Boekingsgoedkeuringen voor vergaderruimtes gesynchroniseerd met Microsoft

Wanneer een vergaderruimte is gesynchroniseerd met Microsoft 365, kan deskbird vereisen dat boekingsaanvragen eerst goedgekeurd worden voordat ze bevestigd zijn — maar de beslissing wordt genomen door de mailbox van de ruimte in Exchange, en deskbird volgt die beslissing. In dit artikel lees je hoe dat werkt en hoe je het instelt. Voor ruimtes die direct in deskbird zijn aangemaakt, zie Goedkeuringen voor niet-gesynchroniseerde vergaderruimtes. Voor ruimtes die gesynchroniseerd zijn met Google Workspace, zie Boekingsgoedkeuringen voor vergaderruimtes gesynchroniseerd met Google Workspace.

1. Hoe goedkeuringen werken bij gesynchroniseerde ruimtes
2. Voor je begint
3. Goedkeuringen instellen
4. Goedkeuringsaanvragen beheren
5. Problemen oplossen
6. Veelgestelde vragen

1. Hoe goedkeuringen werken bij gesynchroniseerde ruimtes

Bij een gesynchroniseerde ruimte hebben twee systemen een mening over dezelfde boeking: deskbird en de mailbox van de ruimte in Exchange. Om die op elkaar af te stemmen, geldt Outlook als de bron van waarheid. Wat de mailbox van de ruimte beslist, is wat deskbird laat zien, en goedkeuren in deskbird is een manier om namens de ruimte te antwoorden.

Beide kanten kunnen beslissen, en beide kunnen van mening veranderen:

💡 Let op: Wijzigingen worden meestal binnen 10 tot 60 seconden doorgevoerd, in beide richtingen. deskbird wacht bewust tot Exchange klaar is met beslissen voordat er actie wordt ondernomen.

⚠️ Let op: Ruimtes met goedkeuringen ingeschakeld kunnen momenteel niet geboekt worden via de Kioskmodus.

⚠️ Let op: Dit artikel beschrijft goedkeuringen via de ruimte-agenda, waarbij de gedelegeerden van de ruimte aanvragen accepteren of afwijzen. Exchange biedt ook een aparte functie genaamd mailboxmoderatie, waarbij de uitnodiging wordt vastgehouden voordat deze de agenda van de ruimte bereikt. Goedkeuringen kunnen niet in beide richtingen worden gesynchroniseerd bij een gemodereerde mailbox — zie stap 3.4.

2. Voor je begint

Je hebt het volgende nodig:

• Het Rooms plus-pakket. Zonder dit pakket kunnen goedkeuringen niet worden ingeschakeld.
• Een gesynchroniseerde ruimte. De ruimte in deskbird moet gekoppeld zijn aan de Exchange-mailbox van de ruimte, en je Microsoft-tenant moet verbonden zijn. Als boekingen die in deskbird zijn gemaakt al in Outlook verschijnen (en andersom), is dit al geregeld.
• Hulp van een Exchange-beheerder. De mailbox van de ruimte moet worden geconfigureerd in Microsoft, en die instellingen zijn niet zichtbaar voor deskbird. Als je zelf geen Exchange-beheerder bent, schakel dan de collega in die dat wel is voordat je begint.
• Mailboxmoderatie uitgeschakeld. De mailbox van de ruimte mag ModerationEnabled niet op true hebben staan. Moderatie is een andere functie dan de gedelegeerde goedkeuringen die hier worden beschreven, en goedkeuringen kunnen niet in beide richtingen worden gesynchroniseerd zolang deze actief is. Zie stap 3.4 om te controleren en uit te schakelen.

⚠️ Let op: Goedkeuringen op een gesynchroniseerde ruimte bestaan alleen als de mailbox van de ruimte is ingesteld om een gedelegeerde te vragen. De standaardinstelling van Exchange is om elke boeking direct te accepteren, wat betekent dat aanvragen meteen worden goedgekeurd zodra ze zijn aangemaakt. Goedkeuringen inschakelen in deskbird verandert de mailboxinstellingen niet — dit is de meest voorkomende reden waarom goedkeuringen niet lijken te werken.

💡 Let op: Dit artikel gaat over ruimtes die gesynchroniseerd zijn met Microsoft 365. Ruimtes die gesynchroniseerd zijn met Google Workspace ondersteunen ook goedkeuringen, maar met een andere setup en synchronisatie — zie Boekingsgoedkeuringen voor vergaderruimtes gesynchroniseerd met Google Workspace.

3. Goedkeuringen instellen

Begin eerst met de Exchange-kant, daarna de deskbird-kant, en controleer vervolgens met een echte boeking. Plan een werksessie in: het kan 5 tot 30 minuten duren voordat Exchange-instellingen actief zijn.

