Kioskmodus voor vergaderruimtes – deskbird Help Center

Eén vergaderruimte bij elk abonnement, meer met Rooms Plus

Een vergaderruimtekiosk verandert een tablet of scherm naast de deur van de vergaderruimte in een live paneel, zodat mensen de ruimte kunnen controleren, direct kunnen boeken en kunnen inchecken voor hun vergadering. Elk abonnement bevat een vergaderruimtekiosk voor één vergaderruimte; met Rooms Plus kun je kiosken instellen voor meer ruimtes.

Met een vergaderruimtekiosk toont een tablet buiten elke ruimte de actuele beschikbaarheid, kun je direct boeken en kunnen aanwezigen inchecken voor geplande vergaderingen. Dit helpt om onbeheerde boekingen te voorkomen, conflicten te verminderen en het gebruik van ruimtes te optimaliseren — ondersteund door optionele LED-indicatoren die de status van de ruimte visueel weergeven.

💡 Op zoek naar de kiosk voor bezoekers? Zie Kioskmodus voor bezoekersbeheer.

Hoe stel je kioskmodus in voor vergaderruimtes
Kioskmodus gebruiken voor vergaderruimtes
Privacy-overwegingen
Ondersteunde apparaten en systeemvereisten
Veelgestelde vragen

1. Hoe stel je kioskmodus in voor vergaderruimtes

Alle kiosken en schermen beheer je nu centraal in de webapp: Admin > Kiosk & schermen > Apparaten. Hier kun je elk apparaat koppelen, configureren en beheren binnen je bedrijf. Je koppelt een vergaderruimtekiosk door de installatiecode in te voeren in het Admin-paneel of door de QR-code te scannen met de deskbird mobiele app.

💡 Tip: Een stapsgewijze handleiding vind je ook direct op de pagina Apparaten — klik rechtsboven op Hoe koppel je een kiosk.

Voor je begint: Zet Kioskmodus inschakelen aan voor de ruimte. Ga naar Admin > Werkplek > Etages & ruimtes, open de vergaderruimte en zet de schakelaar aan onder Details vergaderruimte. Een kiosk kan alleen ruimtes tonen waarvoor dit is ingeschakeld.

Stap 1: Start de Rooms kiosk-app op het apparaat

Er zijn drie manieren om de Rooms kioskmodus te starten:

Installeer de deskbird Kiosk App vanuit de Google Play Store

Zodra de kiosk draait (app of browser), zie je een installatiecode en een QR-code op het scherm.

Stap 2: Koppel het apparaat

Optie A: Voer de installatiecode in (Admin-paneel)

Ga in de webapp naar Admin > Kiosk & schermen > Apparaten.
Klik op + Apparaat koppelen.
Voer bij Code invoeren de code in die op het apparaat wordt getoond en klik op Volgende.
Kies bij Weergavetype kiezen voor vergaderruimtekiosk (Toon ruimtebeschikbaarheid, boek ruimtes direct en check in voor vergaderingen) en klik op Volgende.
Geef bij Weergave configureren het apparaat een herkenbare naam en selecteer het kantoor, de verdieping en de vergaderruimte die het apparaat moet tonen. Klik op Koppelen.

Optie B: Scan de QR-code (mobiele app)

Zorg dat de deskbird app op je telefoon staat en dat je bent ingelogd met een Admin-account.
Scan de QR-code op het apparaat met de standaard camera-app, een QR-scanner of de QR-scanner in de deskbird app.
Selecteer Vergaderruimte in het scherm Kiosk koppelen en kies vervolgens het kantoor, de verdieping en de vergaderruimte die je wilt tonen.

Stap 3: Kiosk is klaar voor gebruik

De kiosk is direct na het koppelen live en verschijnt in de lijst Gekoppelde apparaten op de pagina Apparaten.
Het scherm toont automatisch het actuele vergaderschema van de toegewezen ruimte.
Er wordt een beveiligde toegangstoken gebruikt om de instellingen te onthouden, zodat je niet opnieuw hoeft in te loggen na herstarten of updates.

💡 Tip: Admins kunnen een Kiosk op afstand uitschakelen via de mobiele app, of ontkoppelen via Admin > Kiosk & schermen > Apparaten.

💡 Let op: Voor automatische updates van de Android Kiosk App moet de app draaien in vergrendelde volledig-schermmodus. In deze modus heeft de app apparaatbeheerrechten en kan hij updates uitvoeren zonder handmatige actie. Als de app niet vergrendeld is in volledig-schermmodus, worden updates niet automatisch geïnstalleerd.

