Verdiepingen en ruimtes – deskbird Help Center

In de sectie Verdiepingen & ruimtes in deskbird kun je de indeling van je kantoor bepalen en beheren, van verdiepingen tot afzonderlijke bureauruimtes, vergaderruimtes, parkeerplaatsen en meer. Deze opzet vormt de basis voor interactieve plattegronden, toegangsbeperkingen en het beheer van gebruikersboekingen.

Verdiepingen en ruimtes aanmaken, bewerken en verwijderen
Vergaderruimtes en Desks, parkeerplaatsen en andere middelen
Plattegronden
Toegang beheren
Toegangsregels op basis van weekdagen

1. Verdiepingen en ruimtes aanmaken, bewerken en verwijderen

Ga naar de Admin en navigeer naar Werkplek > Verdiepingen & ruimtes. In het paneel aan de linkerkant zie je alle verdiepingen, zodat je makkelijk kunt wisselen zonder je context te verliezen.

Verdiepingen

Verdieping toevoegen: Klik op + Verdieping toevoegen. De nieuwe verdieping verschijnt in de lijst en in het hoofdscherm rechts. Gebruik het potloodicoon naast de naam om deze te hernoemen (bijv. "Verdieping 01") en klik op Beheren om sluitingen toe te voegen of te verwijderen.
💡 Let op: Nieuw aangemaakte verdiepingen worden standaard als concept toegevoegd. Je kunt de verdieping publiceren zodra je klaar bent.
Verdieping hernoemen of verwijderen: Klik op het potloodicoon naast de naam van de verdieping. Er verschijnt een pop-up waarin je de verdieping kunt hernoemen of verwijderen.
Status van een verdieping wijzigen: Klik op Beheren bovenaan de lijst met ruimtes. Hiermee open je een pop-up om de status van de verdieping aan te passen.
⚠️ Het sluiten van een verdieping verwijdert alle bestaande boekingen op die verdieping. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt. Gebruikers kunnen geen boekingen maken op een gesloten (inactieve) verdieping totdat deze weer geactiveerd is. Lees hier meer: Een ruimte sluiten
QR-codes downloaden voor de hele verdieping

Ruimtes

Ruimte toevoegen: Selecteer een verdieping en klik op + Ruimte toevoegen. Kies het type ruimte (Desk-ruimte, vergaderruimte, parkeerruimte of anders), en geef de Naam, Capaciteit en optioneel een Beschrijving op.
💡 Let op: Nieuw aangemaakte ruimtes zijn standaard actief. Je kunt de schakelaar gebruiken om deze als concept op te slaan bij het aanmaken.
Ruimte bewerken: Klik op het potloodicoon naast elke ruimte. Hiermee open je een pagina waar je kunt:
- De ruimte hernoemen en de beschrijving aanpassen
- De ruimte verwijderen
- Toegang tot de ruimte instellen
- Middelen in die ruimte aanmaken en beheren
- De status van de ruimte beheren via Beheren
  ⚠️ Het sluiten van een ruimte verwijdert alle bestaande boekingen in die ruimte. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt. Gebruikers kunnen geen boekingen maken in een gesloten ruimte totdat deze weer geactiveerd is. Lees hier meer: Een ruimte sluiten
QR-codes downloaden voor de hele ruimte

2. Vergaderruimtes en Desks, parkeerplaatsen en andere middelen

Om ervoor te zorgen dat elk type middel volledig wordt toegelicht, hebben we aparte handleidingen opgesteld:

3. Plattegronden

Nadat je je verdiepingen en ruimtes hebt ingesteld, kun je deze visueel plaatsen op een plattegrond zodat gebruikers makkelijker kunnen navigeren en boeken.

Volledige instructies vind je in ons artikel Plattegronden.

💡 Let op: Ruimtes hoeven niet op de plattegrond geplaatst te zijn om boekbaar te zijn. Zolang een ruimte actief is, kunnen gebruikers boeken.

4. Toegang beheren

Met deskbird kun je bepalen wie welke ruimtes kan boeken, bijvoorbeeld voor teamzones, VIP-gedeeltes of gedeelde toegang met prioriteitsregels.

💡 Global Admins, Office Admins en Managers kunnen altijd elke ruimte boeken, ongeacht beperkingen. Dit geldt ook voor boekingen namens anderen.

Toegang voor een ruimte instellen:

Ga naar Verdiepingen & ruimtes in de Admin.
Selecteer de verdieping.
Klik op het potloodicoon in de rij van de ruimte.

Je kunt kiezen uit drie toegangstypes:

Open toegang: Standaardoptie. Alle gebruikers met toegang tot het kantoor kunnen de ruimte boeken.
Beperkte toegang: Alleen geselecteerde gebruikers of groepen mogen de ruimte boeken. Je kunt de ruimte ook verbergen op de plattegrond voor gebruikers zonder toegang.

