Met de schedule status sync van deskbird worden de schema-statussen van je team (zoals Kantoor, Mobiel werken, Afwezig) automatisch doorgestuurd naar hun gekoppelde Google- of Microsoft-kalender. Zo ziet iedereen eenvoudig wie waar werkt, zonder tussen verschillende apps te hoeven schakelen.
- Vereisten
- Hoe het werkt
- Instellen met Microsoft 365
- Instellen met Google Workspace
- Wat gebruikers zien in hun kalender
- Veelgestelde vragen
1. Vereisten
- Beheerdersrechten vereist: Google Workspace Super Admin of Microsoft Entra ID Global Administrator.
- Instellen in een browser: rond de installatie af in een webbrowser (niet binnen Microsoft Teams).
- Eenrichtingssynchronisatie: deskbird stuurt schema-statussen naar de kalenderprovider. Wijzigingen die direct in de kalender worden gemaakt, worden niet teruggesynchroniseerd naar deskbird.
- Als je een HRIS-integratie gebruikt (zoals Personio), volgen afwezigheden deze route: HRIS → deskbird → kalender.
2. Hoe het werkt
Zodra het is ingeschakeld, maakt deskbird kalenderitems aan voor elke schema-status van de gebruiker. Het type item hangt af van de kalenderprovider en de status:
- Google Calendar: Kantoor en Mobiel werken verschijnen als werkplekvermeldingen. Afwezig en aangepaste statussen verschijnen als hele dag-evenementen.
- Microsoft Outlook: alle statussen worden weergegeven als hele dag-evenementen.
3. Instellen met Microsoft 365
- Ga naar Beheer > Bedrijfsinstellingen > Integraties.
- Klik in de kaart Gebruikersschema's op Synchronisatie instellen.
- Selecteer Microsoft.
- Klik op Verbinden.
- Log in met een Global Administrator-account.
- Geef toestemming voor alle gevraagde machtigingen en volg de stappen op het scherm.
4. Instellen met Google Workspace
- Ga naar Beheer > Bedrijfsinstellingen > Integraties.
- Klik in de kaart Gebruikersschema's op Synchronisatie instellen.
- Selecteer Google.
- Klik op Verbinden.
- Log in met je Google-beheerder-account.
- Geef toestemming voor alle gevraagde machtigingen en volg de stappen op het scherm.
5. Wat gebruikers zien in hun kalender
| Status | Google Calendar | Microsoft Outlook |
|---|---|---|
| Kantoor | Werkplekvermelding | Hele dag-evenement |
| Mobiel werken | Werkplekvermelding | Hele dag-evenement |
| Afwezig | Hele dag-evenement | Hele dag-evenement |
| Aangepaste statussen | Hele dag-evenement | Hele dag-evenement |
6. Veelgestelde vragen
Ja. Gebruikersschema's en Kalendersynchronisatie voor vergaderruimtes zijn aparte integraties. Je kunt de ene inschakelen zonder de andere.
Nee. Schedule status sync is alleen eenrichtingsverkeer: deskbird stuurt statussen naar de kalender. Als een gebruiker het kalenderitem direct wijzigt of verwijdert, zal deskbird het bij de volgende synchronisatie opnieuw aanmaken.
Als je een HRIS-integratie hebt (zoals Personio), worden afwezigheden automatisch doorgezet: HRIS → deskbird → kalender. Je hoeft hiervoor niets handmatig te doen.
In Microsoft Outlook worden alle schema-statussen weergegeven als hele dag-evenementen. Dit geldt voor Afwezig, aangepaste statussen, maar ook voor Kantoor en Mobiel werken.
In Google Calendar verschijnen Kantoor en Mobiel werken als werkplekvermeldingen. Afwezig en alle aangepaste statussen worden weergegeven als hele dag-evenementen.