deskbird Dock

Vroege bèta

deskbird Dock is een lichte desktop-app die automatisch de status van de verbonden gebruiker op "Op kantoor" zet en hem incheckt bij zijn bureau- en parkeerboekingen zodra hij verbinding maakt met een herkend kantoornetwerk. Wanneer een gebruiker ook is aangesloten op een herkende kantoormonitor terwijl hij op dat netwerk zit, kan Dock het exacte bureau detecteren en zelfs een nieuwe bureauboeking aanmaken als die er die dag nog niet is. Geen handmatige check-ins of boekingen meer nodig — de app draait stilletjes op de achtergrond. Gebruikers hoeven zich maar één keer aan te melden na installatie, of slaan het aanmelden helemaal over als IT Dock uitrolt via een MDM-oplossing met vooraf ingestelde authenticatie.

1. Wat is deskbird Dock?
2. Plannen en licenties
3. Vereisten
4. Installeren op macOS
5. Installeren op Windows
6. Hoe het werkt
7. Gratieperiode en automatisch inchecken
8. Kantoorherkenning instellen (Beheerders)
9. Bureauherkenning instellen (Beheerders)
10. Privacy-modi (Beheerders)
11. Uitrollen op grote schaal met Microsoft Intune (Beheerders)
12. Problemen oplossen
13. Feedback & support
14. Veelgestelde vragen

1. Wat is deskbird Dock?

deskbird Dock is een lichte desktop-app voor macOS en Windows die stilletjes op de achtergrond draait. Handmatig aanmelden is alleen nodig bij individuele installaties — als IT Dock uitrolt via een MDM-oplossing met vooraf ingestelde authenticatie, wordt de app geactiveerd zonder dat de gebruiker iets hoeft te doen. In beide gevallen werkt Dock daarna op de achtergrond zonder verdere input.

Zodra een gebruiker verbinding maakt met een herkend kantoornetwerk, doet Dock automatisch het volgende:

• Checkt de gebruiker in bij bestaande bureau- en parkeerboekingen
• Past de status van de gebruiker aan naar "Op kantoor" in het tabblad Schema

Zodra een gebruiker een herkende monitor aansluit terwijl hij verbonden is met een herkend kantoornetwerk, doet Dock automatisch het volgende:

• Maakt een nieuwe bureauboeking aan als die er die dag nog niet is
• Checkt de gebruiker in bij bestaande bureauboekingen
• Past de status van de gebruiker aan naar "Op kantoor" in het tabblad Schema

⚠️ Belangrijk: Monitorherkenning en boekingsautomatisering zijn afhankelijk van actieve netwerkherkenning. Als je apparaat is aangesloten op een monitor maar niet op een herkend kantoornetwerk, wordt de monitordata niet verzonden en vinden er geen automatische check-ins of boekingen plaats.

2. Plannen en licenties

deskbird Dock wordt gelicenseerd via het Dock Plus-plan, gefactureerd per actief apparaat. Dit plan geeft toegang tot de Workplace Intelligence-rechten, die de aanwezigheiddetectie en analytics van Dock mogelijk maken.

Beheerders kunnen hun plan bekijken onder Beheer > Abonnement, waar deskbird Dock wordt weergegeven als Dock. Proefperiodes zijn beschikbaar — neem contact op met je deskbird accountmanager om er een aan te vragen.

💡 Let op: toegang op basis van licenties wordt geleidelijk uitgerold. Bestaande bèta-toegang blijft tijdens deze overgang gewoon werken.

3. Vereisten

Controleer voordat je deskbird Dock uitrolt of het volgende geregeld is:

• Account: medewerkers moeten een deskbird-account hebben met hun zakelijke e-mailadres (SSO via Google of Microsoft)
• Check-in: schakel check-in in onder Beheer > Boekingsinstellingen
• Systeem: macOS of Windows
• Netwerk: het kantoornetwerk moet zijn ingesteld onder Beheer > Workplace Intelligence > Aanwezigheidsdetectie
• Plattegrond: een gepubliceerde plattegrond, vereist om monitoren te koppelen aan bureaus
• Installer: download deskbird Dock via https://dock.deskbird.com/ (beschikbaar voor macOS en Windows)

