Boekingsgoedkeuringen voor vergaderruimtes gesynchroniseerd met Google Workspace

Met boekingsgoedkeuringen houd je controle over wie een vergaderruimte krijgt, zelfs als die ruimte is gesynchroniseerd met Google Agenda. Zodra goedkeuringen zijn ingeschakeld, wacht elk verzoek voor de ruimte op een beslissing in plaats van automatisch bevestigd te worden. Goedkeurders kunnen beslissen in deskbird, resource managers kunnen direct in Google Agenda beslissen, en beide kanten blijven binnen enkele seconden gesynchroniseerd, zodat niemand twee systemen hoeft te controleren.

1. Voor je begint
2. De kameragenda instellen in Google
3. Boekingsgoedkeuringen inschakelen in deskbird
4. Hoe goedkeuringen dagelijks werken
5. Terugkerende vergaderingen en overlappende verzoeken
6. Test je setup
7. Probleemoplossing
8. Veelgestelde vragen

1. Voor je begint

Zorg dat het volgende geregeld is voordat je goedkeuringen instelt:

• Je Google Workspace is gekoppeld in deskbird onder Admin > Bedrijf: Integraties (rij Vergaderruimtes agenda synchroniseren), en de vergaderruimte is gekoppeld aan zijn Google resource agenda. Als de ruimtesynchronisatie al actief is, is dit geregeld en kun je verder met De kameragenda instellen in Google.
• Als de synchronisatie nog niet is ingesteld, moet een Google Workspace Super Admin dit één keer voor het hele bedrijf doen: voeg de deskbird OAuth-client toe als Trusted onder Security > Access and data control > API controls > App access control, voeg de deskbird-client toe met de vereiste agenda- en resource-rechten onder Manage Domain Wide Delegation, en koppel vervolgens de Google-tenant in deskbird terwijl je bent ingelogd als Super Admin. De client-ID's en scopes staan vermeld in Sync meeting rooms with Google Workspace.
• Je bedrijf heeft het Rooms Plus-pakket, waarin boekingsgoedkeuringen zijn inbegrepen.
• Je weet welk Google-account is gebruikt om de Workspace te koppelen (de koppelende admin). Dit account heb je nodig bij De kameragenda instellen in Google.
• Iemand met beheertoegang tot de resource agenda van de ruimte in Google Agenda kan de onderstaande wijzigingen uitvoeren – meestal een Google Workspace admin.

💡 Goedkeuringen worden per ruimte ingesteld. Ruimtes zonder goedkeuringen blijven precies werken zoals voorheen.

⚠️ Let op: Ruimtes met goedkeuringen ingeschakeld kunnen momenteel niet geboekt worden via Kioskmodus.

2. De kameragenda instellen in Google

Doe dit in Google Agenda voor elke ruimte waarvoor goedkeuring vereist is:

1. Open de agenda-instellingen van de ruimte: Google Agenda > de ruimte onder je agenda's > drie puntjes > Instellingen en delen.
2. Onder Uitnodigingen automatisch accepteren, kies Alle uitnodigingen automatisch toevoegen aan deze agenda. Hierdoor stopt de ruimte met automatisch antwoorden, zodat elk verzoek op een beslissing wacht.
3. Onder Delen met specifieke personen of groepen, voeg je het koppelende admin-account toe met de machtiging Wijzigingen aanbrengen en delen beheren.
4. Optioneel: als sommige mensen ook direct in Google Agenda moeten kunnen beslissen, deel de ruimteagenda dan op dezelfde manier met hen (Wijzigingen aanbrengen en delen beheren) en vraag hen om meldingen voor evenementen voor die agenda aan te zetten zodat ze nieuwe verzoeken zien.

⚠️ Stap 3 wordt het vaakst overgeslagen. De standaardinstelling van Google geeft zelfs admins alleen-lezen toegang tot ruimteagenda's. Zonder schrijfrechten worden boekingen wel gesynchroniseerd, maar kunnen goedkeurings- en afwijsbeslissingen niet worden teruggeschreven naar Google en lijken ze geen effect te hebben.

💡 Als je stap 2 overslaat, blijft de ruimte elke uitnodiging automatisch accepteren, en deskbird spiegelt dat: elke boeking wordt direct als goedgekeurd weergegeven.

3. Boekingsgoedkeuringen inschakelen in deskbird

Doe dit in de deskbird webapp als admin:

1. Ga naar Admin > Werkplek > Etages & ruimtes en open het kantoor en de verdieping waar de ruimte bij hoort.
2. Open de instellingen van de vergaderruimte.
3. Schakel Boekingsgoedkeuringen in.
4. Selecteer minstens één goedkeurder. Elke gebruiker in het bedrijf kan goedkeurder zijn.
5. Sla op.

Dat is de volledige deskbird-instelling. Goedkeurders hebben geen rechten nodig in Google Agenda – zij beslissen in deskbird, en deskbird schrijft de beslissing namens hen naar de ruimteagenda.

