Bezoekersbeheer verzamelt alleen de gegevens die je nodig hebt om een gast te verwelkomen, en je bepaalt per kantoor hoe lang die gegevens bewaard blijven. In dit artikel vind je welke bezoekersgegevens deskbird verwerkt, wat je kunt instellen, wat vaststaat en wie de gegevens kan zien, zodat je privacyteam alle feiten heeft voor de beoordeling. Het beschrijft hoe het product werkt en is geen juridisch advies.
- Welke bezoekersgegevens deskbird verzamelt
- Toestemming en je eigen privacyverklaring
- Instellen hoe lang bezoekersgegevens bewaard blijven
- Wat er gebeurt als bezoekersgegevens worden geanonimiseerd
- Wie bezoekersgegevens kan zien
- Wat meldingen bevatten
- Veelgestelde vragen
1. Welke bezoekersgegevens deskbird verzamelt
Elke bezoeker heeft vier standaardvelden: E-mail, Voornaam, Achternaam en Bedrijf. Deze velden kun je niet uitschakelen en je kunt geen eigen velden toevoegen. Wil je meer informatie delen of verzamelen, gebruik dan de instructies en documenten van je bezoektypes.
Welke velden verplicht zijn, hangt af van waar de bezoeker wordt toegevoegd:
| Waar de bezoeker wordt toegevoegd | Verplicht | Optioneel |
|---|---|---|
| Een gastheer of receptionist maakt een bezoek aan | Minimaal één van e-mail, voornaam of achternaam. E-mail is nodig om de uitnodiging te versturen. | De overige velden |
| De bezoeker opent het Visitor portal voor het eerst | Voornaam en achternaam. Het e-mailadres wordt getoond maar kan niet worden aangepast. | Bedrijf |
| Een spontane bezoeker registreert zich bij de Bezoekerskiosk | Voornaam en achternaam | Bedrijf en gastheer. Als de bezoeker de gastheer overslaat, wordt de Standaard host van het kantoor op de hoogte gebracht. |
deskbird verzamelt niet:
- bezoekersfoto's (badges, de kiosk en het Visitor portal zijn alleen tekst),
- ID-documentgegevens, zoals type, nummer of scans,
- enige vorm van identiteitscontrole. Bezoekers bevestigen hun eigen gegevens in het Visitor portal.
Vooraf geregistreerde bezoekers checken in bij de kiosk met de bezoekerscode uit hun uitnodigingsmail of Visitor portal. De code wordt alleen gebruikt om het bezoek van de bezoeker te vinden. De QR-code die op een kioskscherm verschijnt tijdens de installatie is bedoeld om het apparaat te koppelen, niet om bezoekers te identificeren.
2. Toestemming en je eigen privacyverklaring
De eerste keer dat een bezoeker zijn of haar Visitor portal opent, bevestigt hij of zij de gegevens en vinkt een toestemmingsvakje aan voor het privacybeleid en de gegevensverwerking.
- Het vakje is verplicht. Bezoekers kunnen niet verder zonder dit aan te vinken.
- De tekst is vast en wordt getoond in de taal die de bezoeker kiest in het portal.
- Het vakje linkt naar het deskbird Privacybeleid. Deze link kan niet worden vervangen door een link naar je eigen beleid.
Wil je bezoekers je eigen privacyverklaring geven (bijvoorbeeld de informatie die je verstrekt onder art. 13 AVG), voeg deze dan toe als document aan je bezoektypes. Hiervoor heb je de Algemene beheerder functie nodig.
- Ga naar Admin > Bezoeken: Bezoektypes en open een bezoektype.
- Klik in het gedeelte Documenten op + Toevoegen.
- Kies Alleen bekijken om je verklaring als PDF te uploaden zodat bezoekers deze kunnen lezen, of Vereist ondertekening om deze in de editor te schrijven en bezoekers te laten ondertekenen.
- Herhaal dit voor elk bezoektype dat je kantoren gebruiken.
Bezoekers zien je verklaring dan in het tabblad Documenten van hun Visitor portal en bij de kiosk tijdens het inchecken. Voor meer informatie over beide documenttypes, zie Documenten ondertekenen.
