De deskbird Outlook Add-In maakt het makkelijk voor teams om direct in Outlook de juiste vergaderruimte te vinden en te boeken, zonder van app te wisselen. Je ziet realtime de beschikbaarheid van ruimtes, kunt filteren en alles wordt naadloos gesynchroniseerd met deskbird. Zo plan je sneller en betrouwbaarder je meetings.
De add-in werkt in Outlook voor Web, Windows en Mac en biedt overal dezelfde krachtige boekingservaring.
Voor de beste boekingservaring
Betrek je IT-team als dat kan. Begin met het synchroniseren van alle vergaderruimtes van Microsoft naar deskbird volgens deze handleiding. Gebruik je vergaderruimtes in deskbird die niet in Microsoft staan? Maak ze dan eerst aan in Microsoft en voer daarna de synchronisatie uit, zodat beide systemen overeenkomen. Niet-gesynchroniseerde ruimtes hebben beperkingen die je kunt voorkomen; goed gekoppelde ruimtes zorgen voor de soepelste ervaring.
- Overzicht
- De Outlook Add-In gebruiken
- Installatie en uitrol
- Hoe synchronisatie met deskbird werkt
- Bezoekersbeheer
- FAQ
1. Overzicht
Met de deskbird Outlook Add-In kun je direct vanuit je Outlook-agenda vergaderruimtes zoeken, filteren en boeken. Of je nu een eenmalige of terugkerende meeting plant, je ziet alle beschikbare ruimtes van het gekozen kantoor realtime, inclusief capaciteit, voorzieningen en beschikbaarheid.
De add-in verschijnt op het scherm waar je een afspraak aanmaakt en werkt zowel in Outlook Web als in de desktopversie. Geboekte ruimtes worden automatisch gesynchroniseerd met de deskbird webapp, zodat je overal dezelfde boekingservaring hebt.
2. De Outlook Add-In gebruiken
De deskbird Outlook Add-In verschijnt op het scherm waar je een afspraak aanmaakt. Je opent hem door op het deskbird-icoon in de werkbalk te klikken.
Na het openen van het add-in paneel kun je:
- Een kantoor kiezen uit de dropdown (standaard staat het hoofdkantoor geselecteerd)
- Een verdieping kiezen (of Alle verdiepingen selecteren)
- Zoeken op naam van de ruimte
- Filters toepassen zoals:
- Capaciteit (bijv. ≥ 5, ≥ 10, ≥ 20)
- Voorzieningen (bijv. met catering, zonder catering)
- Onbeschikbare ruimtes tonen
- De gekozen ruimte met één klik toevoegen aan het evenement
Na toevoegen wordt de ruimte automatisch geregistreerd in deskbird.
3. Installatie en uitrol
IT-beheerders kunnen de add-in uitrollen naar specifieke gebruikers of de hele organisatie via de Microsoft handleiding: Add-ins uitrollen beheren (Microsoft documentatie)
De makkelijkste en aanbevolen manier om de add-in te installeren is dat een Global Microsoft 365 Administrator deze direct vanuit de Microsoft AppSource Marketplace installeert terwijl hij of zij is ingelogd.
Aanbevolen stappen
Begin met het synchroniseren van alle vergaderruimtes van Microsoft naar deskbird via deze handleiding: Kalendersynchronisatie voor planningsstatus en vergaderruimtes. Gebruik je vergaderruimtes in deskbird die niet in Microsoft staan? Maak ze dan eerst aan in Microsoft en voer daarna de synchronisatie uit, zodat beide systemen overeenkomen. Niet-gesynchroniseerde ruimtes hebben beperkingen die je kunt voorkomen; goed gekoppelde ruimtes zorgen voor de soepelste ervaring.
Log in als Global Administrator in Microsoft.
Open de deskbird add-in in Microsoft AppSource:
👉 https://marketplace.microsoft.com/en-us/product/office/WA200009722Klik op Get it now en volg de stappen voor uitrol.
Accepteer tijdens de installatie de gevraagde machtigingen als daarom wordt gevraagd.
Het kan tot 72 uur duren voordat de add-in zichtbaar is voor alle gebruikers. Mogelijk moeten gebruikers Microsoft 365 opnieuw opstarten.
4. Hoe synchronisatie met deskbird werkt
Voor gesynchroniseerde ruimtes
Gesynchroniseerde ruimtes zijn vergaderruimtes die in je Microsoft tenant zijn aangemaakt en in deskbird zijn ingesteld. Alle boekingen via de Outlook Add-In worden realtime gesynchroniseerd met deskbird. Dit zorgt voor:
- Geen dubbele boekingen
- Gedeeld overzicht in Outlook en deskbird
- Nauwkeurige gebruiksdata voor workplace analytics
Alle wijzigingen of annuleringen in Outlook worden ook direct doorgevoerd in de bijbehorende boeking in deskbird.
