In deskbird kunnen beheerders volledig bepalen hoe en wanneer boekingen worden gemaakt – zo kun je de ervaring afstemmen op het bedrijfsbeleid en voor meer duidelijkheid zorgen.
💡 Opmerking: Het wijzigen van boekingsinstellingen geldt alleen voor toekomstige boekingen. Bestaande boekingen worden niet aangepast.
1. Maximale vooruitboektijd (Maximale periode voor gebruikersboekingen)
Je kunt instellen hoeveel dagen van tevoren gebruikers Desks en parkeerplaatsen mogen boeken, afhankelijk van hun rol:
- Globale beheerders
- Kantoorbeheerders
- Managers
- Groepsmanagers
- Gebruikers
Elke systeemrol kan een eigen waarde hebben. De waarde telt kalenderdagen vanaf vandaag (inclusief vandaag), ongeacht de openingsdagen van het kantoor.
2. Algemene boekingsinstellingen
Deze instellingen gelden voor Desks en parkeerplaatsen:
- Slechts één resource per keer: Als deze optie is ingeschakeld, kunnen gebruikers en groepsmanagers niet meer dan één Desk of parkeerplaats boeken voor dezelfde datum en tijd. Dit geldt niet voor boekingen van een vergaderruimte of andere resources. Zo voorkom je dubbele boekingen.
- Anonieme boeking: Hiermee kunnen gebruikers resources boeken zonder dat hun naam zichtbaar is voor anderen. Beheerders zien wel alle boekingsdetails. Dit geldt niet voor boekingen van een vergaderruimte.
- Boekingen voor bezoekers: Je kunt instellen welke rollen mogen boeken namens Visitors. Standaard hebben globale en kantoorbeheerders deze rechten.
🔗 Meer informatie over boekingen voor bezoekers.
3. Check-in opties en gratieperiode
Beheerders kunnen kiezen uit 3 verschillende modi om te bepalen hoe gebruikers inchecken bij hun boekingen:
- Geen check-in: Boekingen worden bevestigd zonder dat er een check-in actie nodig is. Ideaal voor workflows op basis van vertrouwen.
- Click en/of QR-code: Gebruikers kunnen inchecken via de deskbird webapp, mobiele app of MS Teams – of een QR-code scannen met hun smartphone.
- Alleen QR-code: Inchecken is alleen mogelijk door het scannen van de QR-code in de deskbird mobiele app.
De gratieperiode en starttijd bepalen hoe lang een gebruiker heeft om in te checken nadat de boeking is begonnen.
- Gratieperiode: Na deze periode wordt de boeking automatisch geannuleerd als er geen check-in heeft plaatsgevonden.
- Starttijd van de gratieperiode: Bepaalt wanneer de gratieperiode begint en vanaf wanneer herinneringen worden verstuurd.
🔗 Voor alle configuratiedetails, zie Check-in opties voor resources.
🔁 Je kunt ook de optionele functie Automatisch inchecken activeren via locatiebepaling in de deskbird mobiele app.
🔗 Lees hier meer: Handleiding Automatisch Inchecken