Bezoeken (Bezoekersbeheer)

Bezoeken (Bezoekersbeheer) is deskbird's gebruiksvriendelijke oplossing om gasten te ontvangen op moderne werkplekken. Het maakt het plannen, inchecken, documenten ondertekenen, badges printen en meldingen sturen een stuk makkelijker — zo hebben medewerkers, receptionisten en bezoekers altijd een soepele, persoonlijke ervaring.

Instellingen voor Bezoeken
Bezoektype-sjablonen
Documenten ondertekenen
Bezoeken aanmaken en beheren
Rol van receptionisten en bezoekersdashboard
Bezoekersbadges
Bezoekersportaal
Meldingen en herinneringen
Kioskmodus voor Bezoekersbeheer

1. Instellingen voor Bezoeken

Je vindt deze instellingen via Admin > Bezoeken > Instellingen.

Op de instellingenpagina zie je in één oogopslag welke kantoren Bezoekersbeheer hebben geactiveerd, welke kantoren minimaal één kioskmodus hebben ingeschakeld, en kun je per kantoor een standaard host en receptionisten toewijzen.

Open de configuratie voor elk kantoor door op het ⚙️ tandwiel-icoon te klikken.

Daar kun je het volgende beheren:

Privacy van bezoekersgegevens: Stel in na hoeveel tijd bezoekersgegevens automatisch geanonimiseerd worden.
Standaard host: Wordt toegewezen als bezoekers zichzelf inchecken en hun contactpersoon niet weten.
Bezoekersreceptionisten: Wie alle bezoeken op dat kantoor kan bekijken en beheren.

Bovenaan de pagina opent Badge-instellingen de bedrijfsbrede configuratie voor geprinte bezoekersbadges — zie Bezoekersbadges hieronder.

2. Bezoektype-sjablonen

Met bezoektypes kun je de ervaring aanpassen aan verschillende soorten gasten — bijvoorbeeld een Aannemer, een Sollicitant of een Auditor — zonder dat organisatoren steeds dezelfde gegevens opnieuw hoeven in te vullen. Je vindt ze via Admin > Bezoeken > Bezoektypes.

Elk bezoektype-sjabloon heeft zijn eigen:

Naam (max 16 tekens) en Beschrijving (max 140 tekens) – helpt organisatoren het juiste type te kiezen bij het aanmaken van een bezoek.
Toegewezen kantoren – maak het sjabloon alleen beschikbaar voor Specifieke kantoren of voor alle kantoren. Alleen actieve kantoren kunnen geselecteerd worden: kantoren die voor onbepaalde tijd gesloten zijn, worden niet getoond in de Toegewezen kantoren dropdown.
Instructies voor bezoekers – een rich-text veld (vet, cursief, onderstreept, links) dat aan bezoekers wordt getoond zodra dit sjabloon is geselecteerd, zodat je bijvoorbeeld een welkomstbericht, wifi-gegevens of aankomstinstructies niet steeds opnieuw hoeft te typen.
Documenten – alle documenten die bezoekers moeten bekijken of ondertekenen voor dit bezoektype. Zie Documenten ondertekenen hieronder.

💡 Bezoektype-sjablonen zijn te selecteren op elke plek waar je een bezoek kunt aanmaken: de webapp (inclusief vanuit een vergaderruimte-boeking), Kioskmodus self-check-in en de Outlook add-in.

💡 Bestaande bedrijven zijn automatisch gemigreerd — alle eerder gebruikte types (Business, Intern, Recruiting, Maintenance, Overig) zijn bewerkbare bezoektype-sjablonen geworden met dezelfde naam. Nieuwe bedrijven starten met één standaard sjabloon, Algemeen Bezoek, dat je kunt hernoemen, bewerken of dupliceren.

Bezoekers informeren bij wijziging van een bezoektype

Als de Naam of Instructies voor bezoekers van een bezoektype-sjabloon worden aangepast, kunnen bezoekers met aankomende bezoeken op basis van dat sjabloon nog verouderde informatie hebben. Na het opslaan van de wijzigingen verschijnt er een melding waarin wordt gevraagd of je een e-mail wilt sturen naar de betreffende bezoekers. Bevestig om ze te informeren, of sluit de melding om alleen de wijzigingen op te slaan.

