In deskbird heb je volledige controle over hoe en wanneer boekingen worden gemaakt — zo kun je alles afstemmen op het beleid van je bedrijf en zorg je voor duidelijkheid.
💡 Let op: Het wijzigen van boekingsinstellingen geldt alleen voor toekomstige boekingen. Bestaande boekingen worden niet aangepast.
- Maximale boekingsperiode
- Algemene boekingsinstellingen
- Check-in opties en gratieperiode
- Boekingssuggesties voor gebruikers
1. Maximale boekingsperiode (Maximum lead time for bookings)
Je kunt instellen hoeveel dagen van tevoren gebruikers desks en parkeerplaatsen mogen boeken, afhankelijk van hun rol:
- Globale beheerders
- Kantoorbeheerders
- Managers
- Groepsmanagers
- Gebruikers
Elke systeemrol kan een eigen waarde hebben. De waarde telt kalenderdagen vanaf vandaag (inclusief vandaag), ongeacht de openingsdagen van het kantoor.
2. Algemene boekingsinstellingen
Deze instellingen gelden voor desks en parkeerplaatsen:
-
Slechts één resource per tijdstip: Als dit is ingeschakeld, kunnen gebruikers en groepsmanagers niet meer dan één desk of parkeerplaats boeken voor dezelfde datum en tijd. Dit voorkomt dubbele boekingen. Geldt niet voor boekingen van vergaderruimtes of andere resources.
💡 Globale beheerders, kantoorbeheerders en managers zijn uitgezonderd van deze beperking. - Anoniem boeken: Hiermee kunnen gebruikers resources boeken zonder dat hun naam zichtbaar is voor anderen. Jij ziet nog steeds alle boekingsdetails. Geldt niet voor boekingen van vergaderruimtes.
- Gastboekingen: Je kunt instellen welke rollen mogen boeken namens bezoekers. Standaard hebben globale en kantoorbeheerders deze toestemming.
🔗 Meer informatie over boekingen voor bezoekers.
3. Check-in opties en gratieperiode
Kies uit 3 modi om te bepalen hoe gebruikers inchecken bij hun boekingen:
- Geen check-in: Boekingen worden bevestigd zonder dat er een check-in actie nodig is. Ideaal voor workflows gebaseerd op vertrouwen.
- Klikken en/of QR-code: Gebruikers kunnen inchecken via de deskbird webapp, mobiele app of MS Teams — of een QR-code scannen met hun smartphone.
- Alleen QR-code: Inchecken is alleen mogelijk door de QR-code te scannen in de deskbird mobiele app.
De gratieperiode en starttijd bepalen hoe lang een gebruiker heeft om in te checken nadat de boeking is begonnen.
- Gratieperiode: Na deze periode wordt de boeking automatisch geannuleerd als er geen check-in heeft plaatsgevonden.
- Starttijd van de gratieperiode: Bepaalt wanneer de gratieperiode begint en vanaf wanneer herinneringen om in te checken worden verstuurd.
🔗 Voor alle configuratie-opties, zie Check-in opties voor resources.
🔄 Je kunt ook de optionele functie automatisch inchecken activeren via locatiebepaling in de deskbird mobiele app.
🔗 Meer informatie: Handleiding automatisch inchecken
4. Boekingssuggesties voor gebruikers
Gebruikers krijgen ook persoonlijke boekingssuggesties te zien, op hun Schema-pagina en tijdens het boeken. Suggesties raden desks en parkeerplaatsen aan op basis van signalen zoals toegewezen ruimtes, favorieten, boekingsgeschiedenis en waar collega’s zitten. Elke gebruiker kan suggesties zelf aan- of uitzetten, of apart regelen voor desks en parkeerplaatsen, via de eigen profielvoorkeuren — dit wordt niet door beheerders ingesteld.
🔗 Meer informatie: Zo gebruik je boekingssuggesties