Bezoeken (Bezoekersbeheer) is de gebruiksvriendelijke oplossing van deskbird om gasten te ontvangen op moderne werkplekken. Het maakt het plannen, inchecken en versturen van meldingen eenvoudig, zodat het hele proces soepel verloopt voor medewerkers, receptionisten en bezoekers.
- Instellingen voor Bezoeken
- Bezoeken aanmaken en beheren
- Rol van receptionisten en bezoekersdashboard
- Meldingen en herinneringen
- Kioskmodus voor Bezoekersbeheer
1. Instellingen voor Bezoeken
Je vindt deze instellingen via Beheerder > Bezoeken: Instellingen.
Op de instellingenpagina zie je in één oogopslag welke kantoren Bezoekersbeheer hebben geactiveerd, welke kantoren minimaal één kioskmodus hebben ingeschakeld, en kun je per kantoor een standaardgastheer en receptionisten toewijzen.
Open de configuratie voor elk kantoor door op het ⚙️ tandwiel-icoon te klikken.
Daar kun je het volgende beheren:
- Privacy van bezoekersgegevens: Stel in na hoeveel tijd bezoekersgegevens automatisch worden geanonimiseerd.
- Standaardgastheer: Wordt toegewezen als bezoekers zichzelf inchecken en hun contactpersoon niet weten.
- Bezoekersreceptionisten: Wie alle bezoeken op dat kantoor kan bekijken en beheren.
2. Bezoeken aanmaken en beheren
Zo plan je een nieuwe bezoeker in:
- Ga naar Bezoeken in het hoofdmenu.
- Klik op + Bezoek aanmaken (rechtsboven).
Bezoekgegevens invoeren
Op de pagina Bezoek aanmaken kun je het volgende instellen:
- Titel – Geef het bezoek een duidelijke naam (bijv. Onderhoudsafspraak).
- Organisator – Standaard ingevuld met jouw naam, maar kan aangepast worden.
- Datum & Tijd – Kies de datum en stel begin- en eindtijd in.
- Type – Kies uit Zakelijk, Werving, Onderhoud, Intern of Overig.
- Instructies voor bezoekers – Voeg aanwijzingen toe (bijv. "Gebruik de groene deur naast de parkeerplaats").
Bezoekers toevoegen
- Voeg bezoekers toe op naam en/of e-mail. Minimaal één van deze velden is verplicht.
- 💡 E-mail is verplicht als je wilt dat herinneringen en updates automatisch worden verstuurd.
- Je moet minimaal één bezoeker toevoegen voordat je het bezoek kunt aanmaken.
Uitnodigingen versturen
Zodra alle gegevens zijn ingevuld, krijg je de vraag of je de uitnodiging per e-mail naar de bezoekers wilt sturen. Deze e-mail bevat alle bezoekgegevens en updates.
Bestaande bezoeken beheren
Open voor elk bezoek het menu met drie puntjes (⋮) om:
- Bezoek bewerken – Pas de gegevens aan.
- Bezoek dupliceren – Maak een kopie met dezelfde gegevens.
- Markeren als afgerond – Sluit het bezoek af nadat het is afgerond.
- Bezoek verwijderen – Verwijder het definitief. Je kunt ervoor kiezen om bezoekers hierover te informeren.
💡 Bezoeken kunnen ook geëxporteerd worden als .xlsx bestand voor rapportagedoeleinden.
💡 Bezoeken worden automatisch om middernacht afgerond op basis van de tijdzone van het kantoor als ze open blijven staan, en groepsbezoeken worden automatisch afgerond zodra de laatste gast uitcheckt.
3. Rol van receptionisten en bezoekersdashboard
Gebruikers met de receptionistenrol (toe te wijzen via Beheerder > Bezoeken > Receptionisten) hebben toegang tot het bezoekersdashboard.
Vanaf het dashboard kunnen receptionisten:
- Check-in / Check-out bezoekers met één klik.
- Tijdregistraties bewerken (via het klok-icoon) – pas de check-in en check-out tijden aan.
- Bezoeker bewerken (via het pen-icoon) – wijzig naam, e-mail of bedrijf.
