Met de functie automatisch inchecken worden medewerkers automatisch ingecheckt voor hun bureau- en parkeerboekingen zodra ze op kantoor aankomen — helemaal zonder handmatige actie. Dit voorkomt annuleringen door gemiste incheckmomenten en zorgt voor een soepele boekingservaring met behulp van geolocatie. In dit artikel lees je hoe je het inschakelt voor jouw werkplek en wat gebruikers zelf moeten doen.
- Vereisten
- Automatisch inchecken inschakelen
- Gegevensgebruik & privacy
- Tips om met je gebruikers te delen
- Veelgestelde vragen
1. Vereisten
Om automatisch inchecken voor je gebruikers in te schakelen, moet het volgende geregeld zijn:
-
Functie activeren:
- Het kantoor moet Inchecken met klik en/of QR-codes of Inchecken met alleen QR-codes gebruiken. Automatisch inchecken werkt niet met Geen inchecken.
- Schakel Automatisch inchecken met geolocatie met de deskbird mobiele app in via Admin > Bureaus, parkeren & andere: Boekingsinstellingen.
-
Laatste app-versie:
- Medewerkers moeten de meest recente versie van de deskbird app gebruiken op iOS of Android.
-
Locatie-toestemmingen:
- Medewerkers moeten locatie-toegang op Altijd toestaan zetten in hun apparaatinstellingen voor de deskbird app.
-
Optioneel – Pushmeldingen:
- Medewerkers kunnen Incheckmeldingen inschakelen in hun app-instellingen om een bevestiging te krijgen wanneer een incheck automatisch is voltooid.
2. Automatisch inchecken inschakelen
Om de functie voor een kantoor in te schakelen, ga je naar Admin > Bureaus, parkeren & andere: Boekingsinstellingen, selecteer je het kantoor en zet je Automatisch inchecken met geolocatie met de deskbird mobiele app aan.
Als het is ingeschakeld, moet elke gebruiker het zelf activeren op zijn of haar apparaat. Dit moeten ze doen:
-
Update de app:
- Download de nieuwste deskbird versie uit de App Store of Google Play Store.
-
Activeer in de app:
- Ga in de deskbird app naar Profiel > Automatisch inchecken.
- Zet Automatisch inchecken aan.
- Selecteer het juiste kantoor.
-
Geef locatie-toestemming:
- Open de telefooninstellingen en zoek de deskbird app op.
- Zet locatie-toegang op Altijd toestaan.
-
Optioneel – Meldingen inschakelen:
- Sta incheckmeldingen toe om een bevestiging te krijgen zodra een incheck automatisch is voltooid.
3. Gegevensgebruik & privacy
Zo gaat automatisch inchecken om met locatiegegevens van medewerkers — handig om te delen met je team of te bespreken met je DPO:
- Geen opslag van persoonlijke locatiegegevens: deskbird slaat nooit de locatie van medewerkers op of deelt deze.
-
Werkt met geofencing:
- Het besturingssysteem (iOS/Android) detecteert wanneer een gebruiker een straal van 200 meter rond het kantoor binnenkomt.
- Pas dan wordt een incheck gestart voor de boeking van die dag.
- deskbird ontvangt alleen een melding van het besturingssysteem — geen ruwe locatiegegevens.
- Medewerkers houden de controle: Als locatie-toegang in de telefooninstellingen wordt uitgeschakeld, wordt de functie automatisch gedeactiveerd voor die gebruiker.
4. Tips om met je gebruikers te delen
Als gebruikers melden dat automatisch inchecken niet betrouwbaar werkt, deel dan deze tips:
- Gebruik altijd de nieuwste versie van de deskbird app.
- Zet locatie-toegang op Altijd toestaan — "Alleen bij gebruik van de app" is niet voldoende voor geofencing.
- Schakel pushmeldingen in om succesvolle inchecks te bevestigen.
- Let op: iOS en Android kunnen iets anders omgaan met locatie op de achtergrond.
- De incheck-trigger wordt één keer geactiveerd bij het binnenkomen van de 200 meter-zone rond het kantoor. Het draait niet continu — als het mislukt, wordt het niet automatisch opnieuw geprobeerd en is handmatig inchecken nodig.