4. Installeren op macOS

Gebruikers installeren deskbird Dock op macOS als volgt:

1. Downloaden en installeren: download de macOS-installer via https://dock.deskbird.com/. Open het bestand en volg de stappen van de installatie.
2. Toestemmingen geven: sta locatiegebruik toe als daarom wordt gevraagd. Verschijnt er geen pop-up, ga dan naar Systeeminstellingen > Privacy & Beveiliging > Locatieservices en schakel deskbird Dock in.
3. Aanmelden: de app opent automatisch na installatie. Meld je aan via Google of Microsoft SSO in je browser.
4. Dashboard openen: het deskbird Dock-icoon verschijnt in de menubalk rechtsboven. Klik erop en kies "Dashboard openen" om het herkende kantoor en de verbonden apparaten te bekijken.

💡 Tip: als het icoon niet zichtbaar is, maak dan ruimte in de menubalk via Systeeminstellingen > Bedieningspaneel.

5. Installeren op Windows

Gebruikers installeren deskbird Dock op Windows als volgt:

1. Downloaden en installeren: download de Windows-installer via https://dock.deskbird.com/ en voer het bestand uit. Verschijnt er een waarschuwing "Windows heeft uw pc beschermd", klik dan op "Meer informatie" en vervolgens op "Toch uitvoeren".
2. Aanmelden: de app opent automatisch na installatie. Meld je aan via Google of Microsoft SSO in je browser.
3. Dashboard openen: het deskbird Dock-icoon verschijnt in het systeemvak rechtsonder (klik op het ^-pijltje als het verborgen is). Klik erop en kies "Dashboard openen".

💡 Tip: voor grote uitrols kunnen IT-teams deskbird Dock stil en op grote schaal uitrollen via Microsoft Intune, met vooraf ingestelde authenticatie zodat gebruikers nooit een aanmeldscherm zien. Zie Uitrollen op grote schaal met Microsoft Intune.

6. Hoe het werkt

Nadat deskbird Dock is geïnstalleerd en geactiveerd — via handmatige aanmelding of via een beheerde uitrol — draait de app stilletjes op de achtergrond. Zodra het apparaat van een gebruiker verbinding maakt met een herkend kantoornetwerk, doet de app het volgende:

1. Detecteert automatisch het kantoor op basis van het netwerk
2. Checkt de gebruiker in bij bestaande bureau- en parkeerboekingen voor die dag
3. Past de status van de gebruiker aan naar "Op kantoor" in het tabblad Schema

Wanneer het apparaat van een gebruiker verbinding maakt met een herkende monitor terwijl hij op het kantoornetwerk zit, doet de app het volgende:

1. Stuurt monitordata door om het specifieke kantoor en bureau te detecteren
2. Checkt de gebruiker in bij bestaande bureauboekingen voor die dag
3. Maakt een nieuwe bureauboeking aan voor die dag als die er nog niet is
4. Past de status van de gebruiker aan naar "Op kantoor" in het tabblad Schema
5. Als de boeking voor een ander bureau was, wordt deze automatisch omgezet naar het bureau waar de monitor aan gekoppeld is

💡 Let op: Alleen verbinding maken met een monitor zonder een actief kantoornetwerk triggert geen bureauherkenning of boekingsautomatisering.

Het Dock-dashboard toont de huidige netwerkstatus en aangesloten monitoren.

💡 Tip: als een wijziging door Dock niet direct zichtbaar is in de deskbird webapp, kun je het als volgt synchroniseren:

• Voor bestaande boekingen: ververs je browser om de bijgewerkte status in de deskbird webapp te zien.
• Voor nieuwe boekingen: als Dock al draait, meld je dan af en weer aan, en ververs daarna de webapp om je laatste wijzigingen te synchroniseren.

7. Gratieperiode en automatisch inchecken

Het automatisch inchecken van deskbird Dock werkt samen met de gratieperiode van je kantoor. De deadline voor inchecken is de starttijd van de boeking plus de gratieperiode. Als een gebruiker niet is ingecheckt voor die deadline, wordt de bureauboeking automatisch vrijgegeven.

