Boekingsgoedkeuringen voor vergaderruimtes gesynchroniseerd met Google Workspace

Boekingsgoedkeuringen geven je controle over wie een vergaderruimte krijgt, zelfs als die ruimte is gesynchroniseerd met Google Calendar. Zodra goedkeuringen zijn ingeschakeld, wacht elke aanvraag voor de ruimte op een beslissing in plaats van automatisch bevestigd te worden. Goedkeurders kunnen beslissen in deskbird, resourcebeheerders kunnen direct in Google Calendar beslissen, en beide kanten blijven binnen enkele seconden gesynchroniseerd, zodat niemand twee systemen hoeft te controleren.

1. Voor je begint
2. Stel de ruimtekalender in Google in
3. Schakel boekingsgoedkeuringen in deskbird in
4. Hoe goedkeuringen dagelijks werken
5. Terugkerende vergaderingen en overlappende aanvragen
6. Test je setup
7. Problemen oplossen
8. Veelgestelde vragen

1. Voor je begint

Zorg dat het volgende geregeld is voordat je goedkeuringen instelt:

• Je Google Workspace is gekoppeld in deskbird onder Admin > Integraties > Verdiepingen & ruimtes kalendersynchronisatie, en de vergaderruimte is gekoppeld aan de bijbehorende Google resourcekalender. Als de ruimtesynchronisatie al draait, is dit geregeld en kun je verder met Stel de ruimtekalender in Google in.
• Als de synchronisatie nog niet is ingesteld, moet een Google Workspace Super Admin dit één keer voor het hele bedrijf doen: voeg de deskbird OAuth-client toe als Vertrouwd onder Beveiliging > Toegang en gegevensbeheer > API-beheer > App-toegangsbeheer, voeg de deskbird-client toe met de benodigde kalender- en resource-rechten onder Beheer domeinbrede delegatie, en koppel daarna de Google-tenant in deskbird terwijl je bent ingelogd als Super Admin. De client-ID’s en scopes vind je in Sync meeting rooms with Google Workspace.
• Je bedrijf heeft het Rooms Plus-pakket, waar boekingsgoedkeuringen bij horen.
• Je weet welk Google-account is gebruikt om de Workspace te koppelen (de koppelende admin). Dit account heb je nodig bij Stel de ruimtekalender in Google in.
• Iemand met beheertoegang tot de resourcekalender van de ruimte in Google Calendar kan de onderstaande wijzigingen uitvoeren – meestal een Google Workspace-beheerder.

💡 Goedkeuringen worden per ruimte ingesteld. Ruimtes zonder goedkeuringen blijven gewoon werken zoals voorheen.

⚠️ Let op: Ruimtes met goedkeuringen kunnen op dit moment niet geboekt worden via Kioskmodus.

2. Stel de ruimtekalender in Google in

Doe dit in Google Calendar voor elke ruimte waarvoor goedkeuring vereist is:

1. Open de kalenderinstellingen van de ruimte: Google Calendar > de ruimte onder je agenda’s > drie puntjes > Instellingen en delen.
2. Onder Uitnodigingen automatisch accepteren, kies Alle uitnodigingen automatisch toevoegen aan deze agenda. Hierdoor reageert de ruimte niet meer automatisch en wacht elke aanvraag op een beslissing.
3. Onder Delen met specifieke mensen of groepen, voeg het koppelende admin-account toe met de machtiging Wijzigingen aanbrengen en delen beheren.
4. Optioneel: als sommige mensen ook direct in Google Calendar moeten kunnen beslissen, deel de ruimtekalender dan op dezelfde manier met hen (Wijzigingen aanbrengen en delen beheren) en vraag ze om meldingen voor die agenda aan te zetten zodat ze nieuwe aanvragen zien.

⚠️ Stap 3 wordt het vaakst overgeslagen. De standaardinstelling van Google geeft zelfs admins alleen-lezen toegang tot ruimtekalenders. Zonder schrijfrechten worden boekingen wel gesynchroniseerd, maar kunnen goedkeuringen en afwijzingen niet worden teruggeschreven naar Google en lijken ze geen effect te hebben.

💡 Als je stap 2 overslaat, blijft de ruimte elke uitnodiging automatisch accepteren en deskbird volgt dat: elke boeking wordt direct als goedgekeurd weergegeven.

3. Schakel boekingsgoedkeuringen in deskbird in

Doe dit in de deskbird webapp als admin:

1. Ga naar Admin > Verdiepingen & ruimtes en open het kantoor en de verdieping waar de ruimte bij hoort.
2. Open de instellingen van de vergaderruimte.
3. Schakel Boekingsgoedkeuringen in.
4. Selecteer minstens één goedkeurder. Elke gebruiker in het bedrijf kan goedkeurder zijn.
5. Sla op.

Dat is de hele deskbird-instelling. Goedkeurders hebben geen rechten nodig in Google Calendar – ze beslissen in deskbird en deskbird schrijft de beslissing namens hen naar de ruimtekalender.

