Vergaderruimtes in deskbird bieden een flexibele manier om gedeelde ruimtes te beheren. Of je nu de Google- of Microsoft-integratie instelt, ruimtes handmatig toevoegt of de instellingen van ruimtes beheert, in dit artikel vind je alles wat je nodig hebt.
- Vergaderruimtes instellen
- Goedkeuringen voor vergaderruimtes
- Check-in opties voor vergaderruimtes
- Vergaderruimteapparatuur
- Hoe boek je een vergaderruimte
- deskbird Outlook Add-In
- Bestaande vergadering bewerken
- Catering & Services
- Kioskmodus
- Vergaderlinks
- Gegevensbescherming
1. Vergaderruimtes instellen
Vergaderruimtes gesynchroniseerd met kalenders (Google/Microsoft):
Om ruimteboekingen mogelijk te maken en de beschikbaarheid met je kalender te synchroniseren, volg je deze handleiding: Kalendersynchronisatie instellen voor roosterstatus en vergaderruimtes.
Niet-gesynchroniseerde vergaderruimtes:
Als je geen koppeling wilt met Microsoft of Google, kun je ruimtes aanmaken die alleen binnen deskbird bestaan.
Om handmatig een ruimte toe te voegen, ga je naar Admin > Verdiepingen & ruimtes > + Ruimte toevoegen > Vergaderruimte en kies je Handmatig een vergaderruimte aanmaken.
Voeg daarna de details van de ruimte toe. Je kunt de ruimte Actief/Inactief zetten, toegang instellen (bijv. Open toegang), en indien gewenst Kioskmodus en Catering & Services inschakelen. Sla op met Vergaderruimte toevoegen.
2. Goedkeuringen voor vergaderruimtes
Boekingsgoedkeuringen, beschikbaar in het Rooms Plus-pakket, geven beheerders de mogelijkheid om een boekingsaanvraag voor een vergaderruimte eerst te beoordelen en goed te keuren voordat deze wordt bevestigd. Zo houden beheerders controle over wie toegang krijgt tot bepaalde ruimtes, in plaats van iedereen met toegang direct te bevestigen.
💡 Goedkeuringen zijn momenteel alleen beschikbaar voor niet-gesynchroniseerde vergaderruimtes (ruimtes die handmatig in deskbird zijn aangemaakt). Ruimtes die gesynchroniseerd zijn met Outlook of Google ondersteunen nog geen goedkeuringen.
Beheerders schakelen goedkeuringen per ruimte in tijdens het aanmaken of bewerken van een ruimte, onder Admin > Verdiepingen & ruimtes. Zodra dit is ingeschakeld, krijgt de ruimte het label "Goedkeuring vereist".
Hoe het werkt als goedkeuringen zijn ingeschakeld voor een ruimte:
- Gebruikers dienen een boekingsaanvraag in in plaats van direct een bevestiging te krijgen. De boeking staat als
In afwachtingin de kalender en in het boekingsoverzicht van de gebruiker. - Een boeking in afwachting reserveert het tijdslot, zodat niemand anders het kan boeken zolang de aanvraag nog niet is beoordeeld.
- Als de aanvraag wordt goedgekeurd, wordt de boeking bevestigd en verdwijnt de status 'in afwachting'.
- Als niemand op tijd reageert op de aanvraag, wordt deze automatisch geannuleerd.
- Bij terugkerende vergaderingen wordt de hele reeks in één keer goed- of afgekeurd.
- Als de tijd of ruimte van een al goedgekeurde boeking wordt aangepast, moet deze opnieuw worden goedgekeurd.
Beheerders beheren deze aanvragen onder Aanvragen > Boekingen. Dit tabblad bevat nu zowel Vergaderruimtes als Catering & Services-aanvragen, zodat alle openstaande goedkeuringen op één plek te vinden zijn. Elke aanvraag heeft een eigen detailpagina met de ruimte, datum en tijd, organisator, genodigden en huidige status.
⚠️ Ruimtes met goedkeuringen kunnen momenteel niet geboekt worden via Kioskmodus.
3. Check-in opties voor vergaderruimtes
Afhankelijk van de instellingen op jouw locatie kan een check-in vereist zijn om een boeking te bevestigen. Zo worden ongebruikte ruimtes automatisch vrijgegeven.
Lees hier meer: Check-in opties voor resources en vergaderruimtes.
