Bezoeken (Bezoekersbeheer) is deskbird's gebruiksvriendelijke oplossing voor het verwelkomen van gasten in moderne werkplekken. Het stroomlijnt het proces van plannen, check-ins en meldingen, en zorgt voor een soepele ervaring voor zowel medewerkers, receptionisten als bezoekers.
- Instellingen voor Bezoeken
- Bezoeken maken en beheren
- Receptionistenrol en bezoekersdashboard
- Meldingen en herinneringen
- Kioskmodus voor Bezoekersbeheer
1. Instellingen voor Bezoeken
Je kunt deze instellingen openen via Admin > Bezoeken: Instellingen.
De instellingenpagina toont in één oogopslag welke kantoren Bezoekersbeheer geactiveerd hebben, welke kantoren ten minste één kioskmodus hebben ingeschakeld, en stelt je in staat om een standaardgastheer en receptionisten per kantoor toe te wijzen.
Voor elk kantoor open je de configuratie door op het ⚙️ tandwielpictogram te klikken.
Daar kun je beheren:
- Privacy van bezoekergegevens: Stel de duur in voordat bezoekergegevens automatisch geanonimiseerd worden.
- Standaardgastheer: Wordt toegewezen wanneer bezoekers zelf inchecken en hun contactpersoon niet kennen.
- Bezoekersreceptionisten: Wie kan alle bezoeken op dat kantoor bekijken en beheren.
2. Bezoeken maken en beheren
Om een nieuwe bezoeker te plannen:
- Ga naar Bezoeken in het hoofdmenu.
- Selecteer + Bezoek maken (rechtsboven).
Voer bezoekdetails in
Op de pagina Bezoek maken kun je instellen:
- Titel – Voer een duidelijke naam voor het bezoek in (bijv. Onderhoudsafspraak).
- Organisator – Vooraf ingevuld met jouw naam, maar kan worden gewijzigd.
- Datum & Tijd – Kies de datum en stel de begin- en eindtijd in.
- Type – Selecteer Zakelijk, Werving, Onderhoud, Intern, of Anders.
- Instructies voor bezoekers – Voeg aanwijzingen toe (bijv. “Gebruik de groene deur naast het parkeerterrein”).
Voeg bezoekers toe
- Voeg bezoekers toe op naam en/of e-mail. Minstens één veld is vereist.
- 💡 E-mail is vereist als je wilt dat herinneringen en updates automatisch worden verzonden.
- Je moet ten minste één bezoeker toevoegen voordat je het bezoek kunt maken.
Verstuur uitnodigingen
Zodra alle details zijn ingevoerd, wordt je gevraagd of je de uitnodigingsmail naar bezoekers wilt sturen. Deze e-mail bevat bezoekdetails en updates.
Beheer bestaande bezoeken
Voor elk bezoek open je het driepuntjesmenu (⋮) om:
- Bezoek bewerken – Wijzig details.
- Bezoek dupliceren – Maak een kopie met dezelfde details.
- Markeer als voltooid – Sluit het bezoek af nadat het is afgerond.
- Bezoek verwijderen – Verwijder het permanent. Je kunt ervoor kiezen om bezoekers hierover te informeren.
💡 Bezoeken kunnen ook geëxporteerd worden als .xlsx bestanden voor rapportagedoeleinden.
💡 Bezoeken worden automatisch voltooid om middernacht op basis van de tijdzone van het kantoor als ze open blijven, en bezoeken met meerdere personen worden automatisch voltooid zodra de laatste gast uitcheckt.
3. Receptionistenrol en bezoekersdashboard
Gebruikers met de Receptionistenrol (toegewezen via Admin > Bezoeken > Receptionisten) hebben toegang tot het bezoekersdashboard.
Vanaf het dashboard kunnen receptionisten:
- Check-in / Check-out bezoekers met één klik.
- Tijdinvoer bewerken (via het klokpictogram) – update check-in en check-out tijden.
- Bezoeker bewerken (via het penpictogram) – wijzig naam, e-mail of bedrijf.
- Een bezoeker verwijderen (via het prullenbakpictogram) – als alle bezoekers worden verwijderd, wordt het bezoek verwijderd. Je kunt ervoor kiezen om de bezoeker hierover te informeren.
- Informeer de gastheer (via de lila Informeer knop, beschikbaar als de gastheer de MS Teams-integratie actief heeft) om de organisator te waarschuwen wanneer de bezoeker(s) zijn aangekomen.
De zichtbaarheid van bezoeken hangt af van de rol van de gebruiker:
- Receptionisten kunnen alle bezoeken voor het kantoor waaraan ze zijn toegewezen bekijken.
- Globale beheerders hebben toegang tot alle bezoeken in alle kantoren.
- Reguliere gebruikers kunnen alleen de bezoeken zien die ze zelf hebben aangemaakt.
4. Meldingen en herinneringen
Bezoekers kunnen geautomatiseerde e-mails ontvangen met bezoekdetails en updates:
- Bezoek gepland – Wordt verzonden wanneer het bezoek is aangemaakt (alleen als er een e-mailadres is toegevoegd).
- Bezoek geannuleerd – Wordt verzonden wanneer een bezoek of bezoeker is verwijderd.
- Bezoek gewijzigd – Wordt verzonden als belangrijke details (titel, datum/tijd, organisator, instructies) zijn bijgewerkt.
- Bezoekherinnering – Wordt 24 uur voor het bezoek verzonden.
💡 E-mails worden alleen verzonden naar bezoekers waarvoor een e-mailadres is opgegeven. De taalinstellingen van de organisator bepalen de taal van de e-mail.
Gastheren kunnen een MS Teams-melding ontvangen als hun bezoeker is gearriveerd:
- Bezoeker is gearriveerd – De gastheer wordt via MS Teams op de hoogte gebracht wanneer een receptionist op 'Melden' klikt. In ruil daarvoor kan de gastheer dit bevestigen door op 'Onderweg' te klikken in de MS Teams-melding, wat wordt teruggekoppeld naar het dashboard.
5. Kioskmodus voor Bezoekersbeheer
In de Kioskmodus voor Bezoekersbeheer kunnen bedrijven vooraf geregistreerde gasten zelf laten inchecken en kunnen bezoekers zonder afspraak hun bezoek direct ter plaatse registreren. Gastheren worden automatisch op de hoogte gebracht via Microsoft Teams of e-mail, en er kan per kantoor een standaardgastheer worden toegewezen voor naadloze communicatie. Alle bezoekersactiviteiten worden in realtime gesynchroniseerd met het deskbird Bezoekersdashboard, wat een uniform overzicht biedt van alle check-ins en lopende bezoeken.
Gedetailleerde informatie is hier te vinden: Kioskmodus voor Bezoekersbeheer