Met de functie Boeking voor gasten kun je Desks of parkeerplaatsen reserveren voor externe bezoekers — zo zorg je voor een soepele aankomst en heeft je team volledig inzicht in wie er naar kantoor komt. In dit artikel lees je hoe je gastboekingen maakt en hoe je instelt wie in je workspace deze boekingen mag doen.
1. Hoe boek je een Desk of parkeerplaats voor een gast
Ga naar het gedeelte Boeken in de deskbird webapp. Selecteer de gewenste resource en kies vervolgens Gast als boekingstype. Vul de naam en het e-mailadres van de gast in.
De gast ontvangt een e-mailbevestiging met alle boekingsgegevens. De eigenaar van de boeking krijgt ook een kopie. Als check-in is ingeschakeld, moet de eigenaar van de boeking namens de gast inchecken.
💡 Gastboekingen verschijnen bij de Aankomende boekingen van de eigenaar, zodat je ze makkelijk kunt bewerken of inchecken.
⚠️ Belangrijk: Gebruik nooit je eigen of hergebruikte e-mailadressen voor meerdere gastboekingen. Het e-mailadres wordt als uniek ID gebruikt. Gebruik altijd het echte e-mailadres van de gast, of een formaat zoals jouw.naam+gast.naam@domein.com als de gast geen e-mail hoeft te ontvangen.
2. Veelgestelde vragen
Beheerders, office admins en managers kunnen alle gastboekingen in hun respectievelijke kantoren bekijken. Alle gebruikers kunnen de aanwezigheid van gasten zien op de pagina Planning en weten zo wie er nog meer op kantoor is. Deze transparantie helpt teams om zitplaatsen af te stemmen of gevoelige gesprekken te plannen.
Elke boeking die via de Boeking voor gasten-flow wordt gemaakt, wordt als gastboeking behandeld — zelfs als de persoon een medewerker is. De classificatie hangt af van hoe de boeking is gemaakt, niet van de status van de persoon.
Je kunt instellen welke gebruikersrollen (standaardgebruikers, managers, groepsmanagers) gastboekingen mogen maken via Admin > Boekingsinstellingen > Boeking voor gasten. Global administrators en office admins kunnen standaard gastboekingen maken.
💡 Als je gastboekingen inschakelt voor standaardgebruikers, zijn zij ook verantwoordelijk voor het inchecken van de gast.
Gastboekingen zijn zichtbaar op basis van gebruikersrollen en privacy-instellingen. De eigenaar van de boeking kan boekingen als Anoniem markeren om zijn of haar identiteit te verbergen, maar gasten worden nog steeds als extern weergegeven voor compliance en bewustzijn.
Gasten zijn duidelijk gemarkeerd in het kantooroverzicht, zodat collega's weten dat er iemand van buiten het bedrijf op bezoek is. Als de privacy-instellingen van je bedrijf de zichtbaarheid van profielen beperken, gelden dezelfde regels voor gastboekingen die door die gebruiker zijn gemaakt.
Op dit moment moet je een Desk of parkeerplaats boeken om een gast de status "op kantoor" te geven. Voor een complete bezoekersbeheer-oplossing — inclusief check-ins, badgeprinten, aankomstmeldingen en meer — bekijk de functie Bezoeken: Bezoeken – Bezoekersbeheer.