Kioskmodus voor Bezoekersbeheer – deskbird Help Center

Visitors Plus

De Kioskmodus van deskbird biedt een intuïtieve, tablet-gebaseerde oplossing om de ervaring op locatie te stroomlijnen voor zowel medewerkers als bezoekers. Er zijn twee speciale modi — één voor vergaderruimtes en één voor bezoekersbeheer — waarmee bedrijven boekingen, check-ins en gastontvangsten kunnen vereenvoudigen, zelfs zonder een volledig bemande receptie.

In de Kioskmodus voor bezoekersbeheer kunnen bedrijven vooraf geregistreerde gasten zelf laten inchecken en kunnen spontane bezoekers zich direct ter plekke aanmelden. Hosts krijgen automatisch een melding via Microsoft Teams of e-mail, en per kantoor kan een standaardhost worden toegewezen voor soepele communicatie. Alle bezoekersactiviteiten worden in realtime gesynchroniseerd met het deskbird Bezoekersdashboard, zodat je een compleet overzicht hebt van alle check-ins en lopende bezoeken.

In de Kioskmodus voor vergaderruimtes toont een tablet buiten elke ruimte de actuele beschikbaarheid, kun je direct boeken en kun je inchecken voor geplande vergaderingen. Dit helpt om onbeheerde boekingen te voorkomen, conflicten te verminderen en het gebruik van ruimtes te optimaliseren — ondersteund door optionele LED-indicatoren die de status van de ruimte visueel weergeven.

Kioskmodus instellen voor bezoekersbeheer
Kioskmodus gebruiken voor bezoekersbeheer
Ondersteunde apparaten en systeemeisen

1. Kioskmodus instellen voor bezoekersbeheer

Alle kiosken en schermen worden nu beheerd vanuit één centrale plek in de webapp: Beheer > Kiosk & schermen > Apparaten. Hier kun je elk apparaat in je bedrijf koppelen, configureren en beheren.

Je kunt een kiosk voor bezoekersbeheer op twee manieren koppelen: voer de setupcode in in het beheerpaneel (geen mobiele app nodig), of scan de QR-code met de deskbird mobiele app.

💡 Tip: Een stapsgewijze handleiding is ook direct beschikbaar op de pagina Apparaten — klik rechtsboven op Hoe kiosk verbinden.

Stap 1: (Optioneel) Installeer de deskbird mobiele app op je smartphone

Je hebt de deskbird app alleen nodig als je de kiosk wilt koppelen door de QR-code te scannen. Als je liever de code invoert in het beheerpaneel, kun je deze stap overslaan.

Stap 2: Start de Kiosk App op het apparaat

Er zijn drie manieren om de kioskmodus te starten:

Installeer de deskbird Kiosk App via de Google Play Store of Apple App Store

Zodra de kiosk draait (app of browser), zie je een QR-code en een setupcode op het scherm.

Stap 3: Koppel het apparaat

Optie A: Voer de setupcode in (Beheerpaneel — geen mobiele app nodig)

Kopieer op het kiosk-apparaat de setupcode die naast de QR-code wordt getoond (de sessie kan verlopen — start in dat geval het kioskscherm opnieuw om een nieuwe code te genereren).
Ga in de webapp naar Beheer > Kiosk & schermen > Apparaten.
Klik op + Apparaat koppelen.
Voer bij Code invoeren de code in bij Voer de code in die op je apparaat wordt getoond en klik op Volgende.
Kies bij Schermtype kiezen voor Visitors kiosk (Laat bezoekers zich registreren, verplichte documenten ondertekenen en zelfstandig inchecken) en klik op Volgende.
Geef bij Scherm configureren het apparaat een herkenbare naam, selecteer het Kantoor en kies de Standaardhost, en klik op Koppelen.

💡 Let op: Alleen kantoren met een bezoekersbeheer-licentie kunnen worden geselecteerd. De standaardhost krijgt een melding bij elk bezoek waarbij geen contactpersoon is opgegeven.

Optie B: Scan de QR-code (mobiele app)

Zorg dat de deskbird app op je telefoon staat en dat je bent ingelogd met een beheerdersaccount.
Scan de QR-code op het apparaat met de standaard camera-app, een QR-scanner of de QR-scanner in de deskbird app (Open de app > Boek > tik op het QR-code symbool rechtsboven > scan de code).
Selecteer Bezoeken in het scherm Koppel je kiosk en rond de configuratie af (naam, kantoor en standaardhost).

Pair your kiosk screen with the Visits option selected

💡 Let op: Voor automatische updates van de Android Kiosk App moet de app draaien in vergrendelde volledig-schermmodus. In deze modus heeft de app apparaatbeheerrechten en kunnen updates automatisch worden uitgevoerd. Als de app niet in volledig-schermmodus draait, worden updates niet automatisch geïnstalleerd.

