Bezoeken (Bezoekersbeheer)

Visitors Plus

Bezoeken (Bezoekersbeheer) is deskbird's gebruiksvriendelijke oplossing om gasten te ontvangen op moderne werkplekken. Het stroomlijnt het proces van plannen, inchecken, documenten ondertekenen, badges printen en meldingen versturen—en zorgt zo voor een soepele, persoonlijke ervaring voor medewerkers, receptionisten en bezoekers.

Voor het eerst Bezoekersbeheer instellen? Visitors Plus: installatie neemt je stap voor stap mee en verwijst terug naar de onderdelen van dit artikel.

1. Instellingen voor Bezoeken
2. Templates voor bezoektypes
3. Documenten ondertekenen
4. Bezoeken aanmaken en beheren
5. Functie receptionist en bezoekersdashboard
6. Bezoekersbadges
7. Bezoekersportaal
8. Meldingen en herinneringen
9. Kioskmodus voor Bezoekersbeheer
10. API-toegang

1. Instellingen voor Bezoeken

Je vindt deze instellingen via Admin > Bezoeken: Instellingen.

Op de instellingenpagina zie je in één oogopslag voor welke kantoren Bezoekersbeheer is geactiveerd, welke kantoren minimaal één kioskmodus hebben ingeschakeld, en kun je per kantoor een standaard host en receptionisten toewijzen.

Bezoekersbeheer inschakelen voor een kantoor

Bezoekersbeheer werkt per kantoor. Medewerkers kunnen alleen bezoeken aanmaken voor kantoren die een toegewezen Visitors-licentie hebben. In de kolom Licentie staat per kantoor Toegewezen of Niet toegewezen.

1. Ga naar Admin > Bezoeken: Instellingen en klik op Licenties beheren. Dit opent Bezoekers licentie-instellingen.
2. Zet de schakelaar Licentiestatus aan voor elk kantoor dat Bezoekersbeheer moet gebruiken.
3. Klik op Opslaan.

De banner bovenaan Bezoekers licentie-instellingen toont hoeveel licenties zijn toegewezen en hoeveel je abonnement bevat. Heb je er meer nodig, klik dan op Upgrade aanvragen.

⚠️ Belangrijk: Zolang een kantoor geen licentie toegewezen heeft, is het ⚙️ tandwiel grijs, kun je het niet selecteren bij het koppelen van een kiosk, en zien medewerkers die dat kantoor kiezen onder Bezoeken Bezoek aanmaken niet beschikbaar in plaats van de bezoeklijst.

Voor elk kantoor met een toegewezen licentie open je de configuratie door op het ⚙️ tandwiel te klikken.

Daar kun je het volgende beheren:

• Privacy van bezoekersgegevens: Stel in na hoeveel tijd bezoekersgegevens automatisch worden geanonimiseerd (Onbeperkt is standaard). Zie Visitor data and privacy (GDPR) voor wat er wordt verzameld, wie het kan zien en wat anonimiseren verwijdert.
• Standaard host: Wordt toegewezen als bezoekers zichzelf inchecken en hun contactpersoon niet weten.
• Receptiemedewerkers voor bezoekers: Wie alle bezoeken op dat kantoor kan bekijken en beheren.

Bovenaan de pagina opent Badge-instellingen de bedrijfsbrede configuratie voor geprinte bezoekersbadges — zie Bezoekersbadges hieronder.

2. Templates voor bezoektypes

Bezoektypes laten je de ervaring aanpassen aan verschillende soorten gasten — bijvoorbeeld een Aannemer, een Sollicitant of een Auditor — zonder dat organisatoren telkens dezelfde details opnieuw hoeven in te vullen. Je vindt ze via Admin > Bezoeken: Bezoektypes.

