Bezoeken (Bezoekersbeheer)

Bezoeken (Bezoekersbeheer) is deskbird's gebruiksvriendelijke oplossing om gasten te ontvangen op moderne werkplekken. Het maakt het plannen, inchecken, ondertekenen van documenten en versturen van meldingen een stuk eenvoudiger, zodat medewerkers, receptionisten en bezoekers altijd een soepele, persoonlijke ervaring hebben.

Instellingen voor Bezoeken
Bezoektype-sjablonen
Documenten ondertekenen
Bezoeken aanmaken en beheren
Receptionistenrol en bezoekersdashboard
Bezoekersportaal
Meldingen en herinneringen
Kioskmodus voor Bezoekersbeheer

1. Instellingen voor Bezoeken

Je vindt deze instellingen via Beheerder > Bezoeken: Instellingen.

Op de instellingenpagina zie je in één oogopslag welke kantoren Bezoekersbeheer hebben geactiveerd, welke kantoren minimaal één kioskmodus hebben ingeschakeld, en kun je per kantoor een standaard host en receptionisten toewijzen.

Voor elk kantoor open je de configuratie door op het ⚙️ tandwiel-icoon te klikken.

Daar kun je het volgende beheren:

Privacy van bezoekersgegevens: Stel in na hoeveel tijd bezoekersgegevens automatisch worden geanonimiseerd.
Standaard host: Wordt toegewezen als bezoekers zichzelf inchecken en hun contactpersoon niet weten.
Bezoekersreceptionisten: Wie alle bezoeken op dat kantoor kan bekijken en beheren.

2. Bezoektype-sjablonen

Met bezoektypes kun je de ervaring aanpassen aan verschillende soorten gasten — bijvoorbeeld een Aannemer, een Sollicitant of een Auditor — zonder dat organisatoren telkens dezelfde gegevens hoeven in te vullen. Je vindt ze via Beheerder > Bezoeken > Bezoektypes.

Elk bezoektype-sjabloon heeft zijn eigen:

Naam (max 16 tekens) en Beschrijving (max 140 tekens) – helpt organisatoren het juiste type te kiezen bij het aanmaken van een bezoek.
Toegewezen kantoren – maak het sjabloon alleen beschikbaar voor Specifieke kantoren of voor alle kantoren.
Instructies voor bezoekers – een rich-text veld (vet, cursief, onderstrepen, links) dat aan bezoekers wordt getoond zodra dit sjabloon is geselecteerd, zodat je bijvoorbeeld een welkomstbericht, wifi-gegevens of aankomstinstructies niet steeds opnieuw hoeft te typen.
Documenten – alle documenten die bezoekers moeten bekijken of ondertekenen voor dit bezoektype. Zie Documenten ondertekenen hieronder.

💡 Bezoektype-sjablonen zijn te selecteren waar je ook een bezoek kunt aanmaken: de webapp, Kioskmodus self-check-in en de Outlook add-in.

💡 Bestaande bedrijven zijn automatisch gemigreerd — alle eerder gebruikte types (Zakelijk, Intern, Werving, Onderhoud, Overig) zijn bewerkbare bezoektype-sjablonen geworden met dezelfde naam. Nieuwe bedrijven starten met één standaard sjabloon, Algemeen Bezoek, dat je kunt hernoemen, bewerken of dupliceren.

3. Documenten ondertekenen

In een bezoektype-sjabloon kun je bezoekers verplichten om documenten te lezen of te ondertekenen als onderdeel van de check-in — bijvoorbeeld een veiligheidsinstructie of een NDA. Documenten beheer je in het onderdeel Documenten van het paneel Bezoekerservaring van het bezoektype.

Klik op + Toevoegen en kies een documenttype:

Handtekening vereist – maak een document vanaf nul met de editor van deskbird. Geef het een Titel, zet eventueel Bedrijfslogo tonen in de header aan, en schrijf de Inhoud met de rich-text editor (vet, cursief, onderstrepen, doorhalen, genummerde/ongeordende lijsten, links). Bezoekers moeten dit document ondertekenen voordat de check-in is afgerond.
Alleen bekijken – upload een bestaande PDF die bezoekers kunnen lezen. Geen handtekening vereist.

Elk toegevoegd document verschijnt in de lijst met een Voorbeeld-link en een ⋮-menu om het te Verwijderen. Gebruik het sleep-icoon links van elke rij om documenten te herschikken.

💡 Bezoekers kunnen documenten vooraf bekijken en ondertekenen via hun Bezoekersportaal, of bij de kiosk tijdens de check-in.

💡 Bij het ondertekenen zien bezoekers een disclaimer dat de elektronische handtekening bedoeld is als even geldig als een handgeschreven handtekening, voor zover toegestaan door de wet. Ondertekende documenten worden opgeslagen bij het bezoek en kunnen later worden ingezien voor auditdoeleinden.

