Met de schedule status sync van deskbird worden de planningsstatussen van je team (zoals Kantoor, Remote werken, Afwezig) automatisch doorgestuurd naar hun gekoppelde Google- of Microsoft-agenda. Zo ziet iedereen meteen wie waar werkt, zonder tussen verschillende apps te hoeven schakelen.
- Vereisten
- Hoe het werkt
- Instellen met Microsoft 365
- Instellen met Google Workspace
- Wat gebruikers zien in hun agenda
- Veelgestelde vragen
1. Vereisten
- Admin-rechten vereist: Google Workspace Super Admin of Microsoft Entra ID Algemene beheerder.
- Instellen in een browser: rond de installatie af in een webbrowser (niet binnen Microsoft Teams).
- Eenrichtingssynchronisatie: deskbird stuurt planningsstatussen naar de agenda-aanbieder. Wijzigingen die direct in de agenda worden gemaakt, worden niet teruggesynchroniseerd naar deskbird.
- Als je een HRIS-integratie gebruikt (zoals Personio), volgen afwezigheden deze route: HRIS → deskbird → agenda.
2. Hoe het werkt
Zodra het is ingeschakeld, maakt deskbird agendaitems aan voor elke planningsstatus van een gebruiker. Het type item hangt af van de agenda-aanbieder en de status:
- Google Agenda: Kantoor en Remote werken verschijnen als werkplekvermeldingen. Afwezig en aangepaste statussen verschijnen als hele dag-evenementen.
- Microsoft Outlook: alle statussen worden weergegeven als hele dag-evenementen.
3. Instellen met Microsoft 365
- Ga naar Admin > Bedrijf: Integraties.
- Klik in de rij Gebruikersplanningen onder Agenda op Set up sync.
- Selecteer Microsoft.
- Klik op Connect.
- Log in met een Algemene beheerder-account.
- Geef toestemming voor alle gevraagde machtigingen en volg de stappen op het scherm.
4. Instellen met Google Workspace
- Ga naar Admin > Bedrijf: Integraties.
- Klik in de rij Gebruikersplanningen onder Agenda op Set up sync.
- Selecteer Google.
- Klik op Connect.
- Log in met je Google admin-account.
- Geef toestemming voor alle gevraagde machtigingen en volg de stappen op het scherm.
5. Wat gebruikers zien in hun agenda
| Status | Google Agenda | Microsoft Outlook |
|---|---|---|
| Kantoor | Werkplekvermelding | Hele dag-evenement |
| Remote werken | Werkplekvermelding | Hele dag-evenement |
| Afwezig | Hele dag-evenement | Hele dag-evenement |
| Aangepaste statussen | Hele dag-evenement | Hele dag-evenement |
6. Veelgestelde vragen
Ja. Gebruikersplanningen en Vergaderruimtes agenda synchroniseren zijn aparte integraties. Je kunt ze los van elkaar inschakelen.
Nee. Planningsstatus sync is alleen eenrichtingsverkeer: deskbird stuurt statussen naar de agenda. Als een gebruiker het agendaitem direct wijzigt of verwijdert, maakt deskbird het item opnieuw aan bij de volgende synchronisatieronde.
Als je een HRIS-integratie hebt (zoals Personio), worden afwezigheden automatisch doorgestuurd: HRIS → deskbird → agenda. Je hoeft hier niets handmatig voor te doen.
In Microsoft Outlook worden alle planningsstatussen weergegeven als hele dag-evenementen. Dit geldt voor Afwezig, aangepaste statussen, maar ook voor Kantoor en Remote werken.
In Google Agenda verschijnen Kantoor en Remote werken als werkplekvermeldingen. Afwezig en alle aangepaste statussen worden weergegeven als hele dag-evenementen.