De deskbird Outlook-invoegtoepassing maakt het voor teams eenvoudig om direct in Outlook de juiste vergaderruimte te vinden en te boeken, zonder van app te wisselen. Je ziet realtime de beschikbaarheid van ruimtes, kunt filteren en alles wordt naadloos gesynchroniseerd met deskbird. Zo plan je sneller en betrouwbaarder vergaderingen.
De invoegtoepassing werkt in Outlook voor web, Windows en Mac, en biedt overal dezelfde krachtige boekingservaring op elk apparaat.
Voor de beste boekingservaring
Betrek je IT-team als dat kan. Begin met het synchroniseren van alle vergaderruimtes van Microsoft naar deskbird volgens deze handleiding. Gebruik je vergaderruimtes in deskbird die niet in Microsoft bestaan? Maak ze dan eerst aan in Microsoft en voer daarna de synchronisatie uit, zodat beide systemen overeenkomen. Niet-gesynchroniseerde ruimtes hebben beperkingen die je kunt voorkomen; goed gekoppelde ruimtes zorgen voor de soepelste ervaring.
- Overzicht
- De Outlook-invoegtoepassing gebruiken
- Uitrol en installatie
- Hoe synchroniseren met deskbird werkt
- Bezoekersbeheer
- FAQ
1. Overzicht
Met de deskbird Outlook-invoegtoepassing kunnen gebruikers direct vanuit de Outlook-agenda vergaderruimtes zoeken, filteren en boeken. Of je nu een eenmalige of terugkerende vergadering plant, alle beschikbare ruimtes van het gekozen kantoor worden realtime getoond, inclusief capaciteit, diensten en beschikbaarheidsstatus.
De invoegtoepassing verschijnt op het scherm voor het aanmaken van een evenement en werkt zowel in Outlook Web als in de desktopversie. Geboekte ruimtes worden automatisch gesynchroniseerd met de deskbird webapp, zodat je overal dezelfde boekingservaring hebt.
2. De Outlook-invoegtoepassing gebruiken
De deskbird Outlook-invoegtoepassing verschijnt op het scherm voor het aanmaken van een evenement. Je opent hem door op het deskbird-icoon in de werkbalk te klikken.
Nadat je het paneel van de invoegtoepassing hebt geopend, kun je:
- Een kantoor kiezen uit de dropdown (het hoofdkantoor is standaard geselecteerd)
- Een verdieping kiezen (of Alle verdiepingen selecteren)
- Zoeken op naam van de vergaderruimte
- Filters toepassen zoals:
- Capaciteit (bijv. ≥ 5, ≥ 10, ≥ 20)
- Diensten (bijv. met catering, zonder catering)
- Onbeschikbare ruimtes meenemen
- De geselecteerde ruimte met één klik toevoegen aan het evenement
Na toevoegen wordt de ruimte automatisch geregistreerd in deskbird.
3. Uitrol en installatie
IT-beheerders kunnen de invoegtoepassing uitrollen naar specifieke gebruikers of de hele organisatie via de Microsoft-handleiding: Manage deployment of add-ins (Microsoft documentatie)
De makkelijkste en aanbevolen manier om de invoegtoepassing uit te rollen is dat een Algemene beheerder van Microsoft 365 deze direct installeert vanuit de Microsoft AppSource Marketplace terwijl hij of zij is ingelogd.
Aanbevolen stappen
Begin met het synchroniseren van alle vergaderruimtes van Microsoft naar deskbird via deze handleiding: Agenda synchroniseren met Google of Microsoft voor Planning, Status en Vergaderruimtes. Gebruik je vergaderruimtes in deskbird die niet in Microsoft bestaan? Maak ze dan eerst aan in Microsoft en voer daarna de synchronisatie uit, zodat beide systemen overeenkomen. Niet-gesynchroniseerde ruimtes hebben beperkingen die je kunt voorkomen; goed gekoppelde ruimtes zorgen voor de soepelste ervaring.