💡 Alleen bezoekers met aankomende bezoeken die dit bezoektype gebruiken, worden geïnformeerd. Afgelopen en voltooide bezoeken worden niet beïnvloed, en e-mails worden alleen gestuurd naar bezoekers van wie een e-mailadres bekend is.

3. Documenten ondertekenen

In een bezoektype-sjabloon kun je bezoekers verplichten om documenten te lezen of te ondertekenen als onderdeel van de check-in — bijvoorbeeld een veiligheidsinstructie of een NDA. Documenten beheer je in het gedeelte Documenten van het paneel Bezoekerservaring van het bezoektype.

Klik op + Toevoegen en kies een documenttype:

Handtekening vereist – maak een document vanaf nul met de editor van deskbird. Geef het een Titel, zet eventueel Bedrijfslogo tonen in de header aan, en schrijf de Inhoud met de rich-text editor (vet, cursief, onderstrepen, doorhalen, genummerde/bulletlijsten, links). Bezoekers moeten dit document ondertekenen voordat de check-in is afgerond.
Alleen bekijken – upload een bestaande PDF die bezoekers kunnen lezen. Geen handtekening vereist.

Elk toegevoegd document verschijnt in de lijst met een Voorbeeld-link en een ⋮-menu om het te Verwijderen. Gebruik het sleep-icoon links van elke rij om documenten te herschikken.

💡 Bezoekers kunnen documenten vooraf bekijken en ondertekenen via hun Bezoekersportaal, of bij de kiosk tijdens het inchecken.

💡 Bij het ondertekenen zien bezoekers een disclaimer dat de elektronische handtekening bedoeld is als even geldig als een handgeschreven handtekening, voor zover toegestaan door de wet. Ondertekende documenten worden opgeslagen bij het bezoek en kunnen later worden ingezien voor auditdoeleinden.

4. Bezoeken aanmaken en beheren

Gebruikers en receptionisten kunnen bezoeken aanmaken via het gedeelte Bezoeken door + Bezoek aanmaken te selecteren. Je kunt een titel, organisator, datum & tijd, bezoektype en bezoekersnamen en e-mails invullen. Door een bezoektype te kiezen, worden de instructies en eventuele verplichte documenten van dat sjabloon automatisch toegepast, zodat je die niet handmatig hoeft in te stellen. Als er een e-mailadres is ingevuld, wordt er automatisch een uitnodigingsmail gestuurd met een link naar het persoonlijke Bezoekersportaal van de bezoeker. Zie het gedeelte Voor gebruikers voor een stapsgewijze uitleg over het aanmaken en beheren van individuele bezoeken.

Een bezoek toevoegen vanuit een vergaderruimte-boeking

Bezoeken kunnen ook direct worden aangemaakt tijdens het boeken van een vergaderruimte, zodat organisatoren niet apart een ruimte en een bezoek hoeven te regelen. In het boekingspaneel van de webapp vind je onder Bezoekersbeheer (onder Conference link) de optie + Bezoek toevoegen. Deze optie is alleen zichtbaar in kantoren waar zowel vergaderruimtes als Bezoekersbeheer zijn ingesteld.

Begin zoals gewoonlijk met het boeken van een vergaderruimte en vul de boekingsgegevens in.
Klik onder Bezoekersbeheer op + Bezoek toevoegen.
Kies onder Selecteer een optie voor Nieuw bezoek aanmaken of Koppelen aan bestaand bezoek (een bestaand bezoek op dezelfde dag en op hetzelfde kantoor).
Controleer bij een nieuw bezoek de Bezoekstitel — deze is vooraf ingevuld met de titel van de vergadering en kan aangepast worden.
Voeg onder Bezoekers namen of e-mailadressen toe en druk op Enter om elke bezoeker toe te voegen. Alleen de geselecteerde deelnemers krijgen een verzoek om in te checken.
Kies het bezoektype onder Selecteer bezoektype.
Klik op Toevoegen aan boeking en daarna op Boeking bevestigen om de ruimte en het bezoek samen op te slaan.

Het bezoek verschijnt daarna op de Bezoeken-pagina zoals elk ander bezoek, met een Gekoppelde boeking-vermelding naar de vergaderruimte-boeking, en bezoekers ontvangen de gebruikelijke uitnodigingsmail als er een e-mailadres is ingevuld.

