Vergaderruimtes synchroniseren met Microsoft 365

Verbind deskbird met Microsoft 365 om de beschikbaarheid van vergaderruimtes en boekingen te synchroniseren tussen deskbird en je Microsoft agenda. Zodra de koppeling is gemaakt, kunnen gebruikers direct in deskbird ruimtes boeken, terwijl alle boekingen gesynchroniseerd blijven met je Outlook/Exchange kameragenda's.

1. Vereisten
2. Instellen in deskbird
3. Admin toestemming geven in Microsoft Entra ID
4. Vereiste machtigingen
5. Vergaderruimtes importeren
6. Vergaderruimtes boeken over meerdere tenants
7. Compatibiliteit met Microsoft Teams Rooms
8. Veelgestelde vragen

1. Vereisten

• Admin-rechten: je hebt een Microsoft Entra ID (Azure AD) account nodig met voldoende rechten om admin toestemming te geven — dit geldt voor de functie Algemene beheerder, maar meestal ook voor Cloud Application Administrator, Application Administrator of een aangepaste functie met de juiste toestemmingen.
• Gebruik een browser: rond de installatie af in een webbrowser (niet binnen Microsoft Teams).
• Agenda-aanbieder is leidend: boekingen van ruimtes worden uiteindelijk geaccepteerd of geweigerd door de resource agenda van de ruimte in Microsoft. Als Outlook/Exchange een boeking weigert, wordt deze uit deskbird verwijderd.

2. Instellen in deskbird

1. Ga naar Admin > Bedrijf: Integraties.
2. Klik in de rij Vergaderruimtes agenda synchroniseren onder Agenda's op Synchronisatie instellen (of Beheren als er al een tenant is gekoppeld).
3. Selecteer Microsoft (in het Beheren-venster: Microsoft-tenant toevoegen).
4. Log in met een account met de functie Algemene beheerder.
5. Geef toestemming voor alle gevraagde machtigingen en volg de stappen op het scherm.

3. Admin toestemming geven in Microsoft Entra ID

1. Open het Microsoft Entra ID (Azure) portaal.
2. Ga naar Enterprise applications.
3. Selecteer de deskbird-app (deskbird Calendar Sync).
4. Open Machtigingen in het menu aan de linkerkant.
5. Klik op Admin toestemming geven voor <jouw bedrijfsnaam> en accepteer alle machtigingen.

💡 Je kunt de toegang tot specifieke agenda's beperken met een Microsoft Application Access Policy.

4. Vereiste machtigingen

• Place.Read.All — geeft deskbird toegang tot informatie over bedrijfsruimtes (zoals vergaderruimtes en ruimtelijsten), zodat ruimtes geïmporteerd kunnen worden in deskbird.
• Calendars.ReadWrite — geeft deskbird toestemming om evenementen aan te maken, te lezen, te wijzigen en te verwijderen op kameragenda's, zodat vergaderruimteboekingen gesynchroniseerd blijven.

Dit zijn machtigingen op applicatieniveau, wat betekent dat deskbird toegang krijgt tot de Microsoft Graph API als applicatie (niet namens een gebruiker).

5. Vergaderruimtes importeren

Nadat je Microsoft 365 hebt gekoppeld, kun je je ruimtes importeren in deskbird:

1. Ga naar Admin > Werkplek > Etages & ruimtes en selecteer de verdieping.
2. Klik op + Gebied toevoegen en kies Vergaderruimte.
3. Kies Ruimte importeren uit Microsoft of Google en klik op Doorgaan.
4. Selecteer ruimtes uit je gekoppelde tenant en importeer ze.

⚠️ Belangrijk: nieuw aangemaakte of bijgewerkte ruimtes in Microsoft kunnen tot 48 uur duren voordat ze in de importlijst verschijnen.

💡 Zodra ruimtes zijn geïmporteerd, kun je link meetings aanmaken bij het boeken van vergaderruimtes in deskbird (afhankelijk van je providerinstellingen).

💡 De zoekfunctie houdt exact rekening met de naam van de ruimte (inclusief spelling en leestekens). Voer de naam van de ruimte in zoals deze in de provider-directory staat.

6. Vergaderruimtes boeken over meerdere tenants

In een Microsoft 365-omgeving met meerdere huurders voorkomen beveiligingsbeleid vaak dat gebruikers in de ene tenant direct resources (zoals vergaderruimtes) kunnen boeken in een andere tenant. deskbird lost dit op door een uniforme boekingslaag te bieden die werkt over al je tenants heen.

💡 Meerdere huurders zijn beschikbaar met Rooms Plus, of met Bureaus Professional en hoger. Je kunt meerdere Microsoft- en Google-tenants toevoegen. Om een extra tenant toe te voegen, ga je naar Admin > Bedrijf: Integraties, klik je op Beheren in de rij Vergaderruimtes agenda synchroniseren en kies je Microsoft-tenant toevoegen of Google-tenant toevoegen.

Hoe het werkt

• Uniforme zichtbaarheid: alle gebruikers, ongeacht hun eigen tenant, kunnen de actuele beschikbaarheid van elke vergaderruimte binnen de hele organisatie zien.
• Fallback-boekingslogica: als een gebruiker geen directe rechten heeft om een bepaalde ruimte te boeken, gebruikt deskbird een fallback-mechanisme. Hierbij wordt het admin_email dat aan die specifieke agenda-resource is gekoppeld gebruikt om de boeking te regelen.
• Transparant voor gebruikers: boekingen worden direct op de achtergrond verwerkt. Gebruikers selecteren gewoon een ruimte en bevestigen — deskbird regelt de cross-tenant agenda-synchronisatie volledig automatisch.

Belangrijkste voordelen

• Geen complexe trusts: je hoeft geen ingewikkelde PowerShell-configuraties of gastaccounts voor elke gebruiker te beheren.
• Eén bron van waarheid: voorkomt dubbele boekingen doordat alle tenants dezelfde live agenda-data gebruiken.
• Geen IT-interventie nodig: gebruikers kunnen ruimtes boeken in elke gekoppelde tenant zonder hulp van IT.

7. Compatibiliteit met Microsoft Teams Rooms

deskbird is compatibel met Microsoft Teams Rooms-apparaten. Teams Rooms toont de Microsoft resource agenda van de ruimte, dus vergaderruimteboekingen die in deskbird zijn gemaakt verschijnen op het apparaat net als boekingen die in Outlook zijn gemaakt — met of zonder een Microsoft Teams-link, en inclusief vergaderingen die van de ene naar de andere ruimte zijn verplaatst. Je hoeft in deskbird verder niets extra's te configureren, behalve Microsoft 365 koppelen en de ruimte importeren zoals hierboven beschreven.

⚠️ Belangrijk: boekingen die via de deskbird Kiosk worden gemaakt, verschijnen momenteel op het Teams Rooms-apparaat zonder een Microsoft Teams-link. Wil je een gesprek starten in de ruimte, start dan een ad-hoc Teams-vergadering vanaf de Teams Rooms-console en nodig deelnemers uit.

8. Veelgestelde vragen