De deskbird Outlook Add-In maakt het gemakkelijk voor teams om de juiste vergaderruimte direct in Outlook te vinden en te boeken, zonder van app te wisselen. Het biedt real-time beschikbaarheid van ruimtes, filters en naadloze synchronisatie met deskbird, waardoor je sneller en betrouwbaarder vergaderingen kunt plannen.
De add-in werkt in Outlook voor Web, Windows en Mac, en levert een consistente, krachtige boekingservaring op al je apparaten.
Voor de beste boekingservaring
Betrek indien mogelijk je IT-team. Begin met het synchroniseren van alle vergaderruimtes van Microsoft naar deskbird met behulp van deze gids. Als je vergaderruimtes in deskbird gebruikt die niet in Microsoft bestaan, maak ze dan aan in Microsoft en voer de synchronisatie uit zodat beide systemen overeenkomen. Niet-gesynchroniseerde ruimtes hebben vermijdbare beperkingen; goed gekoppelde ruimtes zorgen voor de soepelste ervaring.
- Overzicht
- De Outlook Add-In gebruiken
- Implementatie en installatie
- Hoe synchronisatie met deskbird werkt
- FAQ
1. Overzicht
De deskbird Outlook Add-In stelt je in staat om vergaderruimtes direct vanuit de Outlook-agenda te zoeken, filteren en boeken. Of je nu een eenmalige of terugkerende vergadering plant, alle beschikbare ruimtes van je geselecteerde kantoor worden in real-time weergegeven, inclusief capaciteit, diensten en beschikbaarheidsstatus.
De add-in verschijnt op het scherm voor het aanmaken van evenementen en werkt zowel in Outlook Web als de desktopversie. Geboekte ruimtes worden automatisch gesynchroniseerd met de deskbird webapp om een consistente boekingservaring op alle platforms te garanderen.
2. De Outlook Add-In gebruiken
Om de add-in te gebruiken, open je je Outlook-agenda en klik je op Nieuw evenement of Meer opties. In het evenementvenster zie je het deskbird-icoon in de werkbalk.
Nadat je het add-in paneel hebt geopend, kun je:
- Je kantoor selecteren uit de dropdown (standaard wordt het hoofdkantoor geselecteerd)
- Een verdieping selecteren (of kies Alle verdiepingen)
- Zoeken op naam van de ruimte met behulp van het zoekveld
- Filters toepassen zoals:
- Capaciteit (bijv. ≥ 5, ≥ 10, ≥ 20)
- Diensten (bijv. met catering, zonder catering)
- Inclusief niet-beschikbare ruimtes
- De geselecteerde ruimte met één klik aan je evenement toevoegen
Zodra toegevoegd, verschijnt de ruimte in je Outlook-evenement en wordt automatisch geregistreerd in deskbird.
3. Implementatie en installatie
IT-beheerders kunnen de add-in implementeren voor specifieke gebruikers of de hele organisatie met behulp van Microsoft’s implementatiegids: Beheer de implementatie van add-ins (Microsoft documentatie)
De eenvoudigste en aanbevolen manier om de add-in te implementeren is voor een Global Microsoft 365 Administrator om deze direct te installeren vanuit de Microsoft AppSource Marketplace terwijl je bent ingelogd.
Aanbevolen stappen
Begin met het synchroniseren van alle vergaderruimtes van Microsoft naar deskbird met behulp van deze gids: Kalendersynchronisatie voor Schema Status en Vergaderruimtes. Als je vergaderruimtes in deskbird gebruikt die niet in Microsoft bestaan, maak ze dan aan in Microsoft en voer de synchronisatie uit zodat beide systemen overeenkomen. Niet-gesynchroniseerde ruimtes hebben vermijdbare beperkingen; goed gekoppelde ruimtes zorgen voor de soepelste ervaring.
Log in als een Global Administrator in Microsoft.
Open de deskbird add-in in Microsoft AppSource:
👉 https://marketplace.microsoft.com/en-us/product/office/WA200009722Klik op Nu verkrijgen en volg de implementatiestroom.
Accepteer tijdens de installatie de gevraagde machtigingen wanneer daarom wordt gevraagd.