4. Bezoeken aanmaken en beheren

Gebruikers en receptionisten kunnen bezoeken aanmaken via het onderdeel Bezoeken door + Bezoek aanmaken te selecteren. Ze kunnen een titel, organisator, datum & tijd, bezoektype en bezoekersnamen en e-mails invullen. Door een bezoektype te kiezen worden de instructies en eventuele verplichte documenten van dat sjabloon automatisch toegepast, zodat je die niet handmatig hoeft in te stellen voor elk bezoek. Als er een e-mailadres is ingevuld, wordt er automatisch een uitnodigingsmail verstuurd met een link naar het persoonlijke Bezoekersportaal van de bezoeker. Zie het onderdeel Voor gebruikers voor een stapsgewijze uitleg over het aanmaken en beheren van individuele bezoeken.

Beschikbare bezoekacties

Voor elk bezoek biedt het drie-puntjesmenu (⋮):

Bezoek bewerken – Details aanpassen.
Bezoek dupliceren – Maak een kopie met dezelfde gegevens.
Markeren als afgerond – Sluit het bezoek af nadat het is afgelopen.
Bezoek verwijderen – Verwijder het permanent. Je kunt ervoor kiezen om bezoekers hierover te informeren.

💡 Bezoeken kunnen ook geëxporteerd worden als .xlsx-bestand voor rapportagedoeleinden.

💡 Bezoeken worden automatisch afgerond om middernacht op basis van de tijdzone van het kantoor als ze open blijven staan, en groepsbezoeken worden automatisch afgerond zodra de laatste gast uitcheckt.

5. Receptionistenrol en bezoekersdashboard

Gebruikers met de Receptionistenrol (toe te wijzen via Beheerder > Bezoeken > Receptionisten) hebben toegang tot het bezoekersdashboard.

Vanaf het dashboard kunnen receptionisten:

Check-in / Check-out bezoekers met één klik.
Tijdregistraties bewerken (via het klok-icoon) – check-in en check-out tijden aanpassen.
Bezoeker bewerken (via het pen-icoon) – naam, e-mail of bedrijf wijzigen.
Bezoeker verwijderen (via het prullenbak-icoon) – als alle bezoekers zijn verwijderd, wordt het bezoek verwijderd. Je kunt ervoor kiezen de bezoeker hierover te informeren.
Host informeren (via de lila Informeer-knop, beschikbaar als de host de MS Teams-integratie actief heeft) om de organisator te laten weten dat de bezoeker(s) zijn gearriveerd.

Aanwezigheidslijst bezoekers

Receptionisten en beheerders kunnen direct een lijst zien van alle bezoekers die momenteel aanwezig zijn door bovenaan de Bezoeken-pagina op de indicator Nu aanwezig te klikken. Dit opent een zijpaneel met alle bezoekers die zijn ingecheckt maar nog niet zijn uitgecheckt, inclusief hun check-in tijd. De lijst wordt realtime bijgewerkt — bezoekers verschijnen of verdwijnen zodra ze in- of uitchecken, of dat nu bij de kiosk, op het dashboard van de receptionist of via de host gebeurt.

💡 Om de lijst actueel te houden zonder handmatig na te hoeven lopen, krijgen hosts en receptionisten automatisch een melding als een bezoeker uitcheckt (zie Meldingen en herinneringen).

💡 De aanwezigheidslijst kan worden geëxporteerd, wat handig is bij een ontruiming of noodtelling waarbij het belangrijk is precies te weten wie er in het gebouw is.

Zichtbaarheid van bezoeken

De zichtbaarheid van bezoeken hangt af van de rol van de gebruiker:

Receptionisten kunnen alle bezoeken zien van het kantoor waaraan ze zijn toegewezen.
Globale beheerders hebben toegang tot alle bezoeken van alle kantoren.
Reguliere gebruikers kunnen alleen de bezoeken zien die ze zelf hebben aangemaakt.

6. Bezoekersportaal

Wanneer een bezoek wordt aangemaakt met een e-mailadres van de bezoeker, ontvangt die bezoeker een gepersonaliseerde link naar zijn of haar eigen Bezoekersportaal — geen account of inlog nodig.

Gegevens bevestigen

De eerste keer dat een bezoeker de link opent, krijgt hij of zij de vraag Ben jij dit? en ziet het E-mailadres, Voornaam, Achternaam en Bedrijf, vooraf ingevuld vanuit het bezoek. De bezoeker bevestigt of corrigeert deze velden, vinkt een toestemmingsvakje aan voor het privacybeleid en gegevensverwerking, en kiest Doorgaan.