Log in als Algemene beheerder in Microsoft.
Open de deskbird-invoegtoepassing in Microsoft AppSource:
👉 https://marketplace.microsoft.com/en-us/product/office/WA200009722Klik op Get it now en volg het uitrolproces.
Accepteer tijdens de installatie de gevraagde machtigingen wanneer daarom wordt gevraagd.
Het kan tot 72 uur duren voordat de invoegtoepassing zichtbaar is voor alle gebruikers. Mogelijk moeten gebruikers Microsoft 365 opnieuw opstarten.
4. Hoe synchroniseren met deskbird werkt
Voor gesynchroniseerde ruimtes
Gesynchroniseerde ruimtes zijn vergaderruimtes die zijn aangemaakt in je Microsoft-tenant en geconfigureerd in deskbird. Alle boekingen via de Outlook-invoegtoepassing worden automatisch realtime gesynchroniseerd met deskbird. Dit zorgt voor:
- Geen dubbele boekingen
- Gedeeld inzicht in Outlook en deskbird
- Nauwkeurige gebruiksdata voor workplace analytics
Alle wijzigingen of annuleringen in Outlook worden ook doorgevoerd in de betreffende boeking in deskbird.
⚠️ Meerdere huurders niet ondersteund: De deskbird Outlook-invoegtoepassing ondersteunt momenteel geen Microsoft-omgevingen met meerdere huurders.
Voor niet-gesynchroniseerde ruimtes
Niet-gesynchroniseerde ruimtes zijn vergaderruimtes die zijn aangemaakt in deskbird, maar niet beschikbaar zijn in je Microsoft-omgeving. We raden sterk aan om altijd gesynchroniseerde vergaderruimtes te gebruiken. Niet-gesynchroniseerde ruimtes hebben beperkingen die je kunt voorkomen.
Niet-gesynchroniseerde vergaderruimtes zijn vergaderruimtes die alleen bestaan in deskbird en niet gekoppeld zijn aan Microsoft Outlook / Exchange. Omdat deze ruimtes niet gesynchroniseerd zijn met Microsoft, gelden er bepaalde beperkingen. Deze beperkingen worden door Microsoft opgelegd en zijn hieronder beschreven:
- Als een evenement wordt aangemaakt voor een niet-gesynchroniseerde ruimte en later direct in Outlook wordt verwijderd, blijft het evenement in deskbird staan. Hierdoor kan de ruimte in deskbird als bezet blijven staan, ook al is het Outlook-evenement verwijderd.
- Als een evenement in deskbird wordt verwijderd, wordt het niet automatisch uit de Outlook-agenda verwijderd. De organisator ontvangt in plaats daarvan een e-mail met de optie om het evenement uit zijn of haar agenda te verwijderen.
- In sommige gevallen kunnen er twee bevestigingsmails worden verstuurd, wat kan leiden tot twee agendapunten.
- De bevestigingsmail die door deskbird wordt verstuurd, kan momenteel niet worden uitgeschakeld.
- Aangemaakte evenementen in Outlook verschijnen in deskbird, maar wijzigingen in deskbird worden niet doorgevoerd in Outlook.
- Deze beperkingen kun je voorkomen door alleen gesynchroniseerde vergaderruimtes te gebruiken.
5. Bezoekersbeheer
Als jouw organisatie een Bezoekersbeheer-licentie heeft, kunnen medewerkers met de deskbird Outlook-invoegtoepassing ook bezoeken beheren direct vanuit Outlook — zonder naar de deskbird webapp te hoeven gaan.
