Bezoeken (Bezoekersbeheer)

Bezoeken (Bezoekersbeheer) is de gebruiksvriendelijke oplossing van deskbird om gasten te ontvangen op moderne werkplekken. Het maakt het plannen, inchecken, ondertekenen van documenten en versturen van meldingen een stuk eenvoudiger – zo hebben medewerkers, receptionisten en bezoekers altijd een soepele, persoonlijke ervaring.

Instellingen voor Bezoeken
Bezoektype-sjablonen
Documenten ondertekenen
Bezoeken aanmaken en beheren
Rol van receptionist en bezoekersdashboard
Bezoekersportaal
Meldingen en herinneringen
Kioskmodus voor Bezoekersbeheer

1. Instellingen voor Bezoeken

Je vindt deze instellingen via Beheerder > Bezoeken: Instellingen.

Op de instellingenpagina zie je in één oogopslag welke kantoren Bezoekersbeheer hebben geactiveerd, welke kantoren minimaal één kioskmodus hebben ingeschakeld, en kun je per kantoor een standaard host en receptionisten toewijzen.

Open de configuratie voor elk kantoor door op het ⚙️ tandwiel-icoon te klikken.

Daar kun je het volgende beheren:

Privacy van bezoekersgegevens: Stel in na hoeveel tijd bezoekersgegevens automatisch worden geanonimiseerd.
Standaard host: Wordt toegewezen als bezoekers zichzelf inchecken en hun contactpersoon niet weten.
Bezoekersreceptionisten: Wie alle bezoeken op dat kantoor kan bekijken en beheren.

2. Bezoektype-sjablonen

Met bezoektypes kun je de ervaring aanpassen aan verschillende soorten gasten – bijvoorbeeld een Aannemer, een Sollicitant of een Auditor – zonder dat organisatoren telkens dezelfde gegevens hoeven in te vullen. Je vindt ze via Beheerder > Bezoeken > Bezoektypes.

Elk bezoektype-sjabloon heeft zijn eigen:

Naam (max 16 tekens) en Beschrijving (max 140 tekens) – helpt organisatoren het juiste type te kiezen bij het aanmaken van een bezoek.
Toegewezen kantoren – maak het sjabloon alleen beschikbaar voor Specifieke kantoren of voor alle kantoren. Alleen actieve kantoren kunnen geselecteerd worden: kantoren die voor onbepaalde tijd gesloten zijn, worden niet getoond in de Toegewezen kantoren-dropdown.
Instructies voor bezoekers – een rich-text veld (vet, cursief, onderstreept, links) dat aan bezoekers wordt getoond zodra dit sjabloon is geselecteerd, zodat je bijvoorbeeld een welkomstbericht, wifi-gegevens of aankomstinstructies niet telkens opnieuw hoeft te typen.
Documenten – alle documenten die bezoekers moeten bekijken of ondertekenen voor dit bezoektype. Zie Documenten ondertekenen hieronder.

💡 Bezoektype-sjablonen zijn te selecteren op elke plek waar je een bezoek kunt aanmaken: de webapp, Kioskmodus self-check-in en de Outlook add-in.

💡 Bestaande bedrijven zijn automatisch gemigreerd – alle eerder gebruikte types (Business, Intern, Werving, Onderhoud, Overig) zijn bewerkbare bezoektype-sjablonen geworden met dezelfde naam. Nieuwe bedrijven starten met één standaard sjabloon, Algemeen Bezoek, dat je kunt hernoemen, bewerken of dupliceren.

Bezoekers informeren bij wijziging van een bezoektype

Als de Naam of Instructies voor bezoekers van een bezoektype-sjabloon worden aangepast, kunnen bezoekers met aankomende bezoeken op basis van dat sjabloon nog verouderde informatie hebben. Na het opslaan van de wijzigingen verschijnt er een melding waarin je kunt kiezen of je een e-mail wilt sturen naar de betreffende bezoekers. Bevestig om ze te informeren, of sluit de melding om alleen de wijzigingen op te slaan.

💡 Alleen bezoekers met aankomende bezoeken die dit bezoektype gebruiken, worden geïnformeerd. Afgelopen en afgeronde bezoeken worden niet beïnvloed, en e-mails worden alleen verstuurd naar bezoekers van wie een e-mailadres bekend is.

3. Documenten ondertekenen

Binnen een bezoektype-sjabloon kun je bezoekers verplichten om documenten te lezen of te ondertekenen als onderdeel van de check-in – bijvoorbeeld een veiligheidsinstructie of een NDA. Documenten beheer je in het onderdeel Documenten van het paneel Bezoekerservaring van het bezoektype.

Klik op + Toevoegen en kies een documenttype:

Handtekening vereist – maak een document vanaf nul met de editor van deskbird. Geef het een Titel, zet eventueel Bedrijfslogo tonen in de header aan, en schrijf de Inhoud met de rich-text editor (vet, cursief, onderstreept, doorgestreept, genummerde/ongeordende lijsten, links). Bezoekers moeten dit document ondertekenen voordat de check-in is afgerond.
Alleen bekijken – upload een bestaand PDF-bestand dat bezoekers kunnen lezen. Een handtekening is niet nodig.

