In deskbird heb je volledige controle over hoe en wanneer boekingen worden gemaakt — zo kun je alles afstemmen op het beleid van het bedrijf en zorg je voor duidelijkheid.
Ga naar Admin > Bureaus, parkeren & andere: Boekingsinstellingen en selecteer het kantoor in de dropdown naast de paginatitel. Alle boekingsinstellingen gelden per kantoor.
💡 Let op: Het wijzigen van boekingsinstellingen geldt alleen voor toekomstige boekingen. Bestaande boekingen worden niet aangepast.
- Maximale boekingsperiode
- Algemene boekingsinstellingen
- Check-in opties en gratieperiode
- Boekingssuggesties voor gebruikers
1. Maximale boekingsperiode (Maximale vooruitboektijd voor boekingen)
Je kunt instellen hoeveel dagen van tevoren gebruikers bureaus en parkeerplaatsen mogen boeken, afhankelijk van hun functie:
- Algemene beheerders
- Kantoorbeheerders
- Managers
- Groepsmanagers
- Gebruikers
Elke systeemfunctie kan een eigen waarde hebben. De waarde telt kalenderdagen vanaf vandaag (inclusief vandaag), ongeacht de openingstijden van het kantoor.
- Je kunt elke waarde tussen 0 en 365 dagen instellen. 0 betekent dat gebruikers met die functie alleen voor dezelfde dag kunnen boeken.
- De periode geldt voor bureaus en parkeerplaatsen. Dit geldt niet voor vergaderruimtes.
2. Algemene boekingsinstellingen
Deze instellingen gelden voor bureaus en parkeerplaatsen:
-
Gebruikers en groepsmanagers kunnen niet meer dan één bureau of parkeerplaats boeken op dezelfde datum en tijd: Als dit is ingeschakeld, kunnen gebruikers en groepsmanagers niet meer dan één bureau of parkeerplaats boeken voor dezelfde datum en tijd. Dit voorkomt dubbele boekingen. Dit geldt niet voor boekingen van vergaderruimtes of andere resources.
💡 Algemene beheerders, kantoorbeheerders en managers zijn uitgezonderd van deze beperking. - Anoniem boeken: Hiermee kunnen gebruikers resources boeken zonder dat hun naam zichtbaar is voor anderen. Jij ziet nog steeds alle boekingsdetails. Dit geldt niet voor boekingen van vergaderruimtes.
- Reservering voor gasten: Je kunt instellen welke andere functies mogen boeken namens bezoekers. Algemene en kantoorbeheerders hebben deze rechten altijd.
- Geautomatiseerde boekingen: Hiermee kunnen gebruikers geautomatiseerde boekingen inschakelen voor bureaus, parkeerplaatsen of beide. Zie Geautomatiseerde boekingen instellen.
🔗 Meer informatie over boekingen voor gasten.
3. Check-in opties en gratieperiode
In het gedeelte Inchecken kies je hoe gebruikers hun bureau- en parkeerboekingen bevestigen:
- Geen check-in: Inchecken is niet nodig en boekingen worden nooit automatisch geannuleerd.
- Inchecken met klik en/of QR-codes: Gebruikers checken in via de deskbird webapp, mobiele app of Microsoft Teams, of door een QR-code te scannen.
- Inchecken alleen met QR-codes: Gebruikers kunnen alleen inchecken door de QR-code bij de ruimte te scannen in de deskbird mobiele app.
Als gebruikers niet inchecken, wordt de boeking automatisch geannuleerd op basis van twee instellingen:
- Gratieperiode: Als er niet is ingecheckt, annuleer de boeking automatisch: het aantal minuten na de start van de boeking waarin gebruikers moeten inchecken.
- Vroegste auto-annuleringstijd: het vroegste tijdstip waarop een boeking automatisch kan worden geannuleerd.
Je kunt op deze pagina ook Automatisch inchecken met geolocatie met de deskbird mobiele app inschakelen.
🔗 Voor uitleg over hoe deze instellingen samenwerken, voorbeelden en een calculator, zie Check-in en auto-annuleringsinstellingen. Voor automatisch inchecken, zie Gids voor automatisch inchecken.
4. Boekingssuggesties voor gebruikers
Gebruikers hebben ook toegang tot persoonlijke boekingssuggesties, die worden getoond op hun Planning-pagina en tijdens het boeken. Suggesties raden bureaus en parkeerplaatsen aan op basis van signalen zoals toegewezen plekken, favorieten, boekingsgeschiedenis en waar collega's zitten. Elke gebruiker kan suggesties zelf aan- of uitzetten, of bureau- en parkeerplaatsuggesties apart beheren via de eigen profielvoorkeuren — dit wordt niet ingesteld door admins.
🔗 Meer informatie: Zo gebruik je boekingssuggesties