Elke template voor een bezoektype heeft een eigen:

• Naam (max 16 tekens) en Beschrijving (max 140 tekens) – helpt organisatoren het juiste type te kiezen bij het aanmaken van een bezoek.
• Toegewezen kantoren – maak de template alleen beschikbaar voor Specifieke kantoren of voor alle kantoren. Alleen actieve kantoren kunnen worden geselecteerd: kantoren die voor onbepaalde tijd gesloten zijn, worden niet getoond in de Toegewezen kantoren-dropdown.
• Instructies voor bezoekers – een rich-text veld (vet, cursief, onderstrepen, links) dat aan bezoekers wordt getoond wanneer deze template wordt gekozen, zodat hetzelfde welkomstbericht, wifi-gegevens of aankomstinstructies niet telkens opnieuw hoeven te worden getypt.
• Documenten – alle documenten die bezoekers voor dit bezoektype moeten bekijken of ondertekenen. Zie Documenten ondertekenen hieronder.

💡 Templates voor bezoektypes zijn te selecteren waar je ook een bezoek kunt aanmaken: de webapp (inclusief vanuit een vergaderruimte-boeking), Kioskmodus self-check-in en de Outlook-invoegtoepassing.

💡 Bestaande bedrijven zijn automatisch gemigreerd — alle eerder gebruikte types (Business, Intern, Recruitment, Onderhoud, Overig) zijn bewerkbare bezoektype-templates geworden met dezelfde naam. Nieuwe bedrijven starten met één standaardtemplate, Algemeen bezoek, die je kunt hernoemen, bewerken of dupliceren.

Bezoekers informeren bij wijziging van een bezoektype

Als de Naam of Instructies voor bezoekers van een bezoektype-template worden aangepast, kunnen bezoekers met aankomende bezoeken op basis van die template nog verouderde informatie hebben. Na het opslaan van de wijzigingen verschijnt een melding waarin je kunt kiezen of je de betreffende bezoekers per e-mail wilt informeren. Bevestig om ze te informeren, of sluit de melding om alleen de wijzigingen op te slaan.

💡 Alleen bezoekers met aankomende bezoeken die dit bezoektype gebruiken, worden geïnformeerd. Afgelopen en voltooide bezoeken worden niet beïnvloed, en e-mails worden alleen verstuurd naar bezoekers van wie een e-mailadres is opgegeven.

3. Documenten ondertekenen

Binnen een bezoektype-template kun je bezoekers verplichten om documenten te lezen of te ondertekenen als onderdeel van het inchecken — bijvoorbeeld een veiligheidsinstructie of een NDA. Documenten beheer je in het onderdeel Documenten van het Bezoekerservaring-paneel van het bezoektype.

Klik op Document toevoegen en kies een documenttype:

• Vereist ondertekening – maak een document vanaf nul met de editor van deskbird. Geef het een Titel, zet eventueel Bedrijfslogo tonen in de header aan, en schrijf de Inhoud met de rich-text editor (vet, cursief, onderstrepen, doorhalen, genummerde/bulletlijsten, links). Bezoekers moeten dit document ondertekenen voordat het inchecken is voltooid.
• Alleen bekijken – upload een bestaande PDF die bezoekers kunnen lezen. Ondertekenen is niet nodig.

Elk toegevoegd document verschijnt in de lijst met een Voorbeeld-link en een ⋮-menu om het te Verwijderen. Gebruik het sleepicoon links van elke rij om documenten te herschikken.

💡 Bezoekers kunnen documenten vooraf bekijken en ondertekenen via hun Bezoekersportaal, of bij het inchecken via de kiosk.

💡 Bij het ondertekenen zien bezoekers een disclaimer dat de elektronische handtekening bedoeld is als even geldig als een handgeschreven handtekening, voor zover toegestaan door de wet. Ondertekende documenten worden opgeslagen bij het bezoek en kunnen later worden ingezien voor auditdoeleinden.

