Vergaderruimtes

Vergaderruimtes in deskbird bieden een flexibele manier om gedeelde ruimtes te beheren. Of je nu de Google- of Microsoft-integratie instelt, ruimtes handmatig aanmaakt of de instellingen van vergaderruimtes beheert, in dit artikel vind je alles wat je nodig hebt.

1. Vergaderruimtes instellen
2. Check-in opties voor vergaderruimtes
3. Vergaderruimte apparatuur
4. Hoe boek je een vergaderruimte?
5. Goedkeuringen voor vergaderruimtes
6. deskbird Outlook-invoegtoepassing
7. Bestaande vergadering bewerken
8. Catering & diensten
9. Kioskmodus
10. Link meeting
11. Zichtbaarheid van vergaderruimteboekingen

1. Vergaderruimtes instellen

Vergaderruimtes gesynchroniseerd met agenda's (Google/Microsoft):
Om ruimteboekingen mogelijk te maken en beschikbaarheid te synchroniseren met je agenda, volg je deze handleiding: Agenda synchroniseren met Google of Microsoft voor Planning, Status en Vergaderruimtes.

Niet-gesynchroniseerde vergaderruimtes:
Als je geen ruimtes wilt synchroniseren met Microsoft of Google, kun je ruimtes aanmaken die alleen binnen deskbird bestaan.

Om handmatig een ruimte aan te maken, ga je naar Admin > Etages & ruimtes > + Ruimte toevoegen > Vergaderruimte en kies je Handmatig een vergaderruimte aanmaken.

Voeg vervolgens de details van de ruimte toe. Je kunt de ruimte Actief/Inactief zetten, toegang instellen (bijv. Open toegang), en indien nodig Kioskmodus en Catering & diensten inschakelen. Sla op met Vergaderruimte toevoegen.

2. Check-in opties voor vergaderruimtes

Afhankelijk van de configuratie van je site kan een check-in vereist zijn om een boeking te bevestigen. Hierdoor worden ongebruikte ruimtes automatisch vrijgegeven.

Lees hier meer: Inchecken en instellingen voor automatische annulering.

3. Vergaderruimte apparatuur

Je kunt apparatuur-tags aan elke ruimte toewijzen, bijvoorbeeld:

• TV of scherm
• Whiteboard
• Telefoonopstelling
• Conference camera

Gebruikers kunnen filteren op apparatuur om sneller geschikte ruimtes te vinden. Admins beheren apparatuur in het gedeelte Apparatuur van Admin > Vergaderruimtes: Algemene instellingen.

💡 Apparatuur is kantoorspecifiek en moet per locatie worden ingesteld.

4. Hoe boek je een vergaderruimte?

Gebruikers gaan naar het tabblad Boek > Vergaderruimtes. Vergaderruimtes zijn visueel te onderscheiden van andere ruimtes.

Door te klikken en te slepen selecteer je een tijdslot (bijv. 10:30–11:30). Details zoals capaciteit, foto's en apparatuur worden getoond om gebruikers te helpen kiezen.

In het tabblad Filters kunnen gebruikers kiezen hoe de beschikbaarheid wordt weergegeven: Huidige beschikbaarheid toont welke ruimtes nu vrij zijn, terwijl Beschikbaar in het geselecteerde tijdsbestek laat zien welke ruimtes vrij zijn in de gekozen periode. Je kunt verder filteren op toegang, capaciteit en diensten (zie Catering & diensten).

Rooms Plus

5. Goedkeuringen voor vergaderruimtes

Boekingsgoedkeuringen, beschikbaar in het Rooms Plus-pakket, geven admins de mogelijkheid om te vereisen dat een vergaderruimteboeking eerst wordt beoordeeld en goedgekeurd voordat deze wordt bevestigd. Zo houden admins controle over wie toegang krijgt tot specifieke ruimtes, in plaats van directe bevestiging voor iedereen met toegang.

De instellingen en werking verschillen afhankelijk van hoe de ruimte is aangemaakt. Zie de aparte artikelen voor alle details:

• Boekingsgoedkeuringen voor niet-gesynchroniseerde vergaderruimtes — ruimtes die handmatig in deskbird zijn aangemaakt.
• Boekingsgoedkeuringen voor vergaderruimtes gesynchroniseerd met Microsoft — ruimtes gesynchroniseerd via Microsoft.

💡 Ruimtes die met Google zijn gesynchroniseerd ondersteunen nog geen goedkeuringen.