⚠️ Een bezoek toevoegen vanuit een vergaderruimte-boeking is momenteel alleen mogelijk bij eenmalige boekingen in de webapp. Reeksen van terugkerende boekingen en de mobiele app worden nog niet ondersteund.

Beschikbare bezoekacties

Voor elk bezoek biedt het driepuntjesmenu (⋮):

Bezoek bewerken – Details aanpassen.
Bezoek dupliceren – Maak een kopie met dezelfde gegevens.
Alle bezoekersbadges printen – Print in één keer een badge voor elke bezoeker van het bezoek (alleen voor receptionisten en admins, zie Bezoekersbadges).
Markeren als voltooid – Sluit het bezoek af als het klaar is.
Documenten downloaden – Download de documenten die aan het bezoek zijn toegevoegd.
Bezoek verwijderen – Verwijder het permanent. Je kunt ervoor kiezen om bezoekers hierover te informeren.

💡 Bezoeken kunnen ook geëxporteerd worden als .xlsx voor rapportagedoeleinden.

💡 Bezoeken worden automatisch om middernacht (volgens de tijdzone van het kantoor) afgerond als ze open blijven staan, en groepsbezoeken worden automatisch afgerond zodra de laatste gast uitcheckt.

5. Rol van receptionisten en bezoekersdashboard

Gebruikers met de rol van receptionist (toe te wijzen via Admin > Bezoeken > selecteer een kantoor > Receptionisten) hebben toegang tot het bezoekersdashboard.

Vanaf het dashboard kunnen receptionisten:

Check-in / Check-out bezoekers met één klik.
Badge printen (via het printer-icoon) – print een fysieke badge voor de bezoeker, vooraf of tijdens het inchecken. Zie Bezoekersbadges.
Tijdregistraties bewerken (via het klok-icoon) – check-in en check-out tijden aanpassen.
Bezoeker bewerken (via het pen-icoon) – naam, e-mail of bedrijf aanpassen.
Bezoeker verwijderen (via het prullenbak-icoon) – als alle bezoekers verwijderd zijn, wordt het bezoek verwijderd. Je kunt ervoor kiezen de bezoeker hierover te informeren.
Host informeren (via de lila Informeer-knop, beschikbaar als de host de MS Teams-integratie actief heeft) om de organisator te laten weten dat de bezoeker(s) zijn gearriveerd.

Aanwezigheidslijst bezoekers

Receptionisten en admins kunnen direct een lijst zien van alle bezoekers die nu op locatie zijn door bovenaan de Bezoeken-pagina op de indicator Nu aanwezig te klikken. Dit opent een zijpaneel met alle bezoekers die zijn ingecheckt maar nog niet uitgecheckt, inclusief hun inchecktijd. De lijst wordt realtime bijgewerkt — bezoekers verschijnen of verdwijnen zodra ze in- of uitchecken, of dat nu bij de kiosk, op het dashboard van de receptionist of via de host gebeurt.

💡 Om de lijst actueel te houden zonder handmatig bijwerken, krijgen hosts en receptionisten automatisch een melding als een bezoeker uitcheckt (zie Meldingen en herinneringen).

💡 De aanwezigheidslijst kan worden geëxporteerd, wat handig is bij een ontruiming of noodtelling waarbij het belangrijk is precies te weten wie er in het gebouw is.

Zichtbaarheid van bezoeken

De zichtbaarheid van bezoeken hangt af van de rol van de gebruiker:

Receptionisten kunnen alle bezoeken zien van het kantoor waar ze aan gekoppeld zijn.
Globale beheerders hebben toegang tot alle bezoeken in alle kantoren.
Reguliere gebruikers kunnen alleen de bezoeken zien die ze zelf hebben aangemaakt.

6. Bezoekersbadges

De receptie kan fysieke bezoekersbadges printen direct vanuit Bezoekersbeheer — geen handgeschreven stickers of aparte tools meer nodig. Een badge hoort bij één bezoeker voor één bezoek en zorgt ervoor dat iedereen op locatie snel kan zien wie de bezoeker is, wie hij of zij bezoekt en wat voor soort bezoek het is.