4. Bezoeken aanmaken en beheren

Gebruikers en receptionisten kunnen bezoeken aanmaken vanuit het onderdeel Bezoeken door + Bezoek aanmaken te selecteren. Ze kunnen een titel, organisator, datum & tijd, bezoektype en bezoekersnamen en e-mails invullen. Om veel bezoekers tegelijk toe te voegen, bijvoorbeeld voor een evenement of een groep van hetzelfde bedrijf, kunnen ze op Bezoekers importeren klikken naast het label Bezoekers en een CSV-, TSV- of TXT-bestand uploaden (max. 2 MB, tot 500 bezoekers per import) of een lijst plakken. Dubbele e-mailadressen worden overgeslagen. Importeren is beschikbaar bij het aanmaken van een bezoek in de webapp. Een template is beschikbaar in het importvenster. Zie Een bezoeker vooraf registreren voor de stappen. Het selecteren van een bezoektype past automatisch de instructies en vereiste documenten van die template toe, zodat je die niet handmatig hoeft in te stellen voor elk bezoek. Er wordt automatisch een uitnodigingsmail verstuurd als er een e-mailadres is opgegeven, met daarin een link naar het persoonlijke Bezoekersportaal van de bezoeker. Zie het onderdeel Voor gebruikers voor een stapsgewijze uitleg over het aanmaken en beheren van individuele bezoeken.

Een bezoek toevoegen vanuit een vergaderruimte-boeking

Bezoeken kunnen ook direct worden aangemaakt tijdens het boeken van een vergaderruimte, zodat organisatoren niet apart een ruimte en een bezoek hoeven in te stellen. In het boekingspaneel van de webapp vind je onder Bezoekersbeheer (onder Link meeting) de optie + Bezoek toevoegen. Deze optie is alleen zichtbaar in kantoren waar zowel vergaderruimtes als Bezoekersbeheer zijn ingesteld.

1. Begin zoals gebruikelijk met het boeken van een vergaderruimte en vul de boekingsgegevens in.
2. Klik onder Bezoekersbeheer op + Bezoek toevoegen.
3. Kies onder Selecteer een optie voor Nieuw bezoek aanmaken of Koppelen aan bestaand bezoek (een bestaand bezoek op dezelfde dag en op hetzelfde kantoor).
4. Controleer bij een nieuw bezoek de Bezoekstitel — deze is vooraf ingevuld met de titel van de meeting en kan worden aangepast.
5. Voeg onder Bezoekers bezoekers toe door te zoeken op naam of e-mail en op Enter te drukken. Alleen de geselecteerde aanwezigen wordt gevraagd om in te checken.
6. Kies het bezoektype onder Selecteer bezoektype.
7. Klik op Toevoegen aan boeking en daarna op Boeking bevestigen om de vergaderruimte samen met het bezoek op te slaan.

Het bezoek verschijnt daarna op de pagina Bezoeken zoals elk ander bezoek, met een verwijzing Gekoppelde boeking naar de vergaderruimte-boeking, en bezoekers ontvangen de gebruikelijke uitnodigingsmail als er een e-mailadres is opgegeven.

⚠️ Een bezoek toevoegen vanuit een vergaderruimte-boeking is momenteel alleen beschikbaar voor eenmalige boekingen in de webapp. Reeksen van terugkerende boekingen en de mobiele app worden nog niet ondersteund.

Beschikbare acties voor bezoeken

Voor elk bezoek biedt het driepuntjesmenu (⋮):

• Bezoek bewerken – Details aanpassen.
• Bezoek dupliceren – Maak een kopie met dezelfde gegevens.
• Alle bezoekersbadges printen – Print in één keer een badge voor elke bezoeker van het bezoek (alleen voor receptionisten en admins, zie Bezoekersbadges).
• Markeren als voltooid – Sluit het bezoek af nadat het is afgerond.
• Documenten downloaden – Download de documenten die aan het bezoek zijn gekoppeld.
• Bezoek verwijderen – Verwijder het bezoek. Je kunt ervoor kiezen om bezoekers hierover te informeren.

💡 Bezoeken kunnen ook geëxporteerd worden als .xlsx voor rapportagedoeleinden.

💡 Bezoeken worden automatisch om middernacht (volgens de tijdzone van het kantoor) afgerond als ze open blijven staan, en groepsbezoeken worden automatisch afgerond zodra de laatste gast uitcheckt.

5. Functie receptionist en bezoekersdashboard

Gebruikers met de functie receptionist (per kantoor toe te wijzen via Admin > Bezoeken: Instellingen > ⚙️ tandwiel > Receptiemedewerkers voor bezoekers) hebben toegang tot het bezoekersdashboard.