Het tabblad Bezoekersbeheer verschijnt automatisch in het paneel van de invoegtoepassing voor klanten met een actieve Bezoekersbeheer-licentie. Het ondersteunt de volledige bezoekcyclus:
- Gebruikers kunnen bezoeken direct vanuit Outlook aanmaken, bewerken en verwijderen
- Wijzigingen worden realtime gesynchroniseerd tussen Outlook en de deskbird webapp
- Receptionisten zien altijd een actuele bezoekerslijst in deskbird
- Vergaderdetails blijven automatisch gelijk als er iets wordt aangepast
Dit betekent dat medewerkers een vergadering kunnen plannen, een ruimte kunnen boeken en bezoekers kunnen beheren — allemaal vanuit één plek in Outlook.
6. FAQ
Ja. Je kunt de invoegtoepassing eerst uitrollen naar een beperkt aantal gebruikers of een pilotgroep via het Microsoft 365 Admin Center. Na goedkeuring kun je de uitrol uitbreiden naar extra groepen of de hele organisatie. Voor gedetailleerde instructies kun je de officiële Microsoft-documentatie over het beheren van invoegtoepassingen raadplegen.
Let op: Omdat de invoegtoepassing beschikbaar is via de Outlook Marketplace, kunnen gebruikers hem mogelijk zelf installeren voordat je hem centraal uitrolt.
De deskbird Outlook-invoegtoepassing is compatibel met:
- Outlook Web App (OWA) binnen een ondersteund Microsoft 365-abonnement
- Outlook desktop-applicaties (Microsoft 365) op Windows en macOS die moderne Office-invoegtoepassingen ondersteunen
Een ondersteunde Microsoft 365-tenant en een up-to-date Outlook-versie zijn vereist. Oudere of niet-ondersteunde Outlook-versies, waaronder losse permanente licenties, werken mogelijk niet goed. Weet je niet zeker of jouw omgeving wordt ondersteund? Vraag het je IT-team of neem contact op met deskbird Support.
De deskbird Outlook-invoegtoepassing vraagt alleen de machtigingen die nodig zijn voor het boeken van ruimtes:
Toegang tot Microsoft-account
- Basisinformatie van het profiel (naam en e-mail) om de gebruiker in deskbird te identificeren
- Single Sign-On (SSO) authenticatie via de bestaande Microsoft-login
Huidige vergaderinformatie
- Lezen: vergadertijd, onderwerp, aanwezigen, locatie, herhaling
- Wijzigen: vergaderruimtes toevoegen of verwijderen en boekingsgegevens opslaan voor de vergadering die wordt bewerkt
Belangrijk: De invoegtoepassing werkt alleen met de vergadering die je op dat moment bekijkt of bewerkt. Er wordt geen toegang gevraagd tot andere e-mails, agenda-items, contacten of mailboxgegevens.
De invoegtoepassing gebruikt Microsoft Single Sign-On voor authenticatie en versleutelt alle communicatie via HTTPS. Er wordt alleen informatie opgehaald voor de specifieke vergadering die je bewerkt en alleen minimale metadata opgeslagen die nodig is om de boeking in deskbird te behouden. Er wordt geen gevoelige vergaderinhoud lokaal opgeslagen of naar deskbird verzonden, tenzij je actief een ruimte selecteert en het evenement opslaat.
De invoegtoepassing logt gebruikers automatisch in via Microsoft Single Sign-On.
- Als het Microsoft-e-mailadres van de gebruiker overeenkomt met een bestaand deskbird-account, verloopt het inloggen direct en zonder extra stappen.
- Bestaat er nog geen bijbehorende gebruiker in deskbird, dan vraagt de invoegtoepassing de gebruiker om contact op te nemen met de deskbird admin om het account aan te maken of bij te werken.
Nee. De invoegtoepassing is alleen beschikbaar voor gelicentieerde gebruikers binnen de Microsoft 365-tenant van jouw organisatie. Externe gebruikers (zoals gasten of gebruikers van andere tenants) kunnen geen toegang krijgen tot of gebruikmaken van de invoegtoepassing, ook niet als ze zijn uitgenodigd voor vergaderingen.