4. Hoe goedkeuringen dagelijks werken

deskbird en de Google agenda van de ruimte spiegelen elkaar in beide richtingen. Het antwoord van de ruimte in Google bepaalt de boekingsstatus in deskbird:

Boeken vanaf beide kanten

• Een ruimte geboekt in deskbird wordt aangemaakt als in behandeling, en het evenement verschijnt op de Google agenda van de ruimte zonder antwoord van de ruimte. De boeking staat als in behandeling in de agenda en in de boekingenlijst van de gebruiker.
• In deskbird houdt een boeking in behandeling het tijdslot vast, zodat niemand anders het daar kan boeken. Slepen en neerzetten in deskbird houdt ook rekening met de goedkeuringsregels.
• Een evenement aangemaakt in Google Agenda met de ruimte toegevoegd verschijnt in deskbird als een verzoek in behandeling.
• Goedkeurders beslissen onder Verzoeken > Boekingen in deskbird; resource managers kunnen beslissen in Google Agenda. Beide beslissingen tellen even zwaar en worden binnen enkele seconden gespiegeld. Als een beslissing uit Google komt, wordt in de details van het verzoek Google Agenda als beslisser genoemd.
• Het tabblad Verzoeken omvat Vergaderruimtes en Catering & diensten verzoeken. Elk verzoek heeft een eigen detailpagina met de ruimte, datum en tijd, organisator, uitgenodigden en huidige status.

Wat gebeurt er na een beslissing

• Een goedkeuring zorgt ervoor dat de ruimte de uitnodiging in Google accepteert. Een afwijzing zorgt ervoor dat de ruimte deze afwijst, en de organisator ontvangt de standaardmelding van Google.
• Afgewezen evenementen blijven als geweigerde items op de agenda van de ruimte staan. deskbird verwijdert nooit items uit een klantagenda.
• Google ondersteunt geen opmerkingen bij een afwijzing, dus de organisator ziet alleen een standaardafwijzing zonder reden. De reden is altijd zichtbaar in deskbird: afgewezen door een goedkeurder, geweigerd in Google Agenda, geannuleerd in Google Agenda of automatisch afgewezen.

Wijzigingen door de organisator

• Het verplaatsen of aanpassen van de vergadering reset het antwoord van de ruimte, waardoor de boeking weer in behandeling wordt voor het nieuwe tijdslot aan beide kanten.
• Het annuleren van het evenement terwijl het nog in behandeling is, sluit het verzoek als afgewezen met als reden “Geannuleerd in Google Agenda”.
• Als niemand beslist voordat de vergadering begint, wordt het verzoek automatisch afgewezen.

Een afgewezen boeking opnieuw activeren

• Het antwoord van de ruimte in Google wijzigen van Nee naar Ja maakt van een afgewezen boeking weer een goedgekeurde. Het wijzigen naar Misschien zet het weer op in behandeling, en het verplaatsen van een afgewezen vergadering opent deze opnieuw als in behandeling op het nieuwe tijdstip.
• Dit werkt voor losse vergaderingen en voor afzonderlijke voorkomens van een terugkerende vergadering. Een terugkerende serie die als geheel is afgewezen, blijft afgewezen.
• Dit werkt alleen voor vergaderingen die nog niet zijn afgelopen, en alleen voor beslissingen die in Google Agenda zijn genomen. Een afwijzing in deskbird is definitief, en een boeking die is afgewezen vanwege een buffertijd-conflict komt alleen terug als dat conflict niet meer bestaat.

💡 Mocht een melding van Google ooit verloren gaan, dan zorgt een achtergrondcontrole elke 6 uur voor het gelijk trekken van de goedkeuringsstatus, zodat beide kanten automatisch overeenkomen zonder dat iemand iets hoeft te doen.

5. Terugkerende vergaderingen en overlappende verzoeken

• Eén beslissing voor de serie: een terugkerende vergadering wordt als één verzoek beoordeeld. Goedkeuren of afwijzen geldt in één keer voor de hele serie.
• De serie beantwoorden in Google: als iemand het hoofdevenement van de serie in Google beantwoordt, overschrijft Google de antwoorden voor alle afzonderlijke voorkomens. deskbird past daarna zijn eigen beslissingen per voorkomen opnieuw toe, zodat beide agenda's overeenkomen met de beslissingen in deskbird.
• Eén voorkomen afwijzen in Google maakt dat tijdslot weer vrij in deskbird.
• De hele serie afwijzen is definitief: een serie die als geheel is afgewezen, kan niet worden teruggehaald door het antwoord van de ruimte in Google te wijzigen.
• “Deze en volgende” splitst de serie in Google. deskbird ontvangt het tweede deel als een aparte serie.
• Overlappende verzoeken worden niet automatisch afgewezen. Google Agenda voorkomt zelf geen dubbele boekingen, en de ruimte antwoordt niet meer automatisch, dus kunnen er meerdere verzoeken voor hetzelfde tijdslot in behandeling zijn. Door er één goed te keuren blijven de andere in behandeling, dus degene die beslist moet de overige verzoeken handmatig afwijzen.

6. Test je setup

Met een controle van vijf minuten weet je zeker dat alles goed is ingesteld:

1. Boek de ruimte in deskbird. De boeking staat als in behandeling, en het evenement verschijnt op de Google agenda van de ruimte zonder antwoord van de ruimte.
2. Keur de boeking goed in deskbird. Het antwoord van de ruimte verandert binnen enkele seconden naar geaccepteerd in Google.
3. Maak een evenement aan in Google Agenda en voeg de ruimte toe. Er verschijnt een verzoek in behandeling in deskbird. Wijs het af, en de ruimte wijst de uitnodiging af in Google.

⚠️ Als stap 2 niet zichtbaar is in Google, of de boeking springt terug naar in behandeling, ontbreekt het delen van de agenda uit De kameragenda instellen in Google. Dit is veruit de meest voorkomende oorzaak.

7. Probleemoplossing

8. Veelgestelde vragen