Kioskmodus voor vergaderruimtes – deskbird Help Center

Vergaderruimtes

De Kioskmodus van deskbird biedt een intuïtieve, tablet-gebaseerde oplossing om de ervaring op locatie te stroomlijnen voor zowel medewerkers als bezoekers. Er zijn twee speciale modi — één voor vergaderruimtes en één voor bezoekersbeheer — waarmee bedrijven boekingen, check-ins en gastontvangst kunnen vereenvoudigen, zelfs zonder een volledig bemande receptie.

In de Kioskmodus voor vergaderruimtes toont een tablet buiten elke ruimte de actuele beschikbaarheid, kun je direct boeken en kun je inchecken voor geplande vergaderingen. Dit helpt om onbeheerde boekingen te voorkomen, conflicten te verminderen en het gebruik van ruimtes te optimaliseren — ondersteund door optionele LED-indicatoren die de status van de ruimte visueel weergeven.

In de Kioskmodus voor bezoekersbeheer kunnen bedrijven nu vooraf geregistreerde gasten zelf laten inchecken en kunnen binnenlopende bezoekers zich direct ter plekke registreren. Hosts krijgen automatisch een melding via Microsoft Teams of e-mail, en er kan per kantoor een standaardhost worden toegewezen voor soepele communicatie. Alle bezoekersactiviteiten worden in realtime gesynchroniseerd met het deskbird Bezoekersdashboard, zodat je een compleet overzicht hebt van alle check-ins en lopende bezoeken.

Kioskmodus instellen voor vergaderruimtes
Kioskmodus gebruiken
Privacy-overwegingen
Ondersteunde apparaten en systeemvereisten
Veelgestelde vragen

1. Kioskmodus instellen voor vergaderruimtes

Alle kiosken en displays worden nu beheerd vanuit één centrale plek in de webapp: Beheer > Kiosk & displays > Apparaten. Hier kun je elk apparaat koppelen, instellen en beheren binnen je bedrijf. Je koppelt een ruimte-kiosk door de installatiecode in te voeren in het beheerpaneel of door de QR-code te scannen met de deskbird mobiele app.

💡 Tip: Een stapsgewijze handleiding is ook direct beschikbaar op de pagina Apparaten — klik rechtsboven op Hoe kiosk verbinden.

Stap 1: Start de Rooms kiosk-app op het apparaat

Er zijn drie manieren om de Rooms kioskmodus te starten:

Installeer de deskbird Kiosk App vanuit de Google Play Store

Zodra de kiosk draait (app of browser), zie je een installatiecode en een QR-code op het scherm.

Stap 2: Koppel het apparaat

Optie A: Voer de installatiecode in (Beheerpaneel)

Ga in de webapp naar Beheer > Kiosk & displays > Apparaten.
Klik op + Apparaat koppelen.
Voer bij Code invoeren de code in die op het apparaat wordt getoond en klik op Volgende.
Kies bij Displaytype kiezen voor Ruimte-kiosk (Toon ruimtebeschikbaarheid, boek ruimtes ter plekke en check in voor vergaderingen) en klik op Volgende.
Geef bij Display instellen het apparaat een herkenbare naam en selecteer het Kantoor, de Verdieping en de Vergaderruimte die het apparaat moet tonen. Klik op Koppelen.

Optie B: Scan de QR-code (mobiele app)

Zorg dat de deskbird app op je telefoon staat en dat je bent ingelogd met een Beheerder-account.
Scan de QR-code op het apparaat met de standaard camera-app, een QR-scanner of de QR-lezer in de deskbird app.
Selecteer Ruimte op het scherm Koppel je kiosk en kies vervolgens het kantoor, de verdieping en de vergaderruimte die getoond moet worden.

Stap 3: Kiosk is klaar voor gebruik

De kiosk is direct na het koppelen actief en verschijnt in de lijst Gekoppelde apparaten op de pagina Apparaten.
Het scherm toont automatisch het actuele vergaderschema van de toegewezen ruimte.
Er wordt een beveiligde toegangstoken gebruikt om de instellingen te onthouden, zodat je niet opnieuw hoeft in te loggen na een herstart of update.

💡 Tip: Beheerders kunnen een kiosk op afstand uitschakelen via de mobiele app, of ontkoppelen via Beheer > Kiosk & displays > Apparaten.

💡 Let op: Voor automatische updates van de Android Kiosk App moet de app draaien in de vergrendelde volledig-schermmodus. In deze modus heeft de app apparaatbeheerrechten en kunnen updates automatisch worden toegepast. Als de app niet vergrendeld is in volledig scherm, worden updates niet automatisch geïnstalleerd.

