Het beheren van middelen zoals desks, parkeerplaatsen en andere werkplekken is essentieel voor een flexibele en georganiseerde kantoorinrichting. In deze gids lees je hoe je deze middelen in deskbird aanmaakt, aanpast en beheert, zodat je werkplek slimmer en beter afgestemd is op de behoeften van je team.
- Desks, parkeerplaatsen en andere middelen aanmaken
- Middelen in bulk aanmaken en aanpassen
- Apparatuur toevoegen en beheren
- Toegewezen ruimtes
- Favoriete ruimtes
- Check-in bij desks en parkeerplaatsen
- Reserveringsinstellingen voor middelen
1. Desks, parkeerplaatsen en andere middelen aanmaken
Voordat je desks of andere middelen kunt toevoegen, moet je eerst je Verdiepingen & ruimtes aanmaken.
Klaar? Selecteer dan de gewenste verdieping via Admin > Workplace > Verdiepingen & ruimtes en klik op het pen-icoon naast het gebied waar je middelen wilt toevoegen of bewerken.
Op de detailpagina van het gebied kun je:
- De naam en beschrijving van het gebied bewerken
- Toegang beperken (bijvoorbeeld tot bepaalde afdelingen)
- Individuele desks/middelen hernoemen
- Desks herschikken met drag & drop
- Sluitingen instellen via de knop Beheren
- Middelen toewijzen aan specifieke gebruikers
- Individuele of gebieds-QR-codes downloaden
- Desks of het hele gebied verwijderen
Gebruik de knop +Desks toevoegen / +Plaatsen toevoegen / +Middelen toevoegen om nieuwe middelen aan te maken.
⚠️ Het sluiten of verwijderen van een middel verwijdert ook alle bestaande reserveringen voor dat middel.
Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.
2. Middelen in bulk aanmaken en aanpassen
Wanneer je op +Desks toevoegen / +Plaatsen toevoegen / +Middelen toevoegen klikt, kun je in het venster:
- Meerdere middelen tegelijk toevoegen (bijvoorbeeld 10 desks)
- De status instellen
- Naamgevingsregels aanpassen (voorvoegsel, startnummer, voorloopnullen)
Voorbeeld: Voorvoegsel: "Parkeerplaats", Start: "1" > Resultaat: Parkeerplaats 1, Parkeerplaats 2, ...
Dit versnelt het inrichten van grote ruimtes.
💡 De naam van het middel bepaalt ook wat er op de interactieve plattegrond wordt weergegeven. Als de naam een nummer bevat (bijvoorbeeld "Desk 3"), wordt dat nummer op de plattegrond getoond. Staat er geen nummer in de naam (bijvoorbeeld "Vensterplek"), dan wordt er geen nummer weergegeven voor dat middel.
3. Apparatuur toevoegen en beheren
Gebruik Admin > Desks, parkeren & overige > Apparatuur om apparatuur-opties aan te maken voor desks, parkeerplaatsen en andere middelen. Apparatuur wordt per kantoor ingesteld.
Als je deze hebt aangemaakt, ga je naar Verdiepingen & ruimtes, open je een gebied via Details en wijs je apparatuur toe aan één of meerdere middelen. Je kunt hiervoor ook bulk bewerken gebruiken. Voeg bijvoorbeeld "dubbele monitoren", een "laadpaal" of "staand bureau" toe.
Deze opties verschijnen ook in de filters voor gebruikers tijdens het boeken.
4. Toegewezen ruimtes
Toegewezen ruimtes worden beheerd door beheerders en automatisch geboekt wanneer een gebruiker zijn of haar status op "Kantoor" zet.
Zo wijs je een middel toe:
- Open Verdiepingen & ruimtes > selecteer de verdieping / het gebied via Details en kies het middel
- Klik op het pen-icoon, zoek naar Toegang
- Beperk de toegang tot één gebruiker
💡 De ruimte wordt automatisch geboekt wanneer de toegewezen persoon zijn of haar week plant en de status op Kantoor zet. Komt diegene niet naar kantoor, dan kun je de optie 'Sta anderen toe deze ruimte te boeken als de toegewezen gebruiker niet op kantoor is' inschakelen, zodat de ruimte beschikbaar wordt voor anderen. Als je check-ins hebt ingeschakeld, moeten deze ook worden uitgevoerd voor toegewezen middelen.
Beheerders kunnen anderen toestaan het middel te boeken als de toegewezen persoon een andere status kiest, zoals "Afwezig", "Mobiel werken" of "Zakenreis". Als er echter geen status is ingesteld, wordt de ruimte niet automatisch vrijgegeven. Daarom is het belangrijk om de status goed te plannen om de beschikbaarheid te maximaliseren.
5. Favoriete ruimtes
Met favoriete ruimtes kunnen gebruikers veelgebruikte middelen opslaan voor reservering in één klik, zonder dat een beheerder iets hoeft in te stellen.
Om een ruimte als favoriet te markeren, klik je op het hartje ernaast. De ruimte verschijnt dan op de Boek-pagina en in het profiel van de gebruiker onder "Jouw ruimtes".
💡 Favorieten boeken de ruimte niet automatisch en blokkeren anderen niet om te boeken. Het zijn simpelweg voorkeuren voor snelle toegang.
6. Check-in bij desks en parkeerplaatsen
Automatisch inchecken is beschikbaar voor desks en parkeerplaatsen, afhankelijk van je deskbird-abonnement. Als dit is ingeschakeld, worden gebruikers automatisch ingecheckt via geolocatie.
➡️ Meer informatie: Automatisch inchecken voor desk- en parkeerreserveringen
7. Reserveringsinstellingen voor middelen
Meer informatie over de reserveringsinstellingen voor middelen vind je in dit artikel: Reserveringsinstellingen