Elk toegevoegd document verschijnt in de lijst met een Voorbeeld-link en een ⋮-menu om het te Verwijderen. Gebruik het sleep-icoon links van elke rij om documenten te herschikken.

💡 Bezoekers kunnen documenten vooraf bekijken en ondertekenen via hun Bezoekersportaal, of bij de kiosk tijdens de check-in.

💡 Bij het ondertekenen zien bezoekers een disclaimer dat de elektronische handtekening bedoeld is als even geldig als een handgeschreven handtekening, voor zover toegestaan door de wet. Ondertekende documenten worden opgeslagen bij het bezoek en kunnen later worden ingezien voor auditdoeleinden.

4. Bezoeken aanmaken en beheren

Gebruikers en receptionisten kunnen bezoeken aanmaken via het onderdeel Bezoeken door + Bezoek aanmaken te selecteren. Je kunt een titel, organisator, datum & tijd, bezoektype en namen en e-mails van bezoekers toevoegen. Door een bezoektype te kiezen, worden de instructies en eventuele verplichte documenten van dat sjabloon automatisch toegepast, zodat je die niet handmatig hoeft in te stellen voor elk bezoek. Als er een e-mailadres is ingevuld, wordt er automatisch een uitnodigingsmail verstuurd met een link naar het persoonlijke Bezoekersportaal van de bezoeker. Zie het onderdeel Voor gebruikers voor een stapsgewijze uitleg over het aanmaken en beheren van individuele bezoeken.

Beschikbare acties voor bezoeken

Voor elk bezoek biedt het drie-puntjesmenu (⋮):

Bezoek bewerken – Details aanpassen.
Bezoek dupliceren – Maak een kopie met dezelfde gegevens.
Markeren als afgerond – Sluit het bezoek af nadat het is afgelopen.
Bezoek verwijderen – Verwijder het definitief. Je kunt ervoor kiezen om bezoekers hierover te informeren.

💡 Bezoeken kunnen ook geëxporteerd worden als .xlsx-bestand voor rapportagedoeleinden.

💡 Bezoeken worden automatisch om middernacht afgerond op basis van de tijdzone van het kantoor als ze open blijven staan, en groepsbezoeken worden automatisch afgerond zodra de laatste gast uitcheckt.

5. Rol van receptionist en bezoekersdashboard

Gebruikers met de rol van receptionist (toe te wijzen via Beheerder > Bezoeken > Receptionisten) hebben toegang tot het bezoekersdashboard.

Vanaf het dashboard kunnen receptionisten:

Bezoekers in- en uitchecken met één klik.
Tijdregistraties bewerken (via het klok-icoon) – check-in en check-out tijden aanpassen.
Bezoeker bewerken (via het pen-icoon) – naam, e-mail of bedrijf wijzigen.
Bezoeker verwijderen (via het prullenbak-icoon) – als alle bezoekers zijn verwijderd, wordt het bezoek verwijderd. Je kunt ervoor kiezen om de bezoeker hierover te informeren.
Host informeren (via de lila Informeer-knop, beschikbaar als de host de MS Teams-integratie actief heeft) om de organisator te laten weten dat de bezoeker(s) zijn gearriveerd.

Aanwezige bezoekerslijst

Receptionisten en beheerders kunnen direct een lijst zien van alle bezoekers die momenteel aanwezig zijn door bovenaan de Bezoeken-pagina op de indicator Nu aanwezig te klikken. Dit opent een zijpaneel met alle bezoekers die zijn ingecheckt maar nog niet zijn uitgecheckt, inclusief hun check-in tijd. De lijst wordt realtime bijgewerkt – bezoekers verschijnen of verdwijnen zodra ze in- of uitchecken, of dat nu bij de kiosk, op het dashboard van de receptionist of via de host gebeurt.

💡 Om de lijst actueel te houden zonder handmatig na te hoeven gaan, krijgen hosts en receptionisten automatisch een melding als een bezoeker uitcheckt (zie Meldingen en herinneringen).

💡 De aanwezigenlijst kan worden geëxporteerd, wat handig is bij een ontruiming of noodtelling waarbij het belangrijk is om precies te weten wie er in het gebouw zijn.

Zichtbaarheid van bezoeken

De zichtbaarheid van bezoeken hangt af van de rol van de gebruiker:

Receptionisten kunnen alle bezoeken zien voor het kantoor waaraan ze zijn toegewezen.
Globale beheerders hebben toegang tot alle bezoeken in alle kantoren.
Reguliere gebruikers kunnen alleen de bezoeken zien die ze zelf hebben aangemaakt.

6. Bezoekersportaal

Wanneer een bezoek wordt aangemaakt met een e-mailadres van de bezoeker, ontvangt die bezoeker een gepersonaliseerde link naar zijn of haar eigen Bezoekersportaal – geen account of inlog nodig.

Gegevens bevestigen

De eerste keer dat een bezoeker de link opent, krijgt hij of zij de vraag Ben jij dit? te zien, samen met het E-mailadres, Voornaam, Achternaam en Bedrijf, vooraf ingevuld vanuit het bezoek. De bezoeker bevestigt of corrigeert deze velden, vinkt een toestemmingsvakje aan voor het privacybeleid en gegevensverwerking, en kiest Doorgaan.