Vanaf het dashboard kunnen receptionisten:

• Check-in / Check-out bezoekers met één klik.
• Badge printen (via het printericoon) – print een fysieke badge voor de bezoeker, vóór aankomst of tijdens het inchecken. Zie Bezoekersbadges.
• Tijdregistraties bewerken (via het klokicoon) – pas de incheck- en check-outtijden aan.
• Bezoeker bewerken (via het pen-icoon) – wijzig naam, e-mail of bedrijf.
• Bezoeker verwijderen (via het prullenbakicoon) – als alle bezoekers verwijderd zijn, wordt het bezoek verwijderd. Je kunt ervoor kiezen om de bezoeker hierover te informeren.
• Gastheer informeren (via de lila Melden-knop, beschikbaar als de gastheer de MS Teams-integratie actief heeft) om de organisator te waarschuwen wanneer de bezoeker(s) zijn aangekomen.

Lijst van aanwezige bezoekers

Receptionisten en admins kunnen direct een lijst zien van alle bezoekers die momenteel ter plaatse zijn door op de Nu aanwezig-indicator bovenaan de pagina Bezoeken te klikken. Dit opent een zijpaneel met elke bezoeker die is ingecheckt maar nog niet is uitgecheckt, samen met hun inchecktijd. De lijst wordt realtime bijgewerkt — bezoekers verschijnen of verdwijnen zodra ze in- of uitchecken, of dat nu gebeurt bij de kiosk, op het dashboard van de receptionist of via de gastheer.

💡 Om de lijst accuraat te houden zonder handmatige opvolging, worden gastheren en receptionisten automatisch op de hoogte gebracht wanneer een bezoeker uitcheckt (zie Meldingen en herinneringen).

💡 De lijst van aanwezigen kan worden geëxporteerd, wat handig is voor evacuatie of noodtelling waarbij het belangrijk is precies te weten wie er in het gebouw is.

Zichtbaarheid van bezoeken

De zichtbaarheid van bezoeken hangt af van de functie van de gebruiker:

• Receptionisten kunnen alle bezoeken zien voor het kantoor waaraan ze zijn toegewezen.
• Algemene beheerders hebben toegang tot alle bezoeken in alle kantoren.
• Reguliere gebruikers kunnen alleen de bezoeken zien die ze zelf hebben aangemaakt of organiseren.

6. Bezoekersbadges

De ontvangst kan fysieke bezoekersbadges direct vanuit Bezoekersbeheer printen — geen handgeschreven stickers of aparte tools nodig. Een badge hoort bij één bezoeker voor één bezoek en helpt iedereen ter plaatse snel te zien wie de bezoeker is, wie hij of zij bezoekt en wat voor soort bezoek het is.

Een badge kan het volgende tonen:

• de BEZOEKER-kop en het type bezoek
• de naam van de bezoeker en het bedrijf
• de gastheer
• de bezoekdatum
• een unieke Badge-ID

Badge-instellingen (admins)

Admins stellen badges in via Admin > Bezoeken: Instellingen > Badge-instellingen. Eén badgeontwerp geldt voor het hele bedrijf — het kan niet per kantoor worden ingesteld. Grootte, marges en printkwaliteit worden bepaald door de printerinstellingen, niet door deskbird.

• Status – De schakelaar Badge printen voor bezoekers inschakelen zet het printen van badges aan of uit voor het hele bedrijf. Deze staat standaard aan. Als deze uit staat, zijn alle printmogelijkheden (het Badge printen-icoon per bezoeker en Alle bezoekersbadges printen in het bezoekmenu) verborgen; het opgeslagen badgeontwerp blijft bewaard en wordt weer toegepast zodra printen opnieuw wordt ingeschakeld.
• Oriëntatie – Kies Staand of Liggend.
• Inhoud – Kies welke informatie wordt getoond: Type bezoek, Naam bezoeker & bedrijf en Gastheer.
• Tekstkleur – Voer een hexwaarde in of gebruik de kleurkiezer. De kleur geldt voor alle badgetekst behalve de badgekop en het label voor het type bezoek.
• Naam bezoeker – Pas het Lettertypegrootte van de naam van de bezoeker aan met − / +.

