Boekingsgoedkeuringen voor vergaderruimtes gesynchroniseerd met Microsoft – deskbird Help Center

Wanneer een vergaderruimte is gesynchroniseerd met Microsoft 365, kan deskbird vereisen dat boekingsverzoeken eerst worden goedgekeurd voordat ze worden bevestigd — maar de beslissing wordt genomen door de eigen mailbox van de ruimte in Exchange, en deskbird volgt die beslissing. In dit artikel lees je hoe dat werkt en hoe je het instelt. Voor ruimtes die direct in deskbird zijn aangemaakt, zie Goedkeuringen voor niet-gesynchroniseerde vergaderruimtes. Voor ruimtes die zijn gesynchroniseerd met Google Workspace, zie Boekingsgoedkeuringen voor vergaderruimtes gesynchroniseerd met Google Workspace.

Hoe goedkeuringen werken bij gesynchroniseerde ruimtes
Voor je begint
Goedkeuringen instellen
Goedkeuringsverzoeken beheren
Problemen oplossen
Veelgestelde vragen

1. Hoe goedkeuringen werken bij gesynchroniseerde ruimtes

Bij een gesynchroniseerde ruimte hebben twee systemen een mening over dezelfde boeking: deskbird en de mailbox van de ruimte in Exchange. Om die op elkaar af te stemmen, geldt Outlook als de bron van waarheid. Wat de mailbox van de ruimte beslist, is wat deskbird toont, en goedkeuren in deskbird is een manier om namens de ruimte te antwoorden.

Beide kanten kunnen beslissen, en beide kunnen van mening veranderen:

Wat gebeurt er	Resultaat
Een gebruiker boekt een ruimte die goedkeuring vereist	De boeking blijft `In afwachting` terwijl de mailbox van de ruimte deze vasthoudt, en de ruimte toont de vergadering als voorlopig in Outlook
Een gedelegeerde van de ruimte boekt deze zelf	Exchange accepteert de boeking direct en niemand wordt gevraagd, omdat Exchange mensen nooit vraagt hun eigen verzoeken goed te keuren. deskbird volgt dit en toont de boeking als goedgekeurd
Een gedelegeerde accepteert het verzoek in Outlook	deskbird keurt de boeking goed en toont deze als `Beslist in Outlook`
Een gedelegeerde wijst het verzoek af in Outlook	deskbird wijst de boeking af en annuleert deze
Een goedkeurder keurt het verzoek goed in deskbird	deskbird accepteert namens de ruimte, en de ruimte wordt als geboekt weergegeven in Outlook
Een goedkeurder wijst het verzoek af in deskbird	De ruimte wijst af, en het evenement wordt uit de agenda van de ruimte verwijderd
Iemand verplaatst de boeking naar een andere tijd of ruimte	Deze moet opnieuw worden goedgekeurd, aan beide kanten
Een beslissing wordt teruggedraaid in Outlook	deskbird volgt. Een goedgekeurde boeking kan weer `In afwachting` worden, of direct worden afgewezen

💡 Let op: Wijzigingen worden meestal binnen 10 tot 60 seconden doorgevoerd, in beide richtingen. deskbird wacht bewust tot Exchange is uitgespeeld voordat er op een beslissing wordt gereageerd.

⚠️ Waarschuwing: Ruimtes met goedkeuringen ingeschakeld kunnen momenteel niet worden geboekt via Kioskmodus.

⚠️ Waarschuwing: Dit artikel beschrijft goedkeuringen via de ruimte-agenda, waarbij de gedelegeerden van de ruimte verzoeken accepteren of afwijzen. Exchange biedt ook een aparte functie genaamd mailboxmoderatie, waarbij de uitnodiging wordt vastgehouden voordat deze de agenda van de ruimte bereikt. Goedkeuringen kunnen niet in beide richtingen worden gesynchroniseerd bij een gemodereerde mailbox — zie stap 3.4.

