Met de schedule status sync van deskbird worden de planningsstatussen van je team (zoals Kantoor, Mobiel werken, Afwezig) automatisch doorgestuurd naar hun gekoppelde Google- of Microsoft-kalender. Zo kan iedereen zien wie waar werkt — zonder tussen verschillende apps te hoeven schakelen.
- Vereisten
- Hoe het werkt
- Instellen met Microsoft 365
- Instellen met Google Workspace
- Wat gebruikers zien in hun kalenders
- Veelgestelde vragen
1. Vereisten
- Beheerdersrechten nodig: Google Workspace Super Admin of Microsoft Entra ID Global Administrator.
- Instellen in een browser: rond de installatie af in een webbrowser (niet binnen Microsoft Teams).
- Eenrichtingssynchronisatie: deskbird stuurt planningsstatussen naar de kalenderprovider. Wijzigingen die direct in de kalender worden gemaakt, worden niet teruggesynchroniseerd naar deskbird.
- Als je een HRIS-integratie gebruikt (zoals Personio), volgen afwezigheden deze flow: HRIS → deskbird → kalender.
2. Hoe het werkt
Zodra het is ingeschakeld, maakt deskbird kalenderitems aan voor elke planningsstatus van de gebruiker. Het type item hangt af van de kalenderprovider en de status:
- Google Calendar: Kantoor en Mobiel werken verschijnen als werkplekvermeldingen. Afwezig en aangepaste statussen verschijnen als hele dag-evenementen.
- Microsoft Outlook: alle statussen worden weergegeven als hele dag-evenementen.
3. Instellen met Microsoft 365
- Ga naar Beheer > Bedrijfsinstellingen > Integraties.
- Klik op de kaart Gebruikersplanningen op Synchronisatie instellen.
- Selecteer Microsoft.
- Klik op Verbinden.
- Log in met een Global Administrator-account.
- Geef toestemming voor alle gevraagde machtigingen en volg de stappen op het scherm.
4. Instellen met Google Workspace
- Ga naar Beheer > Bedrijfsinstellingen > Integraties.
- Klik op de kaart Gebruikersplanningen op Synchronisatie instellen.
- Selecteer Google.
- Klik op Verbinden.
- Log in met je Google-beheerder-account.
- Geef toestemming voor alle gevraagde machtigingen en volg de stappen op het scherm.
5. Wat gebruikers zien in hun kalenders
| Status | Google Calendar | Microsoft Outlook |
|---|---|---|
| Kantoor | Werkplekvermelding | Hele dag-evenement |
| Mobiel werken | Werkplekvermelding | Hele dag-evenement |
| Afwezig | Hele dag-evenement | Hele dag-evenement |
| Aangepaste statussen | Hele dag-evenement | Hele dag-evenement |
6. Veelgestelde vragen
Ja. Gebruikersplanningen en Kalendersynchronisatie voor vergaderruimtes zijn aparte integraties. Je kunt de ene inschakelen zonder de andere.
Nee. Schedule status sync is alleen eenrichtingsverkeer: deskbird stuurt statussen naar de kalender. Als een gebruiker het kalenderitem direct wijzigt of verwijdert, zal deskbird het opnieuw aanmaken bij de volgende synchronisatieronde.
Als je een HRIS-integratie hebt (zoals Personio), worden afwezigheden automatisch doorgezet: HRIS → deskbird → kalender. Je hoeft hier niets handmatig voor te doen.
In Microsoft Outlook worden alle planningsstatussen weergegeven als hele dag-evenementen. Dit geldt voor Afwezig, aangepaste statussen, maar ook voor Kantoor en Mobiel werken.
In Google Calendar verschijnen Kantoor en Mobiel werken als werkplekvermeldingen. Afwezig en alle aangepaste statussen worden weergegeven als hele dag-evenementen.