De Live preview aan de linkerkant wordt bij elke wijziging bijgewerkt. Gebruik Testbadge printen om een voorbeeld met testgegevens te printen en het resultaat op je printer te controleren, en klik daarna op Opslaan.

Badges printen (receptionisten en admins)

Badges worden geprint vanaf de pagina Bezoeken. Gastheren en organisatoren kunnen geen badges printen.

• Enkele badge – Vouw het bezoek uit en klik op het printericoon (Badge printen) in de rij van de bezoeker. Dit werkt vóór aankomst of tijdens het inchecken.
• Alle badges van een bezoek – Open het ⋮-menu van het bezoek en kies Alle bezoekersbadges printen.

Printen opent het standaard printvenster van de browser en gebruikt de aangesloten printer.

💡 Het printen van een badge checkt de bezoeker niet in en maakt geen bezoek aan — inchecken gebeurt nog steeds via de knop Check-in, de kiosk of de gastheer.

💡 Als een badge kwijt of beschadigd is, print je deze gewoon opnieuw. De opnieuw geprinte badge krijgt een nieuwe Badge-ID en de vorige Badge-ID wordt ongeldig. Een gevonden badge kan worden teruggevonden bij de juiste bezoeker door in de bezoekerslijst te zoeken op de Badge-ID.

7. Bezoekersportaal

Wanneer een bezoek wordt aangemaakt met een e-mailadres van de bezoeker, ontvangt die bezoeker een gepersonaliseerde link naar zijn of haar eigen Bezoekersportaal — geen account of inloggen nodig.

Gegevens bevestigen

De eerste keer dat een bezoeker de link opent, krijgt hij of zij de vraag Ben jij dit? te zien, samen met het E-mailadres, Voornaam, Achternaam en Bedrijf, vooraf ingevuld vanuit het bezoek. De bezoeker bevestigt of corrigeert deze velden, vinkt een toestemmingsvakje aan voor het privacybeleid en gegevensverwerking, en kiest Doorgaan.

Home en bezoekdetails

Het tabblad Home van het portaal toont:

• Bezoekdetails – datum, tijd en het toegewezen kantoor/adres.
• Instructies – de bezoekersinstructies die zijn ingesteld bij het type bezoek dat voor dit bezoek wordt gebruikt.
• Bezoekerscode – een 4-cijferige code die bezoekers invoeren op de kiosk-tablet om in te checken.
• Gastheer – de naam, foto en e-mail van de gastheer, met een melding dat de gastheer op de hoogte wordt gebracht zodra de bezoeker incheckt.
• Als er documenten openstaan, verschijnt er een banner die de bezoeker vraagt deze te Bekijken vóór het bezoek.

Tabblad Documenten

Het tabblad Documenten (voorzien van het aantal openstaande items) toont elk document dat aan het type bezoek is gekoppeld, elk gemarkeerd als Openstaand of ondertekend, met een Handtekening vereist-label op documenten die ondertekend moeten worden. Het openen van een document waarvoor een handtekening nodig is, toont een voortgangsbalk en een Handtekening toevoegen-stap: de bezoeker bekijkt een getypte weergave van zijn of haar naam als handtekening, samen met een tijdstempel en een disclaimer dat de elektronische handtekening bedoeld is als even rechtsgeldig als een handgeschreven handtekening, voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving, en bevestigt vervolgens om te ondertekenen.

💡 Gastheren en receptionisten hebben geen toegang tot het Bezoekersportaal — het is alleen bedoeld voor bezoekers.

8. Meldingen en herinneringen

Bezoekersmeldingen (e-mail)

Bezoekers kunnen automatische e-mails ontvangen met bezoekdetails en updates:

• Bezoek gepland – Verstuurd wanneer het bezoek wordt aangemaakt (alleen als er een e-mailadres is toegevoegd).
• Bezoek geannuleerd – Verstuurd wanneer een bezoek of bezoeker wordt verwijderd.
• Bezoek gewijzigd – Verstuurd als belangrijke details (titel, datum/tijd, organisator, type) worden aangepast.
• Bezoekherinnering – Verstuurd 24 uur voor het bezoek.
• Type bezoek bijgewerkt – Optioneel. Wanneer de naam of instructies van een type bezoek worden gewijzigd, kan degene die de wijziging doorvoert ervoor kiezen om bezoekers met aankomende bezoeken van dat type hiervan op de hoogte te stellen.