2. Voor je begint

Je hebt het volgende nodig:

Het Rooms Plus-pakket. Zonder dit pakket kunnen goedkeuringen niet worden ingeschakeld.
Een gesynchroniseerde ruimte. De ruimte in deskbird moet gekoppeld zijn aan de Exchange-mailbox van de ruimte, en je Microsoft-tenant moet verbonden zijn. Als boekingen die in deskbird zijn gemaakt al in Outlook verschijnen (en andersom), is dit al geregeld.
Hulp van een Exchange-beheerder. De mailbox van de ruimte moet worden geconfigureerd in Microsoft, en die instellingen zijn niet zichtbaar voor deskbird. Als je zelf geen Exchange-beheerdersrechten hebt, betrek dan de collega die dat wel heeft voordat je begint.
Mailboxmoderatie uitgeschakeld. De mailbox van de ruimte mag geen ModerationEnabled op true hebben staan. Moderatie is een ander mechanisme dan de gedelegeerde goedkeuringen die hier worden beschreven, en goedkeuringen kunnen niet in beide richtingen worden gesynchroniseerd zolang dit actief is. Zie stap 3.4 om te controleren en uit te schakelen.

⚠️ Waarschuwing: Goedkeuringen op een gesynchroniseerde ruimte bestaan alleen als de mailbox van de ruimte is ingesteld om een gedelegeerde te vragen. De standaardinstelling van Exchange is om elke boeking direct te accepteren, wat betekent dat verzoeken meteen worden goedgekeurd zodra ze zijn aangemaakt. Goedkeuringen inschakelen in deskbird verandert de mailbox niet — dit is de meest voorkomende reden waarom goedkeuringen niet lijken te werken.

💡 Let op: Dit artikel gaat over ruimtes die zijn gesynchroniseerd met Microsoft 365. Ruimtes die zijn gesynchroniseerd met Google Workspace ondersteunen ook goedkeuringen, maar met een andere configuratie en synchronisatie — zie Boekingsgoedkeuringen voor vergaderruimtes gesynchroniseerd met Google Workspace.

3. Goedkeuringen instellen

Begin eerst met de Exchange-kant, daarna de deskbird-kant, en controleer vervolgens met een echte boeking. Plan een werksessie in: Exchange-instellingen hebben 5 tot 30 minuten nodig om actief te worden.

3.1 Stap 1 — Configureer de mailbox van de ruimte in Exchange

Deze stap wordt uitgevoerd door een Exchange-beheerder binnen je organisatie. Bepaal eerst wie de goedkeuringen doet: kies één of meer personen die de boekingsverzoeken van de ruimte in Outlook ontvangen. In Exchange zijn dit de gedelegeerden van de ruimte. Houd deze lijst gelijk aan de goedkeurders die je later in deskbird toevoegt.

Configureer vervolgens de mailbox van de ruimte in het Exchange-beheercentrum:

Ga naar Resources > Rooms & equipment en selecteer de ruimte.
Onder Manage delegates settings kies je de optie om gedelegeerden te selecteren die boekingsverzoeken kunnen accepteren of weigeren, en voeg je de gekozen personen toe.
Onder Manage booking settings verhoog je het boekingsvenster of verwijder je die limiet (aanbevolen). Standaard staat deze op 180 dagen, wat korter is dan de einddatums die deskbird gebruikt voor terugkerende boekingen. Zet het op minimaal 400 dagen, of op het maximum van 1080 dagen als je geen praktische limiet wilt.
Controleer dat mailboxmoderatie is uitgeschakeld voor de ruimte. Dit wordt niet getoond in bovenstaande schermen en moet apart worden gecontroleerd — zie stap 3.4.
Sla op en wacht 5 tot 30 minuten tot de wijziging actief is.

💡 Let op: Dezelfde configuratie kan ook via Exchange Online PowerShell worden toegepast, wat handig is als je meerdere ruimtes tegelijk wilt instellen. Dit is optioneel — het Exchange-beheercentrum is de aanbevolen route.