- Bezoeker verwijderen (via het prullenbak-icoon) – als alle bezoekers zijn verwijderd, wordt het bezoek verwijderd. Je kunt ervoor kiezen de bezoeker hierover te informeren.
- Gastheer informeren (via de lila Informeer-knop, beschikbaar als de gastheer de MS Teams-integratie actief heeft) om de organisator te laten weten dat de bezoeker(s) zijn gearriveerd.
Lijst van aanwezige bezoekers
Receptionisten en beheerders kunnen direct een lijst zien van alle bezoekers die op dat moment in het kantoor aanwezig zijn door bovenaan de Bezoeken-pagina op de indicator Nu aanwezig te klikken. Er opent dan een zijpaneel met alle bezoekers die zijn ingecheckt maar nog niet zijn uitgecheckt, inclusief hun check-in tijd.
💡 Het nauwkeurig bijhouden van check-outs zorgt ervoor dat de aanwezigheidslijst klopt. Dit is vooral belangrijk bij bijvoorbeeld calamiteiten, zodat duidelijk is wie er in het gebouw is.
Zichtbaarheid van bezoeken
De zichtbaarheid van bezoeken hangt af van de rol van de gebruiker:
- Receptionisten kunnen alle bezoeken zien voor het kantoor waaraan ze zijn toegewezen.
- Globale beheerders hebben toegang tot alle bezoeken in alle kantoren.
- Reguliere gebruikers kunnen alleen de bezoeken zien die ze zelf hebben aangemaakt.
4. Meldingen en herinneringen
Bezoekersmeldingen (e-mail)
Bezoekers kunnen automatisch e-mails ontvangen met bezoekgegevens en updates:
- Bezoek gepland – Wordt verstuurd zodra het bezoek is aangemaakt (alleen als er een e-mailadres is toegevoegd).
- Bezoek geannuleerd – Wordt verstuurd als een bezoek of bezoeker wordt verwijderd.
- Bezoek gewijzigd – Wordt verstuurd als belangrijke gegevens (titel, datum/tijd, organisator, instructies) worden aangepast.
- Bezoekherinnering – Wordt 24 uur voor het bezoek verstuurd.
💡 E-mails worden alleen verstuurd naar bezoekers waarvoor een e-mailadres is opgegeven. De taalinstellingen van de organisator bepalen de taal van de e-mail.
Gastheer-meldingen (Microsoft Teams en e-mail)
Gashtheren ontvangen meldingen over bezoekersactiviteiten via zowel Microsoft Teams als e-mail. Zo zijn ze altijd op de hoogte, ook als ze de Teams-app niet hebben geïnstalleerd of een Teams-bericht missen.
- Bezoeker is gearriveerd – Zodra een bezoeker incheckt (via de kiosk of de webapp), ontvangt de gastheer een melding via zowel Microsoft Teams als e-mail. Vanaf het dashboard kan een receptionist deze melding ook handmatig versturen via de knop Informeer. De gastheer kan reageren met Ik ben onderweg — zowel in de Microsoft Teams-melding als direct vanuit de e-mail. Deze reactie wordt teruggekoppeld aan het bezoekersdashboard zodat de receptie weet dat de gastheer eraan komt.
- Herinnering einde bezoek – Wanneer een bezoek de geplande eindtijd bereikt en bezoekers nog zijn ingecheckt, ontvangt de gastheer automatisch een herinnering via Microsoft Teams en e-mail. Deze herinnering bevat een Check-out alle bezoekers-actie, waarmee de gastheer in één keer alle resterende bezoekers kan uitchecken en de bezoekregistratie up-to-date blijft.
5. Kioskmodus voor Bezoekersbeheer
In de Kioskmodus voor Bezoekersbeheer kunnen bedrijven vooraf aangemelde gasten zichzelf laten inchecken en kunnen spontane bezoekers zich ter plekke registreren. Gashtheren worden automatisch op de hoogte gebracht via Microsoft Teams of e-mail, en per kantoor kan een standaardgastheer worden ingesteld voor een soepele communicatie. Alle bezoekersactiviteiten worden in realtime gesynchroniseerd met het deskbird Bezoekersdashboard, zodat je altijd een volledig overzicht hebt van alle check-ins en lopende bezoeken.
Meer informatie vind je hier: Kioskmodus voor Bezoekersbeheer