Stap 4: Kiosk is klaar voor gebruik

De kiosk is direct na het koppelen actief en verschijnt in de lijst Gekoppelde apparaten op de pagina Apparaten. Bezoekers kunnen meteen beginnen met inchecken.

Je apparaten beheren

Via Beheer > Kiosk & schermen > Apparaten krijg je een overzicht van alle gekoppelde apparaten. Het Overzicht toont het totale aantal apparaten en een verdeling per type (Room kiosks, Visitors kiosks, Signage - Plattegrond, Signage - Overzicht ruimtes). De tabel Gekoppelde apparaten toont per apparaat de Apparaatnaam, Type, Scherminhoud en Laatst gezien. Je kunt zoeken op apparaatnaam, filteren en sorteren, de configuratie van een apparaat aanpassen of apparaten ontkoppelen die je niet meer nodig hebt.

Een kiosk ontkoppelen

Om een gekoppelde kiosk op iOS of Android te ontkoppelen, tik je 5 keer op de linkerbenedenhoek van het kioskscherm om het Kiosk instellingen paneel te openen. Hier kun je de app Ontkoppelen / Resetten. Om het apparaat opnieuw te koppelen met een code, zijn beide stappen vereist: ontkoppel het apparaat in Beheer > Kiosk & schermen > Apparaten (zodat het uit het systeem wordt verwijderd) en reset de kiosk-app op het apparaat.

Als de kiosk in een browser draait, wis dan de cache en cookies van de site en laad de pagina opnieuw. Hiermee wordt de koppeling verwijderd.

2. Kioskmodus gebruiken voor bezoekersbeheer

Bezoekers kunnen eenvoudig inchecken via de deskbird Kiosk tablet op locatie. De kiosk ondersteunt meerdere talen, die je rechtsboven op het scherm kunt kiezen voordat je begint. Er zijn twee manieren om in te checken:

Optie 1: Met bezoekerscode

Als de bezoeker een uitnodiging per e-mail heeft ontvangen, kan hij of zij de optie Met bezoekerscode op het welkomstscherm gebruiken.

Selecteer op het welkomstscherm Met bezoekerscode.
Voer de unieke code uit de uitnodigingsmail in bij Voer je bezoekerscode in.
Tik op Doorgaan om te bevestigen.

Het systeem herkent automatisch de gegevens van de bezoeker en toont de toegewezen host en bezoektijd. De bezoeker controleert en bevestigt de informatie om de check-in af te ronden. Na bevestiging verschijnt er een melding dat de host op de hoogte is gebracht.

Optie 2: Handmatig inchecken

Voor spontane bezoekers kies je Handmatig op het welkomstscherm.

Vul je voornaam en achternaam in wanneer daarom wordt gevraagd.
Vul je bedrijfsnaam in. Je kunt ook op Overslaan tikken als dit niet van toepassing is.
Geef aan wie je bezoekt. Weet je het niet, kies dan Ik weet het niet — de standaardhost wordt dan op de hoogte gebracht.
Controleer het overzicht van je bezoek. Dit scherm toont je host, bezoekdatum & tijd en je persoonlijke gegevens.
Tik op Doorgaan om je check-in te voltooien.

Na het versturen zie je een bevestigingsmelding en wordt de host op de hoogte gebracht.

💡 Tip: Beide check-in opties sturen automatisch een melding naar de host via Microsoft Teams of, als Teams niet beschikbaar is, per e-mail. Het bezoek verschijnt ook direct op het deskbird Bezoekersdashboard.

3. Ondersteunde apparaten en systeemeisen

De kiosk-applicatie is ontworpen om onafhankelijk te zijn van de keuze van de hardwareleverancier.

Algemene vereisten voor compatibiliteit

Android-tablets met Android 12L (API level 32, uitgebracht maart 2022) of hoger worden ondersteund via de deskbird Kiosk App, beschikbaar in de Google Play Store
iPads worden ondersteund via de deskbird Kiosk App, beschikbaar in de Apple App Store
Chrome 80 of hoger is vereist, maar Chrome 85 (uitgebracht augustus 2020) of hoger wordt aanbevolen voor Wake Lock-ondersteuning zodat het apparaat niet in slaapstand gaat

Overige aanbevelingen

Kies apparaten met een schermgrootte van minimaal 10 inch voor de beste gebruikerservaring.
Schermen met LCD-technologie zijn het meest geschikt voor continu gebruik. Schermen met OLED-technologie lopen risico op beeldretentie en inbranden door statische content.

💡 De Visit Kiosk past zich automatisch aan het systeemthema van de tablet aan en schakelt van thema wanneer het apparaat wisselt tussen licht- en donkerstand.

👀 Op zoek naar de deskbird Kiosk App voor vergaderruimtes? - Kijk hier: Kioskmodus voor vergaderruimtes

Download het huidige .apk-bestand voor Android:

kiosk_1.7.0.apk
6 MB Downloaden