Catering & diensten

Rooms Plus

Stel service-items in voor vergaderruimtes en beheer alle verzoeken op één plek! Met de Catering & diensten-functie van deskbird stroomlijn je de kantoororganisatie en zorg je dat alles wat je teams nodig hebben, beschikbaar is op het juiste moment en de juiste plek.

Met Catering & diensten kun je items (zoals drankjes, snacks of diensten) definiëren en toewijzen aan je vergaderruimtes. Medewerkers kunnen deze diensten aanvragen bij het boeken van een ruimte, en geselecteerde admins kunnen alle binnenkomende verzoeken beheren via een speciaal dashboard.

1. Diensten instellen in de Admin
2. Catering & diensten inschakelen voor vergaderruimtes
3. Diensten boeken bij een vergaderruimte-reservering
4. Verzoeken beheren op de pagina Verzoeken
5. Dienstaanvragen goedkeuren of afwijzen
6. Servicegegevens exporteren
7. Veelgestelde vragen en bekende beperkingen

1. Diensten instellen in de Admin

Ga naar Admin > Vergaderruimtes > Catering & diensten en selecteer het kantoor bovenaan de pagina.

Hier kun je:

• 👤 Onder Toegang klik je op het pen-icoon naast Geautoriseerde gebruikers om te kiezen wie dienstaanvragen voor dit kantoor mag zien en beheren op de pagina Verzoeken
• ✅ Onder Goedkeuringen schakel je Goedkeuringen inschakelen voor dienstaanvragen in als aanvragen eerst beoordeeld moeten worden voordat ze uitgevoerd worden (zie Dienstaanvragen goedkeuren of afwijzen)
• ➕ Categorieën en items toevoegen, zoals workshopmateriaal, catering of speciale items
• ✏️ Bestaande categorieën bewerken of 🗑️ verwijderen met het pen- of prullenbak-icoon
• 📤 Gegevens exporteren (zie onderaan het artikel)

Bij het aanmaken of bewerken van een categorie kun je instellen:

• Categorienaam
  
• E-mailadres aanbieder (degene die de aanvragen ontvangt, kan een externe aanbieder zijn)
• Publieke notities (zichtbaar voor aanvragers)
• Kostenplaatscode: Geen, Optioneel of Verplicht

• Items: Klik op "+ Klik hier om een item toe te voegen" om een item aan de categorie toe te voegen. Per item kun je instellen:

  • Itemnaam (verplicht)
  • Itemtype: Vrije tekst, Aantal of Selectie
  • Markeren als verplicht — schakel in om het item verplicht te maken bij het aanvragen

  Gebruik het sleep-icoon om items te herschikken, het kopieer-icoon om een item te dupliceren, of het prullenbak-icoon om het te verwijderen. Klik op "Formuliervoorbeeld" (rechtsboven in het itempaneel) om te zien hoe het aanvraagformulier eruitziet voor medewerkers voordat je de categorie opslaat.

• Buffertijden: Stel tijd in voor/na vergaderingen. Deze waarden gelden alleen als deze categorie wordt aangevraagd bij een boeking (alleen binnen deskbird – niet gesynchroniseerd met Outlook/Google). Zie Catering & diensten inschakelen voor vergaderruimtes voor hoe categorie-buffers samenwerken met de standaard buffertijden van de ruimte.

2. Catering & diensten inschakelen voor vergaderruimtes

Zo activeer je diensten voor specifieke ruimtes:

1. Ga naar Admin > Werkplek > Etages & ruimtes
2. Selecteer een vergaderruimte
3. Schakel de "Catering & diensten inschakelen" schakelaar in
4. Wijs de juiste Dienstencategorieën toe aan de ruimte
5. Stel de Standaard buffertijden in voor en na vergaderingen. Beschikbare opties zijn 0, 5, 10, 15 of 20 minuten

Hierdoor kunnen medewerkers diensten aanvragen bij het boeken van deze specifieke ruimte.

Hoe standaard buffertijden werken

Standaard buffertijden blokkeren de ruimte voor en na een vergadering, zodat het cateringteam tijd heeft om de ruimte voor te bereiden, bestelde items te leveren en alles klaar te maken voordat de vergadering begint.

