Vergaderruimtes

Vergaderruimtes in deskbird bieden een flexibele manier om gedeelde ruimtes te beheren. Of je nu de Google- of Microsoft-integratie instelt, ruimtes handmatig aanmaakt of de instellingen van vergaderruimtes beheert, dit artikel behandelt alles wat je nodig hebt.

Voor het eerst vergaderruimtes instellen? Maak ze aan als onderdeel van Bureaus: Basisinstellingen en volg daarna Rooms Plus: setup voor agenda synchroniseren met Google of Microsoft, beperkte vergaderruimtes, catering & diensten en vergaderruimtekiosks.

1. Vergaderruimtes instellen
2. Check-in opties voor vergaderruimtes
3. Vergaderruimte apparatuur
4. Hoe boek je een vergaderruimte?
5. Goedkeuringen voor vergaderruimtes
6. deskbird Outlook-invoegtoepassing
7. Bestaande vergadering bewerken
8. Catering & diensten
9. Kioskmodus
10. Link meeting
11. Zichtbaarheid van vergaderruimteboekingen

1. Vergaderruimtes instellen

Vergaderruimtes gesynchroniseerd met agenda's (Google/Microsoft):
Om vergaderruimtes te reserveren en beschikbaarheid te synchroniseren met je agenda, volg je deze handleiding: Agenda synchroniseren met Google of Microsoft voor Planning, Status en Vergaderruimtes.

Niet-gesynchroniseerde vergaderruimtes:
Wil je geen synchronisatie met Microsoft of Google, dan kun je vergaderruimtes aanmaken die alleen binnen deskbird bestaan.

Om handmatig een vergaderruimte aan te maken, ga je naar Admin > Werkplek > Etages & ruimtes, selecteer de verdieping, klik op + Gebied toevoegen, kies Vergaderruimte, selecteer Vergaderruimte handmatig aanmaken en klik op Doorgaan.

Voeg daarna de details van de ruimte toe. Je kunt de ruimte Actief/Inactief zetten (later via Beheren onder Sluitingen van het gebied op de pagina van de ruimte), toegang instellen (bijvoorbeeld Open toegang), en indien nodig Kioskmodus en Catering & diensten inschakelen. Sla op met Vergaderruimte toevoegen.

2. Check-in opties voor vergaderruimtes

Afhankelijk van de configuratie van je site kan een check-in vereist zijn om een boeking te bevestigen. Zo worden ongebruikte vergaderruimtes automatisch vrijgegeven.

Lees hier meer: Check-in en instellingen voor automatische annulering.

3. Vergaderruimte apparatuur

Je kunt apparatuur-tags aan elke vergaderruimte koppelen, bijvoorbeeld:

• TV of scherm
• Whiteboard
• Telefoonopstelling
• Conference camera

Gebruikers kunnen filteren op apparatuur om sneller geschikte vergaderruimtes te vinden. Admins beheren apparatuur in het gedeelte Apparatuur van Admin > Vergaderruimtes: Algemene instellingen.

💡 Apparatuur is kantoorspecifiek en moet per locatie worden ingesteld.

4. Hoe boek je een vergaderruimte?

Gebruikers gaan naar het tabblad Boek > Vergaderruimtes. Vergaderruimtes zijn visueel te onderscheiden van andere ruimtes.

Door te klikken en te slepen selecteer je een tijdslot (bijvoorbeeld 10:30–11:30). Details zoals capaciteit, foto's en apparatuur worden getoond om gebruikers te helpen kiezen.

In het tabblad Filters kunnen gebruikers kiezen hoe de beschikbaarheid wordt getoond: Huidige beschikbaarheid laat zien welke vergaderruimtes nu vrij zijn, terwijl Beschikbaar in het geselecteerde tijdsbestek laat zien welke vergaderruimtes vrij zijn in de gekozen periode. Verder kun je filteren op toegang, capaciteit en diensten (zie Catering & diensten).

Boekingen over meerdere dagen:
Gebruikers kunnen een vergaderruimte tot 30 dagen achter elkaar boeken, met een begin- en einddatum en -tijd, of met Hele dag ingeschakeld. deskbird controleert de ruimte op conflicten voor elke dag van de periode. Sommige instellingen werken anders bij deze boekingen:

• Herhaal boeking is niet beschikbaar.
• Catering & diensten worden één keer besteld voor de hele boeking, niet per dag.
• Check-in en automatische annulering gelden alleen op de eerste dag. Als er niemand incheckt op de eerste dag, wordt de hele boeking geannuleerd.
• In vergaderruimtes die goedkeuring vereisen, moet het verzoek zijn goedgekeurd voordat de boeking start.
• In vergaderruimtes met beperkte toegang moet de gebruiker elke dag van de periode toegang hebben om te kunnen boeken.

⚠️ Vergaderruimtes gesynchroniseerd met Microsoft 365: Exchange weigert standaard boekingen langer dan 24 uur, dus deskbird annuleert deze en de gebruiker ziet Je vergaderruimteboeking is geannuleerd zonder reden. Een Hele dag boeking voor één dag blijft binnen de limiet, en IT kan de limiet verhogen in Exchange. Zie Vergaderruimtes synchroniseren met Microsoft 365 voor de instelling.

Voor de stappen voor gebruikers, zie Boek een vergaderruimte voor meerdere dagen.

