Kioskmodus voor bezoekersbeheer – deskbird Help Center

Visitors Plus

Een bezoekerskiosk is een tablet bij de ingang van je kantoor waar bezoekers zichzelf kunnen inchecken. Vooraf geregistreerde bezoekers voeren de bezoekerscode uit hun uitnodiging in, en spontane bezoekers registreren zichzelf. De gastheer krijgt automatisch een melding, bezoekers kunnen vereiste documenten op het scherm ondertekenen en elke check-in verschijnt direct op de pagina Bezoeken.

In dit artikel lees je hoe je een bezoekerskiosk koppelt, beheert, hoe bezoekers deze gebruiken en welke apparaten ondersteund worden. Op zoek naar tablets buiten je vergaderruimtes? Zie Kioskmodus voor vergaderruimtes. Wil je het volledige bezoekersbeheer stap voor stap instellen? Bekijk dan Visitors Plus: setup.

Voor je begint
Een bezoekerskiosk instellen en koppelen
Kiosken beheren en ontkoppelen
Hoe bezoekers inchecken bij de kiosk
Ondersteunde apparaten en systeemeisen
Veelgestelde vragen

1. Voor je begint

Planning: je bedrijf heeft Visitors Plus nodig. Zie Beschikbaarheid.
Functie: je moet als admin ingelogd zijn om apparaten te koppelen en beheren.
Kantoor: Bezoekersbeheer moet ingeschakeld zijn voor het kantoor waar de kiosk komt te staan. Zie Bezoekersbeheer inschakelen voor een kantoor.
Standaard host: stel een standaard host in voor het kantoor via Admin > Bezoeken: Instellingen (⚙️ tandwiel-icoon), zodat iemand een melding krijgt als een bezoeker niet weet wie hij bezoekt. Zie Instellingen voor Bezoeken.
Apparaat: een Android-tablet, iPad of een apparaat met een recente Chrome-browser, bij voorkeur met een scherm van minimaal 10 inch. Zie Ondersteunde apparaten en systeemeisen.

2. Een bezoekerskiosk instellen en koppelen

Alle kiosken en schermen beheer je nu centraal in de webapp: Admin > Kiosk & schermen > Apparaten. Hier kun je elk apparaat in je bedrijf koppelen, configureren en beheren.

Je kunt een bezoekerskiosk op twee manieren koppelen: voer de setupcode in in het Admin-paneel (geen mobiele app nodig), of scan de QR-code met de deskbird mobiele app.

💡 Tip: Een stapsgewijze handleiding vind je ook direct op de pagina Apparaten — klik rechtsboven op Hoe kiosk verbinden.

Stap 1: (Optioneel) Installeer de deskbird mobiele app op je smartphone

Je hebt de deskbird mobiele app alleen nodig als je de kiosk wilt koppelen door de QR-code te scannen. Kies je voor koppelen via code in het Admin-paneel, dan kun je deze stap overslaan.

Stap 2: Start de Kiosk App op het apparaat

Er zijn drie manieren om de kioskmodus te starten:

Installeer de deskbird Kiosk App via de Google Play Store of Apple App Store

Zodra de kiosk draait (app of browser), zie je een QR-code en een setupcode op het scherm.

Stap 3: Koppel het apparaat

Optie A: Voer de setupcode in (Admin-paneel — geen mobiele app nodig)

Kopieer op het kiosk-apparaat de setupcode die naast de QR-code wordt getoond (de sessie kan verlopen — start het kioskscherm opnieuw op om een nieuwe code te genereren).
Ga in de webapp naar Admin > Kiosk & schermen > Apparaten.
Klik op + Apparaat koppelen.
Bij Code invoeren plak je de code in Voer de code in die op je apparaat wordt getoond en klik je op Volgende.
Bij Schermtype kiezen selecteer je Bezoekerskiosk (Laat bezoekers zich registreren, vereiste documenten ondertekenen en zelfstandig inchecken), en klik je op Volgende.
Bij Scherm configureren geef je het apparaat een herkenbare naam, selecteer je het Kantoor en kies je de Standaard host, daarna klik je op Koppelen.

