Met de Boeking voor gasten functie in deskbird kun je Desks of parkeerplaatsen reserveren voor externe bezoekers - dit zorgt voor een soepele aankomstervaring en geeft je team volledige transparantie over wie er naar kantoor komt.
1. Hoe reserveer je een desk of parkeerplaats voor een gast
Ga naar de sectie Boek in de deskbird webapp. Selecteer de gewenste bron en kies vervolgens Gast als het type boeking. Voer de naam en het e-mailadres van de gast in.
De gast ontvangt een e-mailbevestiging met alle boekingsdetails. Boekingseigenaren ontvangen ook een kopie. Als check-in is ingeschakeld, moet de boekingseigenaar namens de gast inchecken.
💡 Gastboekingen verschijnen in de Aankomende boekingen van de boekingseigenaar voor eenvoudige bewerkingen of check-in.
⚠️ Belangrijk: Gebruik niet je eigen of hergebruikte e-mailadressen voor meerdere gastboekingen. Het e-mailadres wordt behandeld als een unieke ID. Gebruik altijd het daadwerkelijke e-mailadres van de gast of een formaat zoals jouw.naam+gast.naam@domein.com als de gast geen e-mail mag ontvangen.
2. Veelgestelde vragen
Beheerders, kantoorbeheerders en managers kunnen alle gastboekingen in hun respectieve kantoren bekijken. Alle gebruikers kunnen de aanwezigheid van gasten zien op de Schema pagina en weten wie er nog meer op kantoor zal zijn. Deze transparantie helpt teams bij het coördineren van zitplaatsen of het plannen van gevoelige gesprekken.
Elke boeking die wordt gemaakt via de gastboekingsprocedure wordt behandeld als een gastboeking - zelfs als de persoon die wordt geboekt een medewerker is. De classificatie hangt af van hoe de boeking wordt gemaakt.
Beheerders kunnen bepalen welke gebruikersrollen (standaardgebruikers, managers, groepsmanagers) gastboekingen mogen maken in Boekingsinstellingen. Zie Beheerder > Boekingsinstellingen > Boeking voor gasten. Globale beheerders en kantoorbeheerders kunnen standaard boekingen voor gasten maken.
💡 Als standaardgebruikers mogen boeken voor gasten, moeten zij ook de gast inchecken.
Gastboekingen zijn zichtbaar op basis van gebruikersrollen en privacy-instellingen. Boekingseigenaren kunnen boekingen markeren als Anoniem om hun identiteit te verbergen, maar gasten zelf worden nog steeds als extern vermeld voor naleving en bewustwording.
Gasten worden duidelijk gemarkeerd in het kantooroverzicht zodat collega's zich ervan bewust zijn dat er iemand van buiten het bedrijf op bezoek is. Als de privacy-instellingen van het bedrijf de zichtbaarheid van profielen beperken, gelden dezelfde regels voor gastboekingen die door die gebruiker zijn gemaakt.
Momenteel moet er een desk of parkeerplaats worden geboekt om een "op kantoor" status aan een gast toe te wijzen. Voor een complete oplossing inclusief check-ins, badgeprinten, aankomstmeldingen en meer, verken onze Bezoeken functie: Bezoeken – Bezoekersbeheer