💡 E-mails worden alleen verstuurd naar bezoekers waarvoor een e-mailadres is opgegeven. De taalinstellingen van de organisator bepalen de taal van de e-mail.

Meldingen voor gastheren (Microsoft Teams en e-mail)

Gastheren worden op de hoogte gebracht van bezoekersactiviteiten via zowel Microsoft Teams als e-mail. Deze dubbele notificatie zorgt ervoor dat gastheren altijd geïnformeerd zijn, ook als ze de Teams-app niet hebben geïnstalleerd of het Teams-bericht missen.

• Bezoeker is aangekomen – Wanneer een bezoeker incheckt (via de kiosk of de webapp), ontvangt de gastheer een melding via zowel Microsoft Teams als e-mail. Vanaf het dashboard kan een receptionist deze melding ook handmatig versturen door op de knop Melden te klikken. De gastheer kan reageren door op Ik ben onderweg te klikken — zowel in de Microsoft Teams-melding als direct vanuit de e-mail. Deze reactie wordt teruggekoppeld aan het bezoekersdashboard zodat de ontvangst weet dat de gastheer eraan komt.
• Bezoeker uitgecheckt – Wanneer een bezoeker uitcheckt, of dat nu via de kiosk, het dashboard van de receptionist of automatisch aan het einde van het bezoek gebeurt, wordt de gastheer op de hoogte gebracht via Microsoft Teams en e-mail, zodat de aanwezigenlijst accuraat blijft zonder dat iemand dit handmatig hoeft te controleren.
• Herinnering einde bezoek – Wanneer een bezoek het geplande eindtijdstip bereikt en bezoekers nog zijn ingecheckt, ontvangt de gastheer automatisch een herinnering via Microsoft Teams en e-mail. Deze herinnering bevat een Alle bezoekers uitchecken-actie, waarmee de gastheer snel alle resterende bezoekers in één keer kan uitchecken en de bezoekregistratie up-to-date blijft.

9. Kioskmodus voor Bezoekersbeheer

In de Kioskmodus voor Bezoekersbeheer kunnen bedrijven vooraf geregistreerde gasten zelf laten inchecken en kunnen bezoekers zonder afspraak zich direct ter plaatse registreren. Gastheren worden automatisch op de hoogte gebracht via Microsoft Teams of e-mail, en per kantoor kan een standaard host worden toegewezen voor soepele communicatie. Als het type bezoek documenten vereist, kunnen bezoekers deze direct op het kioskscherm bekijken en ondertekenen als onderdeel van het inchecken. Alle bezoekersactiviteiten worden realtime gesynchroniseerd met het deskbird Bezoekersdashboard, zodat je altijd een actueel overzicht hebt van alle check-ins en lopende bezoeken.

Meer informatie vind je hier: Kioskmodus voor Bezoekersbeheer

10. API-toegang

Bezoekgegevens kunnen ook programmatisch worden opgehaald via de deskbird Public API — bijvoorbeeld om bezoekersgegevens te koppelen aan een toegangscontrolesysteem, een beveiligings- of ontvangsttool, of een BI-dashboard. De volgende endpoints zijn beschikbaar in het gedeelte Bezoekers van de deskbird Developer Hub:

• Lists company visit types – geeft de sjablonen voor type bezoek van het bedrijf terug.
• Lists company visits – geeft de bezoeken van het bedrijf terug.
• Gets a single company visit – geeft de details van één specifiek bezoek terug.

Verzoeken worden geauthenticeerd met een API-sleutel van het bedrijf. Algemene beheerders kunnen er een aanmaken via Admin > Bedrijf: API sleutels — zie Public API voor de stappen en beschikbaarheid per abonnement. Request/response-schema's, paginering en limieten staan beschreven op de Developer Hub.

💡 De Bezoekers-endpoints zijn alleen-lezen (GET): bezoeken en bezoektypes kunnen via de API worden opgehaald, maar niet aangemaakt, gewijzigd of verwijderd.