4. Hoe goedkeuringen dagelijks werken

deskbird en de Google-kalender van de ruimte spiegelen elkaar in beide richtingen. Het antwoord van de ruimte in Google bepaalt de boekingsstatus in deskbird:

Boeken vanaf beide kanten

• Een ruimte geboekt in deskbird wordt aangemaakt als in behandeling, en het evenement verschijnt op de Google-kalender van de ruimte zonder antwoord van de ruimte. De boeking staat als in behandeling in de kalender en in de boekingslijst van de gebruiker.
• In deskbird houdt een boeking in behandeling het tijdslot vast, zodat niemand anders het daar kan boeken. Slepen en neerzetten in deskbird houdt ook rekening met de goedkeuringsregels.
• Een evenement aangemaakt in Google Calendar met de ruimte toegevoegd verschijnt in deskbird als een aanvraag in behandeling.
• Goedkeurders beslissen onder Aanvragen > Boekingen in deskbird; resourcebeheerders kunnen beslissen in Google Calendar. Beide beslissingen tellen even zwaar en worden binnen enkele seconden gespiegeld. Als een beslissing uit Google komt, staat in de aanvraagdetails dat Google Calendar de beslisser was.
• Het tabblad Aanvragen bevat Vergaderruimtes en Catering & Services-aanvragen. Elke aanvraag heeft een eigen detailpagina met de ruimte, datum en tijd, organisator, genodigden en huidige status.

Wat gebeurt er na een beslissing

• Een goedkeuring zorgt ervoor dat de ruimte de uitnodiging in Google accepteert. Een afwijzing zorgt ervoor dat de ruimte deze afwijst en de organisator ontvangt de standaardmelding van Google.
• Afgewezen evenementen blijven als geweigerde items op de ruimtekalender staan. deskbird verwijdert nooit items uit een klantkalender.
• Google ondersteunt geen opmerkingen bij een afwijzing, dus de organisator ziet alleen een standaardafwijzing zonder reden. De reden is altijd zichtbaar in deskbird: afgewezen door een goedkeurder, geweigerd in Google Calendar, geannuleerd in Google Calendar of automatisch afgewezen.

Wijzigingen door de organisator

• Het verplaatsen of aanpassen van de vergadering reset het antwoord van de ruimte, waardoor de boeking weer in behandeling wordt voor het nieuwe tijdslot aan beide kanten.
• Het annuleren van het evenement terwijl het nog in behandeling is, sluit de aanvraag als afgewezen, met als reden “Geannuleerd in Google Calendar”.
• Als niemand beslist voordat de vergadering begint, wordt de aanvraag automatisch afgewezen.

Een afgewezen boeking terughalen

• Het antwoord van de ruimte in Google wijzigen van Nee naar Ja maakt van een afgewezen boeking weer een goedgekeurde. Verander je het naar Misschien, dan wordt het weer in behandeling, en het verplaatsen van een afgewezen vergadering opent deze opnieuw als in behandeling op het nieuwe tijdstip.
• Dit werkt voor losse vergaderingen en voor individuele afspraken binnen een terugkerende vergadering. Een terugkerende serie die als geheel is afgewezen, blijft afgewezen.
• Dit werkt alleen voor vergaderingen die nog niet zijn afgelopen, en alleen voor beslissingen die in Google Calendar zijn gemaakt. Een afwijzing in deskbird is definitief, en een boeking die is afgewezen vanwege een bufferconflict komt alleen terug als dat conflict niet meer bestaat.

💡 Mocht een melding van Google ooit verloren gaan, dan zorgt een achtergrondcontrole elke 6 uur dat de goedkeuringsstatus weer gelijk wordt getrokken, zodat beide kanten automatisch overeenkomen.

5. Terugkerende vergaderingen en overlappende aanvragen

• Eén beslissing voor de hele serie: een terugkerende vergadering wordt als één aanvraag beoordeeld. Goedkeuren of afwijzen geldt direct voor de hele serie.
• De serie beantwoorden in Google: als iemand het hoofdevenement van de serie in Google beantwoordt, overschrijft Google de antwoorden voor alle losse afspraken. deskbird past daarna zijn eigen beslissingen per afspraak weer toe, zodat beide agenda’s overeenkomen met de beslissingen in deskbird.
• Eén afspraak afwijzen in Google maakt dat tijdslot weer vrij in deskbird.
• De hele serie afwijzen is definitief: een serie die als geheel is afgewezen, kan niet worden teruggehaald door het antwoord van de ruimte in Google te wijzigen.
• “Deze en volgende” splitst de serie in Google. deskbird ontvangt het tweede deel als een aparte serie.
• Overlappende aanvragen worden niet automatisch afgewezen. Google Calendar voorkomt dubbele boekingen niet zelf, en de ruimte reageert niet meer automatisch, dus er kunnen meerdere aanvragen tegelijk in behandeling zijn voor hetzelfde tijdslot. Als je er één goedkeurt, blijven de andere in behandeling, dus degene die beslist moet de overige aanvragen handmatig afwijzen.

6. Test je setup

Met een check van vijf minuten weet je zeker dat alles goed is ingesteld:

1. Boek de ruimte in deskbird. De boeking staat als in behandeling en het evenement verschijnt op de Google-kalender van de ruimte zonder antwoord van de ruimte.
2. Keur de boeking goed in deskbird. Het antwoord van de ruimte verandert binnen enkele seconden naar geaccepteerd in Google.
3. Maak een evenement aan in Google Calendar en voeg de ruimte toe. Er verschijnt een aanvraag in behandeling in deskbird. Wijs deze af en de ruimte wijst de uitnodiging af in Google.

⚠️ Als stap 2 niet zichtbaar is in Google, of de boeking springt terug naar in behandeling, ontbreekt het delen van de kalender uit Stel de ruimtekalender in Google in. Dit is veruit de meest voorkomende oorzaak.

7. Problemen oplossen

8. Veelgestelde vragen