💡 Let op: Alleen kantoren met een bezoekersbeheer-licentie kunnen geselecteerd worden (zie Bezoekersbeheer inschakelen voor een kantoor). De standaard host krijgt een melding bij elk bezoek waarbij geen contactpersoon is opgegeven. Dit is dezelfde instelling als de standaard host van het kantoor in Admin > Bezoeken: Instellingen, dus de laatst gewijzigde instelling geldt voor het kantoor.

Optie B: Scan de QR-code (mobiele app)

Zorg dat de deskbird app op je telefoon staat en dat je bent ingelogd met een Admin-account.
Scan de QR-code op het apparaat met de standaard camera-app, een QR-scanner of de QR-scanner in de deskbird app (Open de app > Boek > tik op het QR-code symbool rechtsboven > scan de code).
Selecteer Bezoeken in het scherm Koppel je kiosk en rond de configuratie af (naam, kantoor en standaard host).

Pair your kiosk screen with the Visits option selected

💡 Let op: Voor automatische updates van de Android Kiosk App moet de app draaien in vergrendelde volledig-schermmodus. In deze modus heeft de app apparaatbeheerrechten en kan hij updates uitvoeren zonder handmatige actie. Staat de app niet in volledig-schermmodus, dan worden updates niet automatisch geïnstalleerd.

Stap 4: Kiosk is klaar voor gebruik

De kiosk is direct na het koppelen actief en verschijnt in de lijst Gekoppelde apparaten op de pagina Apparaten. Bezoekers kunnen meteen beginnen met inchecken.

3. Kiosken beheren en ontkoppelen

Je apparaten beheren

Via Admin > Kiosk & schermen > Apparaten krijg je een overzicht van alle gekoppelde apparaten. Het Overzicht toont het totaal aantal apparaten en een verdeling per type (Vergaderruimtekiosken, Bezoekerskiosken, Bewegwijzering - Plattegrond, Bewegwijzering - Overzicht van vergaderruimtes). De tabel Gekoppelde apparaten laat per apparaat de Apparaatnaam, Type, Scherminhoud en Laatst gezien zien. Je kunt zoeken op apparaatnaam, filteren, sorteren, de configuratie aanpassen of apparaten ontkoppelen die je niet meer nodig hebt.

Een kiosk ontkoppelen

Om een gekoppelde kiosk op iOS of Android te ontkoppelen, tik je 5 keer op de linkerbenedenhoek van het kioskscherm om het paneel Kiosk instellingen te openen. Hier kun je de app Ontkoppelen / Resetten. Wil je het apparaat opnieuw koppelen via een code, dan zijn beide stappen vereist: ontkoppel het apparaat in Admin > Kiosk & schermen > Apparaten (zodat het uit het systeem wordt verwijderd) en reset de kiosk-app op het apparaat.

Draait de kiosk in een browser, wis dan de cache en cookies van de site en laad de pagina opnieuw. Hiermee wordt de koppeling verwijderd.

4. Hoe bezoekers inchecken bij de kiosk

Bezoekers kunnen eenvoudig inchecken via de deskbird Kiosk tablet op locatie. De kiosk ondersteunt meerdere talen, die je rechtsboven op het scherm kunt kiezen voordat je begint. Er zijn twee manieren om in te checken:

Optie 1: Met bezoekerscode

Als de bezoeker een uitnodiging per e-mail heeft ontvangen, kan hij de optie Met bezoekerscode op het welkomstscherm gebruiken.

Selecteer op het welkomstscherm Met bezoekerscode.
Voer de unieke code uit de uitnodigingsmail in bij Voer je bezoekerscode in.
Tik op Doorgaan om te bevestigen.

Het systeem herkent automatisch de gegevens van de bezoeker en toont de toegewezen gastheer en bezoektijd. De bezoeker controleert en bevestigt de informatie om het inchecken af te ronden. Na bevestiging verschijnt een melding dat de gastheer op de hoogte is gebracht.

Optie 2: Handmatig inchecken

Voor spontane bezoekers kies je Handmatig op het welkomstscherm.