Set-CalendarProcessing -Identity room@customer.com `
  -AutomateProcessing AutoAccept `
  -AllBookInPolicy $false `
  -AllRequestInPolicy $true `
  -ForwardRequestsToDelegates $true `
  -ResourceDelegates "approver@customer.com" `
  -BookingWindowInDays 400

Om te controleren wat de huidige instellingen van een mailbox zijn:

Get-CalendarProcessing -Identity room@customer.com |
  fl AutomateProcessing,AllBookInPolicy,AllRequestInPolicy,ResourceDelegates,ForwardRequestsToDelegates,BookingWindowInDays

3.2 Stap 2 — Goedkeuringen inschakelen in deskbird

Open de instellingen van de ruimte onder Admin > Werkplek > Etages & ruimtes.
Schakel goedkeuringen in voor de ruimte. Zodra dit is ingeschakeld, wordt de ruimte gemarkeerd als Vereist goedkeuring.
Voeg goedkeurders toe. Dit zijn de personen die verzoeken kunnen goedkeuren in deskbird. We raden aan om dezelfde personen toe te voegen als in Exchange.

💡 Let op: Er hoeft verder niets te worden ingeschakeld. Zodra een gesynchroniseerde ruimte goedkeuringen aan heeft staan, volgt deskbird automatisch de beslissingen van de mailbox van de ruimte.

💡 Let op: De goedkeurders in deskbird en de gedelegeerden in Exchange zijn twee aparte lijsten. Technisch gezien mogen ze verschillen, maar ze gelijk houden voorkomt verwarring over wie verantwoordelijk is voor een beslissing.

3.3 Stap 3 — Controleer de instellingen

Test met een echte boeking die wordt gemaakt door iemand die geen Exchange-gedelegeerde is voor de ruimte.

Controleer of de boeking een verzoek aanmaakt. Boek de ruimte in deskbird. De boeking moet als In afwachting in deskbird verschijnen, de ruimte moet de vergadering als voorlopig tonen in Outlook, en de gedelegeerde moet een verzoekmail ontvangen. Als de boeking zichzelf binnen enkele seconden goedkeurt, staat de mailbox nog ingesteld op alles automatisch accepteren — ga terug naar stap 3.1.
Controleer of beslissingen beide kanten op werken. Laat de gedelegeerde accepteren in Outlook: binnen een minuut moet deskbird de boeking als goedgekeurd tonen met het label Beslist in Outlook. Maak een tweede boeking en keur goed in deskbird: binnen een minuut moet Outlook de ruimte als geaccepteerd en bezet tonen. Maak een derde boeking en wijs af in Outlook: deskbird moet deze afwijzen en annuleren.
Controleer terugkerende boekingen. Maak een terugkerende boeking die zo ver vooruitloopt als je gebruikers nodig hebben. Als deze na enkele seconden in de lijst met afgewezen boekingen verdwijnt, loopt de reeks voorbij het boekingsvenster van de ruimte — verhoog deze zoals beschreven in stap 3.1.

3.4 Mailboxmoderatie wordt niet ondersteund

Exchange heeft een tweede, losstaand goedkeuringsmechanisme genaamd mailboxmoderatie. Van buitenaf lijkt het vergelijkbaar — iemand moet ja zeggen voordat een boeking doorgaat — maar het werkt totaal anders, en goedkeuringen kunnen niet tussen deskbird en Outlook worden gesynchroniseerd zolang dit aanstaat.

Met moderatie ingeschakeld houdt Exchange de boekingsuitnodiging vast in een verborgen systeemmailbox voordat deze de agenda van de ruimte bereikt. Dat heeft vier gevolgen:

Zolang de uitnodiging wordt vastgehouden, bestaat er geen agenda-item. deskbird ontvangt helemaal geen signaal, dus de boeking blijft gewoon In afwachting.
Goedkeuren en Afwijzen bestaan alleen als knoppen in de e-mail van de moderator. Microsoft biedt hiervoor geen API, dus deskbird kan nooit namens de ruimte goedkeuren of afwijzen.
Als de moderator afwijst, wordt de uitnodiging nooit afgeleverd. Er komt niets in de agenda, dus deskbird krijgt nooit te horen dat er een beslissing is genomen en de boeking blijft In afwachting staan.
Als de moderator goedkeurt, komt de uitnodiging alsnog binnen en pikt deskbird deze op — maar beslissingen die in deskbird worden genomen bereiken Outlook nog steeds nooit. Goedkeuringen werken dan maar in één richting.

