Kioskmodus voor bezoekersbeheer – deskbird Help Center

Visitors Plus

De Kioskmodus van deskbird biedt een intuïtieve, tablet-gebaseerde oplossing om de ervaring ter plaatse voor zowel medewerkers als bezoekers te stroomlijnen. Er zijn twee speciale modi — één voor vergaderruimtes en één voor bezoekersbeheer — waarmee bedrijven het boeken, inchecken en de aankomst van gasten kunnen vereenvoudigen, zelfs zonder een volledig bemande ontvangst.

In de Kioskmodus voor bezoekersbeheer kunnen bedrijven vooraf geregistreerde gasten zelf laten inchecken en kunnen bezoekers zonder afspraak zich direct ter plaatse aanmelden. Gastheren worden automatisch op de hoogte gebracht via Microsoft Teams of e-mail, en per kantoor kan een standaard host worden toegewezen voor soepele communicatie. Alle bezoekersactiviteiten worden in realtime gesynchroniseerd met het deskbird Bezoekersdashboard, zodat je een volledig overzicht hebt van alle check-ins en lopende bezoeken.

In de Kioskmodus voor vergaderruimtes toont een tablet buiten elke ruimte de actuele beschikbaarheid, kun je direct een boeking maken en kunnen deelnemers inchecken voor geplande vergaderingen. Dit helpt om onbeheerde boekingen te voorkomen, conflicten te verminderen en het gebruik van vergaderruimtes te optimaliseren — ondersteund door optionele LED-indicatoren die de status van de ruimte visueel weergeven.

Kioskmodus voor bezoekersbeheer instellen
Kioskmodus voor bezoekersbeheer gebruiken
Ondersteunde apparaten en systeemvereisten

1. Kioskmodus voor bezoekersbeheer instellen

Alle kiosken en schermen worden nu beheerd vanuit één centrale plek in de webapp: Admin > Kiosk & displays > Devices. Hier kun je elk apparaat in je bedrijf koppelen, configureren en beheren.

Je kunt een bezoekerskiosk op twee manieren koppelen: voer de setupcode in in het Admin-paneel (geen mobiele app nodig), of scan de QR-code met de deskbird mobiele app.

💡 Tip: Een stapsgewijze handleiding is ook direct beschikbaar op de Devices-pagina — klik rechtsboven op How to connect kiosk.

Stap 1: (Optioneel) Installeer de deskbird mobiele app op je smartphone

Je hebt de deskbird mobiele app alleen nodig als je de kiosk wilt koppelen door de QR-code te scannen. Als je liever de code invoert in het Admin-paneel, kun je deze stap overslaan.

Stap 2: Start de Kiosk App op het apparaat

Er zijn drie manieren om de kioskmodus te starten:

Installeer de deskbird Kiosk App via de Google Play Store of Apple App Store

Zodra de kiosk draait (app of browser), zie je een QR-code en een setupcode op het scherm.

Stap 3: Koppel het apparaat

Optie A: Voer de setupcode in (Admin-paneel — geen mobiele app nodig)

Kopieer op het kiosk-apparaat de setupcode die naast de QR-code wordt weergegeven (de sessie kan verlopen — start het kioskscherm opnieuw om een nieuwe code te genereren).
Ga in de webapp naar Admin > Kiosk & displays > Devices.
Klik op + Pair device.
Bij Input code plak je de code in Enter the code shown on your device en klik je op Next.
Bij Choose display type kies je Visitors kiosk (Laat bezoekers zich registreren, verplichte documenten ondertekenen en zelfstandig inchecken), en klik je op Next.
Bij Configure display geef je het apparaat een herkenbare naam, selecteer je het Kantoor en kies je de Standaard host, en klik je op Pair.

💡 Let op: Alleen kantoren met een Bezoekersbeheer-licentie kunnen worden geselecteerd (zie Bezoekersbeheer inschakelen voor een kantoor). De standaard host wordt op de hoogte gebracht bij elk bezoek waarbij geen contactpersoon is toegewezen.

Optie B: Scan de QR-code (mobiele app)

Zorg dat de deskbird app op je telefoon is geïnstalleerd en dat je bent ingelogd met een Admin-account.
Scan de QR-code op het apparaat met de standaard camera-app, een QR-scanner of de QR-scanner in de deskbird app (Open de app > Boek > tik op het QR-code symbool rechtsboven > scan de code).
Selecteer Bezoeken in het scherm Pair your kiosk en rond de configuratie af (naam, kantoor en standaard host).

Pair your kiosk screen with the Visits option selected

💡 Let op: Voor automatische updates van de Android Kiosk App moet de app draaien in vergrendelde volledig-schermmodus. In deze modus heeft de app apparaatbeheerrechten en kunnen updates automatisch worden toegepast. Als de app niet in volledig-schermmodus draait, worden updates niet automatisch geïnstalleerd.