Algemene instellingen

In Admin > Kiosk & schermen > Algemene instellingen kun je per apparaattype kantoor-specifieke instellingen aanpassen, zoals:

Tijdvoorkeur: 24-uurs formaat of AM/PM-formaat
Of gebruikers mogen interacteren met vergaderruimtekiosken (Interactie inschakelen)
Of gebruikers vergaderingen eerder mogen beëindigen (Vroegtijdig beëindigen toestaan)

Je apparaten beheren

Via Admin > Kiosk & schermen > Apparaten zie je een overzicht van alle gekoppelde apparaten. Het Overzicht toont het totaal aantal apparaten en een uitsplitsing per type (vergaderruimtekiosken, bezoekerskiosken, bewegwijzering - plattegrond, bewegwijzering - overzicht van vergaderruimtes). De tabel Gekoppelde apparaten toont per apparaat de apparaatnaam, type, weergave-inhoud en laatst gezien. Je kunt zoeken op apparaatnaam, filteren en sorteren, de configuratie van een apparaat aanpassen of apparaten ontkoppelen die je niet meer nodig hebt.

2. Kioskmodus gebruiken voor vergaderruimtes

Als de Android-applicatie is geïnstalleerd, zijn er extra instellingen beschikbaar:

Het verborgen instellingenmenu openen

Tik vijf keer op de linkerbenedenhoek van het touchscreen om het instellingenmenu van de app te openen.

Automatisch starten: de kiosk-app als start-app instellen

Door de app als start-app in te stellen, start de kiosk-app direct na elke herstart van het apparaat.

Vergrendelde volledig-schermmodus

De vergrendelde volledig-schermmodus voorkomt dat gebruikers de kiosk-app verlaten. Er zijn twee varianten, afhankelijk van het apparaat:

Als het apparaat is geroot: Er wordt een echte volledig-schermvergrendeling toegepast. Als vergrendelde volledig-schermmodus aanstaat, kun je alleen afsluiten via het verborgen instellingenmenu.
Als het apparaat niet is geroot: In plaats van een volledige vergrendeling wordt de standaard app-pinning van Android gebruikt. Dit houdt de app in beeld tot je deze losmaakt, wat kan door de knoppen "Terug" en "Overzicht" van de Android-navigatie ingedrukt te houden.

Status van de ruimte en direct boeken

Het Kiosk-scherm toont realtime informatie over de beschikbaarheid van de ruimte:

Groen 🟢: De ruimte is beschikbaar en kan worden geboekt.
Oranje 🟠: De ruimte wacht op inchecken. Als niemand incheckt, wordt de ruimte vrijgegeven.
Rood 🔴: De ruimte is geboekt en er is een vergadering bezig.

Als een ruimte beschikbaar is, kunnen gebruikers deze direct boeken via de kiosk: ze kiezen een beschikbare tijd, voeren of selecteren een vergadertitel in, kiezen de duur en bevestigen — de planning wordt direct bijgewerkt.

💡 Tip: Gebruikers kunnen ook direct via het Kiosk-scherm inchecken voor een geplande vergadering of een vergadering eerder beëindigen. Of gebruikers mogen interacteren met vergaderruimtekiosken en vergaderingen eerder mogen beëindigen, wordt per kantoor ingesteld door je admin in Admin > Kiosk & schermen > Algemene instellingen.

⚠️ Let op: Het is niet mogelijk om een bestaande boeking te annuleren of te bewerken direct via de Kiosk. Dit geldt voor het wijzigen van de vergadertitel, tijd of deelnemers. Om een boeking te annuleren of aan te passen, gebruik je de deskbird app of het webplatform.

3. Privacy-overwegingen

Vergaderruimtekiosken tonen vergaderdetails volgens het ingestelde details zichtbaarheidsniveau voor het kantoor in Admin > Vergaderruimtes: Algemene instellingen. Niemand is ingelogd op een kiosk, dus hetzelfde niveau geldt voor iedereen voor het scherm:

Alle details (organisator, titel, beschrijving, aanwezigen & diensten): titel, organisator, aanwezigen, beschrijving en catering & diensten. De link meeting wordt niet getoond op de kiosk.
Organisator & titel: titel, organisator en tijden.
Alleen organisator: "Bezet" in plaats van de titel, plus organisator en tijden.
Alleen bezet (geen boekingsgegevens): Alleen "Bezet" en tijden.

Of de ruimte vrij of bezet is en de boekingstijden zijn altijd zichtbaar. Privévergaderingen worden altijd als "Bezet" getoond zonder titel of details. De organisator wordt vanaf Alleen organisator getoond.

💡 Bewegwijzering: Bewegwijzering - overzicht van vergaderruimtes gebruikt dezelfde niveaus. Bewegwijzering - plattegrond volgt deze instelling niet: deze verbergt alleen privéboekingen. Zie Vergaderruimtes: Zichtbaarheid van vergaderruimteboekingen.

