onze vertrouwde integratiepartner.
⚠️ Deze methode wordt uitsluitend gebruikt voor het synchroniseren van afwezigheden – het ondersteunt geen provisioning van Gebruikers & Groepen.
Beschikbare SFTP-uploadmethoden
Er zijn twee manieren om je CSV-bestanden via SFTP naar deskbird te sturen. De geautomatiseerde aanpak heeft de voorkeur voor langdurig gebruik, maar handmatig uploaden kan handig zijn voor testen of kleinere teams.
-
Geplande SFTP-push (aanbevolen)
De meeste bedrijven automatiseren dit proces met een geplande taak die de CSV regelmatig naar onze SFTP-server stuurt, meestal dagelijks of wekelijks.- deskbird levert:
- SFTP-hostnaam
- Gebruikersnaam
- SSH-sleutel of wachtwoord
- Het bedrijf genereert een CSV vanuit hun HRIS of exporttool en uploadt deze naar de juiste map op de SFTP-server.
- ⚠️ Het geüploade bestand moet exact het CSV-formaat hieronder volgen.
- deskbird levert:
-
Handmatig uploaden (voor testen of kleinschalig gebruik)
HR- of IT-beheerders kunnen het CSV-bestand handmatig exporteren en uploaden naar de toegewezen SFTP-container met tools zoals FileZilla of Cyberduck.- Dit is vooral handig tijdens de testfase of als het bedrijf te klein is voor automatisering.
CSV-formaat en synchronisatieregels
Afwezigheidsdata wordt gesynchroniseerd vanuit een CSV-bestand, dat als enige bron van waarheid dient voor afwezigheden binnen een bepaalde periode.
💡 Je kunt onderaan dit artikel een voorbeeld .csv-bestand downloaden.
CSV-structuur:
"email","start_date","start_on","end_date","end_on"
"john.doe@deskbird.io","2023-10-04","am","2023-10-06","pm" = 3 dagen afwezig
"jane.doe@deskbird.io","2023-10-06","am","2023-10-06","am" = 0,5 dag afwezig (ochtend)
"john.doe@deskbird.io","2023-10-06","pm","2023-10-06","pm" = 0,5 dag afwezig (middag)
"jane.doe@deskbird.io","2023-10-09","pm","2023-10-10","pm" = 1,5 dag afwezig
- Datumbereik: Alleen afwezigheden tussen D–6 weken en D+12 weken (waarbij D = aanmaakdatum bestand) worden verwerkt.
- Bron van waarheid: Het bestand moet de volledige en definitieve lijst van afwezigheden bevatten voor alle gebruikers in de relevante periode.
- Aanmaken: Afwezigheden die in de CSV staan maar nog niet in deskbird, worden toegevoegd.
-
Verwijderen: Afwezigheden die al in deskbird staan maar ontbreken in het bestand, worden verwijderd.
Als het meest recente bestand een eerdere afwezigheid niet meer bevat, wordt deze ook uit deskbird verwijderd. - Geen gedeeltelijke updates: Alle ontbrekende vermeldingen worden als verwijderingen beschouwd.
-
Halve dagen: SFTP ondersteunt halve dag afwezigheden.
amwordt weergegeven als een ochtendafwezigheid (Eerste helft) enpmals een middagafwezigheid (Tweede helft). Voor halve dag afwezigheden via een directe HRIS-integratie, zie Hoe gesynchroniseerde afwezigheden werken. - Handmatig aanpassen: Afwezigheden via SFTP kunnen niet handmatig door gebruikers (of admins) worden aangepast.
Onderaan dit artikel vind je een voorbeeld .csv-bestand voor de SFTP-instelling.
6. Gebruikerservaring
- Gebruikers zien hun gesynchroniseerde status in de Persoonlijke feed en Collega's-weergave, zowel op het web als mobiel.
- E-mailmeldingen worden verstuurd wanneer een afwezigheidsstatus via HRIS wordt bijgewerkt.
- Gebruikers krijgen ook een melding als een gesynchroniseerde afwezigheid leidt tot een geannuleerde boeking.
- Groepsmanagers, managers, kantoorbeheerders en algemene beheerders kunnen de afwezigheidsstatus van hun teamleden bekijken om aanwezigheid en werkplekken beter te coördineren.
- De HRIS-synchronisatie draait één keer per dag (tijdens de nacht). Voor Personio gebeurt dit elk uur.
⚠️ Let op: Wanneer afwezigheden via de integratie worden opgehaald, kunnen gebruikers afwezigheden handmatig opnieuw synchroniseren als deze niet correct worden weergegeven. Hiervoor selecteren gebruikers hun initialen of profielfoto linksonder, gaan naar Profiel en klikken op HRIS-afwezigheden opnieuw synchroniseren onder Privacy & veiligheid op het tabblad Account.
Deze optie is niet beschikbaar bij gebruik van SFTP.