Verbind deskbird met Microsoft 365 om de beschikbaarheid en boekingen van vergaderruimtes te synchroniseren tussen deskbird en je Microsoft-agenda. Zodra de koppeling is gemaakt, kunnen gebruikers direct in deskbird ruimtes boeken terwijl alle boekingen gesynchroniseerd blijven met je Outlook/Exchange-ruimteagenda's.
- Vereisten
- Instellen in deskbird
- Beheerderstoestemming geven in Microsoft Entra ID
- Vereiste machtigingen
- Vergaderruimtes importeren
- Vergaderruimtes boeken tussen meerdere huurders
- Veelgestelde vragen
1. Vereisten
- Beheerdersrechten: je hebt een Microsoft Entra ID (Azure AD)-account nodig met de rol Global Administrator.
- Gebruik een browser: rond de installatie af in een webbrowser (niet binnen Microsoft Teams).
- Agenda-aanbieder is leidend: ruimteboekingen worden uiteindelijk geaccepteerd of geweigerd door de resourceagenda van de ruimte in Microsoft. Als Outlook/Exchange een boeking afwijst, wordt deze uit deskbird verwijderd.
2. Instellen in deskbird
- Ga naar Beheer > Integraties.
- Klik op Verbinden (of Synchronisatie bijwerken als je al een koppeling hebt).
- Selecteer Microsoft.
- Log in met een Global Administrator-account.
- Geef toestemming voor alle gevraagde machtigingen en volg de stappen op het scherm.
3. Beheerderstoestemming geven in Microsoft Entra ID
- Open het Microsoft Entra ID (Azure)-portaal.
- Ga naar Enterprise-applicaties.
- Selecteer de deskbird-app (deskbird Kalendersynchronisatie).
- Open Machtigingen in het menu aan de linkerkant.
- Klik op Beheerderstoestemming geven voor <jouw bedrijfsnaam> en accepteer alle machtigingen.
💡 Je kunt de toegang beperken tot specifieke agenda's met een Microsoft Application Access Policy.
4. Vereiste machtigingen
- Place.Read.All — hiermee kan deskbird informatie over bedrijfsruimtes lezen (zoals vergaderruimtes en ruimtelijsten) zodat ruimtes geïmporteerd kunnen worden in deskbird.
- Calendars.ReadWrite — hiermee kan deskbird afspraken aanmaken, lezen, bijwerken en verwijderen op ruimteagenda's om vergaderruimteboekingen gesynchroniseerd te houden.
Dit zijn machtigingen op applicatieniveau, wat betekent dat deskbird toegang krijgt tot de Microsoft Graph API als applicatie (niet namens een gebruiker).
5. Vergaderruimtes importeren
Nadat je Microsoft 365 hebt gekoppeld, kun je je ruimtes importeren in deskbird:
- Ga naar Beheer > Verdiepingen & ruimtes.
- Klik op + Gebied toevoegen en selecteer vergaderruimte.
- Kies Ruimte importeren uit Microsoft of Google.
- Selecteer ruimtes uit je gekoppelde tenant en importeer ze.
⚠️ Belangrijk: nieuw aangemaakte of bijgewerkte ruimtes in Microsoft kunnen tot 48 uur duren voordat ze zichtbaar zijn in de importlijst.
💡 Zodra ruimtes zijn geïmporteerd, kun je conferentielinks aanmaken bij het boeken van vergaderruimtes in deskbird (afhankelijk van je providerinstellingen).
💡 De zoekfunctie houdt exact rekening met de naam van de ruimte (inclusief spelling en leestekens). Voer de naam in zoals deze in de provider-directory staat.
6. Vergaderruimtes boeken tussen meerdere huurders
In een Microsoft 365-omgeving met meerdere huurders voorkomen beveiligingsbeleid vaak dat gebruikers in de ene tenant direct middelen (zoals vergaderruimtes) in een andere tenant kunnen boeken. deskbird lost dit op door een uniforme boekingslaag te bieden die werkt over al je tenants heen.
💡 Meerdere huurders is beschikbaar met het Rooms Plus-abonnement. Je kunt meerdere Microsoft- en Google-tenants toevoegen. Om een extra tenant toe te voegen, ga je naar Beheer > Integraties, open je bestaande synchronisatie en klik je op Synchronisatie bijwerken.
Hoe het werkt
- Uniform inzicht: alle gebruikers, ongeacht hun eigen tenant, kunnen de actuele beschikbaarheid van elke vergaderruimte binnen de hele organisatie zien.
-
Fallback-boekingslogica: als een gebruiker geen directe rechten heeft om een bepaalde ruimte te boeken, gebruikt deskbird een fallback-mechanisme. Hierbij wordt het
admin_emaildat aan die specifieke agenda is gekoppeld gebruikt om de boeking te regelen. - Naadloze ervaring: voor de eindgebruiker verloopt het proces direct en onzichtbaar. Ze selecteren simpelweg een ruimte en boeken deze — deskbird zorgt ervoor dat de agenda-uitnodiging correct wordt geaccepteerd en gesynchroniseerd op de achtergrond.
Belangrijkste voordelen
- Geen complexe koppelingen: je hoeft geen ingewikkelde PowerShell-configuraties of gastaccounts voor elke gebruiker te beheren.
- Eén bron van waarheid: voorkomt dubbele boekingen doordat alle tenants dezelfde live agenda-data gebruiken.
- Zelfstandigheid voor gebruikers: medewerkers kunnen zelf een werkplek of ruimte vinden en boeken, waar ze die dag ook werken, zonder tussenkomst van IT.
7. Veelgestelde vragen
In Microsoft Outlook worden planningsstatussen weergegeven als hele dag-evenementen. Dit geldt voor alle statussen, inclusief Afwezig en eventuele aangepaste statussen. Voor meer informatie, zie Synchronisatie van planningsstatus.
Ja. deskbird respecteert beperkingen die zijn ingesteld in Outlook/Exchange (bijv. "kan niet meer dan 6 maanden vooruit geboekt worden"). De aanvraag lijkt mogelijk eerst succesvol, maar als Outlook deze afwijst, krijgt de gebruiker een melding en blijft de boeking niet in deskbird staan.
Beperkingen worden niet met terugwerkende kracht toegepast: boekingen die voorafgaand aan het inschakelen van de regel zijn gemaakt, worden niet beïnvloed (zelfde gedrag als bij Microsoft).
deskbird kan Outlook-beperkingen niet omzeilen. De resourceagenda van de ruimte bepaalt of een boeking wordt geaccepteerd. Als Outlook het verzoek afwijst (bijv. gebruiker niet toegestaan, goedkeuring vereist), wordt de boeking na de afwijzing uit deskbird verwijderd.
Nieuw aangemaakte of bijgewerkte ruimtes in Microsoft kunnen tot 48 uur duren voordat ze zichtbaar zijn in de importlijst van deskbird. Dit is een vertraging aan de kant van Microsoft.