Let op: Wanneer een ruimte verborgen is, kunnen gebruikers zonder toegang niet zien wie er in die ruimte geboekt heeft op de plattegrond. Dit kan relevant zijn voor bepaalde kantoorfuncties. Global Admins, Office Admins en Managers kunnen altijd alle ruimtes zien.

Professional en hoger

Prioritaire toegang: Geeft geselecteerde groepen of gebruikers de mogelijkheid om een ruimte eerder te boeken dan anderen. Andere gebruikers kunnen pas boeken vanaf een instelbare periode vooraf, en alleen als er nog plekken beschikbaar zijn nadat prioriteitsgebruikers geboekt hebben.

Voorbeeld: Finance heeft prioriteit voor 4 desks. Als er maar 3 geboekt zijn, mag een ander teamlid (bijv. Marketing) het overgebleven bureau boeken zodra het ingestelde tijdsvenster opent.

Instelbare prioriteitsperiode

Admins kunnen een eigen periode instellen die bepaalt hoe ver van tevoren niet-prioriteitsgebruikers mogen boeken op data waarop prioritaire toegang geldt.

De periode kan ingesteld worden van 1 tot 365 kalenderdagen.
De standaard blijft 1 dag — je hoeft niets te doen als het huidige gedrag voldoet.
Om de periode in te stellen, open je het dialoogvenster Toegangsconfiguratie voor de ruimte, kies je Prioritaire toegang en pas je het veld dagen, vanaf aan onder Sta gebruikers zonder prioritaire toegang toe om vooraf te boeken.

💡 Goed om te weten: Als de eigen boekingsperiode van een niet-prioriteitsgebruiker korter is dan de ingestelde prioriteitsperiode, geldt de kortste periode. Bijvoorbeeld: als een gebruiker 10 dagen vooruit mag boeken en de prioriteitsperiode is 20 dagen, dan geldt voor die gebruiker 10 dagen.

💡 Tip: Je kunt de toegang verder verfijnen met regels op basis van weekdagen. Zie Toegangsregels op basis van weekdagen hieronder.

5. Toegangsregels op basis van weekdagen

Professional en hoger

Met deskbird kunnen beheerders bepalen op welke dagen van de week specifieke gebruikers of groepen een desk of parkeerplaats mogen boeken. Dit voegt een extra laag detail toe bovenop de bestaande Beperkte toegang en Prioritaire toegang, en werkt ook samen met Open toegang.

⚠️ Belangrijk: Toegangsregels op basis van weekdagen gelden alleen voor desks, parkeerplaatsen en andere middelen. Vergaderruimtes worden niet ondersteund en blijven het standaard toegangsmodel gebruiken.

Hoe werkt het

Elke toegangsregel bevat een instelling Toegestane weekdagen. Per regel kiezen beheerders welke weekdagen gelden — bijvoorbeeld Engineering op ma/wo/vr en Sales op di/do. Meerdere regels met verschillende dagpatronen kunnen naast elkaar bestaan op dezelfde ruimte.

Toegangsregels op basis van weekdagen instellen

Ga naar Admin > Werkplek > Verdiepingen & ruimtes.
Selecteer de verdieping en klik op het potloodicoon naast de ruimte die je wilt instellen, of klik op de rij van de verdieping.
Klik op het onderdeel Toegang om het dialoogvenster Toegangsconfiguratie te openen.
Selecteer Beperkte toegang of Prioritaire toegang in het dropdownmenu.
Voeg de gebruikers of groepen toe en selecteer de Toegestane weekdagen voor deze regel.
Om nog een regel met een ander dagpatroon toe te voegen, klik je op + Regel toevoegen.
Klik op Bijwerken om op te slaan.

Op de detailpagina van de ruimte zie je een overzicht van alle ingestelde regels, inclusief de toegewezen weekdagen en gebruikers of groepen per regel.

Wat gebruikers zien

Gebruikers krijgen duidelijke meldingen wanneer weekdagbeperkingen gelden:

Op de plattegrond en in de boekingszijbalk verschijnt een tooltip die aangeeft op welke dagen je kunt boeken, bijvoorbeeld: "Je kunt hier niet boeken op dinsdag, alleen op: maandag, woensdag, vrijdag."
In de boekingskalender zijn beperkte dagen uitgeschakeld. Een tooltip legt de beperking uit, bijvoorbeeld: "Je hebt geen prioriteit om hier te boeken op vrijdag, alleen op: dinsdag, donderdag."
Voor Prioritaire toegang kunnen niet-prioriteitsgebruikers op beperkte dagen nog steeds boeken volgens de standaard prioriteitsregels.