Rooms Plus

5. Goedkeuringen voor vergaderruimtes

Boekingsgoedkeuringen, beschikbaar in het Rooms Plus-pakket, geven admins de mogelijkheid om te eisen dat een boekingsverzoek voor een vergaderruimte eerst wordt beoordeeld en goedgekeurd voordat het wordt bevestigd. Zo houden admins controle over wie toegang krijgt tot specifieke vergaderruimtes, in plaats van iedereen met toegang direct te bevestigen.

De instellingen en werking verschillen afhankelijk van hoe de vergaderruimte is aangemaakt. Zie de aparte artikelen voor alle details:

• Boekingsgoedkeuringen voor niet-gesynchroniseerde vergaderruimtes — vergaderruimtes die handmatig in deskbird zijn aangemaakt.
• Boekingsgoedkeuringen voor vergaderruimtes gesynchroniseerd met Microsoft — vergaderruimtes gesynchroniseerd via Microsoft.
• Boekingsgoedkeuringen voor vergaderruimtes gesynchroniseerd met Google Workspace: vergaderruimtes gesynchroniseerd via Google.

6. deskbird Outlook-invoegtoepassing

💡 Voor de beste ervaring met vergaderruimteboekingen gebruik je de deskbird Outlook-invoegtoepassing. Hiermee kunnen gebruikers direct in Outlook vergaderruimtes zoeken en boeken met realtime beschikbaarheid en naadloze synchronisatie tussen Web, Windows en Mac. Meer info: deskbird Outlook-invoegtoepassing

7. Bestaande vergadering bewerken

Gebruikers kunnen vergaderingen direct in de agenda (Boek > Vergaderruimtes) aanpassen of—als ze organisator zijn—via Boekingen.

Met het potlood-icoon kun je details bewerken zoals Vergadertitel, Datum, Tijd, Uitgenodigden, Link meeting, Catering & diensten en Meer details. Vergaderingen kunnen verwijderd worden met het prullenbak-icoon.

💡 Als een organisator wordt verwijderd, blijft de vergadering bestaan. De organisator verandert in DU – Verwijderde gebruiker en admins kunnen deze toewijzen aan een nieuwe eigenaar via het tabblad Vergaderruimtes.

Drag & Drop-functie:

Met de Drag & Drop-functie kunnen gebruikers eenvoudig vergaderingen verplaatsen in de swim-lane-weergave (Boek > Vergaderruimtes) om tijd of locatie te wijzigen. De oorspronkelijke organisator wordt automatisch op de hoogte gebracht. Beschikbaar in elk plan met vergaderruimtes.

8. Catering & diensten

Voeg verzoeken toe zoals drankjes, snacks of extra techniek aan een vergaderruimteboeking met Catering & diensten.

Lees meer: Catering & diensten

9. Kioskmodus

Als je kantoor tablets of schermen gebruikt om de beschikbaarheid van vergaderruimtes te tonen, kun je met Kioskmodus direct op het apparaat inchecken of boeken. Het scherm wordt automatisch bijgewerkt.

Lees meer: Kioskmodus voor vergaderruimtes

10. Link meeting

Bij het aanmaken van een vergaderruimte-evenement kunnen organisatoren direct een videovergaderlink toevoegen in deskbird. Als je organisatie Microsoft of Google integreert, kunnen organisatoren met één klik een native link genereren. Of kies "Anders" en plak een link van bijvoorbeeld Zoom.

💡 Lees meer over de benodigde setup: Agenda synchroniseren met Google of Microsoft voor Planning, Status en Vergaderruimtes

Na bevestiging van het evenement wordt de link meeting automatisch toegevoegd aan de agenda-uitnodiging en is deze zichtbaar in de deskbird agenda. deskbird houdt links gesynchroniseerd tussen de deskbird agenda en je externe agenda.

💡 Let op: eenmaal aangemaakt kunnen links meeting niet meer worden bewerkt of verwijderd.

11. Zichtbaarheid van vergaderruimteboekingen

Admins kunnen bepalen hoeveel medewerkers zien van vergaderruimteboekingen, bijvoorbeeld om vergadertitels of deelnemers privé te houden. Ga naar Admin > Vergaderruimtes: Algemene instellingen, selecteer het kantoor en kies een Details zichtbaarheidsniveau in het gedeelte Zichtbaarheid van vergaderruimteboekingen. Klik daarna op Opslaan.

Of een vergaderruimte vrij of bezet is, en de boekingstijden, zijn altijd zichtbaar.

• Wie altijd volledige details ziet in de web- en mobiele app: globale en kantoor admins, managers, groepsmanagers (voor de mensen die ze beheren), en de organisator en deelnemers van de vergadering.
• Vergaderruimtekiosks en Vergaderruimte flight board: niemand is ingelogd, dus er zijn geen uitzonderingen. Iedereen voor het scherm ziet het ingestelde niveau voor het kantoor.
• Privévergaderingen: de titel en details zijn verborgen voor iedereen behalve de organisator en deelnemers, ongeacht het gekozen niveau. Vergaderruimtekiosks tonen deze als "Bezet". De organisator wordt nog steeds getoond vanaf Alleen organisator en hoger.

⚠️ Niet beïnvloed door deze instelling:

• Plattegrondweergave verbergt alleen privéboekingen. Andere vergaderruimteboekingen tonen nog steeds organisator en titel.
• De deskbird Outlook-invoegtoepassing room picker toont alleen beschikbaarheid, dus het niveau maakt daar geen verschil.
• Gesynchroniseerde Google- en Microsoft-agenda's behouden het echte onderwerp, de beschrijving en aanwezigen. Alleen de privé-vlag van een boeking wordt doorgegeven als gevoeligheid van het agenda-item.