Boekingsgoedkeuringen voor niet-gesynchroniseerde vergaderruimtes

Met boekingsgoedkeuringen kun je vergaderruimteverzoeken beoordelen voordat ze worden bevestigd, zodat je controle houdt over wie toegang krijgt tot je meest gewilde ruimtes, in plaats van elk verzoek direct te bevestigen. Dit artikel gaat over vergaderruimtes die direct in deskbird zijn aangemaakt. Voor vergaderruimtes die gesynchroniseerd zijn met Microsoft 365, zie Boekingsgoedkeuringen voor vergaderruimtes gesynchroniseerd met Microsoft. Voor vergaderruimtes die gesynchroniseerd zijn met Google Workspace, zie Boekingsgoedkeuringen voor vergaderruimtes gesynchroniseerd met Google Workspace.

1. Hoe goedkeuringen werken
2. Goedkeuringen inschakelen voor een vergaderruimte
3. Goedkeuringsverzoeken beheren
4. Veelgestelde vragen

1. Hoe goedkeuringen werken

Boekingsgoedkeuringen zijn beschikbaar in het Rooms Plus-pakket. Hiermee kunnen admins instellen dat een vergaderruimteboeking eerst beoordeeld en goedgekeurd moet worden voordat deze wordt bevestigd. Zo houden admins controle over wie toegang krijgt tot bepaalde vergaderruimtes, in plaats van iedereen met toegang direct te laten boeken.

Wat verandert er als goedkeuringen zijn ingeschakeld

• Gebruikers dienen een boekingsverzoek in in plaats van direct een bevestiging te krijgen. De boeking wordt als In afwachting weergegeven in de agenda en in de boekingenlijst van de gebruiker.
• Een boeking in afwachting reserveert het tijdslot, zodat niemand anders het kan boeken zolang het verzoek nog beoordeeld moet worden.
• Als het verzoek wordt goedgekeurd, wordt de boeking bevestigd en verdwijnt de status 'in afwachting'.
• Als niemand op het verzoek reageert vóór de starttijd van de boeking, wordt deze automatisch geannuleerd.
• Bij een boeking die meerdere dagen beslaat, moet het verzoek vóór de starttijd op de eerste dag worden beoordeeld. Boekingen in vergaderruimtes die goedkeuring vereisen, moeten in de toekomst starten.
• Voor terugkerende vergaderingen wordt de hele reeks in één keer goedgekeurd of afgewezen.
• Als de tijd of vergaderruimte van een al goedgekeurde boeking wordt gewijzigd, moet deze opnieuw door het goedkeuringsproces.

⚠️ Let op: Vergaderruimtes met goedkeuringen ingeschakeld kunnen momenteel niet worden geboekt via Kioskmodus.

2. Goedkeuringen inschakelen voor een vergaderruimte

Goedkeuringen worden per vergaderruimte ingeschakeld tijdens het aanmaken of bewerken van de ruimte, onder Admin > Werkplek > Etages & ruimtes. Zodra dit is ingeschakeld, wordt de vergaderruimte gemarkeerd als Vereist goedkeuring.

💡 Let op: Goedkeuringen gelden voor de vergaderruimte, niet voor individuele gebruikers. Elk boekingsverzoek voor die vergaderruimte moet worden beoordeeld, ongeacht wie het indient.

3. Goedkeuringsverzoeken beheren

Admins beheren deze verzoeken onder Verzoeken > Boekingen. Dit tabblad bevat zowel vergaderruimtes als Catering & diensten-verzoeken, zodat alle openstaande goedkeuringen op één plek kunnen worden bekeken. Elk verzoek heeft een eigen detailpagina met de vergaderruimte, datum en tijd, organisator, uitgenodigden en huidige status.

Zo neem je een beslissing over een verzoek:

1. Ga naar Verzoeken > Boekingen en open het tabblad Open.
2. Om goed te keuren, klik je op het vinkje en bevestig je met Goedkeuren. Een goedkeuring kan niet ongedaan worden gemaakt.
3. Om af te wijzen, klik je op het kruisje, vul je een Reden in (maximaal 300 tekens) en klik je op Boeking afwijzen. De aanvrager ontvangt een e-mail met daarin wie het verzoek heeft afgewezen en de reden.

Besliste verzoeken verplaatsen naar het tabblad Voltooid met hun status, bijvoorbeeld Afgewezen.

4. Veelgestelde vragen