4. Vergaderruimteapparatuur
Je kunt aan elke ruimte apparatuur-tags toevoegen, bijvoorbeeld:
- TV of scherm
- Whiteboard
- Telefoonopstelling
- Conferentiecamera
Gebruikers kunnen filteren op apparatuur om sneller een geschikte ruimte te vinden. Beheerders beheren apparatuur onder Admin > Vergaderruimtes > Algemene ruimte-instellingen > Vergaderruimteapparatuur.
💡 Apparatuur is locatiegebonden en moet per locatie worden ingesteld.
5. Hoe boek je een vergaderruimte
Gebruikers gaan naar het tabblad Boeken > Vergaderruimtes. Vergaderruimtes zijn visueel anders dan andere ruimtes.
Door te klikken en te slepen selecteer je een tijdslot (bijv. 10:30–11:30). Details zoals capaciteit, foto's en apparatuur worden getoond om te helpen kiezen.
In het tabblad Filters kunnen gebruikers kiezen hoe de beschikbaarheid wordt weergegeven: Huidige beschikbaarheid toont welke ruimtes nu vrij zijn, terwijl Beschikbaar in de geselecteerde periode laat zien welke ruimtes vrij zijn in het gekozen tijdsbestek. Je kunt verder filteren op toegang, capaciteit en services (zie Catering & Services).
6. deskbird Outlook Add-In
💡 Voor de beste ervaring met het boeken van vergaderruimtes gebruik je de deskbird Outlook Add-In. Hiermee kunnen gebruikers direct in Outlook ruimtes zoeken en boeken met realtime beschikbaarheid en naadloze synchronisatie op Web, Windows en Mac. Meer info: deskbird Outlook Add-In
7. Bestaande vergadering bewerken
Gebruikers kunnen vergaderingen direct in de kalender (Boeken > Vergaderruimtes) aanpassen of—als ze organisator zijn—via Boekingen.
Met het potlood-icoon kun je details bewerken zoals Vergadertitel, Datum, Tijd, Genodigden, Vergaderlink, Catering & Services en Meer details. Vergaderingen kun je verwijderen met het prullenbak-icoon.
💡 Als een organisator wordt verwijderd, blijft de vergadering bestaan. De organisator verandert in DU – Verwijderde gebruiker en beheerders kunnen deze via het tabblad Vergaderruimtes aan een nieuwe eigenaar toewijzen.
Drag & Drop-functie:
Met de Drag & Drop-functie kun je eenvoudig vergaderingen verplaatsen in de swim-lane-weergave (Boeken > Vergaderruimtes) om tijd of locatie te wijzigen. De oorspronkelijke organisator krijgt automatisch een melding. Beschikbaar in alle Rooms-abonnementen en inbegrepen bij Desks-abonnementen met Rooms cross-sell.
8. Catering & Services
Voeg verzoeken toe zoals drankjes, snacks of extra techniek aan een ruimteboeking met Catering & Services.
Lees meer: Catering & Services
9. Kioskmodus
Als je kantoor tablets of schermen gebruikt om de beschikbaarheid van ruimtes te tonen, kun je met Kioskmodus direct op het apparaat inchecken of boeken. Het scherm wordt automatisch bijgewerkt.
Lees meer: Kioskmodus voor vergaderruimtes
10. Vergaderlinks
Bij het aanmaken van een ruimte-evenement kunnen organisatoren direct een videolink toevoegen in deskbird. Als je organisatie Microsoft of Google integreert, kun je met één klik een native link genereren. Of kies "Anders" en plak een link van bijvoorbeeld Zoom.
💡 Lees meer over de benodigde instellingen: Kalendersynchronisatie instellen voor roosterstatus en vergaderruimtes
Na bevestiging van het evenement wordt de vergaderlink automatisch toegevoegd aan de kalenderuitnodiging en is deze zichtbaar in de deskbird-kalender. deskbird houdt links gesynchroniseerd tussen de deskbird-kalender en je externe kalender.
💡 Let op: eenmaal aangemaakt kunnen vergaderlinks niet meer worden aangepast of verwijderd.
11. Gegevensbescherming
Beheerders kunnen een gegevensbeschermingslaag voor vergaderruimteboekingen inschakelen. Als dit aanstaat, zijn details zoals titel, omschrijving en organisator alleen zichtbaar voor deelnemers en voor Beheerders en Managers.
Voor alle anderen is alleen zichtbaar dat de ruimte bezet is. Kioskschermen tonen ook alleen de beschikbaarheid, zonder inhoud. Beheerders kunnen dit op elk moment aan- of uitzetten onder Admin > Vergaderruimtes > Algemene ruimte-instellingen > Gegevensbescherming voor vergaderruimteboekingen.