Home en bezoekdetails

Het tabblad Home van het portaal toont:

Bezoekdetails – datum, tijd en het toegewezen kantoor/adres.
Instructies – de bezoekersinstructies die zijn ingesteld bij het bezoektype van dit bezoek.
Bezoekerscode – een 4-cijferige code die bezoekers invoeren op de kiosk-tablet om in te checken.
Host – de naam, foto en e-mail van de host, met een melding dat de host wordt geïnformeerd zodra de bezoeker incheckt.
Als er nog documenten openstaan, verschijnt er een banner die de bezoeker vraagt deze te bekijken voor het bezoek.

Tabblad Documenten

Het tabblad Documenten (met een badge voor het aantal openstaande items) toont alle documenten die aan het bezoektype zijn gekoppeld, elk gemarkeerd als Openstaand of ondertekend, met een Handtekening vereist-label bij documenten die ondertekend moeten worden. Als je een document opent dat ondertekend moet worden, zie je een voortgangsbalk en een stap Handtekening toevoegen: de bezoeker ziet een getypte weergave van zijn of haar naam als handtekening, samen met een tijdstempel en een disclaimer dat de elektronische handtekening bedoeld is als even geldig als een handgeschreven handtekening, voor zover toegestaan door de wet. Daarna bevestigt de bezoeker de ondertekening.

💡 Hosts en receptionisten hebben geen toegang tot het Bezoekersportaal – dit is alleen voor bezoekers.

7. Meldingen en herinneringen

Bezoekersmeldingen (e-mail)

Bezoekers kunnen automatische e-mails ontvangen met bezoekdetails en updates:

Bezoek gepland – Verstuurd zodra het bezoek is aangemaakt (alleen als er een e-mailadres is ingevuld).
Bezoek geannuleerd – Verstuurd als een bezoek of bezoeker wordt verwijderd.
Bezoek gewijzigd – Verstuurd als belangrijke details (titel, datum/tijd, organisator, type) worden aangepast.
Bezoekherinnering – Verstuurd 24 uur voor het bezoek.
Bezoektype bijgewerkt – Optioneel. Als de naam of instructies van een bezoektype worden aangepast, kan degene die de wijziging doorvoert ervoor kiezen om bezoekers met aankomende bezoeken op basis van dat type te informeren.

💡 E-mails worden alleen verstuurd naar bezoekers van wie een e-mailadres bekend is. De taalinstellingen van de organisator bepalen de taal van de e-mail.

Hostmeldingen (Microsoft Teams en e-mail)

Hosts worden op de hoogte gehouden van bezoekersactiviteiten via zowel Microsoft Teams als e-mail. Door deze dubbele notificatie zijn hosts altijd op de hoogte, ook als ze de Teams-app niet hebben geïnstalleerd of een Teams-bericht missen.

Bezoeker is gearriveerd – Wanneer een bezoeker incheckt (via de kiosk of de webapp), krijgt de host een melding via zowel Microsoft Teams als e-mail. Vanaf het dashboard kan een receptionist deze melding ook handmatig versturen door op de knop Melden te klikken. De host kan bevestigen door op Ik ben onderweg te klikken — dit kan in de Microsoft Teams-melding of direct vanuit de e-mail. Deze reactie wordt teruggekoppeld aan het bezoekersdashboard zodat de receptie weet dat de host eraan komt.
Bezoeker uitgecheckt – Wanneer een bezoeker uitcheckt, of dat nu via de kiosk, het receptionistendashboard of automatisch aan het einde van het bezoek gebeurt, krijgt de host een melding via Microsoft Teams en e-mail. Zo blijft de aanwezigheidslijst altijd up-to-date zonder dat iemand dit handmatig hoeft te controleren.
Herinnering einde bezoek – Wanneer een bezoek het geplande eindtijdstip bereikt en bezoekers nog steeds zijn ingecheckt, ontvangt de host automatisch een herinnering via Microsoft Teams en e-mail. Deze herinnering bevat een actie Alle bezoekers uitchecken, waarmee de host in één keer alle overgebleven bezoekers kan uitchecken en de bezoekregistratie actueel blijft.

8. Kioskmodus voor Bezoekersbeheer

In de Kioskmodus voor Bezoekersbeheer kunnen bedrijven vooraf aangemelde gasten zelf laten inchecken en kunnen spontane bezoekers zich ter plekke registreren. Hosts worden automatisch op de hoogte gebracht via Microsoft Teams of e-mail, en per kantoor kan een standaardhost worden toegewezen voor soepele communicatie. Als het type bezoek bepaalde documenten vereist, kunnen bezoekers deze direct op het kioskscherm bekijken en ondertekenen als onderdeel van de check-in. Alle bezoekersactiviteiten worden in realtime gesynchroniseerd met het deskbird Bezoekersdashboard, zodat je altijd een compleet overzicht hebt van alle check-ins en lopende bezoeken.

Meer informatie vind je hier: Kioskmodus voor Bezoekersbeheer