Voer je voornaam en achternaam in wanneer daarom wordt gevraagd.
Vul je bedrijfsnaam in. Je kunt ook op Overslaan tikken als dit niet van toepassing is.
Geef aan wie je bezoekt. Weet je het niet, kies dan Ik weet het niet — de standaard host krijgt dan een melding.
Controleer het overzicht van je bezoek. Hier zie je je gastheer, bezoekdatum & tijd en je persoonlijke gegevens.
Tik op Doorgaan om je check-in te voltooien.

Na het indienen zie je een bevestigingsbericht en wordt de gastheer op de hoogte gebracht.

💡 Tip: Beide check-in opties brengen de gastheer automatisch op de hoogte via Microsoft Teams of, als Teams niet beschikbaar is, per e-mail. Het bezoek verschijnt ook direct op het deskbird bezoekersdashboard.

5. Ondersteunde apparaten en systeemeisen

De kiosk-applicatie is ontworpen om onafhankelijk te zijn van de keuze van de hardwareleverancier.

Algemene vereisten voor compatibiliteit

Android-tablets met Android 12L (API-niveau 32, uitgebracht in maart 2022) of nieuwer worden ondersteund via de deskbird Kiosk App, beschikbaar in de Google Play Store
iPads worden ondersteund via de deskbird Kiosk App, beschikbaar in de Apple App Store
Chrome 80 of nieuwer is vereist, maar Chrome 85 (uitgebracht in augustus 2020) of nieuwer wordt aanbevolen voor Wake Lock-ondersteuning om te voorkomen dat het apparaat in slaapstand gaat

Overige aanbevelingen

Kies apparaten met een schermgrootte van minimaal 10 inch voor de beste gebruikerservaring.
Schermen met LCD-technologie zijn het meest geschikt voor continu gebruik. Schermen met OLED-technologie lopen risico op beeldretentie en inbranden door statische content.

💡 De bezoekerskiosk past zich automatisch aan het systeemthema van de tablet aan en wisselt van thema wanneer het apparaat tussen licht- en donkerstand schakelt.

6. Veelgestelde vragen

Alleen kantoren met een toegewezen bezoekers licentie kunnen geselecteerd worden. Zet eerst bezoekersbeheer aan voor het kantoor (zie Bezoekersbeheer inschakelen voor een kantoor), en koppel daarna de kiosk opnieuw.

De koppelingssessie op de kiosk kan verlopen. Herstart het kioskscherm om een nieuwe setupcode te genereren en voer deze opnieuw in.
Controleer of je de code precies hebt ingevoerd zoals deze naast de QR-code op de kiosk wordt weergegeven.
Als de tablet eerder gekoppeld was, ontkoppel deze dan in Admin > Kiosk & schermen > Apparaten en reset eerst de kiosk-app (zie Kiosken beheren en ontkoppelen).

De standaard host. Bezoekers kunnen Ik weet het niet selecteren wanneer de kiosk vraagt wie ze bezoeken. Je kunt dit instellen bij het koppelen van de kiosk of in Admin > Bezoeken: Instellingen (⚙️ tandwielpictogram naast het kantoor). Beide opties wijzigen dezelfde instelling voor het kantoor, dus de laatste wijziging geldt.

Doe beide stappen: ontkoppel het apparaat in Admin > Kiosk & schermen > Apparaten en reset de kiosk-app op de tablet (tik 5 keer op de linkerbenedenhoek van het kioskscherm, daarna Disconnect / Reset). Als de kiosk in een browser draait, wis dan de cache en cookies voor de site en laad de pagina opnieuw. Koppel daarna zoals beschreven in Een bezoekerskiosk instellen en koppelen.

Op Android installeert de deskbird Kiosk App updates automatisch alleen wanneer deze in vergrendelde volledig-schermmodus draait. Als de app niet in volledig-schermmodus is vergrendeld, worden updates niet automatisch geïnstalleerd. Op iPads wordt de app bijgewerkt via de Apple App Store.

Nee. Elk apparaat wordt gekoppeld aan één type scherm. Voor tablets buiten vergaderruimtes koppel je het apparaat als een vergaderruimtekiosk. Zie Kioskmodus voor vergaderruimtes.

Download het huidige .apk-bestand voor Android:

kiosk_1.9.0.apk
5 MB Downloaden