Omdat Dock gebruikers incheckt zodra hun aanwezigheid wordt gedetecteerd, blijft de boeking behouden als je binnen de gratieperiode arriveert. Kom je pas na de gratieperiode, dan is de oorspronkelijke boeking al geannuleerd en kun je die niet meer terugkrijgen.

Het voorbeeld hieronder gaat uit van een bureau geboekt vanaf 09:00, met de gratieperiode van het kantoor toegepast:

8. Kantoorherkenning instellen (Beheerders)

Kantoorherkenning wordt meestal ingesteld door het IT-team. Om een netwerk aan een kantoor te koppelen:

1. Ga naar Beheer > Workplace Intelligence > Aanwezigheidsdetectie > Kantoorherkenning
2. Klik op "Netwerk toevoegen"
3. Vul de kantoor- en netwerkgegevens in (Wi-Fi SSID/BSSID, Standaard gateway, Subnets of Publiek IP) om ze aan het kantoor te koppelen

Zodra een netwerk is toegevoegd, wordt elke gebruiker die verbinding maakt met dat netwerk automatisch herkend en ingecheckt.

💡 Hoe netwerkherkenning werkt: herkenning combineert twee logica-niveaus:

• Tussen regels (OF): je kunt meerdere netwerkregels aan hetzelfde kantoor toevoegen. Verbinding maken met één van die regels triggert herkenning en de bijbehorende automatiseringen.
• Binnen een regel (EN): alle voorwaarden binnen één regel moeten tegelijk kloppen.

Dit betekent dat verschillende verbindingsscenario's — bijvoorbeeld Wi-Fi en Ethernet — het beste worden afgedekt door voor elk een aparte regel toe te voegen, in plaats van alle voorwaarden in één regel te stoppen.

Ethernet- en Wi-Fi-ondersteuning: deskbird Dock ondersteunt zowel Ethernet- als Wi-Fi-verbindingen. Welke voorwaarden beschikbaar zijn, hangt af van het type verbinding:

⚠️ Let op: omdat SSID en BSSID niet via Ethernet worden doorgegeven, werkt een regel met één van deze alleen via Wi-Fi. Voor kantoren waar gebruikers via Ethernet verbinden, voeg je een regel toe op basis van Standaard gateway (MAC), Subnets (CIDR) of Publiek IP. Om de gatewaywaarde te vinden, open je het deskbird Dock-dashboard terwijl je op het kantoornetwerk zit, kijk je bij de Ethernet-verbinding en kopieer je het veld "Gateway - MAC".

⚠️ Voorkom identieke netwerkregels voor verschillende kantoren: elk kantoor moet minstens één uniek netwerkgegeven hebben. Als twee kantoren exact dezelfde Wi-Fi SSID en hetzelfde subnet hebben, kan het systeem niet bepalen in welk kantoor de gebruiker is, waardoor aanwezigheid niet wordt gedetecteerd — en zonder check-in wordt de boeking na de gratieperiode vrijgegeven. Zorg dat minstens één waarde (bijvoorbeeld het subnetbereik) verschilt tussen kantoren.

9. Bureauherkenning instellen (Beheerders)

Bureauherkenning koppelt een specifieke monitor aan een specifiek bureau, zodat gebruikers worden ingecheckt bij het exacte bureau waar ze zich aansluiten. Een gepubliceerde plattegrond is vereist. Om een monitor aan een bureau te koppelen:

1. Ga naar Admin > Workplace Intelligence > Aanwezigheidsdetectie > Desk-detectie
2. Klik op het tandwiel-icoon bij het gewenste kantoor
3. Handmatig koppelen: klik op Handmatig koppelen, sluit een monitor aan op je apparaat zodat deze zichtbaar wordt in het systeem, selecteer het juiste desk op je plattegrond en klik dan op Koppelen om de monitor eraan te linken.
4. Automatisch koppelen: zet de schakelaar Automatisch koppelen aan en stel het aantal benodigde detecties in om een match te bevestigen. Volg de voortgang in de tabbladen Gekoppeld en Niet gekoppeld. Als er een conflict ontstaat (een monitor wordt bij 2 of meer Desks gedetecteerd), krijg je een melding om dit handmatig op deze pagina op te lossen.