Algemene instellingen

In Beheer > Kiosk & displays > Algemene instellingen kun je kantoorspecifieke instellingen configureren per apparaattype, waaronder:

12-uurs of 24-uurs tijdsnotatie
Of gebruikers mogen interacteren met ruimte-kiosken
Of gebruikers vergaderingen eerder mogen beëindigen

Je apparaten beheren

Via Beheer > Kiosk & displays > Apparaten krijg je een overzicht van alle gekoppelde apparaten. Het Overzicht toont het totaal aantal apparaten en een uitsplitsing per type (ruimte-kiosken, bezoekerskiosken, Signage - Plattegrond, Signage - Overzicht ruimtes). De tabel Gekoppelde apparaten toont per apparaat de Apparaatnaam, Type, Display-inhoud en Laatst gezien. Je kunt zoeken op apparaatnaam, filteren en sorteren, de configuratie van een apparaat aanpassen of apparaten ontkoppelen die je niet meer nodig hebt.

2. Kioskmodus gebruiken voor vergaderruimtes

Wanneer de Android-applicatie is geïnstalleerd, zijn er extra instellingen beschikbaar:

Het verborgen instellingenmenu openen

Tik vijf keer op de linkerbenedenhoek van het touchscreen om het instellingenmenu van de app te openen.

Auto-start: De kiosk-app als start-app instellen

Door de app als start-app in te stellen, start de kiosk-app direct na elke herstart van het apparaat.

Vergrendelde volledig-schermmodus

De vergrendelde volledig-schermmodus voorkomt dat gebruikers de kiosk-app verlaten. Er zijn twee varianten, afhankelijk van het apparaat:

Als het apparaat is geroot: Er wordt een echte volledig-schermvergrendeling toegepast. Als vergrendeld volledig scherm is ingeschakeld, kun je alleen via het verborgen instellingenmenu het scherm verlaten.
Als het apparaat niet is geroot: In plaats van een volledige vergrendeling wordt de standaard app-pinning van Android gebruikt. Dit houdt de app in beeld tot je deze losmaakt, wat kan door de knoppen "Terug" en "Overzicht" van de Android-navigatie ingedrukt te houden.

Ruimtestatus en direct boeken

Het Kiosk-scherm geeft realtime informatie over de beschikbaarheid van de ruimte:

Groen 🟢 → De ruimte is beschikbaar en kan direct geboekt worden.
Oranje 🟠 → De ruimte wacht op check-in. Als niemand incheckt, wordt de ruimte vrijgegeven.
Rood 🔴 → De ruimte is geboekt en er is een vergadering bezig.

Als een ruimte beschikbaar is, kun je deze direct via de kiosk boeken: selecteer een beschikbare tijd, voer een vergadertitel in of kies er één, kies de duur en bevestig — het schema wordt direct bijgewerkt.

💡 Tip: Je kunt ook direct via het Kiosk-scherm inchecken voor een geplande vergadering, of een vergadering eerder beëindigen. Of gebruikers mogen interacteren met ruimte-kiosken en vergaderingen eerder mogen beëindigen, wordt per kantoor ingesteld door je beheerder in Beheer > Kiosk & displays > Algemene instellingen.

⚠️ Let op: Het is niet mogelijk om een bestaande boeking te annuleren of te bewerken direct via de Kiosk. Dit geldt voor het wijzigen van de vergadertitel, tijd of deelnemers. Om een boeking te annuleren of aan te passen, gebruik je de deskbird app of het webplatform.

3. Privacy-overwegingen

Kioskmodus volgt de privacy-instellingen van het bedrijf om de details van vergaderingen te beschermen:

Als gegevensbescherming is ingeschakeld, wordt alleen de naam van de organisator getoond en blijven vergaderdetails verborgen.
Als gegevensbescherming is uitgeschakeld, volgt de Kiosk de privacy-instellingen van het individuele evenement. Privévergaderingen tonen alleen de naam van de organisator.

4. Ondersteunde apparaten en systeemvereisten

De Rooms kiosk-applicatie is ontworpen om onafhankelijk te zijn van de hardwareleverancier. We bieden echter specifieke ondersteuning voor de volgende leveranciers:

Provider	Geteste modellen	Standaard geroot	Browsercompatibiliteit	App-compatibiliteit	Vergrendeld volledig scherm	Auto- start	LED-ondersteuning
Iiyama	Prolite- tw1025	✅	✅	✅	✅ *	✅	✅
ProDVX	9S, 10S- Series	❌	✅	✅	✅ **	✅ *******	✅
Allnet	RK3568	✅	✅	✅	✅ *	✅	✅
QBIC	TD-1070	❌	✅	✅	✅	✅ ********	✅
Samsung	Galaxy Tab 9S	❌	✅	✅	✅ **	✅	n.v.t.

