In de sectie Verdiepingen & ruimtes in deskbird kun je de indeling van je kantoor bepalen en beheren, van verdiepingen tot individuele bureauruimtes, vergaderruimtes, parkeerplaatsen en meer. Deze inrichting vormt de basis voor interactieve plattegronden, toegangsbeperkingen en het beheer van boekingen door gebruikers.
- Verdiepingen en ruimtes aanmaken, bewerken en verwijderen
- Vergaderruimtes en Desks, Parkeerplaatsen en andere middelen
- Plattegronden
- Toegang beheren
1. Verdiepingen en ruimtes aanmaken, bewerken en verwijderen
Ga naar het Admin-paneel en navigeer naar Kantoorconfiguratie > Verdiepingen & ruimtes. In het linker paneel zie je alle verdiepingen, zodat je makkelijk kunt wisselen zonder je context te verliezen.
Verdiepingen
-
Verdieping toevoegen: Klik op + Verdieping toevoegen. Een nieuwe verdieping verschijnt in de lijst en in het hoofdscherm rechts. Gebruik het potloodicoon naast de naam van de verdieping om deze te hernoemen (bijv. “Verdieping 01”), en klik op Beheren om sluitingen toe te voegen of te verwijderen.
💡 Let op: Nieuw aangemaakte verdiepingen worden standaard als concept toegevoegd. Je kunt de verdieping publiceren zodra je klaar bent. - Verdieping hernoemen of verwijderen: Klik op het potloodicoon naast de naam van de verdieping. Er verschijnt een pop-up waarin je de verdieping kunt hernoemen of verwijderen.
-
Status van een verdieping wijzigen: Klik op Beheren bovenaan de lijst met ruimtes. Dit opent een pop-up waarin je de status van de verdieping kunt aanpassen.
⚠️ Het sluiten van een verdieping verwijdert alle bestaande boekingen op die verdieping. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt. Gebruikers kunnen geen boekingen maken op een gesloten (inactieve) verdieping totdat deze weer geactiveerd is. Lees hier meer: Een ruimte sluiten - QR-codes downloaden voor de hele verdieping
Ruimtes
- Ruimte toevoegen: Selecteer een verdieping en klik op + Ruimte toevoegen. Kies het type ruimte (Bureauruimte, Vergaderruimte, Parkeerplaats of Overig), en geef de Naam, Capaciteit en optioneel een Beschrijving op. 💡 Let op: Nieuw aangemaakte ruimtes zijn standaard actief. Je kunt de schakelaar gebruiken om deze als concept op te slaan bij het aanmaken.
-
Ruimte bewerken: Klik op het potloodicoon naast elke ruimte. Dit opent een pagina waar je kunt:
- De ruimte hernoemen en de beschrijving aanpassen
- De ruimte verwijderen
- Toegang tot de ruimte instellen
- Middelen in die ruimte aanmaken en beheren
- De status van de ruimte beheren via Beheren
⚠️ Het sluiten van een ruimte verwijdert alle bestaande boekingen in die ruimte. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt. Gebruikers kunnen geen boekingen maken in een gesloten ruimte totdat deze weer geactiveerd is. Lees hier meer: Een ruimte sluiten
- QR-codes downloaden voor de hele ruimte
2. Vergaderruimtes en Desks, Parkeerplaatsen en andere middelen
Om ervoor te zorgen dat elk type middel volledig wordt toegelicht, hebben we aparte handleidingen opgesteld:
3. Plattegronden
Nadat je de verdiepingen en ruimtes hebt ingesteld, kun je ze visueel plaatsen op een plattegrond zodat gebruikers makkelijker kunnen navigeren en boeken.
Volledige instructies vind je in ons artikel over plattegronden.
💡 Let op: Ruimtes hoeven niet op de plattegrond geplaatst te worden om boekbaar te zijn. Zolang een ruimte actief is, kunnen gebruikers boekingen maken.
4. Toegang beheren
Met deskbird kun je bepalen wie welke ruimtes kan boeken, bijvoorbeeld voor teamzones, VIP-gedeeltes of gedeelde toegang met prioriteitsregels.
💡 Global Admins, Office Admins en Managers kunnen altijd elke ruimte boeken, ongeacht beperkingen. Dit geldt ook voor boekingen die namens anderen worden gemaakt.
Toegang voor een ruimte instellen:
- Ga naar Verdiepingen & ruimtes in het Admin-paneel.
- Selecteer de verdieping.
- Klik op het potloodicoon in de rij van de ruimte.
Je kunt kiezen uit drie toegangstypes:
- Open toegang: Standaardoptie. Alle gebruikers met toegang tot het kantoor kunnen de ruimte boeken.
-
Beperkte toegang: Alleen geselecteerde gebruikers of groepen mogen de ruimte boeken. Je kunt de ruimte ook verbergen op de plattegrond voor gebruikers zonder toegang.
Let op: Wanneer een ruimte verborgen is, kunnen gebruikers zonder toegang niet zien wie er in die ruimte geboekt heeft op de plattegrond. Dit kan relevant zijn voor bepaalde kantoorfuncties. Global Admins, Office Admins en Managers kunnen altijd alle ruimtes zien.
-
Prioritaire toegang: Geeft geselecteerde groepen of gebruikers voorrang om een ruimte te boeken. Andere gebruikers kunnen alleen boeken:
- Vanaf één dag van tevoren op een bepaald tijdstip
- Als er nog desks of ruimtes beschikbaar zijn nadat prioriteitsgebruikers geboekt hebben
Voorbeeld: Finance heeft prioriteit voor 4 desks. Als er maar 3 geboekt zijn, mag een ander teamlid (bijv. Marketing) het overgebleven desk één dag van tevoren boeken, vanaf 16:00 uur.