3.1 Stap 1 — Stel de mailbox van de ruimte in Exchange in

Deze stap wordt uitgevoerd door een Exchange-beheerder binnen je organisatie. Bepaal eerst wie de aanvragen goedkeurt: kies één of meer personen die de boekingsaanvragen van de ruimte in Outlook ontvangen. In Exchange zijn dit de gedelegeerden van de ruimte. Zorg dat deze lijst gelijk is aan de goedkeurders die je later in deskbird toevoegt.

Stel vervolgens de mailbox van de ruimte in via het Exchange-beheercentrum:

1. Ga naar Resources > Rooms & equipment en selecteer de ruimte.
2. Onder Manage delegates settings kies je de optie om gedelegeerden te selecteren die boekingsaanvragen kunnen accepteren of weigeren, en voeg je de gekozen personen toe.
   
3. Onder Manage booking settings verhoog je het boekingsvenster of verwijder je deze limiet (aanbevolen). Standaard staat deze op 180 dagen, wat korter is dan de einddatums die deskbird gebruikt voor terugkerende boekingen. Zet deze op minimaal 400 dagen, of op het maximum van 1080 dagen als je geen praktische limiet wilt.
   
4. Controleer dat mailboxmoderatie is uitgeschakeld voor de ruimte. Dit wordt niet getoond in bovenstaande schermen en moet apart gecontroleerd worden — zie stap 3.4.
5. Sla op en wacht 5 tot 30 minuten tot de wijziging actief is.

💡 Let op: Dezelfde configuratie kan ook via Exchange Online PowerShell worden toegepast, wat handig is als je meerdere ruimtes tegelijk wilt instellen. Dit is optioneel — het Exchange-beheercentrum is de aanbevolen route.

Set-CalendarProcessing -Identity room@customer.com `
  -AutomateProcessing AutoAccept `
  -AllBookInPolicy $false `
  -AllRequestInPolicy $true `
  -ForwardRequestsToDelegates $true `
  -ResourceDelegates "approver@customer.com" `
  -BookingWindowInDays 400

Om te controleren wat de huidige instellingen van een mailbox zijn:

Get-CalendarProcessing -Identity room@customer.com |
  fl AutomateProcessing,AllBookInPolicy,AllRequestInPolicy,ResourceDelegates,ForwardRequestsToDelegates,BookingWindowInDays

3.2 Stap 2 — Zet goedkeuringen aan in deskbird

1. Open de instellingen van de ruimte via Admin > Verdiepingen & ruimtes.
2. Schakel goedkeuringen in voor de ruimte. Zodra dit aanstaat, wordt de ruimte gemarkeerd als Goedkeuring vereist.
3. Voeg goedkeurders toe. Dit zijn de mensen die aanvragen in deskbird kunnen goedkeuren. We raden aan om dezelfde mensen toe te voegen als in Exchange.

💡 Let op: Er hoeft verder niets ingeschakeld te worden. Zodra een gesynchroniseerde ruimte goedkeuringen aan heeft staan, volgt deskbird automatisch de beslissingen van de mailbox van de ruimte.

💡 Let op: De goedkeurders in deskbird en de gedelegeerden in Exchange zijn twee aparte lijsten. Technisch gezien mogen ze verschillen, maar het is het duidelijkst als je ze gelijk houdt zodat iedereen weet wie verantwoordelijk is voor een beslissing.

3.3 Stap 3 — Controleer de instellingen

Test met een echte boeking die is gemaakt door iemand die geen Exchange-gedelegeerde is voor de ruimte.

1. Controleer of de boeking een aanvraag aanmaakt. Boek de ruimte in deskbird. De boeking moet als In afwachting in deskbird staan, de ruimte moet de vergadering als voorlopig tonen in Outlook, en de gedelegeerde moet een aanvraagmail ontvangen. Als de boeking zichzelf binnen enkele seconden goedkeurt, staat de mailbox nog ingesteld op alles automatisch accepteren — ga terug naar stap 3.1.
2. Controleer of beslissingen beide kanten op werken. Laat de gedelegeerde accepteren in Outlook: binnen een minuut moet deskbird de boeking als goedgekeurd tonen met het label Beslist in Outlook. Maak een tweede boeking en keur deze goed in deskbird: binnen een minuut moet Outlook de ruimte als geaccepteerd en bezet tonen. Maak een derde boeking en wijs deze af in Outlook: deskbird moet deze afwijzen en annuleren.
3. Controleer terugkerende boekingen. Maak een terugkerende boeking die zo ver vooruitloopt als je gebruikers nodig hebben. Als deze na een paar seconden in de lijst met afgewezen boekingen verdwijnt, loopt de serie voorbij het boekingsvenster van de ruimte — verhoog deze zoals beschreven in stap 3.1.