Zodra een monitor is gekoppeld, wordt elke gebruiker die vanaf die monitor inlogt automatisch bij dat specifieke desk gedetecteerd en ingecheckt.

💡 Let op: Automatisch koppelen vereist dat er een kantoornetwerk is ingesteld. Om dit in te schakelen, ga je naar Admin > Workplace Intelligence > Aanwezigheidsdetectie > Kantoordetectie en voeg je je kantoornetwerken toe.

10. Privacy-modi (Admins)

deskbird Dock 0.6.0 introduceert flexibele privacy-instellingen, zodat je precies kunt bepalen hoeveel persoonlijke data Dock verzamelt — van volledige tracking op gebruikersniveau tot volledige anonimiteit. Dit is vooral handig voor organisaties met strenge privacy-eisen of een actieve ondernemingsraad.

Aanwezigheidsinstellingen vind je nu in een aparte sectie Workplace Intelligence in Admin, verdeeld over twee pagina’s:

• Aanwezigheidsdetectie: de standaardinstellingen voor netwerk- en desk-detectie.
• Privacy: kies één van de drie privacy-modi.

Om dit in te stellen, ga je naar Admin > Workplace Intelligence > Privacy.

💡 Let op: als je gebruikmaakt van de automatische boekingen van Dock (automatisch inchecken, desk-ruil, automatische deskboekingen), houd dan de standaardmodus Gebruiker geverifieerd aan.

⚠️ Modus wisselen: het wijzigen van de privacy-modus heeft invloed op reeds verzamelde data:

• Gebruiker geverifieerd → Anoniem anonimiseert alle eerdere gebeurtenissen. Bezettingsdata blijft behouden, maar gebruikersinformatie wordt permanent verwijderd.
• Anoniem → Gebruiker geverifieerd herstelt geen oude data.

deskbird toont een bevestigingswaarschuwing voordat je een wijziging doorvoert — lees deze goed door voordat je bevestigt.

11. Uitrollen op grote schaal met Microsoft Intune (Admins)

Voor grote uitrols kunnen IT-teams deskbird Dock centraal uitrollen naar Entra-gekoppelde, door Intune beheerde Windows-apparaten. Bij beheerde installaties wordt de app stilletjes geactiveerd met vooraf ingestelde authenticatie — geen browser-login en geen wachtwoorden voor eindgebruikers. Voor stapsgewijze instructies, zie de deskbird Dock Intune Windows rollout guide.

Kies de activatiemodus die past bij je privacybeleid (in te stellen in deskbird Admin):

• Bedrijfsmodus (anoniem): activeert alleen voor je Microsoft-organisatie, als een anoniem apparaat zonder gebruikersidentiteit. Meet kantoorbezetting zonder personen te identificeren. Je moet eerst je Entra tenant-ID bij deskbird registreren.
• Gebruikersmodus: activeert als de ingelogde medewerker, die al een deskbird-account moet hebben. Aanwezigheid wordt aan die persoon gekoppeld, waardoor persoonlijke functies zoals automatisch inchecken en boekingsautomatiseringen beschikbaar komen waar dit is ingeschakeld.
• Handmatige modus: beschikbaar voor snelle pilots of testen op onbeheerde apparaten.

💡 Let op: Intune-gebaseerde stille uitrol is beschikbaar voor Windows-apparaten.

12. Problemen oplossen

Werkt er iets niet zoals verwacht? Bekijk de onderstaande tabel voor veelvoorkomende problemen en snelle oplossingen:

13. Feedback & support

Als vroege beta-tester is jouw feedback essentieel om het eindproduct vorm te geven. Om bugs te melden of support aan te vragen, neem contact op met het deskbird-team via dock@deskbird.com.

⚠️ Let op: deze versie is bedoeld voor vroege tests en kan nog onvolkomenheden bevatten. Dit is niet per se het uiteindelijke product. Bedankt dat je helpt om een betere werkplek te bouwen!

14. Veelgestelde vragen