⚠️ Meerdere huurders niet ondersteund: De deskbird Outlook Add-In ondersteunt momenteel geen Microsoft-omgevingen met meerdere huurders.
Voor niet-gesynchroniseerde ruimtes
Niet-gesynchroniseerde ruimtes zijn vergaderruimtes die in deskbird zijn aangemaakt, maar niet beschikbaar zijn in je Microsoft-omgeving. We raden sterk aan om altijd gesynchroniseerde vergaderruimtes te gebruiken. Niet-gesynchroniseerde ruimtes hebben beperkingen die je kunt voorkomen.
Niet-gesynchroniseerde vergaderruimtes zijn vergaderruimtes die alleen in deskbird bestaan en niet gekoppeld zijn aan Microsoft Outlook / Exchange. Omdat deze ruimtes niet met Microsoft zijn gesynchroniseerd, gelden er bepaalde beperkingen. Deze beperkingen worden door Microsoft opgelegd en zijn hieronder beschreven:
- Als je een evenement aanmaakt voor een niet-gesynchroniseerde ruimte en deze later direct in Outlook verwijdert, blijft het evenement in deskbird staan. Hierdoor kan de ruimte in deskbird als bezet blijven staan, ook al is het Outlook-evenement verwijderd.
- Als een evenement in deskbird wordt verwijderd, wordt het niet automatisch uit de Outlook-agenda verwijderd. De organisator ontvangt in plaats daarvan een e-mail met de optie om het evenement uit de agenda te verwijderen.
- In sommige gevallen kunnen er twee bevestigingsmails worden verstuurd, waardoor er twee agendapunten kunnen ontstaan.
- De bevestigingsmail van deskbird kan momenteel niet worden uitgeschakeld.
- Aangemaakte evenementen in Outlook verschijnen wel in deskbird, maar wijzigingen in deskbird worden niet doorgevoerd in Outlook.
- Deze beperkingen kun je voorkomen door alleen gesynchroniseerde vergaderruimtes te gebruiken.
5. Bezoekersbeheer
Als je organisatie een Bezoekersbeheer-licentie heeft, kunnen medewerkers met de deskbird Outlook Add-In ook direct vanuit Outlook bezoeken beheren — zonder naar de deskbird webapp te hoeven gaan.
Het Bezoekersbeheer-tabblad verschijnt automatisch in het add-in paneel voor klanten met een actieve Bezoekersbeheer-licentie. Hiermee beheer je het volledige bezoekproces:
- Gebruikers kunnen bezoeken direct vanuit Outlook aanmaken, bewerken en verwijderen
- Wijzigingen worden realtime gesynchroniseerd tussen Outlook en de deskbird webapp
- Receptionisten zien altijd een actuele bezoekerslijst in deskbird
- Meetingdetails blijven automatisch gelijk als er iets wordt aangepast
Dit betekent dat medewerkers een meeting kunnen plannen, een ruimte kunnen boeken en bezoekers kunnen beheren — allemaal vanuit één plek in Outlook.
6. FAQ
Ja. Je kunt de add-in eerst uitrollen naar een beperkt aantal gebruikers of een pilotgroep via het Microsoft 365 Admin Center. Na een succesvolle test kun je de uitrol uitbreiden naar meer groepen of de hele organisatie. Voor gedetailleerde instructies kun je de officiële Microsoft-documentatie over het beheren van add-in uitrol raadplegen.
Let op: Omdat de add-in beschikbaar is via de Outlook Marketplace, kunnen gebruikers hem mogelijk zelf installeren voordat je hem centraal uitrolt.
De deskbird Outlook Add-In is compatibel met:
- Outlook Web App (OWA) binnen een ondersteund Microsoft 365-abonnement
- Outlook desktop-applicaties (Microsoft 365) op Windows en macOS die moderne Office add-ins ondersteunen
Je hebt een ondersteunde Microsoft 365 tenant en een up-to-date Outlook-versie nodig. Oudere of niet-ondersteunde Outlook-versies, zoals losse licenties, werken mogelijk niet goed. Twijfel je of jouw omgeving wordt ondersteund? Vraag het je IT-team of neem contact op met deskbird Support.
De deskbird Outlook Add-In vraagt alleen de machtigingen die nodig zijn voor het boeken van ruimtes:
Toegang tot Microsoft-account
- Basisprofielinformatie (naam en e-mail) om de gebruiker in deskbird te herkennen
- Single Sign-on (SSO) authenticatie via de bestaande Microsoft-login
Huidige meetinginformatie
- Lezen: tijd, onderwerp, deelnemers, locatie, herhaling van de meeting
- Wijzigen: vergaderruimtes toevoegen of verwijderen en boekingsdetails opslaan voor de meeting die je bewerkt
Belangrijk: De add-in werkt alleen met de meeting die je op dat moment bekijkt of bewerkt. Er wordt geen toegang gevraagd tot andere e-mails, agenda-items, contacten of mailboxgegevens.