Stap 4: Kiosk is klaar voor gebruik

De kiosk is direct na het koppelen actief en verschijnt in de lijst Gekoppelde apparaten op de Devices-pagina. Bezoekers kunnen meteen beginnen met inchecken.

Je apparaten beheren

Via Admin > Kiosk & displays > Devices krijg je een overzicht van alle gekoppelde apparaten. Het Overzicht toont het totale aantal apparaten en een verdeling per type (Vergaderruimtekiosken, Bezoekerskiosken, Bewegwijzering - Plattegrond, Bewegwijzering - Overzicht van vergaderruimtes). De tabel Gekoppelde apparaten toont per apparaat de Apparaatnaam, Type, Display content en Laatst gezien. Je kunt zoeken op apparaatnaam, filteren en sorteren, de configuratie van een apparaat aanpassen of apparaten ontkoppelen die je niet meer nodig hebt.

Een kiosk ontkoppelen

Om een gekoppelde kiosk op iOS of Android te ontkoppelen, tik je 5 keer op de linkerbenedenhoek van het kioskscherm om het Kiosk settings-paneel te openen. Hier kun je de app Disconnecten / Resetten. Om het apparaat opnieuw te koppelen met een code, zijn beide stappen vereist: ontkoppel het apparaat in Admin > Kiosk & displays > Devices (zodat het uit het systeem wordt verwijderd) en reset de kiosk-app op het apparaat.

Als de kiosk in een browser draait, wis dan de cache en cookies voor de site en laad de pagina opnieuw. Hiermee wordt de koppeling verwijderd.

2. Kioskmodus voor bezoekersbeheer gebruiken

Bezoekers kunnen eenvoudig inchecken via de deskbird Kiosk tablet ter plaatse. De kiosk ondersteunt meerdere talen, die je rechtsboven op het scherm kunt kiezen voordat je begint. Er zijn twee manieren om in te checken:

Optie 1: Met bezoekerscode

Als de bezoeker een uitnodiging per e-mail heeft ontvangen, kan hij of zij op het welkomstscherm kiezen voor Met bezoekerscode.

Selecteer op het welkomstscherm Met bezoekerscode.
Voer de unieke code uit de uitnodigingsmail in bij Enter your visitor code.
Tik op Continue om te bevestigen.

Het systeem herkent automatisch de gegevens van de bezoeker en toont de toegewezen gastheer en bezoektijd. De bezoeker controleert en bevestigt de informatie om het inchecken af te ronden. Na bevestiging verschijnt er een melding dat de gastheer is geïnformeerd.

Optie 2: Handmatig inchecken

Voor bezoekers zonder afspraak kies je op het welkomstscherm Handmatig.

Vul je voornaam en achternaam in wanneer daarom wordt gevraagd.
Vul je bedrijfsnaam in. Je kunt ook op Skip tikken als dit niet van toepassing is.
Geef aan wie je bezoekt. Weet je het niet, kies dan Ik weet het niet — de standaard host wordt geïnformeerd.
Controleer het overzicht van je bezoek. Dit scherm toont je gastheer, bezoekdatum & -tijd en je persoonlijke gegevens.
Tik op Continue om je check-in te voltooien.

Na het versturen zie je een bevestigingsmelding en wordt de gastheer geïnformeerd.

💡 Tip: Beide check-in opties informeren de gastheer automatisch via Microsoft Teams of, als Teams niet beschikbaar is, per e-mail. Het bezoek verschijnt ook direct in het deskbird Bezoekersdashboard.

3. Ondersteunde apparaten en systeemvereisten

De kiosk-applicatie is ontworpen om onafhankelijk te zijn van de keuze van de hardwareleverancier.

Algemene vereisten voor compatibiliteit

Android-tablets met Android 12L (API level 32, uitgebracht in maart 2022) of hoger worden ondersteund via de deskbird Kiosk App, beschikbaar in de Google Play Store
iPads worden ondersteund via de deskbird Kiosk App, beschikbaar in de Apple App Store
Chrome 80 of hoger is vereist, maar Chrome 85 (uitgebracht in augustus 2020) of hoger wordt aanbevolen voor Wake Lock-ondersteuning zodat het apparaat niet in slaapstand gaat

Andere aanbevelingen

Kies apparaten met een schermgrootte van minimaal 10 inch voor de beste gebruikerservaring.
Displays met LCD-technologie zijn het meest geschikt voor continu gebruik. Displays met OLED-technologie lopen risico op beeldretentie en inbranding door statische content.

💡 De Visit Kiosk past zich automatisch aan het systeemthema van de tablet aan en wisselt van thema wanneer het apparaat tussen licht- en donkermodus schakelt.

👀 Op zoek naar de deskbird Kiosk-app voor vergaderruimtes? - Kijk hier: Kioskmodus voor vergaderruimtes

Download het huidige .apk-bestand voor Android:

kiosk_1.9.0.apk
5 MB Downloaden