Boekingsgoedkeuringen voor vergaderruimtes gesynchroniseerd met Microsoft

Wanneer een vergaderruimte is gesynchroniseerd met Microsoft 365, kan deskbird vereisen dat boekingsaanvragen eerst goedgekeurd worden voordat ze bevestigd zijn — maar de beslissing wordt genomen door de mailbox van de ruimte in Exchange, en deskbird volgt die beslissing. In dit artikel lees je hoe dat werkt en hoe je het instelt. Voor ruimtes die direct in deskbird zijn aangemaakt, zie Goedkeuringen voor niet-gesynchroniseerde vergaderruimtes.

1. Hoe goedkeuringen werken bij gesynchroniseerde ruimtes
2. Voor je begint
3. Goedkeuringen instellen
4. Goedkeuringsverzoeken beheren
5. Problemen oplossen
6. Veelgestelde vragen

1. Hoe goedkeuringen werken bij gesynchroniseerde ruimtes

Bij een gesynchroniseerde ruimte hebben twee systemen een mening over dezelfde boeking: deskbird en de mailbox van de ruimte in Exchange. Om die op elkaar af te stemmen, geldt Outlook als de bron van waarheid. Wat de mailbox van de ruimte beslist, is wat deskbird laat zien, en goedkeuren in deskbird is een manier om namens de ruimte te antwoorden.

Beide kanten kunnen beslissen, en beide kunnen van mening veranderen:

💡 Let op: Wijzigingen worden meestal binnen 10 tot 60 seconden doorgevoerd, in beide richtingen. deskbird wacht bewust tot Exchange klaar is met beslissen voordat er actie wordt ondernomen.

⚠️ Waarschuwing: Ruimtes met goedkeuringen ingeschakeld kunnen momenteel niet geboekt worden via de Kioskmodus.

2. Voor je begint

Je hebt het volgende nodig:

• Het Rooms plus-pakket. Zonder dit pakket kunnen goedkeuringen niet worden ingeschakeld.
• Een gesynchroniseerde ruimte. De ruimte in deskbird moet gekoppeld zijn aan de Exchange-mailbox van de ruimte, en je Microsoft-tenant moet verbonden zijn. Als boekingen die in deskbird zijn gemaakt al in Outlook verschijnen (en andersom), is dit al geregeld.
• Hulp van een Exchange-beheerder. De mailbox van de ruimte moet worden geconfigureerd in Microsoft, en die instellingen zijn niet zichtbaar voor deskbird. Als je zelf geen Exchange-beheerder bent, betrek dan de collega die dat wel is voordat je begint.

⚠️ Waarschuwing: Goedkeuringen op een gesynchroniseerde ruimte bestaan alleen als de mailbox van de ruimte is ingesteld om een gedelegeerde te vragen. De standaardinstelling van Exchange is om elke boeking direct te accepteren, wat betekent dat aanvragen meteen worden goedgekeurd zodra ze zijn aangemaakt. Goedkeuringen inschakelen in deskbird verandert de mailbox niet — dit is de meest voorkomende reden waarom goedkeuringen niet lijken te werken.

💡 Let op: Goedkeuringen voor gesynchroniseerde ruimtes ondersteunen momenteel alleen Microsoft 365. Ruimtes die met Google Calendar zijn gesynchroniseerd behouden hun bestaande gedrag en ondersteunen nog geen goedkeuringen.

3. Goedkeuringen instellen

Begin eerst met de Exchange-kant, daarna de deskbird-kant, en controleer vervolgens met een echte boeking. Plan een werksessie in: het kan 5 tot 30 minuten duren voordat Exchange-instellingen actief zijn.

3.1 Stap 1 — Stel de mailbox van de ruimte in Exchange in

Deze stap wordt uitgevoerd door een Exchange-beheerder binnen je organisatie. Bepaal eerst wie de goedkeuringen doet: kies één of meer personen die de boekingsaanvragen van de ruimte in Outlook ontvangen. In Exchange zijn dit de gedelegeerden van de ruimte. Houd deze lijst gelijk aan de goedkeurders die je later in deskbird toevoegt.

Stel vervolgens de mailbox van de ruimte in via het Exchange-beheercentrum:

1. Ga naar Resources > Rooms & equipment en selecteer de ruimte.
2. Onder Manage delegates settings kies je de optie om gedelegeerden te selecteren die boekingsaanvragen kunnen accepteren of weigeren, en voeg je de gekozen personen toe.
   
3. Onder Manage booking settings verhoog je het boekingsvenster of verwijder je deze limiet (aanbevolen). Standaard staat deze op 180 dagen, wat korter is dan de einddatums die deskbird gebruikt voor terugkerende boekingen. Zet het op minimaal 400 dagen, of op het maximum van 1080 dagen als je geen praktische limiet wilt.
   
4. Sla op en wacht 5 tot 30 minuten tot de wijziging actief is.

💡 Let op: Dezelfde configuratie kan ook via Exchange Online PowerShell worden toegepast, wat handig is als je meerdere ruimtes tegelijk wilt instellen. Dit is optioneel — het Exchange-beheercentrum is de aanbevolen route.