Het kan tot 72 uur duren voordat de add-in voor alle gebruikers verschijnt. Gebruikers moeten mogelijk Microsoft 365 opnieuw starten.
4. Hoe synchronisatie met deskbird werkt
Voor gesynchroniseerde ruimtes
Gesynchroniseerde ruimtes zijn vergaderruimtes die in je Microsoft-tenant zijn aangemaakt en in deskbird zijn geconfigureerd. Alle boekingen die via de Outlook Add-In worden uitgevoerd, worden automatisch in real-time gesynchroniseerd met deskbird. Dit zorgt voor:
- Geen dubbele boekingen
- Gedeelde zichtbaarheid tussen Outlook en deskbird
- Nauwkeurige gebruiksgegevens voor werkplek-Analytics
Eventuele updates of annuleringen die in Outlook worden gemaakt, worden ook weerspiegeld in de betreffende boeking in deskbird.
Voor niet-gesynchroniseerde ruimtes
Niet-gesynchroniseerde ruimtes zijn vergaderruimtes die zijn aangemaakt in deskbird en niet beschikbaar zijn in je Microsoft-omgeving. We raden sterk aan om waar mogelijk alleen gesynchroniseerde vergaderruimtes te gebruiken. Niet-gesynchroniseerde ruimtes hebben vermijdbare beperkingen.
Niet-gesynchroniseerde vergaderruimtes zijn vergaderruimtes die alleen bestaan in deskbird en niet zijn verbonden met Microsoft Outlook / Exchange. Omdat deze ruimtes niet zijn gesynchroniseerd met Microsoft, gelden er bepaalde beperkingen. Deze beperkingen worden opgelegd door Microsoft en worden hieronder beschreven:
- Als een evenement wordt aangemaakt voor een niet-gesynchroniseerde ruimte en later direct in Outlook wordt verwijderd, zal het evenement in deskbird blijven staan. Hierdoor kan de ruimte in deskbird als bezet worden weergegeven, ook al is het Outlook-evenement verwijderd.
- Wanneer een evenement in deskbird wordt verwijderd, wordt het niet automatisch uit de Outlook-agenda verwijderd. In plaats daarvan ontvangt de organisator een e-mail met de optie om het evenement uit hun agenda te verwijderen.
- In sommige gevallen kunnen twee bevestigingsmails worden verzonden, wat kan leiden tot twee agenda-items.
- De bevestigingsmail die door deskbird wordt verzonden, kan momenteel niet worden uitgeschakeld.
- Aangemaakte evenementen in Outlook zullen verschijnen in deskbird, maar updates die in deskbird worden gemaakt, zullen niet worden weerspiegeld in Outlook.
- Deze beperkingen kunnen worden vermeden door alleen gesynchroniseerde vergaderruimtes te gebruiken.
5. FAQ
Ja. Je kunt de add-in eerst implementeren voor een beperkt aantal gebruikers of een pilotgroep via het Microsoft 365 Admin Center. Na validatie kan de implementatie worden uitgebreid naar extra groepen of de gehele organisatie. Voor gedetailleerde richtlijnen, raadpleeg de officiële documentatie van Microsoft over het beheren van add-in implementaties.
Opmerking: Aangezien de add-in beschikbaar is via de Outlook Marketplace, kunnen gebruikers deze mogelijk zelf installeren voordat je deze centraal implementeert.De deskbird Outlook Add-In is compatibel met:
- Outlook Web App (OWA) binnen een ondersteund Microsoft 365-abonnement
- Outlook desktopapplicaties (Microsoft 365) op Windows en macOS die moderne Office add-ins ondersteunen
Een ondersteunde Microsoft 365-tenant en een up-to-date Outlook-versie zijn vereist. Oudere of niet-ondersteunde Outlook-versies, inclusief standalone eeuwigdurende licenties, kunnen mogelijk niet correct functioneren. Als je niet zeker weet of je omgeving wordt ondersteund, raadpleeg dan je IT-team of neem contact op met deskbird Support.