Home en bezoekdetails

Het tabblad Home van het portaal toont:

Bezoekdetails – datum, tijd en het toegewezen kantoor/adres.
Instructies – de bezoekersinstructies die zijn ingesteld bij het gebruikte bezoektype.
Bezoekerscode – een code van 4 tekens die bezoekers invoeren op de kiosk-tablet om in te checken.
Host – de naam, foto en e-mail van de host, met een melding dat de host wordt geïnformeerd zodra de bezoeker is ingecheckt.
Als er nog documenten openstaan, verschijnt er een banner die de bezoeker vraagt deze te bekijken voor het bezoek.

Tabblad Documenten

Het tabblad Documenten (met een badge voor het aantal openstaande items) toont alle documenten die aan het bezoektype zijn gekoppeld, elk gemarkeerd als Openstaand of ondertekend, met een Handtekening vereist-label bij documenten die ondertekend moeten worden. Als je een document opent dat ondertekend moet worden, zie je een voortgangsbalk en een stap Handtekening toevoegen: de bezoeker ziet een getypte weergave van zijn of haar naam als handtekening, samen met een tijdstempel en een disclaimer dat de elektronische handtekening bedoeld is als even geldig als een handgeschreven handtekening, voor zover toegestaan door de wet, en bevestigt om te ondertekenen.

💡 Hosts en receptionisten hebben geen toegang tot het Bezoekersportaal — dit is alleen voor bezoekers.

7. Meldingen en herinneringen

Bezoekersmeldingen (e-mail)

Bezoekers kunnen automatische e-mails ontvangen met bezoekdetails en updates:

Bezoek gepland – Verstuurd zodra het bezoek is aangemaakt (alleen als er een e-mailadres is ingevuld).
Bezoek geannuleerd – Verstuurd als een bezoek of bezoeker wordt verwijderd.
Bezoek gewijzigd – Verstuurd als belangrijke details (titel, datum/tijd, organisator, type) worden aangepast.
Bezoekherinnering – Verstuurd 24 uur voor het bezoek.

💡 E-mails worden alleen verstuurd naar bezoekers waarvoor een e-mailadres is opgegeven. De taalinstellingen van de organisator bepalen de taal van de e-mail.

Hostmeldingen (Microsoft Teams en e-mail)

Hosts worden op de hoogte gehouden van bezoekersactiviteiten via zowel Microsoft Teams als e-mail. Deze dubbele notificatie zorgt ervoor dat hosts altijd geïnformeerd zijn, ook als ze de Teams-app niet hebben geïnstalleerd of een Teams-bericht missen.

Bezoeker is gearriveerd – Wanneer een bezoeker incheckt (via de kiosk of de webapp), ontvangt de host een melding via zowel Microsoft Teams als e-mail. Vanaf het dashboard kan een receptionist deze melding ook handmatig versturen door op de knop Melden te klikken. De host kan bevestigen door op Ik ben onderweg te klikken — dit kan in de Microsoft Teams-melding of direct vanuit de e-mail. Deze reactie wordt teruggekoppeld aan het bezoekersdashboard zodat de receptie weet dat de host eraan komt.
Bezoeker uitgecheckt – Wanneer een bezoeker uitcheckt, of dit nu via de kiosk, het receptionistendashboard of automatisch aan het einde van het bezoek gebeurt, wordt de host op de hoogte gebracht via Microsoft Teams en e-mail. Zo blijft de aanwezigenlijst altijd actueel zonder dat iemand dit handmatig hoeft te controleren.
Herinnering einde bezoek – Wanneer een bezoek het geplande eindtijdstip bereikt en bezoekers nog steeds zijn ingecheckt, ontvangt de host automatisch een herinnering via Microsoft Teams en e-mail. Deze herinnering bevat een Check alle bezoekers uit-actie, waarmee de host in één keer alle resterende bezoekers kan uitchecken en de bezoekregistratie up-to-date blijft.

8. Kioskmodus voor Bezoekersbeheer

In de Kioskmodus voor Bezoekersbeheer kunnen bedrijven vooraf aangemelde gasten zelf laten inchecken en kunnen bezoekers die spontaan langskomen zich ter plekke registreren. Hosts worden automatisch op de hoogte gebracht via Microsoft Teams of e-mail, en per kantoor kan een standaardhost worden toegewezen voor soepele communicatie. Als het type bezoek bepaalde documenten vereist, kunnen bezoekers deze direct op het kioskscherm bekijken en ondertekenen als onderdeel van de check-in. Alle bezoekersactiviteiten worden in realtime gesynchroniseerd met het deskbird Bezoekersdashboard, zodat je altijd een volledig overzicht hebt van alle check-ins en lopende bezoeken.

Meer informatie vind je hier: Kioskmodus voor Bezoekersbeheer