⚠️ Belangrijk: Uitnodigingsmails bevatten geen link naar een privacyverklaring en je kunt er geen toevoegen. Je verklaring bereikt bezoekers alleen via het Visitor portal en de kiosk. Bezoekers die zich als walk-in registreren bij de kiosk zien deze tijdens het inchecken.
3. Instellen hoe lang bezoekersgegevens bewaard blijven
Standaard worden bezoekersgegevens onbeperkt bewaard (Onbeperkt). Je kunt per kantoor een bewaartermijn instellen, waarna deskbird de bezoekersgegevens van elk bezoek automatisch anonimiseert.
Voordat je begint:
- Je hebt de Algemene beheerder functie nodig.
- Je bedrijf heeft Visitors Plus nodig (zie Feature Availability).
Zo stel je de bewaartermijn in:
- Ga naar Admin > Bezoeken: Instellingen.
- Klik op het ⚙️ tandwiel naast het kantoor.
- Kies onder Privacy van bezoekersgegevens voor Onbeperkt, 30 dagen, 90 dagen of 180 dagen.
- Sla je wijzigingen op.
- Herhaal dit voor elk kantoor waar je Bezoekersbeheer gebruikt.
De termijn wordt per bezoek apart geteld, vanaf het eindtijdstip van het bezoek. Een later bezoek van dezelfde persoon verlengt de termijn niet. Bijvoorbeeld: bij 30 dagen wordt een bezoek dat 40 dagen geleden eindigde geanonimiseerd, terwijl het bezoek van dezelfde persoon van 5 dagen geleden volledig zichtbaar blijft.
💡 Termijn wijzigen: Een nieuwe termijn geldt ook voor bestaande bezoeken. Als je de termijn verkort, bijvoorbeeld van Onbeperkt naar 30 dagen, worden alle bezoeken die meer dan 30 dagen geleden zijn geëindigd binnen een dag geanonimiseerd. De wijziging wordt niet direct na opslaan actief.
4. Wat er gebeurt als bezoekersgegevens worden geanonimiseerd
Zodra de bewaartermijn van een bezoek is verstreken, anonimiseert deskbird het automatisch. Niemand hoeft dit te starten of te bevestigen. Het bezoek wordt dan gemarkeerd als geanonimiseerd en toont geen bezoeker meer.
| Verwijderd | Behouden |
|---|---|
|
|
De bezoekerssuggesties die verschijnen als iemand een bezoek aanmaakt, worden apart opgeschoond, op basis van wanneer de bezoeker voor het laatst aan een bezoek op dat kantoor is toegevoegd.
Of anonimisering voldoet aan je verwijderingsverplichtingen, moet je privacy officer beoordelen. Dit artikel beschrijft wat het product doet, niet hoe je het juridisch moet classificeren.
5. Wie bezoekersgegevens kan zien
Toegang tot bezoekersgegevens hangt af van de functie en, voor receptionisten, van het kantoor waaraan ze zijn toegewezen.
| Functie | Welke bezoeken ze zien | Wat ze kunnen doen |
|---|---|---|
| Gastheer (degene die het bezoek heeft aangemaakt of organiseert) | Alleen hun eigen bezoeken, inclusief naam, e-mail, bedrijf van de bezoeker, bezoektijden, documenten, bezoekerscode en status | Eigen bezoeken aanmaken en beheren |
| Kantoorbeheerder | Alleen de bezoeken die ze zelf hebben aangemaakt of organiseren, net als een gastheer. Kantoorbeheerder zijn geeft geen toegang tot alle bezoeken op een kantoor. | Eigen bezoeken aanmaken en beheren |
| Bezoekersreceptionist | Alle bezoeken op de kantoren waaraan ze zijn toegewezen, met dezelfde bezoekersgegevens | Bezoekers in- en uitchecken, bezoekersgegevens bewerken, badges printen en bezoeken exporteren |
| Algemene beheerder | Alle bezoeken in alle kantoren | Alles wat een receptionist kan, plus de instellingen van Bezoeken (inclusief Privacy van bezoekersgegevens) en bezoektypes |
Het bezoekersdashboard, de lijst van bezoekers op locatie en de export zijn alleen beschikbaar voor Bezoekersreceptionisten en Algemene beheerders. Wil je een Kantoorbeheerder toegang geven tot alle bezoeken op zijn of haar kantoor, voeg deze dan ook toe als Bezoekersreceptionist. Bezoekersreceptionisten wijs je per kantoor toe in Admin > Bezoeken: Instellingen (zie Functie receptionist en bezoekersdashboard).