6. deskbird Outlook-invoegtoepassing

💡 Voor de beste ervaring met het boeken van vergaderruimtes gebruik je de deskbird Outlook-invoegtoepassing. Hiermee kunnen gebruikers direct in Outlook ruimtes zoeken en boeken met realtime beschikbaarheid en naadloze synchronisatie op Web, Windows en Mac. Meer info vind je hier: deskbird Outlook-invoegtoepassing

7. Bestaande vergadering bewerken

Gebruikers kunnen vergaderingen direct in de agenda (Boek > Vergaderruimtes) aanpassen of—als ze de organisator zijn—via Boekingen.

Met het potlood-icoon kun je details bewerken zoals Vergadertitel, Datum, Tijd, Uitgenodigden, Link meeting, Catering & diensten en Meer details. Vergaderingen kunnen verwijderd worden met het prullenbak-icoon.

💡 Als een organisator wordt verwijderd, blijft de vergadering bestaan. De organisator verandert in DU – Verwijderde gebruiker en admins kunnen deze opnieuw toewijzen aan een nieuwe eigenaar via het tabblad Vergaderruimtes.

Drag & Drop-functie:

Met de Drag & Drop-functie kunnen gebruikers eenvoudig vergaderingen verplaatsen in de swim-lane-weergave (Boek > Vergaderruimtes) om tijd of locatie te wijzigen. De oorspronkelijke organisator krijgt automatisch een melding. Beschikbaar in alle Rooms-abonnementen en inbegrepen bij Desks-abonnementen met Rooms cross-sell.

8. Catering & diensten

Voeg verzoeken toe zoals drankjes, snacks of extra techniek aan een ruimteboeking met Catering & diensten.

Lees meer: Catering & diensten

9. Kioskmodus

Als je kantoor tablets of schermen gebruikt om de beschikbaarheid van ruimtes te tonen, kun je met Kioskmodus direct op het apparaat inchecken of boeken. Het scherm wordt automatisch bijgewerkt.

Lees meer: Kioskmodus voor vergaderruimtes

10. Link meeting

Bij het aanmaken van een ruimte-evenement kunnen organisatoren direct een videovergaderlink toevoegen in deskbird. Als je organisatie Microsoft of Google integreert, kunnen organisatoren met één klik een native link genereren. Of kies "Anders" en plak een link van bijvoorbeeld Zoom.

💡 Lees meer over de benodigde instellingen: Agenda synchroniseren met Google of Microsoft voor Planning, Status en Vergaderruimtes

Nadat het evenement is bevestigd, wordt de link meeting automatisch toegevoegd aan de agenda-uitnodiging en is deze zichtbaar in de deskbird agenda. deskbird houdt links gesynchroniseerd tussen de deskbird agenda en je externe agenda.

💡 Let op: eenmaal aangemaakt kunnen links voor meetings niet meer worden bewerkt of verwijderd.

11. Zichtbaarheid van vergaderruimteboekingen

Admins kunnen bepalen hoeveel medewerkers zien van vergaderruimteboekingen, bijvoorbeeld om vergadertitels of deelnemers privé te houden. Ga naar Admin > Vergaderruimtes: Algemene instellingen, selecteer het kantoor en kies een Details zichtbaarheidsniveau in het gedeelte Zichtbaarheid van vergaderruimteboekingen. Klik daarna op Opslaan.

Of een ruimte vrij of bezet is, en de boekingstijden, zijn altijd zichtbaar.

• Wie altijd volledige details ziet in de web- en mobiele app: globale en kantoor admins, managers, groepsmanagers (voor de mensen die ze beheren), en de organisator en deelnemers van de vergadering.
• Vergaderruimtekiosken en Vergaderruimte flight board: niemand is ingelogd, dus er zijn geen uitzonderingen. Iedereen voor het scherm ziet het ingestelde niveau voor het kantoor.
• Privévergaderingen: de titel en details zijn verborgen voor iedereen behalve de organisator en deelnemers, ongeacht het gekozen niveau. Vergaderruimtekiosken tonen deze als "Bezet". De organisator wordt vanaf Alleen organisator wel getoond.

⚠️ Niet beïnvloed door deze instelling:

• Plattegrondweergave verbergt alleen privéboekingen. Andere ruimteboekingen tonen nog steeds organisator en titel.
• De deskbird Outlook-invoegtoepassing ruimtezoeker toont alleen beschikbaarheid, dus het niveau maakt daar geen verschil.
• Gesynchroniseerde Google- en Microsoft-agenda's behouden het echte onderwerp, de beschrijving en aanwezigen. Alleen de privé-vlag van een boeking wordt doorgegeven als gevoeligheid van het agenda-item.