Vergaderruimtes in deskbird bieden een flexibele en intuïtieve manier om gedeelde ruimtes te boeken en te beheren. Of je nu de Google- of Microsoft-integratie instelt of gewoon een ruimte nodig hebt voor je volgende call, deze gids helpt je op weg.
- Vergaderruimtes instellen
- Check-in opties voor vergaderruimtes
- Vergaderruimteapparatuur
- Hoe boek je een vergaderruimte
- deskbird Outlook Add-In
- Bestaande vergadering bewerken
- Catering & Services
- Kioskmodus
- Conferentielinks
- Gegevensbescherming
1. Vergaderruimtes instellen
Vergaderruimtes gesynchroniseerd met kalenders (Google/Microsoft):
Om ruimteboekingen mogelijk te maken en beschikbaarheid te synchroniseren met je kalender, volg je deze gids: Kalendersynchronisatie instellen voor planningsstatus en vergaderruimtes.
Niet-gesynchroniseerde vergaderruimtes:
Als je geen synchronisatie met Microsoft of Google wilt, kun je ruimtes aanmaken die alleen binnen deskbird bestaan.
Om handmatig een ruimte aan te maken, ga je naar Admin > Verdiepingen & ruimtes > + Ruimte toevoegen > Vergaderruimte en kies je Handmatig een vergaderruimte aanmaken.
Voeg vervolgens de details van de ruimte toe. Je kunt de ruimte Actief/Inactief zetten, toegang instellen (bijv. Open toegang), en indien nodig Kioskmodus en Catering & Services inschakelen. Sla op met Vergaderruimte toevoegen.
2. Check-in opties voor vergaderruimtes
Afhankelijk van de instellingen op jouw locatie kan een check-in vereist zijn om een boeking te bevestigen. Zo worden ongebruikte ruimtes automatisch vrijgegeven.
Lees meer: Check-in opties voor resources en vergaderruimtes.
3. Vergaderruimteapparatuur
Je kunt aan elke ruimte apparatuur-tags toewijzen, bijvoorbeeld:
- TV of scherm
- Whiteboard
- Telefoonopstelling
- Conferentiecamera
Gebruikers kunnen filteren op apparatuur om sneller een geschikte ruimte te vinden. Beheerders beheren apparatuur via Admin > Vergaderruimtes > Algemene ruimte-instellingen > Vergaderruimteapparatuur.
💡 Apparatuur is locatiegebonden en moet per locatie worden ingesteld.
4. Hoe boek je een vergaderruimte
Ga naar het tabblad Boeken > Vergaderruimtes. Vergaderruimtes zijn visueel anders dan andere ruimtes.
Klik en sleep om je tijd te selecteren (bijv. 10:30–11:30). Details zoals capaciteit, foto’s en apparatuur helpen je kiezen.
In het tabblad Filters kun je kiezen hoe de beschikbaarheid wordt getoond: Huidige beschikbaarheid laat zien welke ruimtes op dit moment vrij zijn, terwijl Beschikbaar in de geselecteerde periode ruimtes toont die in de door jou gekozen periode vrij zijn. Je kunt verder filteren op toegang, capaciteit en services (zie Catering & Services).
5. deskbird Outlook Add-In
💡 Voor de beste ervaring met het boeken van vergaderruimtes gebruik je de deskbird Outlook Add-In. Hiermee kun je direct in Outlook ruimtes zoeken en boeken met realtime beschikbaarheid en naadloze synchronisatie op Web, Windows en Mac. Meer info: deskbird Outlook Add-In
6. Bestaande vergadering bewerken
Je kunt vergaderingen direct in de kalender (Boeken > Vergaderruimtes) aanpassen of—als je organisator bent—via Boekingen.
Gebruik het potlood-icoon om details te wijzigen zoals Vergadertitel, Datum, Tijd, Genodigden, Conferentielink, Catering & Services en Meer details. Is de vergadering niet meer nodig, verwijder deze dan met het prullenbak-icoon.
💡 Als een organisator wordt verwijderd, blijft de vergadering bestaan. De organisator wordt dan DU – Verwijderde gebruiker, en je kunt de vergadering via het tabblad Vergaderruimtes opnieuw toewijzen aan een nieuwe eigenaar.
Drag & Drop-functie:
Met de Drag & Drop-functie kun je eenvoudig vergaderingen in de swim-lane-weergave (Boeken > Vergaderruimtes) verplaatsen om tijd of locatie aan te passen, waarbij de oorspronkelijke organisator automatisch wordt geïnformeerd. Beschikbaar in alle Rooms-abonnementen en inbegrepen bij Desks-abonnementen met Rooms cross-sell.
7. Catering & Services
Voeg verzoeken toe zoals drankjes, snacks of extra techniek aan een ruimteboeking met Catering & Services.
Lees meer: Catering & Services
8. Kioskmodus
Als je kantoor tablets of schermen gebruikt om de beschikbaarheid van ruimtes te tonen, kun je met Kioskmodus direct op het apparaat inchecken of boeken. Het scherm wordt automatisch bijgewerkt.
Lees meer: Kioskmodus voor vergaderruimtes
9. Conferentielinks
Bij het aanmaken van een ruimte-evenement kunnen organisatoren direct in deskbird een videoconferentielink toevoegen. Als je organisatie Microsoft of Google integreert, kun je met één klik een native link genereren. Of kies “Anders” en plak een link van bijvoorbeeld Zoom.
💡 Meer weten over de benodigde instellingen: Kalendersynchronisatie instellen voor planningsstatus en vergaderruimtes
Nadat het evenement is bevestigd, wordt de conferentielink automatisch toegevoegd aan de kalenderuitnodiging en zichtbaar in de deskbird-kalender. deskbird houdt links gesynchroniseerd tussen de deskbird-kalender en je externe kalender.
💡 Let op: eenmaal aangemaakt kunnen conferentielinks niet meer worden bewerkt of verwijderd.
10. Gegevensbescherming
Beheerders kunnen een gegevensbeschermingslaag voor vergaderruimteboekingen inschakelen. Als dit aanstaat, zijn details zoals titel, beschrijving en organisator alleen zichtbaar voor deelnemers en voor Admins en Managers.
Anderen zien alleen dat de ruimte bezet is. Kioskschermen tonen ook alleen de beschikbaarheid, zonder inhoud. Beheerders kunnen dit op elk moment aan- of uitzetten via Admin > Vergaderruimtes > Algemene ruimte-instellingen > Gegevensbescherming voor vergaderruimteboekingen.