De deskbird Outlook-invoegtoepassing vereist alleen de machtigingen die nodig zijn om de functionaliteit voor het boeken van ruimtes te ondersteunen:
Toegang tot Microsoft-account
- Basisprofielinformatie (naam en e-mail) om je gebruiker in deskbird te identificeren
- Single Sign-On (SSO) authenticatie met je bestaande Microsoft login
Huidige vergaderinformatie
- Lezen: vergadertijd, onderwerp, deelnemers, locatie, herhaling
- Wijzigen: toevoegen of verwijderen van vergaderruimtelocaties en boekingsdetails opslaan voor de vergadering die je aan het bewerken bent
Belangrijk: De invoegtoepassing werkt alleen met de vergadering die je momenteel bekijkt of bewerkt. Het heeft geen toegang tot andere e-mails, agenda-items, contacten of mailboxgegevens.
De invoegtoepassing gebruikt Microsoft Single Sign-On voor authenticatie en versleutelt alle communicatie via HTTPS. Het heeft alleen toegang tot informatie voor de specifieke vergadering die je aan het bewerken bent en slaat minimale metadata op die nodig is om de boeking in deskbird te behouden. Geen gevoelige vergaderinhoud wordt lokaal opgeslagen of verzonden naar deskbird, tenzij je actief een actie uitvoert zoals het selecteren van een ruimte en het opslaan van de gebeurtenis.
De invoegtoepassing probeert automatisch je te authenticeren met je Microsoft account via Single Sign-On.
- Als je Microsoft e-mailadres overeenkomt met een bestaande deskbird gebruiker, is de login naadloos en direct.
- Als er geen overeenkomstige gebruiker bestaat in deskbird, zal de invoegtoepassing je vragen om contact op te nemen met je interne deskbird beheerder om je gebruikersaccount in te stellen of bij te werken.
Nee. De invoegtoepassing is beperkt tot gelicentieerde gebruikers binnen de Microsoft 365-tenant van je organisatie. Externe gebruikers (zoals gasten of gebruikers van andere tenants) kunnen geen toegang krijgen tot of gebruik maken van de invoegtoepassing, zelfs niet als ze zijn uitgenodigd voor vergaderingen.
-
Gebruikers aanmelden
Hiermee kunnen gebruikers zich aanmelden bij de app met hun werk- of schoolaccounts, en kan de app basisinformatie van het gebruikersprofiel openen. -
Basisprofiel van gebruikers bekijken
Hiermee kan de app basisprofielgegevens zien zoals naam, foto, gebruikersnaam en e-mailadres. -
Aanmelden en gebruikersprofiel lezen
Hiermee kunnen gebruikers zich aanmelden, en kan de app hun profiel lezen evenals basisinformatie van het bedrijf van aangemelde gebruikers.
Voor niet-gesynchroniseerde kamers legt Outlook bepaalde technische beperkingen op die voorkomen dat de add-in vergaderingswijzigingen betrouwbaar detecteert. Om dit op te lossen, voegt de add-in addin@deskbird.com toe als een optionele deelnemer wanneer een niet-gesynchroniseerde kamer wordt geselecteerd.
Dit dient twee belangrijke doelen:
- Het activeert de Outlook "verzend" callback, waardoor de add-in updates of annuleringen kan detecteren.
- Het stelt deskbird in staat om de bijbehorende boeking nauwkeurig bij te werken.
De addin@deskbird.com mailbox is een toegewijd technisch hulprekening. Het wordt niet gemonitord, vertegenwoordigt geen echte gebruiker, en heeft geen invloed op uw normale workflow. Het zien van dit adres als een optionele deelnemer bij het boeken van niet-gesynchroniseerde kamers is verwacht gedrag.
De deskbird Outlook Add-In gebruikt de volgende applicatiegegevens:
- Applicatie-ID: dc1266d0-7ef3-43f6-ac93-32350e8ebfb8
- Applicatienaam (Microsoft Marketplace): deskbird – Boek en beheer kamers
Deze gegevens kunnen door beheerders worden gebruikt om de add-in te identificeren in Microsoft Entra ID, het Microsoft 365 Admin Center, of tijdens interne beveiligings- en nalevingscontroles.