Buffertijden kunnen op twee plekken worden ingesteld, en beide regelen hetzelfde soort tijdsblok voor de ruimte—maar dan op verschillende niveaus:

• Ruimte-niveau (Etages & ruimtes): de minimale, standaard buffer die op elke boeking in die ruimte wordt toegepast
• Categorie-niveau (Catering & diensten): alleen toegepast als die specifieke categorie wordt aangevraagd

Als beide gelden, geldt de langste waarde per kant van de vergadering—de tijden worden nooit bij elkaar opgeteld. Er is geen vaste "ruimte boven categorie"-prioriteit: de effectieve buffer wordt per kant (voor en na) apart bepaald, steeds met de hoogste waarde. Hetzelfde maximum geldt als meerdere aangevraagde categorieën verschillende buffertijden hebben.

Voorbeeld:

💡 Aanbevolen instelling: gebruik de waarde op ruimte-niveau voor de schoonmaak- of voorbereidingstijd die altijd gereserveerd moet worden, en stel alleen op categorie-niveau een waarde in als een specifieke dienst meer tijd nodig heeft.

⚠️ Let op: Het verwijderen van een categorie uit een ruimte verwijdert niet automatisch bestaande aanvragen. Admins kunnen deze indien nodig handmatig annuleren.

3. Diensten boeken bij een vergaderruimte-reservering

Wanneer een medewerker een ruimte boekt waarvoor diensten zijn ingeschakeld:

• Ziet diegene de optie "Diensten aanvragen"

• Door hierop te klikken worden de items getoond die door de admin voor die categorie zijn ingesteld. Welke items zichtbaar zijn, hangt af van de instellingen van de admin en kunnen zijn:

  • Vrije tekst-items (bijvoorbeeld voor speciale verzoeken of opmerkingen)
  • Aantal-items (bijvoorbeeld om aan te geven hoeveel drankjes of snacks)
  • Selectie-items (bijvoorbeeld om te kiezen uit vooraf ingestelde opties)

  Items die door de admin als verplicht zijn gemarkeerd, moeten worden ingevuld voordat de aanvraag kan worden ingediend.

Boekingen voor vergaderruimtes met bijbehorende dienstaanvragen zijn te herkennen aan een beker-icoon in het tabblad Boek > Vergaderruimtes. De aanvrager krijgt hiervan ook een melding in de boekingsbevestiging.

Als goedkeuringen zijn ingeschakeld, wordt de aanvraag eerst ter goedkeuring verstuurd. De organisator ontvangt een e-mail zodra de aanvraag is ingediend, en nog een als deze is goedgekeurd of afgewezen.

4. Verzoeken beheren op de pagina Verzoeken

Geautoriseerde gebruikers en gebruikers met de Beheerder van dienstverzoeken-functie voor een kantoor zien Verzoeken in het hoofdmenu. Open het tabblad Diensten om de dienstaanvragen te zien voor het kantoor dat bovenaan de pagina is geselecteerd.

Op het tabblad Diensten kun je:

• Wisselen tussen Aankomende en Voltooide verzoeken
• De lijst verfijnen met Filter en de volgorde aanpassen met Sorteer: Vergaderdatum
• Elke aanvraag in één oogopslag zien in de kolommen Datum & tijd, Verzoek, Vergaderruimte, Aangevraagd door, Buffertijd en Status. Beweeg met je muis over het aantal categorieën of items in de kolom Verzoek om elke categorie, de status en de bestelde items te zien.
• Meerdere verzoeken selecteren met de selectievakjes om bulkacties toe te passen
• Klik op een verzoek om Verzoekdetails te openen:
  • Overzicht: de aangevraagde categorieën en items, inclusief extra notities
  • Verzoekdetails: status, vergaderruimte, datum en tijd, wie het heeft aangevraagd en wanneer
  • Kopieer link: deel een directe link naar het verzoek met een collega

De kolom Status en de status van het verzoek verschijnen alleen als goedkeuringen zijn ingeschakeld. Coördinatoren en facilitair managers gebruiken deze pagina om te zorgen dat elke dienst op tijd wordt voorbereid en, als goedkeuringen aanstaan, om aanvragen goed of af te keuren.

