Met boekingsgoedkeuringen kun je vergaderverzoeken voor vergaderruimtes eerst beoordelen voordat ze worden bevestigd. Zo houd je controle over wie toegang krijgt tot je populairste ruimtes, in plaats van elke aanvraag direct goed te keuren. Dit artikel gaat over ruimtes die direct in deskbird zijn aangemaakt. Voor ruimtes die gesynchroniseerd zijn met Microsoft 365, zie Goedkeuringen voor gesynchroniseerde vergaderruimtes.
- Hoe goedkeuringen werken
- Goedkeuringen inschakelen voor een ruimte
- Goedkeuringsverzoeken beheren
- Veelgestelde vragen
1. Hoe goedkeuringen werken
Boekingsgoedkeuringen zijn beschikbaar in het Rooms Plus-pakket. Hiermee kunnen beheerders instellen dat een boekingsverzoek voor een vergaderruimte eerst beoordeeld en goedgekeurd moet worden voordat het wordt bevestigd. Zo bepalen beheerders wie toegang krijgt tot bepaalde ruimtes, in plaats van iedereen met toegang direct te laten boeken.
Wat verandert er als goedkeuringen zijn ingeschakeld
- Gebruikers dienen een boekingsverzoek in, in plaats van direct een bevestiging te krijgen. De boeking staat als
In afwachtingin de kalender en in de boekingslijst van de gebruiker. - Een boeking die in afwachting is, houdt het tijdslot vast. Niemand anders kan het tijdslot boeken zolang het verzoek nog beoordeeld moet worden.
- Als het verzoek wordt goedgekeurd, wordt de boeking bevestigd en verdwijnt de status 'in afwachting'.
- Als niemand het verzoek beoordeelt vóór de starttijd van de boeking, wordt het automatisch geannuleerd.
- Bij terugkerende vergaderingen wordt de hele reeks in één keer goedgekeurd of afgewezen.
- Als de tijd of ruimte van een al goedgekeurde boeking wordt aangepast, moet deze opnieuw goedgekeurd worden.
⚠️ Let op: Ruimtes waarvoor goedkeuringen zijn ingeschakeld, kunnen op dit moment niet geboekt worden via de Kioskmodus.
2. Goedkeuringen inschakelen voor een ruimte
Goedkeuringen worden per ruimte ingeschakeld tijdens het aanmaken of bewerken van een ruimte, onder Admin > Verdiepingen & ruimtes. Zodra dit is ingeschakeld, wordt de ruimte gemarkeerd als Goedkeuring vereist.
💡 Let op: Goedkeuringen gelden voor de ruimte, niet voor individuele gebruikers. Elk boekingsverzoek voor die ruimte moet worden beoordeeld, ongeacht wie het indient.
3. Goedkeuringsverzoeken beheren
Beheerders beheren deze verzoeken onder Verzoeken > Boekingen. In dit tabblad vind je zowel vergaderruimtes als Catering & Services-verzoeken, zodat je alle openstaande goedkeuringen op één plek kunt bekijken. Elk verzoek heeft een eigen detailpagina met de ruimte, datum en tijd, organisator, genodigden en huidige status.
4. Veelgestelde vragen
Ruimtes die gesynchroniseerd zijn met Microsoft 365 ondersteunen goedkeuringen, maar hiervoor is extra configuratie nodig aan de Exchange-kant. Zie Goedkeuringen voor gesynchroniseerde vergaderruimtes. Ruimtes die gesynchroniseerd zijn met Google Calendar ondersteunen goedkeuringen nog niet.
Het verzoek wordt automatisch geannuleerd zodra de starttijd van de boeking is bereikt en het tijdslot komt weer vrij. Verzoeken worden niet meegenomen of opnieuw ingepland.
Ja. Een boeking die in afwachting is, houdt het tijdslot vast zodat niemand anders het kan boeken zolang het verzoek nog beoordeeld moet worden. Als het verzoek wordt afgewezen of verloopt, komt het tijdslot weer beschikbaar.
Een terugkerende boeking wordt als één verzoek beoordeeld: goedkeuren of afwijzen geldt voor de hele reeks. Je kunt niet losse afspraken uit de reeks apart goedkeuren.
Als je de tijd of ruimte van een goedgekeurde boeking aanpast, moet deze opnieuw worden goedgekeurd en krijgt de boeking weer de status In afwachting totdat deze opnieuw is beoordeeld.