Zo controleer je of een mailbox van een ruimte gemodereerd is:

Get-Mailbox room@customer.com | fl ModerationEnabled,ModeratedBy

Zo schakel je moderatie uit, zodat de gedelegeerde goedkeuringen uit dit artikel gebruikt kunnen worden:

Set-Mailbox room@customer.com -ModerationEnabled $false

⚠️ Waarschuwing: Moderatie uitschakelen zorgt er niet voor dat boekingen die al worden vastgehouden alsnog worden vrijgegeven. Die uitnodigingen moeten door de moderator worden goedgekeurd of verwijderd, of de boekingen moeten worden geannuleerd en opnieuw aangemaakt.

3.5 Veelgemaakte fouten bij het instellen

Boeken als gedelegeerde. Exchange vraagt mensen nooit hun eigen verzoeken goed te keuren, dus boekingen van een gedelegeerde worden direct geaccepteerd en de goedkeuringsstap wordt overgeslagen. Dit is ingebouwd Exchange-gedrag en kan niet worden uitgeschakeld. Hierdoor lijkt het tijdens het testen alsof goedkeuringen niet werken, en het geldt ook voor echte boekingen — test dus altijd met een account dat geen gedelegeerde is.
Mailboxmoderatie aan laten staan. Een gemodereerde mailbox van een ruimte kan goedkeuringen niet in beide richtingen synchroniseren, en afgewezen boekingen blijven voor altijd In afwachting. Controleer dit zoals beschreven in stap 3.4.
Uitgaan van een standaardinstelling. Ruimtes die zijn aangemaakt in het Exchange-beheercentrum en ruimtes die zijn aangemaakt in het Microsoft 365-beheercentrum kunnen met verschillende instellingen beginnen. Controleer altijd de ruimte zelf en ga niet uit van aannames.
Te vroeg testen. Exchange-instellingen hebben 5 tot 30 minuten nodig om door te voeren. Meteen na opslaan testen laat meestal het oude gedrag zien.
Het boekingsvenster op 180 dagen laten staan. Terugkerende boekingen die daarbuiten vallen, worden door Exchange enkele seconden na aanmaken afgewezen.
AutomateProcessing ingesteld op AutoUpdate. Als de mailbox eerder via PowerShell is ingesteld, kan deze waarde verkeerd staan. Bij een mailbox van een ruimte betekent AutoUpdate dat gedelegeerden nooit verzoeken ontvangen, dus niemand wordt ooit gevraagd. Dit moet AutoAccept zijn.

4. Goedkeuringsverzoeken beheren

Admins beheren verzoeken onder Verzoeken > Boekingen. Dit tabblad omvat Vergaderruimtes en Catering & diensten-verzoeken, zodat alle openstaande goedkeuringen op één plek kunnen worden bekeken. Elk verzoek heeft een eigen detailpagina waarop de vergaderruimte, datum en tijd, organisator, uitgenodigden en huidige status worden getoond.

Goedkeuren of afwijzen via deze weg reageert ook namens de vergaderruimte in Outlook. Daarom raden we aan om goedkeuringen in deskbird af te handelen in plaats van in Outlook: je ziet de volledige context van de boeking en iedereen ziet dezelfde status. Verzoeken die in Outlook worden afgehandeld, verschijnen in deskbird met de status Beslist in Outlook.

💡 Let op: Een goedkeuring kan niet ongedaan worden gemaakt vanuit deskbird. Om de vergaderruimte weer vrij te maken, annuleer je de boeking of laat je een gedelegeerde deze afwijzen in Outlook.