⚠️ Let op: Globale admins zien dienstaanvragen niet automatisch. Alleen geautoriseerde gebruikers en beheerders van dienstverzoeken van een kantoor kunnen deze openen; anderen zien Geen toegang tot dienstaanvragen in dit kantoor. Wil je zelf met verzoeken werken, voeg jezelf dan toe onder Toegang in Admin > Vergaderruimtes > Catering & diensten.

⚠️ Let op: Na het maken van een boeking wordt er altijd een e-mailmelding gestuurd naar het adres dat is ingesteld als E-mailadres aanbieder bij het instellen van de categorie. Als goedkeuringen aanstaan, wordt deze e-mail verstuurd zodra de aanvraag is goedgekeurd. Aanbieders kunnen extern zijn en hebben mogelijk geen toegang tot deskbird.

5. Dienstaanvragen goedkeuren of afwijzen

Als goedkeuringen zijn ingeschakeld, blijven nieuwe dienstaanvragen In afwachting tot een geautoriseerde gebruiker of een beheerder van dienstverzoeken van het kantoor ze beoordeelt. Goedkeuringen staan standaard uit.

Goedkeuringen inschakelen

1. Ga naar Admin > Vergaderruimtes > Catering & diensten en selecteer het kantoor bovenaan de pagina.
2. Onder Goedkeuringen schakel je Goedkeuringen inschakelen voor dienstaanvragen in.

Deze instelling geldt voor alle categorieën van het geselecteerde kantoor. Het is niet mogelijk om alleen voor sommige categorieën goedkeuring te vereisen. Zet je goedkeuringen weer uit, dan worden nieuwe aanvragen automatisch goedgekeurd en blijft de pagina Verzoeken beschikbaar zonder goedkeuringsacties of statussen.

Een aanvraag beoordelen

1. Ga naar Verzoeken > Diensten > Aankomend.
2. Klik op een verzoek om Verzoekdetails te openen.
3. In Overzicht kun je per categorie goed- of afkeuren met het vinkje of het kruisje. Elke categorie wordt apart beoordeeld, dus je kunt bijvoorbeeld de catering goedkeuren en de apparatuur afwijzen in hetzelfde verzoek.
4. Wil je alle openstaande categorieën in één keer beoordelen, gebruik dan Snelle acties > Alles goedkeuren of Alles afwijzen. Bij alles goedkeuren moet je bevestigen, en deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.
5. Als je een categorie afwijst, vul je een Reden in (maximaal 100 tekens) en klik je op Afwijzen. De reden wordt getoond bij het verzoek.

Je kunt een aanvraag ook direct in de lijst goed- of afkeuren met het vinkje of het kruisje in de kolom Status.

De organisator ontvangt een e-mail zodra een aanvraag is goedgekeurd of afgewezen.

💡 Tip: Als de vergaderruimte zelf boekingsgoedkeuring vereist, moet de ruimte eerst worden goedgekeurd. De dienstaanvraag verschijnt pas daarna ter goedkeuring.

Statussen van aanvragen

⚠️ Belangrijk: Een aanvraag die niet is goedgekeurd voor de start van de vergadering wordt automatisch geannuleerd, net als bij boekingsgoedkeuringen voor ruimtes. Als alleen sommige categorieën op tijd zijn goedgekeurd, worden alleen de openstaande categorieën geannuleerd en krijgt het verzoek de status Gedeeltelijk goedgekeurd.

6. Servicegegevens exporteren

In het admin-paneel van Catering & diensten kun je alle categorie- en itemgegevens exporteren door op "Gegevens exporteren" te klikken. Dit is handig voor rapportages of om te delen met externe dienstverleners.

Je CSV-export bevat:

• E-mailadres van aanvrager
• E-mailadres aanbieder
• Vergaderdata en -tijden
• Categorieën en aangevraagde items
• Aangepaste invoervelden (zoals vrije tekstnotities of kostenplaatsen)

7. Veelgestelde vragen en bekende beperkingen

• ❌ Het is momenteel niet mogelijk om dienstverzoeken direct vanuit het dashboard te exporteren (binnenkort beschikbaar!)
• ❌ Voor terugkerende evenementen zijn cateringaanvragen momenteel niet beschikbaar