Een badge kan tonen:

BEZOEKER-kop en het bezoektype
Naam bezoeker en bedrijf
Gastheer/-vrouw
Bezoekdatum
een unieke Badge-ID

Badge-instellingen (beheerders)

Beheerders stellen badges in via Admin > Bezoeken > Instellingen > Badge-instellingen. Eén badge-ontwerp geldt voor het hele bedrijf — dit kan niet per kantoor worden ingesteld. Grootte, marges en printkwaliteit worden bepaald door de printerinstellingen, niet door deskbird.

Status – Met de schakelaar Badge printen voor bezoekers inschakelen zet je het printen van badges voor het hele bedrijf aan of uit. Standaard staat deze aan. Als deze uit staat, zijn alle printopties (het Badge printen-icoon per bezoeker en Alle bezoekersbadges printen in het bezoekmenu) verborgen; het opgeslagen badge-ontwerp blijft bewaard en wordt weer toegepast zodra printen opnieuw wordt ingeschakeld.
Oriëntatie – Kies Staand of Liggend.
Inhoud – Bepaal welke informatie wordt getoond: Bezoektype, Naam bezoeker & bedrijf en Gastheer/-vrouw.
Tekstkleur – Voer een hex-waarde in of gebruik de kleurkiezer. De kleur geldt voor alle badge-tekst behalve de badge-kop en het label voor het bezoektype.
Naam bezoeker – Pas het lettertypegrootte van de naam van de bezoeker aan met − / +.

De Live preview aan de linkerkant wordt direct bijgewerkt bij elke wijziging. Gebruik Testbadge printen om een voorbeeld met testgegevens te printen en het resultaat op je printer te controleren, en klik daarna op Opslaan.

Badges printen (receptionisten en beheerders)

Badges worden geprint vanaf de pagina Bezoeken. Gasten en organisatoren kunnen geen badges printen.

Enkele badge – Klap het bezoek uit en klik op het printericoon (Badge printen) in de rij van de bezoeker. Dit kan vóór aankomst van de bezoeker of tijdens check-in.
Alle badges van een bezoek – Open het ⋮-menu van het bezoek en kies Alle bezoekersbadges printen.

Printen opent het standaard printvenster van je browser en gebruikt de aangesloten printer.

💡 Een badge printen checkt de bezoeker niet in en maakt geen bezoek aan — check-in gebeurt nog steeds via de Check-in-knop, de kiosk of de gastheer/-vrouw.

💡 Als een badge kwijt of beschadigd is, kun je deze gewoon opnieuw printen. De opnieuw geprinte badge krijgt een nieuwe Badge-ID en de vorige Badge-ID wordt ongeldig. Een gevonden badge kun je terugvinden door in de bezoekerslijst te zoeken op de Badge-ID.

7. Bezoekersportaal

Wanneer een bezoek wordt aangemaakt met een e-mailadres van de bezoeker, ontvangt die bezoeker een gepersonaliseerde link naar zijn of haar eigen Bezoekersportaal — geen account of inloggen nodig.

Gegevens bevestigen

De eerste keer dat een bezoeker de link opent, krijgt hij of zij de vraag Ben jij dit? te zien, samen met het E-mailadres, Voornaam, Achternaam en Bedrijf, vooraf ingevuld vanuit het bezoek. De bezoeker bevestigt of corrigeert deze velden, vinkt een toestemmingsvakje aan voor het privacybeleid en gegevensverwerking, en kiest Doorgaan.

Home en bezoekdetails

Het tabblad Home van het portaal toont:

Bezoekdetails – datum, tijd en het toegewezen kantoor/adres.
Instructies – de bezoekersinstructies die zijn ingesteld bij het bezoektype dat voor dit bezoek is gebruikt.
Bezoekerscode – een code van 4 tekens die bezoekers invoeren op de kiosk-tablet om in te checken.
Gastheer/-vrouw – naam, foto en e-mailadres van de gastheer/-vrouw, met een melding dat deze op de hoogte wordt gebracht zodra de bezoeker is ingecheckt.
Als er documenten openstaan, verschijnt er een banner die de bezoeker vraagt deze te bekijken vóór het bezoek.