De add-in gebruikt Microsoft Single Sign-on voor authenticatie en versleutelt alle communicatie via HTTPS. Er wordt alleen informatie opgehaald voor de specifieke meeting die je bewerkt en alleen minimale metadata opgeslagen die nodig is om de boeking in deskbird te beheren. Er wordt geen gevoelige meetinginhoud lokaal opgeslagen of naar deskbird gestuurd, tenzij je actief een ruimte selecteert en het evenement opslaat.
De add-in logt gebruikers automatisch in via Microsoft Single Sign-on.
- Als het Microsoft e-mailadres van de gebruiker overeenkomt met een bestaand deskbird-account, verloopt het inloggen direct en soepel.
- Bestaat er nog geen gebruiker in deskbird, dan vraagt de add-in om contact op te nemen met de deskbird-beheerder om het account aan te maken of bij te werken.
Nee. De add-in is alleen beschikbaar voor gelicentieerde gebruikers binnen de Microsoft 365 tenant van je organisatie. Externe gebruikers (zoals gasten of gebruikers van andere tenants) kunnen de add-in niet gebruiken, ook niet als ze zijn uitgenodigd voor meetings.
-
Gebruikers aanmelden
Hiermee kunnen gebruikers zich aanmelden bij de app met hun werk- of schoolaccount, en krijgt de app toegang tot basisinformatie van het gebruikersprofiel. -
Basisprofiel van gebruikers bekijken
Hiermee kan de app basisgegevens van het profiel zien, zoals naam, foto, gebruikersnaam en e-mailadres. -
Aanmelden en gebruikersprofiel lezen
Hiermee kunnen gebruikers zich aanmelden en kan de app hun profiel en basisinformatie van het bedrijf van aangemelde gebruikers lezen.
Voor niet-gesynchroniseerde ruimtes legt Outlook bepaalde technische beperkingen op waardoor de add-in wijzigingen in vergaderingen niet altijd betrouwbaar kan detecteren. Om dit op te lossen, voegt de add-in addin@deskbird.com toe als optionele deelnemer wanneer een niet-gesynchroniseerde ruimte wordt geselecteerd.
Dit heeft twee belangrijke doelen:
- Het activeert de Outlook "verzenden"-callback, zodat de add-in updates of annuleringen kan detecteren.
- Het zorgt ervoor dat deskbird de bijbehorende boeking correct kan bijwerken.
De addin@deskbird.com mailbox is een speciaal technisch hulpadres. Het wordt niet gemonitord, is geen echte gebruiker en heeft geen invloed op de normale workflow. Het is dus normaal dat je dit adres als optionele deelnemer ziet verschijnen bij het boeken van niet-gesynchroniseerde ruimtes.
De deskbird Outlook Add-In gebruikt de volgende applicatiegegevens:
- Applicatie-ID: dc1266d0-7ef3-43f6-ac93-32350e8ebfb8
- Applicatienaam (Microsoft Marketplace): deskbird – Boek en beheer ruimtes
Deze gegevens kunnen beheerders gebruiken om de add-in te identificeren in Microsoft Entra ID, het Microsoft 365 Beheercentrum of tijdens interne beveiligings- en compliancecontroles.
Nee. De deskbird Outlook Add-In ondersteunt momenteel geen gedeelde of gedelegeerde agenda's. De add-in is alleen beschikbaar bij het aanmaken of bewerken van afspraken in je eigen agenda. Ondersteuning voor gedelegeerde agenda's staat op de product roadmap, maar is nog niet gepland voor een specifieke release.
Als installatie via de marketplace niet mogelijk is, kun je het manifestbestand gebruiken om de add-in handmatig te installeren via PowerShell. Download het manifest hier:
https://store.office.com/app/download?assetid=WA200009722&cmu=nl-NL
Als je een scherm ziet met de titel Beheerderstoestemming vereist en het bericht "Je Microsoft 365-beheerder moet toestemming geven voor deze add-in. Neem contact op met je IT-team.", betekent dit dat het Microsoft 365-tenant van je organisatie vereist dat een beheerder de add-in goedkeurt voordat individuele gebruikers kunnen inloggen.
Dit is een standaard Microsoft-beveiligingsinstelling. Om dit op te lossen, vraag je je IT-team of een Global Administrator om beheerderstoestemming te geven voor de deskbird Outlook Add-In in het Microsoft Entra ID (Azure AD) portaal. Zodra toestemming is gegeven, kunnen alle gebruikers in het tenant de add-in gebruiken zonder deze melding opnieuw te zien.