Bij het opzetten van de integratie synchroniseren we alle toekomstige afwezigheden naar deskbird, zolang ze al bestaan en goedgekeurd zijn in je HR-systeem.
De synchronisatie draait meestal op een dagelijkse interval. De uitzondering is Personio, waarbij de synchronisatie elk uur plaatsvindt. Deze intervallen staan vast en kunnen niet worden aangepast.
Nee, het is niet mogelijk om specifieke typen afwezigheid te selecteren. Alle goedgekeurde verlofperiodes uit je HR-systeem worden gesynchroniseerd en weergegeven onder de standaardstatus "Afwezig" in deskbird.
Nee, alleen goedgekeurde afwezigheden worden gesynchroniseerd met deskbird.
Halve dagen afwezigheid worden in deskbird weergegeven als een volledige dag met de status "Afwezig".
Gebruikers worden gesynchroniseerd zodra ze een actief profiel hebben in het HRIS. Dit betekent meestal dat de medewerker officieel is begonnen en het account volledig actief is. Gebruikers met een andere status worden niet gesynchroniseerd.
Als je de gebruiker vooraf handmatig wilt aanmaken in deskbird, kan dat. Zolang hetzelfde e-mailadres wordt gebruikt, worden beide accounts automatisch gekoppeld zodra de gebruiker actief wordt in het HRIS.
Dit hangt af van je HRIS. Als je HR-systeem het mogelijk maakt om het synchronisatiebereik te beperken, kun je bepalen welke gebruikers worden gesynchroniseerd.
Als zo'n filter niet wordt ondersteund, worden alle actieve medewerkersprofielen in het HRIS automatisch gesynchroniseerd met deskbird.
deskbird gaat op twee manieren om met een verwijderde medewerker, afhankelijk van wat er gebeurt met het medewerkersrecord in je HRIS. Beide opties komen overeen met de acties die beheerders handmatig kunnen uitvoeren onder Admin > Gebruikersbeheer: Gebruikers.
Deactiveren – als de medewerker op inactief of beëindigd wordt gezet in het HRIS (meest voorkomende offboarding):
- De gebruiker blijft in de gebruikerslijst staan, gemarkeerd als
Inactief, en kan niet meer inloggen. - Aankomende boekingen en planningen worden geannuleerd en toegewezen Desks worden vrijgegeven.
- Vorige boekingen blijven gekoppeld aan de gebruiker.
- Herstelbaar: een beheerder kan Activeren selecteren, of de gebruiker wordt automatisch opnieuw geactiveerd zodra deze weer actief wordt in het HRIS.
Verwijderen – als het medewerkersrecord wordt verwijderd in het HRIS (zelfde resultaat als Verwijderen selecteren op een gebruikersprofiel):
- De gebruiker wordt uit de gebruikerslijst verwijderd en de inlog wordt verwijderd.
- Naam en e-mailadres worden vervangen door "Verwijderde gebruiker".
- Aankomende boekingen en planningen worden verwijderd. Vorige boekingen blijven zichtbaar in Analytics onder "Verwijderde gebruiker".
- Niet herstelbaar: een verwijderde gebruiker kan niet worden hersteld.
💡 Als een verwijderde medewerker weer actief wordt in het HRIS, maakt deskbird een nieuw gebruikersaccount aan dat niet gekoppeld is aan het vorige account. Wil je de mogelijkheid houden om een gebruiker te herstellen, zet deze dan op inactief of beëindigd in het HRIS in plaats van het medewerkersrecord te verwijderen.
Nee. Het HRIS wordt gezien als de enige bron van waarheid voor verlofperiodes. Daarom is de synchronisatie bewust eenrichtingsverkeer: van het HRIS naar deskbird.
De status "Afwezig" blijft beschikbaar in deskbird (zonder het HRIS-logo) en gebruikers kunnen hun status weer handmatig aanpassen.
Neem gerust contact met ons op zodat we kunnen controleren of jouw HR-systeem ondersteund wordt en geactiveerd kan worden.