* Diepe volledig-schermvergrendeling als er geen Google-account is ingesteld. Anders app-pinning.

** App-pinning

*** Afhankelijk van het model is er een speciale auto-start app die ingesteld moet worden

**** Ingebouwde mogelijkheid om app automatisch te starten

Staat jouw kiosk hardware hier niet bij? Neem contact met ons op. De kans is groot dat de kiosk-app gewoon goed werkt op jouw model zonder problemen.

Algemene vereisten voor compatibiliteit

Android-tablets met Android 12L (API-niveau 32, uitgebracht in maart 2022) of nieuwer worden ondersteund via de deskbird Kiosk App, beschikbaar in de Google Play Store
Chrome 80 of nieuwer is vereist, maar Chrome 85 (uitgebracht in augustus 2020) of nieuwer wordt aanbevolen voor Wake Lock-ondersteuning om te voorkomen dat het apparaat in slaapstand gaat

Overige aanbevelingen

Kies apparaten met een schermgrootte van minimaal 10 inch voor de beste gebruikerservaring.
Schermen met LCD-technologie zijn het meest geschikt voor continu gebruik. Schermen met OLED-technologie zijn risicovol omdat ze gevoelig zijn voor inbranden en beeldretentie bij statische content.

5. Veelgestelde vragen

Ja. Je kunt de Kioskmodus openen via de webbrowser of de speciale iOS-app op je iPad.

Ja, LED-ondersteuning is beschikbaar voor verschillende hardwareleveranciers, zodat ruimtes realtime beschikbaarheid kunnen tonen via gekleurde verlichting. Zie de tabel hierboven voor een lijst met ondersteunde apparaten.

Een beveiligde toegangstoken voorkomt dat je wordt uitgelogd, zodat de Kiosk verbonden en operationeel blijft, ook na herstarten of updates.

Kioskmodus is bedoeld voor tablets buiten vergaderruimtes en biedt een gebruiksvriendelijke interface voor Check-in, directe boekingen en LED-synchronisatie. De modus is altijd actief en je hoeft niet telkens opnieuw in te loggen.

Nee. De Kiosk ondersteunt momenteel het maken van nieuwe boekingen, inchecken bij bestaande boekingen en het eerder beëindigen van een vergadering. Het is niet mogelijk om een boeking te annuleren of te verwijderen, of om details zoals de titel, tijd of deelnemers van de vergadering direct via de Kiosk aan te passen. Gebruik hiervoor de deskbird-app of het webplatform.

In Kioskmodus bepalen privacy-instellingen welke informatie zichtbaar is op het scherm. Als een vergadering op privé staat, zie je alleen dat de ruimte bezet is en de naam van de organisator, maar de titel, deelnemers en beschrijving van de vergadering worden verborgen. Zo blijft de privacy gewaarborgd, terwijl anderen toch zien dat de ruimte in gebruik is. Bij een openbare vergadering toont de kiosk de titel van de vergadering en kun je door de boeking te selecteren extra details bekijken, zoals de beschrijving en het aantal deelnemers. Dit zorgt voor meer transparantie bij gedeelde of open sessies.

Boekingen die direct via de Kiosk zijn gemaakt, worden in deskbird weergegeven als "Onbekende gebruiker". Omdat de Kiosk-tablet een gedeeld apparaat is dat door iedereen op locatie gebruikt kan worden, kan het systeem de boeking niet aan een specifieke gebruiker koppelen. De boeking verschijnt wel in het rooster van de ruimte met de juiste tijd en duur, maar zonder een geïdentificeerde organisator.

Alle apparaten beheer je via Admin > Kiosk & displays > Apparaten. Op deze pagina zie je het totale aantal verbonden apparaten en een overzicht per type, en worden alle apparaten weergegeven met hun Apparaatnaam, Type, Weergave-inhoud en Laatst gezien. Hier kun je apparaten zoeken, filteren en sorteren, de configuratie van een apparaat aanpassen of apparaten ontkoppelen die je niet meer nodig hebt.

Ja. In Admin > Kiosk & displays > Algemene instellingen kun je kantoorspecifieke instellingen per apparaattype configureren, zoals een 12-uurs of 24-uurs tijdformaat, of gebruikers mogen interacteren met ruimte-kiosken en of gebruikers vergaderingen eerder mogen beëindigen.

👀 Op zoek naar de deskbird Kiosk App voor Bezoekersbeheer? - Kijk hier: Kioskmodus voor Bezoekersbeheer

Download het huidige .apk-bestand voor Android:

kiosk_1.8.0.apk
4 MB Downloaden