4. Ondersteunde apparaten en systeemvereisten

De Rooms kiosk-applicatie is ontworpen om onafhankelijk te zijn van de hardwareleverancier. We bieden echter specifieke ondersteuning voor de volgende leveranciers:

Provider	Geteste modellen	Standaard geroot	Browsercompatibiliteit	App-compatibiliteit	Vergrendeld volledig scherm	Auto- start	LED-ondersteuning
Iiyama	Prolite- tw1025	✅	✅	✅	✅ *	✅	✅
ProDVX	9S, 10S- Series	❌	✅	✅	✅ **	✅ *******	✅
Allnet	RK3568	✅	✅	✅	✅ *	✅	✅
QBIC	TD-1070	❌	✅	✅	✅	✅ ********	✅
Samsung	Galaxy Tab 9S	❌	✅	✅	✅ **	✅	n.v.t.

* Diepe volledig-schermvergrendeling als er geen Google-account is ingesteld. Anders app-pinning.

** App-pinning

*** Afhankelijk van het model is er een speciale auto-start app die geconfigureerd moet worden

**** Ingebouwde mogelijkheid om app automatisch te starten

Staat jouw kiosk-hardware hier niet bij? Neem dan contact met ons op. De kans is groot dat de kiosk-app gewoon goed werkt op jouw model.

Algemene vereisten voor compatibiliteit

Android-tablets met Android 12L (API-niveau 32, uitgebracht in maart 2022) of nieuwer worden ondersteund via de deskbird Kiosk App, beschikbaar in de Google Play Store
Chrome 80 of nieuwer is vereist, maar Chrome 85 (uitgebracht in augustus 2020) of nieuwer wordt aanbevolen voor Wake Lock-ondersteuning om te voorkomen dat het apparaat in slaapstand gaat

Overige aanbevelingen

Kies apparaten met een schermgrootte van minimaal 10 inch voor de beste gebruikerservaring.
Schermen met LCD-technologie zijn het meest geschikt voor continu gebruik. Schermen met OLED-technologie zijn risicovol omdat ze gevoelig zijn voor inbranden en beeldretentie bij statische content.

5. Veelgestelde vragen

Ja. Je kunt de Kioskmodus openen via de webbrowser of de speciale iOS-app op je iPad.

Ja, LED-ondersteuning is beschikbaar voor verschillende hardwareleveranciers, zodat vergaderruimtes de actuele beschikbaarheid kunnen tonen via gekleurde verlichting. Zie de tabel hierboven voor een lijst met ondersteunde apparaten.

Een beveiligde toegangstoken voorkomt dat je wordt uitgelogd, zodat de Kiosk verbonden en operationeel blijft, ook na herstarten of updates.

Kioskmodus is ontworpen voor tablets buiten vergaderruimtes en biedt een gebruiksvriendelijke interface voor inchecken, directe boekingen en LED-synchronisatie. De modus is altijd actief en je hoeft niet telkens opnieuw in te loggen.

Nee. De Kiosk ondersteunt momenteel het aanmaken van nieuwe boekingen, inchecken bij bestaande boekingen en het eerder beëindigen van een vergadering. Het is niet mogelijk om een boeking te annuleren of te verwijderen, of details zoals de titel, tijd of deelnemers van de vergadering direct via de Kiosk aan te passen. Gebruik hiervoor de deskbird-app of het webplatform.

Een privévergadering wordt altijd weergegeven als "Bezet" en de titel, aanwezigen en beschrijving zijn verborgen. De organisator wordt nog wel getoond als het kantoor Alleen organisator of een hoger details zichtbaarheidsniveau gebruikt. Bij andere vergaderingen toont de kiosk wat het zichtbaarheidsniveau van het kantoor toestaat (zie Privacy-overwegingen). Met Volledige details kunnen gebruikers een boeking selecteren om meer te zien, zoals de beschrijving en de deelnemers.

Boekingen die direct vanaf de Kiosk zijn gemaakt, worden in deskbird weergegeven als "Onbekende gebruiker". Omdat de Kiosk-tablet een gedeeld apparaat is dat door iedereen ter plaatse gebruikt kan worden, kan het systeem de boeking niet koppelen aan een specifieke gebruikersaccount. De boeking verschijnt wel in de planning van de vergaderruimte met de juiste tijd en duur, maar zonder een geïdentificeerde organisator.

Alle apparaten worden beheerd via Admin > Kiosk & displays > Devices. Op deze pagina zie je het totale aantal verbonden apparaten en een overzicht per type, en wordt elk apparaat weergegeven met de apparaatnaam, type, weergave-inhoud en laatst gezien. Hier kun je apparaten zoeken, filteren en sorteren, de configuratie van een apparaat aanpassen of apparaten ontkoppelen die je niet meer nodig hebt.

Ja. In Admin > Kiosk & displays > General settings kun je kantoorspecifieke instellingen configureren voor elk apparaattype, zoals een 12-uurs of 24-uurs tijdformaat, of gebruikers mogen interacteren met vergaderruimtekiosken en of gebruikers vergaderingen eerder mogen beëindigen.

👀 Op zoek naar de deskbird Kiosk App voor Bezoekersbeheer? - Bekijk dit: Kioskmodus voor Bezoekersbeheer

Download het huidige .apk-bestand voor Android:

kiosk_1.9.0.apk
5 MB Downloaden