5. Problemen oplossen

Symptoom	Waarschijnlijkste oorzaak	Wat te doen
Boekingen worden direct goedgekeurd, zonder dat iemand wordt gevraagd	De mailbox van de vergaderruimte accepteert alles automatisch in plaats van een gedelegeerde te vragen	Configureer de mailbox opnieuw zoals beschreven in stap 3.1
Een boeking blijft `In afwachting` en niemand heeft een verzoek ontvangen	Er is geen gedelegeerde ingesteld, of `AutomateProcessing` staat op `AutoUpdate`	Controleer beide in stap 3.1
Boekingen van één bepaalde persoon worden altijd direct goedgekeurd	Die persoon is een gedelegeerde voor de vergaderruimte. Exchange vraagt nooit iemand om zijn eigen verzoek goed te keuren, dus de goedkeuringsstap wordt overgeslagen	Controleer met `Get-CalendarProcessing room@customer.com \| fl ResourceDelegates`. Dit is standaard Exchange-gedrag en kan niet worden uitgeschakeld — boek als iemand die geen gedelegeerde is
Een boeking blijft oneindig `In afwachting` en er komt nooit een beslissing, zelfs niet nadat de moderator heeft geantwoord	De mailbox van de vergaderruimte is gemodereerd, waardoor de uitnodiging nooit de agenda van de vergaderruimte bereikt en deskbird geen signaal ontvangt	Controleer met `Get-Mailbox room@customer.com \| fl ModerationEnabled,ModeratedBy` en schakel moderatie uit zoals beschreven in stap 3.4
Beslissingen die in Outlook worden genomen bereiken deskbird, maar beslissingen in deskbird bereiken Outlook niet	De mailbox van de vergaderruimte is gemodereerd. Microsoft biedt geen API voor moderatie, dus deskbird kan niet namens de vergaderruimte antwoorden	Schakel moderatie uit zoals beschreven in stap 3.4
Een terugkerende boeking verdwijnt enkele seconden na het aanmaken	De reeks loopt voorbij het boekingsvenster van de vergaderruimte	Verkort de reeks, of vergroot het boekingsvenster zoals beschreven in stap 3.1
Een goedkeuring in deskbird verschijnt niet in Outlook	Meestal is dit gewoon vertraging. De eigen agenda van de vergaderruimte wordt eerder bijgewerkt dan het trackingoverzicht van de organisator, en Outlook op de desktop slaat gegevens tijdelijk op	Wacht een minuut en controleer dan de agenda van de vergaderruimte in Outlook op het web in plaats van het trackingoverzicht van de organisator
Goedkeuringsinstellingen zijn niet zichtbaar in deskbird	Het Rooms Plus-pakket ontbreekt, of goedkeuringen zijn nog niet ingeschakeld voor je bedrijf	Neem contact op met het supportteam van deskbird
Er wordt helemaal niets gesynchroniseerd voor een vergaderruimte, in geen enkele richting	De agenda synchroniseren met Google of Microsoft-verbinding van de vergaderruimte is verlopen	Neem contact op met het supportteam van deskbird zodat de verbinding opnieuw kan worden ingesteld
Een goedgekeurde boeking ging vanzelf terug naar `In afwachting`	Exchange heeft de vergaderruimte weer in de wacht gezet en deskbird volgt dit	Verwacht gedrag. Als dit herhaaldelijk gebeurt voor dezelfde vergaderruimte, neem dan contact op met het supportteam van deskbird
Een boeking is geannuleerd zonder dat iemand in deskbird dit heeft gedaan	Het evenement is verwijderd uit de agenda van de vergaderruimte aan de Microsoft-kant	Controleer de agenda van de organisator en de mailboxgeschiedenis van de vergaderruimte

6. Veelgestelde vragen

De meest waarschijnlijke reden is dat de persoon die de boeking heeft gemaakt een gedelegeerde is voor die vergaderruimte. Exchange vraagt nooit aan mensen om hun eigen verzoeken goed te keuren, dus de vergaderruimte accepteert de boeking direct en de goedkeuringsstap wordt overgeslagen. deskbird volgt Outlook, dus de boeking wordt ook bij ons meteen als goedgekeurd weergegeven. Dit is standaard Exchange-gedrag en er is geen instelling om dit uit te schakelen. Om dit te controleren kan een Exchange-beheerder de gedelegeerden van de vergaderruimte opvragen met Get-CalendarProcessing room@customer.com | fl ResourceDelegates.