Tabblad Documenten

Het tabblad Documenten (voorzien van het aantal openstaande items) toont alle documenten die aan het bezoektype zijn gekoppeld, elk gemarkeerd als Openstaand of ondertekend, met een label Handtekening vereist bij documenten die ondertekend moeten worden. Als je een document opent dat ondertekend moet worden, zie je een voortgangsbalk en een stap Handtekening toevoegen: de bezoeker bekijkt een getypte weergave van zijn of haar naam als handtekening, samen met een tijdstempel en een disclaimer dat de elektronische handtekening bedoeld is als even rechtsgeldig als een handgeschreven handtekening, voor zover toegestaan door de wet. Daarna bevestigt de bezoeker om te ondertekenen.

💡 Gasten en receptionisten hebben geen toegang tot het Bezoekersportaal — het is alleen bedoeld voor bezoekers.

8. Notificaties en herinneringen

Bezoekersnotificaties (e-mail)

Bezoekers kunnen automatische e-mails ontvangen met bezoekdetails en updates:

Bezoek gepland – Verstuurd wanneer het bezoek wordt aangemaakt (alleen als er een e-mailadres is toegevoegd).
Bezoek geannuleerd – Verstuurd wanneer een bezoek of bezoeker wordt verwijderd.
Bezoek gewijzigd – Verstuurd als belangrijke details (titel, datum/tijd, organisator, type) worden aangepast.
Bezoekherinnering – Verstuurd 24 uur voor het bezoek.
Bezoektype bijgewerkt – Optioneel. Als de naam of instructies van een bezoektype worden gewijzigd, kan degene die de wijziging doorvoert ervoor kiezen om bezoekers met aankomende bezoeken van dat type hierover te informeren.

💡 E-mails worden alleen verstuurd naar bezoekers waarvoor een e-mailadres is opgegeven. De taalinstellingen van de organisator bepalen de taal van de e-mail.

Gastheer/-vrouw notificaties (Microsoft Teams en e-mail)

Gashtheren/-vrouwen worden op de hoogte gebracht van bezoekersactiviteiten via zowel Microsoft Teams als e-mail. Deze dubbele notificatie zorgt ervoor dat ze altijd op de hoogte zijn, ook als ze de Teams-app niet hebben geïnstalleerd of een Teams-bericht missen.

Bezoeker is gearriveerd – Wanneer een bezoeker incheckt (via de kiosk of de webapp), ontvangt de gastheer/-vrouw een melding via zowel Microsoft Teams als e-mail. Vanaf het dashboard kan een receptionist deze melding ook handmatig versturen door op de knop Melden te klikken. De gastheer/-vrouw kan reageren met Ik kom eraan — zowel in de Microsoft Teams-melding als direct vanuit de e-mail. Deze reactie wordt teruggekoppeld aan het bezoekersdashboard zodat de receptie weet dat de gastheer/-vrouw onderweg is.
Bezoeker uitgecheckt – Wanneer een bezoeker uitcheckt, of dat nu via de kiosk, het receptiedashboard of automatisch aan het einde van het bezoek gebeurt, krijgt de gastheer/-vrouw een melding via Microsoft Teams en e-mail. Zo blijft de aanwezigenlijst actueel zonder dat iemand dit handmatig hoeft te controleren.
Herinnering einde bezoek – Wanneer een bezoek het geplande eindtijdstip bereikt en bezoekers nog zijn ingecheckt, ontvangt de gastheer/-vrouw automatisch een herinnering via Microsoft Teams en e-mail. Deze herinnering bevat een actie Alle bezoekers uitchecken, waarmee de gastheer/-vrouw snel alle resterende bezoekers in één keer kan uitchecken en de bezoekregistratie up-to-date blijft.

9. Kioskmodus voor Bezoekersbeheer

In de Kioskmodus voor Bezoekersbeheer kunnen bedrijven vooraf aangemelde gasten zelf laten inchecken en kunnen bezoekers zonder afspraak zich ter plekke registreren. Gashtheren/-vrouwen worden automatisch op de hoogte gebracht via Microsoft Teams of e-mail, en per kantoor kan een standaard gastheer/-vrouw worden ingesteld voor soepele communicatie. Als het bezoektype documenten vereist, kunnen bezoekers deze direct op het kioskscherm bekijken en ondertekenen als onderdeel van de check-in. Alle bezoekersactiviteiten worden realtime gesynchroniseerd met het deskbird Bezoekersdashboard, zodat je altijd een compleet overzicht hebt van alle check-ins en lopende bezoeken.

Uitgebreide informatie vind je hier: Kioskmodus voor Bezoekersbeheer