Vergaderruimtes in deskbird bieden een flexibele manier om gedeelde ruimtes te beheren. Of je nu de Google- of Microsoft-integratie instelt, ruimtes handmatig aanmaakt of de instellingen van ruimtes beheert, in dit artikel vind je alles wat je nodig hebt.
- Vergaderruimtes instellen
- Check-in opties voor vergaderruimtes
- Vergaderruimteapparatuur
- Hoe boek je een vergaderruimte
- Goedkeuringen voor vergaderruimtes
- deskbird Outlook Add-In
- Bestaande vergadering bewerken
- Catering & Services
- Kioskmodus
- Conferentielinks
- Gegevensbescherming
1. Vergaderruimtes instellen
Vergaderruimtes gesynchroniseerd met kalenders (Google/Microsoft):
Om ruimteboekingen mogelijk te maken en beschikbaarheid te synchroniseren met je kalender, volg je deze handleiding: Kalendersynchronisatie instellen voor planningsstatus en vergaderruimtes.
Niet-gesynchroniseerde vergaderruimtes:
Als je geen synchronisatie wilt met Microsoft of Google, kun je ruimtes aanmaken die alleen binnen deskbird bestaan.
Om handmatig een ruimte aan te maken, ga je naar Admin > Verdiepingen & ruimtes > + Ruimte toevoegen > Vergaderruimte en kies je Maak handmatig een vergaderruimte aan.
Voeg vervolgens de details van de ruimte toe. Je kunt de ruimte Actief/Inactief zetten, toegang instellen (bijv. Open toegang), en—indien nodig—Kioskmodus en Catering & Services inschakelen. Sla op met Vergaderruimte toevoegen.
2. Check-in opties voor vergaderruimtes
Afhankelijk van de instellingen van je locatie kan een check-in vereist zijn om een boeking te bevestigen. Zo worden ruimtes die niet gebruikt worden automatisch vrijgegeven.
Lees hier meer: Check-in opties voor resources en vergaderruimtes.
3. Vergaderruimteapparatuur
Je kunt aan elke ruimte apparatuur-tags toewijzen, bijvoorbeeld:
- TV of scherm
- Whiteboard
- Telefoonopstelling
- Conferentiecamera
Gebruikers kunnen filteren op apparatuur om sneller geschikte ruimtes te vinden. Beheerders beheren apparatuur via Admin > Vergaderruimtes > Algemene ruimte-instellingen > Vergaderruimteapparatuur.
💡 Apparatuur is locatiegebonden en moet per locatie ingesteld worden.
4. Hoe boek je een vergaderruimte
Gebruikers gaan naar het tabblad Boeken > Vergaderruimtes. Vergaderruimtes zijn visueel anders dan andere ruimtes.
Door te klikken en te slepen selecteer je een tijdslot (bijv. 10:30–11:30). Details zoals capaciteit, foto's en apparatuur worden getoond om je te helpen kiezen.
In het tabblad Filters kun je kiezen hoe de beschikbaarheid wordt weergegeven: Huidige beschikbaarheid toont welke ruimtes nu vrij zijn, terwijl Beschikbaar in de geselecteerde periode laat zien welke ruimtes vrij zijn in de gekozen tijd. Je kunt verder filteren op toegang, capaciteit en services (zie Catering & Services).
5. Goedkeuringen voor vergaderruimtes
Boekingsgoedkeuringen, beschikbaar in het Rooms Plus-pakket, geven beheerders de mogelijkheid om een boekingsaanvraag voor een vergaderruimte eerst te laten beoordelen en goedkeuren voordat deze wordt bevestigd. Zo houden beheerders controle over wie toegang krijgt tot bepaalde ruimtes, in plaats van iedereen met toegang direct te laten boeken.
De instellingen en werking verschillen afhankelijk van hoe de ruimte is aangemaakt. Zie de aparte artikelen voor alle details:
- Boekingsgoedkeuringen voor niet-gesynchroniseerde vergaderruimtes — ruimtes die handmatig in deskbird zijn aangemaakt.
- Boekingsgoedkeuringen voor vergaderruimtes gesynchroniseerd met Microsoft — ruimtes gesynchroniseerd via Microsoft.
💡 Ruimtes die met Google zijn gesynchroniseerd ondersteunen nog geen goedkeuringen.
6. deskbird Outlook Add-In
💡 Voor de beste ervaring met het boeken van vergaderruimtes gebruik je de deskbird Outlook Add-In. Hiermee kunnen gebruikers direct in Outlook ruimtes zoeken en boeken met realtime beschikbaarheid en naadloze synchronisatie op Web, Windows en Mac. Meer info vind je hier: deskbird Outlook Add-In
7. Bestaande vergadering bewerken
Gebruikers kunnen vergaderingen direct aanpassen in de kalender (Boeken > Vergaderruimtes) of—als ze organisator zijn—via Boekingen.
Met het potlood-icoon kun je details bewerken zoals Vergadertitel, Datum, Tijd, Genodigden, Conferentielink, Catering & Services en Meer details. Vergaderingen kun je verwijderen met het prullenbak-icoon.
💡 Als een organisator wordt verwijderd, blijft de vergadering bestaan. De organisator verandert in DU – Verwijderde gebruiker en beheerders kunnen deze via het tabblad Vergaderruimtes aan een nieuwe eigenaar toewijzen.
Drag & Drop-functie:
Met de Drag & Drop-functie kun je eenvoudig vergaderingen verplaatsen in de swim-lane-weergave (Boeken > Vergaderruimtes) om tijd of locatie te wijzigen. De oorspronkelijke organisator krijgt automatisch een melding. Beschikbaar in alle Rooms-abonnementen en inbegrepen bij Desks-abonnementen met Rooms cross-sell.
8. Catering & Services
Voeg verzoeken toe zoals drankjes, snacks of extra techniek aan een ruimteboeking met Catering & Services.
Lees meer: Catering & Services
9. Kioskmodus
Als je kantoor tablets of schermen gebruikt om de beschikbaarheid van ruimtes te tonen, kun je met Kioskmodus direct op het apparaat inchecken of boeken. Het scherm wordt automatisch bijgewerkt.
Lees meer: Kioskmodus voor vergaderruimtes
10. Conferentielinks
Bij het aanmaken van een ruimte-evenement kunnen organisatoren direct een videoconferentielink toevoegen in deskbird. Als je organisatie Microsoft of Google integreert, kun je met één klik een native link genereren. Of kies "Anders" en plak een link van bijvoorbeeld Zoom.
💡 Lees meer over de benodigde instellingen: Kalendersynchronisatie instellen voor planningsstatus en vergaderruimtes
Na bevestiging van het evenement wordt de conferentielink automatisch toegevoegd aan de kalenderuitnodiging en is deze zichtbaar in de deskbird-kalender. deskbird houdt links gesynchroniseerd tussen de deskbird-kalender en je externe kalender.
💡 Let op: eenmaal aangemaakt kunnen conferentielinks niet meer worden bewerkt of verwijderd.
11. Gegevensbescherming
Beheerders kunnen een gegevensbeschermingslaag voor vergaderruimteboekingen inschakelen. Als dit aanstaat, zijn details zoals titel, beschrijving en organisator alleen zichtbaar voor deelnemers en voor Beheerders en Managers.
Voor alle anderen is alleen zichtbaar dat de ruimte bezet is. Kioskschermen tonen ook alleen de beschikbaarheid, zonder inhoud. Beheerders kunnen dit op elk moment aan- of uitzetten via Admin > Vergaderruimtes > Algemene ruimte-instellingen > Gegevensbescherming voor vergaderruimteboekingen.