3.4 Mailboxmoderatie wordt niet ondersteund

Exchange heeft een tweede, losstaande goedkeuringsfunctie genaamd mailboxmoderatie. Van buitenaf lijkt dit op elkaar — iemand moet ja zeggen voordat een boeking doorgaat — maar het werkt totaal anders, en goedkeuringen kunnen niet tussen deskbird en Outlook worden gesynchroniseerd zolang dit aanstaat.

Met moderatie ingeschakeld houdt Exchange de boekingsuitnodiging vast in een verborgen systeemmailbox voordat deze de agenda van de ruimte bereikt. Dat heeft vier gevolgen:

• Zolang de uitnodiging wordt vastgehouden, bestaat er geen agenda-item. deskbird krijgt helemaal geen signaal, dus de boeking blijft gewoon In afwachting staan.
• Goedkeuren en Afwijzen bestaan alleen als knoppen in de e-mail van de moderator. Microsoft biedt hiervoor geen API, dus deskbird kan nooit namens de ruimte goedkeuren of afwijzen.
• Als de moderator afwijst, wordt de uitnodiging nooit afgeleverd. Er komt niets in de agenda, dus deskbird weet niet dat er een beslissing is genomen en de boeking blijft In afwachting staan.
• Als de moderator goedkeurt, komt de uitnodiging alsnog binnen en pikt deskbird deze op — maar beslissingen die in deskbird worden genomen bereiken Outlook nog steeds niet. Goedkeuringen werken dan maar in één richting.

Zo controleer je of een mailbox van een ruimte gemodereerd is:

Get-Mailbox room@customer.com | fl ModerationEnabled,ModeratedBy

Zo schakel je moderatie uit, zodat de gedelegeerde goedkeuringen uit dit artikel gebruikt kunnen worden:

Set-Mailbox room@customer.com -ModerationEnabled $false

⚠️ Let op: Moderatie uitschakelen zorgt er niet voor dat boekingen die al worden vastgehouden alsnog worden vrijgegeven. Die uitnodigingen moeten door de moderator worden goedgekeurd of verwijderd, of de boekingen moeten geannuleerd en opnieuw aangemaakt worden.

3.5 Veelgemaakte fouten bij het instellen

• Boeken als gedelegeerde. Exchange vraagt mensen nooit om hun eigen aanvragen goed te keuren, dus boekingen van een gedelegeerde worden direct geaccepteerd en de goedkeuringsstap wordt overgeslagen. Dit is standaard Exchange-gedrag en kan niet worden uitgeschakeld. Hierdoor lijkt het tijdens het testen alsof goedkeuringen niet werken, en dit geldt ook voor echte boekingen — test dus altijd met een account dat geen gedelegeerde is.
• Mailboxmoderatie aan laten staan. Een gemodereerde mailbox van een ruimte kan goedkeuringen niet in beide richtingen synchroniseren, en afgewezen boekingen blijven In afwachting staan. Controleer dit zoals beschreven in stap 3.4.
• Uitgaan van een standaardinstelling. Ruimtes die zijn aangemaakt in het Exchange-beheercentrum en ruimtes die zijn aangemaakt in het Microsoft 365-beheercentrum kunnen verschillende standaardinstellingen hebben. Controleer altijd de ruimte zelf en ga niet uit van aannames.
• Te vroeg testen. Exchange-instellingen hebben 5 tot 30 minuten nodig om door te voeren. Meteen na opslaan testen laat meestal het oude gedrag zien.
• Het boekingsvenster op 180 dagen laten staan. Terugkerende boekingen die daarbuiten vallen, worden door Exchange na een paar seconden afgewezen.
• AutomateProcessing staat op AutoUpdate. Als de mailbox eerder via PowerShell is ingesteld, kan deze waarde verkeerd staan. Bij een mailbox van een ruimte betekent AutoUpdate dat gedelegeerden nooit aanvragen ontvangen, dus niemand wordt gevraagd. Dit moet AutoAccept zijn.

4. Goedkeuringsaanvragen beheren

Beheerders beheren aanvragen onder Aanvragen > Boekingen. Deze tab bevat vergaderruimtes én Catering & Services-aanvragen, zodat je alle openstaande goedkeuringen op één plek kunt bekijken. Elke aanvraag heeft een eigen detailpagina met de ruimte, datum en tijd, organisator, genodigden en huidige status.

Goedkeuren of afwijzen via deskbird reageert ook namens de ruimte in Outlook. Daarom raden we aan om goedkeuringen in deskbird af te handelen en niet in Outlook: je ziet het volledige boekingsoverzicht en iedereen ziet dezelfde status. Aanvragen die in Outlook worden afgehandeld, verschijnen in deskbird met de status Beslist in Outlook.

💡 Let op: Een goedkeuring kan niet ongedaan worden gemaakt vanuit deskbird. Om de ruimte weer vrij te maken, annuleer je de boeking of laat je een gedelegeerde deze afwijzen in Outlook.

5. Problemen oplossen

6. Veelgestelde vragen