Wanneer kalendersynchronisatie voor vergaderruimtes is ingeschakeld, worden boekingen die in deskbird zijn gemaakt, weergegeven in je kalenderprovider (Microsoft 365 of Google Workspace) en andersom. In dit artikel lees je hoe je de meest voorkomende synchronisatieproblemen kunt opsporen en oplossen, zoals dubbele boekingen en ontbrekende vergaderlinks.
- Hoe werkt synchronisatie van vergaderruimtes?
- Dubbele boekingen & synchronisatieconflicten
- MS Teams-vergaderlinks worden niet aangemaakt
- Een ruimte opnieuw synchroniseren: waar moet je op letten?
- FAQ
1. Hoe werkt synchronisatie van vergaderruimtes?
Wanneer kalendersynchronisatie voor ruimtes actief is, fungeert je kalenderprovider (Microsoft 365 of Google Workspace) als de bron van waarheid. Dit betekent:
- Boekingen die in deskbird zijn gemaakt, worden doorgestuurd naar de resourcekalender van de ruimte bij je provider.
- De resourcekalender accepteert of weigert de boeking op basis van zijn eigen regels (beschikbaarheid, restricties, enz.).
- Boekingen die direct in Outlook of Google Calendar zijn gemaakt, worden teruggesynchroniseerd naar deskbird.
- Synchronisatie gebeurt niet direct — er kan een korte vertraging zijn (meestal enkele seconden tot een paar minuten) tussen het maken van een boeking en het verschijnen ervan in het andere systeem.
Omdat synchronisatie tweerichtingsverkeer is met een kleine vertraging, kunnen er soms conflicten ontstaan wanneer twee mensen tegelijkertijd dezelfde ruimte boeken in verschillende systemen.
2. Dubbele boekingen & synchronisatieconflicten
Dubbele boekingen kunnen ontstaan wanneer iemand een ruimte boekt in Outlook/Google op hetzelfde moment dat iemand anders dezelfde ruimte boekt in deskbird, voordat de synchronisatie is verwerkt.
Hoe dubbele boekingen te minimaliseren:
- Schakel Automatisch accepteren/weigeren in op de resourcekalender van de ruimte bij je provider. Zo accepteert of weigert de kalenderprovider boekingsverzoeken direct, waardoor de kans op conflicten kleiner wordt.
- Moedig gebruikers aan om via één systeem te boeken (dus óf via deskbird, óf via Outlook/Google, niet beide) om overlap te voorkomen.
- Weet dat bij een conflict de beslissing van de kalenderprovider leidend is. Als een boeking wordt geweigerd, wordt deze uit deskbird verwijderd.
Heb je aanhoudend last van dubbele boekingen? Neem dan contact op met support en geef 2–3 specifieke voorbeelden door (naam van de ruimte, datum, tijd en de betrokken gebruikers), zodat we de synchronisatielogs kunnen onderzoeken.
3. MS Teams-vergaderlinks worden niet aangemaakt
Om dit verder te onderzoeken, hebben we wat meer informatie nodig. Neem contact op met support en geef het volgende door:
- De naam van de betreffende vergaderruimte(s).
- Een concreet voorbeeld (datum en tijd) waarop de link ontbrak.
- Of het probleem bij alle boekingen voorkomt of alleen bij specifieke gevallen.
4. Een ruimte opnieuw synchroniseren: waar moet je op letten?
Als je de kalendersynchronisatie van een ruimte loskoppelt en opnieuw koppelt (bijvoorbeeld om een probleem op te lossen), houd dan rekening met het volgende:
- Boekingen die direct in deskbird zijn aangemaakt (dus niet via kalendersynchronisatie), kunnen tijdens het opnieuw synchroniseren worden verwijderd, omdat de gegevens van de kalenderprovider leidend zijn.
- Boekingen die in de kalenderprovider staan, worden opnieuw geïmporteerd in deskbird.
- Aanbeveling: Controleer vóór het opnieuw synchroniseren of er actieve boekingen in deskbird staan die handmatig zijn aangemaakt (dus niet via de kalender). Informeer zo nodig de betrokken gebruikers.
5. FAQ
In de meeste gevallen wordt een boeking binnen enkele seconden tot een paar minuten gesynchroniseerd. Tijdens piekbelasting bij Microsoft of Google kan het echter tot 10–15 minuten duren. Is een boeking na 15 minuten nog niet gesynchroniseerd? Probeer dan de deskbird-app te verversen.
Terugkerende vergaderingen kunnen soms conflicten veroorzaken als het herhalingspatroon in Outlook wordt aangepast (bijvoorbeeld als één afspraak wordt verplaatst) en deze wijziging niet volledig wordt doorgevoerd. Controleer of de resourcekalender van de ruimte automatisch accepteren/weigeren heeft ingeschakeld en kijk of de terugkerende reeks in Outlook geweigerde afspraken bevat. Blijft het probleem bestaan? Neem dan contact op met support met de naam van de ruimte, het herhalingspatroon en de specifieke data waarop de conflicten optreden.
Ja. Meerdere huurders zijn beschikbaar voor Kalendersynchronisatie van vergaderruimtes met het Rooms Plus-abonnement. Je kunt zowel Microsoft- als Google-huurders toevoegen. Ga naar Admin portal > Integraties, open je bestaande synchronisatie en klik op Synchronisatie bijwerken om een extra huurder toe te voegen.