5. Veelgestelde vragen
Automatisch inchecken wordt dan uitgeschakeld voor die medewerker. Ze kunnen het op elk moment weer activeren door de benodigde locatie-toegang toe te staan in hun apparaatinstellingen.
Ja. Zet Automatisch inchecken met geolocatie met de deskbird mobiele app aan in Admin > Bureaus, parkeren & andere: Boekingsinstellingen voor elk kantoor waar inchecken is ingeschakeld. Zodra het actief is, schakelen medewerkers het individueel in via hun app.
Energiebesparende of batterijbesparende modi kunnen geolocatie en geofencing verstoren. Deel deze tips met getroffen gebruikers:
📱 iOS-tips:
- De energiebesparingsmodus kan locatie-updates op de achtergrond pauzeren. Gebruikers moeten deze uitschakelen als ze naar kantoor reizen.
- Controleer bij Instellingen > Batterij of de energiebesparingsmodus aanstaat.
- Zorg dat deskbird Altijd toestaan heeft onder Instellingen > Privacy & veiligheid > Locatieservices.
🤖 Android-tips:
- Batterijbesparing en Adaptieve batterij kunnen locatie-updates vertragen of stoppen.
- Ga naar Instellingen > Apps > deskbird > Batterij en kies Onbeperkt.
- Zorg dat locatie-toestemming is ingesteld op Altijd toestaan.
- Adviseer gebruikers om batterijbesparing uit te zetten tijdens aankomsturen op kantoor voor de meest betrouwbare inchecks.
Automatisch inchecken kan soms niet worden geactiveerd. De meest voorkomende oorzaken zijn:
- Lage batterij of batterijbesparing: Kan GPS-prestaties beperken of achtergrondactiviteit pauzeren.
- Slechte ontvangst: Zwak mobiel of wifi-signaal kan ervoor zorgen dat geolocatie niet goed werkt.
- Geblokkeerde of beschadigde GPS-antenne: Hardwareproblemen kunnen locatiefunctionaliteit verstoren.
- Geen internetverbinding: Als het apparaat offline is bij het binnenkomen van de 200 meter-zone rond het kantoor.
- Locatie-toegang alleen op "Alleen bij gebruik van de app": Triggers op de achtergrond vereisen "Altijd toestaan".
- Wifi uitgeschakeld: Vooral op iOS moet wifi aanstaan voor nauwkeurige geolocatie.
- In gesprek bij het binnenkomen van de zone: Sommige providers blokkeren gelijktijdige locatie-events tijdens telefoongesprekken.
- Beperkingen op zakelijke apparaten: Beheerde apparaten kunnen triggers voor locatie op de achtergrond blokkeren.
- Het apparaat heeft de 200 meter-zone nooit verlaten: Bijvoorbeeld als een apparaat permanent op kantoor staat.
Als automatisch inchecken niet wordt geactiveerd, komt dat meestal doordat het mobiele apparaat nooit een locatie-gebaseerde poging heeft gedaan. deskbird ontvangt dan geen signaal, dus vindt er geen incheck plaats en wordt er geen log aangemaakt.
De incheck-trigger is zo ontworpen dat deze één keer wordt geactiveerd bij het binnenkomen van de 200 meter-zone rond het kantoor. Het draait niet continu op de achtergrond. Als de poging mislukt, wordt het niet automatisch opnieuw geprobeerd — handmatig inchecken is dan nodig.
Dit is geen beperking van de deskbird app, maar komt doordat het apparaat het vereiste GPS-signaal niet uitzendt. Wanneer het apparaat wel een geofencing-signaal uitzendt, lukt het inchecken. Zo niet, dan is de oorzaak vrijwel altijd een van de hierboven genoemde beperkingen aan de kant van het apparaat.
✅ Om het risico op gemiste inchecks te verkleinen, raden we aan:
- Zorg dat energiebesparing of batterijbesparing is uitgeschakeld.
- Houd wifi aan en zorg voor een stabiele verbinding.
- Controleer of er apparaatbeheer-beperkingen zijn die locatie-toegang op de achtergrond blokkeren.
Als het probleem alleen bij specifieke gebruikers voorkomt maar bij anderen niet, is het waarschijnlijk een apparaat-specifieke beperking. Adviseer deze gebruikers om contact op te nemen met je interne IT-team voor verdere hulp.