Als de persoon die heeft geboekt geen gedelegeerde is, staat de mailbox van de vergaderruimte waarschijnlijk nog ingesteld om elke boeking automatisch te accepteren — zie stap 3.1.

Goedkeuringen door gedelegeerden gebeuren op de agenda van de vergaderruimte: de uitnodiging komt voorlopig in de agenda, en een gedelegeerde accepteert of wijst deze af. deskbird kan dat evenement zien en kan namens de vergaderruimte antwoorden, wat tweerichtings-synchronisatie mogelijk maakt.

Mailboxmoderatie gebeurt voordat de agenda wordt betrokken. Exchange houdt de uitnodiging vast in een verborgen systeemmailbox, waardoor er geen agenda-item bestaat en deskbird geen signaal ontvangt. De moderator kan alleen reageren via de knoppen in zijn e-mail, en Microsoft biedt geen API voor die stap. Moderatie moet daarom worden uitgeschakeld — zie stap 3.4.

Ja. Vergaderruimtes die zijn gesynchroniseerd met Google Workspace ondersteunen ook goedkeuringen. De instelling gebeurt in Google Agenda in plaats van Exchange: de agenda van de vergaderruimte moet stoppen met het automatisch accepteren van uitnodigingen, en het account dat Google Workspace heeft gekoppeld, moet schrijfrechten hebben op die agenda. Zie Boekingsgoedkeuringen voor vergaderruimtes gesynchroniseerd met Google Workspace.

Bij een gesynchroniseerde vergaderruimte sturen beide systemen een melding naar de goedkeurder: deskbird stuurt zijn eigen verzoekmelding, en Exchange stuurt de boekingsverzoek-e-mail van de vergaderruimte. Als dit storend is, kunnen goedkeurders in Outlook een regel aanmaken om de Exchange-verzoekmails te filteren of te verplaatsen en alleen met de meldingen van deskbird te werken.

Ja. Door de agenda van de vergaderruimte toe te voegen aan Outlook worden openstaande verzoeken zichtbaar, en kunnen deze daar worden geaccepteerd of afgewezen. deskbird volgt die beslissing. We raden nog steeds aan om goed te keuren in deskbird, waar de volledige context van de boeking beschikbaar is en waar het verzoek samen met alle andere goedkeuringen wordt bijgehouden.

Er wordt geen individuele deskbird-goedkeurder geregistreerd. Het verzoek wordt gemarkeerd als Beslist in Outlook, omdat de beslissing is genomen in de mailbox van de vergaderruimte en niet in deskbird. Om bij elke beslissing een naam van de goedkeurder te hebben, handel je goedkeuringen af in deskbird.

Ja. Omdat Outlook leidend is, gaat een goedgekeurde boeking terug naar In afwachting als de mailbox van de vergaderruimte deze weer in de wacht zet, en wordt deze geannuleerd als de vergaderruimte deze afwijst. Dit betekent ook dat een verzoek dat is afgewezen opnieuw kan worden goedgekeurd — bijvoorbeeld als de vergadering wordt verplaatst naar een tijdstip dat de vergaderruimte accepteert.

Nee. Om de vergaderruimte weer vrij te maken, annuleer je de boeking of laat je een gedelegeerde deze afwijzen in Outlook.

Technisch gezien niet — de twee lijsten zijn onafhankelijk. In de praktijk raden we sterk aan om ze gelijk te houden. Als ze verschillen, komen verzoeken bij de ene groep mensen in Outlook en bij een andere groep in deskbird terecht, waardoor het onduidelijk wordt wie verantwoordelijk is voor een beslissing.

Instellingen die in Exchange worden gewijzigd, hebben 5 tot 30 minuten nodig om van kracht te worden. Zodra de setup actief is, worden goedkeuringsbeslissingen binnen ongeveer 10 tot 60 seconden gesynchroniseerd tussen Outlook en deskbird, in beide richtingen.