Set-CalendarProcessing -Identity room@customer.com `
  -AutomateProcessing AutoAccept `
  -AllBookInPolicy $false `
  -AllRequestInPolicy $true `
  -ForwardRequestsToDelegates $true `
  -ResourceDelegates "approver@customer.com" `
  -BookingWindowInDays 400

Om te controleren wat de huidige instellingen van een mailbox zijn:

Get-CalendarProcessing -Identity room@customer.com |
  fl AutomateProcessing,AllBookInPolicy,AllRequestInPolicy,ResourceDelegates,ForwardRequestsToDelegates,BookingWindowInDays

3.2 Stap 2 — Goedkeuringen inschakelen in deskbird

1. Open de instellingen van de ruimte onder Admin > Verdiepingen & ruimtes.
2. Schakel goedkeuringen in voor de ruimte. Zodra dit is ingeschakeld, wordt de ruimte gemarkeerd als Goedkeuring vereist.
3. Voeg goedkeurders toe. Dit zijn de mensen die aanvragen in deskbird kunnen goedkeuren. We raden aan om dezelfde personen toe te voegen als in Exchange.

💡 Let op: Er hoeft verder niets te worden ingeschakeld. Zodra een gesynchroniseerde ruimte goedkeuringen aan heeft staan, volgt deskbird automatisch de beslissingen van de mailbox van de ruimte.

💡 Let op: De goedkeurders in deskbird en de gedelegeerden in Exchange zijn twee aparte lijsten. Technisch gezien mogen ze verschillen, maar ze gelijk houden voorkomt verwarring over wie verantwoordelijk is voor een beslissing.

3.3 Stap 3 — Controleer de instellingen

Test met een echte boeking van iemand die geen Exchange-gedelegeerde is voor de ruimte.

1. Controleer of de boeking een verzoek aanmaakt. Boek de ruimte in deskbird. De boeking moet als In afwachting in deskbird staan, de ruimte moet de vergadering als voorlopig tonen in Outlook, en de gedelegeerde moet een aanvraagmail ontvangen. Als de boeking zichzelf binnen enkele seconden goedkeurt, staat de mailbox nog op automatisch accepteren — ga terug naar stap 3.1.
2. Controleer of beslissingen beide kanten op werken. Laat de gedelegeerde accepteren in Outlook: binnen een minuut moet deskbird de boeking als goedgekeurd tonen met het label Beslist in Outlook. Maak een tweede boeking en keur goed in deskbird: binnen een minuut moet Outlook de ruimte als geaccepteerd en bezet tonen. Maak een derde boeking en wijs af in Outlook: deskbird moet deze afwijzen en annuleren.
3. Controleer terugkerende boekingen. Maak een terugkerende boeking die zo ver vooruitloopt als je gebruikers nodig hebben. Als deze na een paar seconden in de lijst met afgewezen boekingen verdwijnt, loopt de reeks voorbij het boekingsvenster van de ruimte — verhoog het zoals beschreven in stap 3.1.

3.4 Veelgemaakte fouten bij het instellen

• Testen als gedelegeerde. Boekingen van een gedelegeerde zelf kunnen de goedkeuring helemaal overslaan, waardoor het lijkt alsof goedkeuringen niet werken.
• Uitgaan van een standaardinstelling. Ruimtes die zijn aangemaakt in het Exchange-beheercentrum en ruimtes die zijn aangemaakt in het Microsoft 365-beheercentrum kunnen met verschillende instellingen beginnen. Controleer altijd de ruimte zelf en ga niet uit van aannames.
• Te vroeg testen. Exchange-instellingen hebben 5 tot 30 minuten nodig om door te voeren. Meteen na opslaan testen laat meestal het oude gedrag zien.
• Het boekingsvenster op 180 dagen laten staan. Terugkerende boekingen die daarbuiten vallen, worden door Exchange na een paar seconden afgewezen.
• AutomateProcessing staat op AutoUpdate. Als de mailbox eerder via PowerShell is ingesteld, kan deze waarde verkeerd staan. Bij een mailbox van een ruimte betekent AutoUpdate dat gedelegeerden nooit aanvragen ontvangen, dus niemand wordt gevraagd. Dit moet AutoAccept zijn.

4. Goedkeuringsverzoeken beheren

Beheerders beheren verzoeken onder Requests > Bookings. Dit tabblad bevat vergaderruimtes én Catering & Services-verzoeken, zodat alle openstaande goedkeuringen op één plek te zien zijn. Elk verzoek heeft een eigen detailpagina met de ruimte, datum en tijd, organisator, genodigden en huidige status.

Goedkeuren of afwijzen hier betekent ook dat je namens de ruimte in Outlook antwoordt. Daarom raden we aan om goedkeuringen in deskbird af te handelen in plaats van in Outlook: je ziet het volledige boekingsoverzicht en iedereen ziet dezelfde status. Verzoeken die in Outlook worden afgehandeld, verschijnen in deskbird met het label Beslist in Outlook.

💡 Let op: Een goedkeuring kan niet ongedaan worden gemaakt vanuit deskbird. Om de ruimte weer vrij te maken, annuleer je de boeking of laat je een gedelegeerde deze afwijzen in Outlook.

5. Problemen oplossen

6. Veelgestelde vragen