-
Gebruikers aanmelden
Hiermee kunnen gebruikers zich aanmelden bij de app met hun werk- of schoolaccount, en krijgt de app toegang tot basisinformatie van het gebruikersprofiel. -
Basisprofiel van gebruikers bekijken
Hiermee kan de app basisgegevens van het profiel zien, zoals naam, foto, gebruikersnaam en e-mailadres. -
Aanmelden en gebruikersprofiel lezen
Hiermee kunnen gebruikers zich aanmelden en kan de app hun profiel en basisinformatie van het bedrijf van aangemelde gebruikers lezen.
Voor niet-gesynchroniseerde vergaderruimtes legt Outlook bepaalde technische beperkingen op waardoor de invoegtoepassing wijzigingen in vergaderingen niet altijd betrouwbaar kan detecteren. Om dit op te lossen, voegt de invoegtoepassing addin@deskbird.com toe als optionele deelnemer wanneer je een niet-gesynchroniseerde vergaderruimte selecteert.
Dit heeft twee belangrijke doelen:
- Het activeert de Outlook "verzenden"-callback, zodat de invoegtoepassing updates of annuleringen kan detecteren.
- Het zorgt ervoor dat deskbird de bijbehorende boeking correct kan bijwerken.
De mailbox addin@deskbird.com is een speciaal technisch hulpadres. Het wordt niet gemonitord, vertegenwoordigt geen echte gebruiker en heeft geen invloed op de normale workflow. Het is dus normaal dat je dit adres als optionele deelnemer ziet verschijnen bij het boeken van niet-gesynchroniseerde vergaderruimtes.
De deskbird Outlook-invoegtoepassing gebruikt de volgende applicatiegegevens:
- Applicatie-ID: dc1266d0-7ef3-43f6-ac93-32350e8ebfb8
- Applicatienaam (Microsoft Marketplace): deskbird – Book and manage rooms
Deze gegevens kunnen door beheerders worden gebruikt om de invoegtoepassing te identificeren in Microsoft Entra ID, het Microsoft 365 Admin Center of tijdens interne beveiligings- en compliancecontroles.
Nee. De deskbird Outlook-invoegtoepassing ondersteunt momenteel geen gedeelde of gedelegeerde agenda's. De invoegtoepassing is alleen beschikbaar bij het aanmaken of bewerken van evenementen in de eigen agenda van een gebruiker. Ondersteuning voor boekingen in gedelegeerde agenda's staat op de product roadmap, maar is nog niet gepland voor een specifieke release.
Als implementatie via de marketplace niet mogelijk is, kun je het manifestbestand gebruiken om de invoegtoepassing handmatig te installeren via PowerShell. Download het manifest hier:
https://store.office.com/app/download?assetid=WA200009722&cmu=nl-NL
Als je een scherm ziet met de titel Admin-toestemming vereist en het bericht "Je Microsoft 365-beheerder moet toestemming geven voor deze invoegtoepassing. Neem contact op met je IT-team.", betekent dit dat het Microsoft 365-tenant van je organisatie vereist dat een beheerder de invoegtoepassing goedkeurt voordat individuele gebruikers kunnen inloggen.
Dit is een standaard Microsoft-beveiligingsinstelling. Om dit op te lossen, vraag je je IT-team of een Algemene beheerder om admin-toestemming te geven voor de deskbird Outlook-invoegtoepassing in het Microsoft Entra ID (Azure AD) portaal. Zodra toestemming is verleend, kunnen alle gebruikers in het tenant de invoegtoepassing gebruiken zonder deze melding opnieuw te zien.
Nee. Het boeken van catering en diensten is momenteel niet mogelijk via de deskbird Outlook-invoegtoepassing. De invoegtoepassing laat je alleen filteren op vergaderruimtes waar catering in het algemeen beschikbaar is, via de Diensten-filter.
Heb je interesse om catering en diensten direct vanuit de invoegtoepassing te boeken? Laat het ons weten! We geven je feedback graag door aan ons productteam.