⚠️ Belangrijk: Rechten gelden voor hele bezoeken, niet voor losse velden. Je kunt bijvoorbeeld het e-mailadres van de bezoeker niet verbergen voor gastheren.
6. Wat meldingen bevatten
E-mails aan bezoekers (uitnodiging, update, herinnering en annulering) bevatten:
- de naam en het logo van je bedrijf,
- de bezoektitel, datum en tijd,
- de voor- en achternaam van de bezoeker en zijn/haar bezoekerscode,
- de voor- en achternaam en het e-mailadres van de gastheer,
- de naam en het adres van het kantoor,
- de instructies van het bezoektype,
- de link naar het Visitor portal.
Update-e-mails kunnen ook de titels tonen van documenten die aan het bezoek zijn toegevoegd.
Meldingen aan gastheren (Microsoft Teams en e-mail, bijvoorbeeld als een bezoeker incheckt of aan het einde van een bezoek) bevatten de bezoektitel, datum en tijd, de locatie en per bezoeker de naam, het e-mailadres, het bedrijf en de incheck- of check-out tijd.
Wat je kunt aanpassen: de naam en het logo van je bedrijf, de instructies en documenten van elk bezoektype, en of bezoekers een melding krijgen als een bezoek wordt opgeslagen of verwijderd. De e-mail- en Teams-sjablonen zelf kun je niet bewerken. Voor alle meldingssoorten, zie Meldingen en herinneringen.
7. Veelgestelde vragen
Nee. Het vakje is verplicht, de tekst staat vast en het linkt altijd naar het deskbird Privacybeleid. Wil je bezoekers je eigen privacyverklaring tonen, voeg deze dan toe als document aan je bezoektypes (zie Toestemming en je eigen privacyverklaring).
Nee. Uitnodigingsmails kunnen geen link naar een privacyverklaring bevatten. Voeg je verklaring toe als document bij het bezoektype. Bezoekers zien deze in hun Visitor portal, waarnaar de uitnodigingsmail linkt, en bij de kiosk.
Nee. De vier standaardvelden (e-mail, voornaam, achternaam en bedrijf) kun je niet uitschakelen en eigen velden zijn niet mogelijk. Je kunt informatie voor bezoekers toevoegen via instructies bij het bezoektype, en bezoekers vragen iets te bevestigen of te ondertekenen via documenten bij het bezoektype.
Nee. deskbird maakt geen foto's, verzamelt geen ID-gegevens en controleert de identiteit van een bezoeker niet. Geprinte badges bevatten alleen tekst.
Ze worden geanonimiseerd. De naam, het e-mailadres en het bedrijf van de bezoeker worden uit elk bezoek verwijderd, terwijl het bezoek zelf (datum, gastheer, inchecktijden, enzovoort) behouden blijft. Zie Wat er gebeurt als bezoekersgegevens worden geanonimiseerd.
Nee. Gastheren zien alle bezoekersgegevens van hun eigen bezoeken. Rechten kunnen niet per veld worden ingesteld. Gastheren zien nooit bezoeken van andere gastheren.
Nee. Kantoorbeheerders zien alleen de bezoeken die ze zelf hebben aangemaakt of organiseren, net als elke gastheer. Wil je dat ze toegang hebben tot alle bezoeken op een kantoor, inclusief het bezoekersdashboard en de export, voeg ze dan toe als Bezoekersreceptionist voor dat kantoor in Admin > Bezoeken: Instellingen.
Bezoekersreceptionisten en Algemene beheerders kunnen het bezoek openen op de pagina Bezoeken en via Bezoeker bewerken (pen-icoon) de naam, het e-mailadres of het bedrijf aanpassen. Zie voor meer informatie Functie receptionist en bezoekersdashboard.
Bezoekersbeheer draait op hetzelfde deskbird-platform als de rest van je deskbird-account. Voor vragen over hosting, subverwerkers of je gegevensverwerkingsovereenkomst kun je contact opnemen met je Customer Success Manager.