De deskbird Outlook Add-In maakt het voor teams eenvoudig om direct in Outlook de juiste vergaderruimte te vinden en te boeken, zonder van app te wisselen. Je ziet direct welke ruimtes beschikbaar zijn, kunt filteren en alles wordt naadloos gesynchroniseerd met deskbird. Zo plan je sneller en betrouwbaarder je vergaderingen.
De add-in werkt in Outlook voor Web, Windows en Mac en biedt overal dezelfde krachtige boekingservaring op al je apparaten.
Voor de beste boekingservaring
Betrek je IT-team als dat mogelijk is. Begin met het synchroniseren van alle vergaderruimtes van Microsoft naar deskbird met deze handleiding. Gebruik je vergaderruimtes in deskbird die niet in Microsoft staan? Maak ze dan eerst aan in Microsoft en voer daarna de synchronisatie uit, zodat beide systemen overeenkomen. Niet-gesynchroniseerde ruimtes hebben beperkingen die je kunt voorkomen; goed gekoppelde ruimtes zorgen voor de soepelste ervaring.
- Overzicht
- De Outlook Add-In gebruiken
- Uitrol en installatie
- Hoe synchronisatie met deskbird werkt
- Bezoekersbeheer
- FAQ
1. Overzicht
Met de deskbird Outlook Add-In kun je direct vanuit je Outlook-agenda vergaderruimtes zoeken, filteren en boeken. Of je nu een eenmalige of terugkerende vergadering plant, alle beschikbare ruimtes van het gekozen kantoor worden realtime getoond, inclusief capaciteit, voorzieningen en beschikbaarheid.
De add-in verschijnt op het scherm waar je een afspraak aanmaakt en werkt zowel in Outlook Web als in de desktopversie. Gekoppelde boekingen worden automatisch gesynchroniseerd met de deskbird webapp, zodat je overal dezelfde boekingservaring hebt.
2. De Outlook Add-In gebruiken
Om de add-in te gebruiken, open je je Outlook-agenda en klik je op Nieuwe gebeurtenis of Meer opties. In het venster van de afspraak zie je het deskbird-icoon in de werkbalk.
Na het openen van het add-in paneel kun je:
- Je kantoor selecteren in het dropdownmenu (standaard staat het hoofdkantoor geselecteerd)
- Een verdieping kiezen (of Alle verdiepingen selecteren)
- Zoeken op naam van de ruimte via het zoekveld
- Filters toepassen zoals:
- Capaciteit (bijv. ≥ 5, ≥ 10, ≥ 20)
- Voorzieningen (bijv. met catering, zonder catering)
- Onbeschikbare ruimtes tonen
- De geselecteerde ruimte met één klik toevoegen aan je afspraak
Na toevoegen verschijnt de ruimte in je Outlook-afspraak en wordt deze automatisch geregistreerd in deskbird.
3. Uitrol en installatie
IT-beheerders kunnen de add-in uitrollen naar specifieke gebruikers of de hele organisatie via de Microsoft uitrolhandleiding: Beheer van de uitrol van add-ins (Microsoft documentatie)
De makkelijkste en aanbevolen manier om de add-in uit te rollen is dat een Global Microsoft 365 Administrator deze direct installeert vanuit de Microsoft AppSource Marketplace terwijl hij of zij is ingelogd.
Aanbevolen stappen
Begin met het synchroniseren van alle vergaderruimtes van Microsoft naar deskbird met deze handleiding: Kalendersynchronisatie voor planningsstatus en vergaderruimtes. Gebruik je vergaderruimtes in deskbird die niet in Microsoft staan? Maak ze dan eerst aan in Microsoft en voer daarna de synchronisatie uit, zodat beide systemen overeenkomen. Niet-gesynchroniseerde ruimtes hebben beperkingen die je kunt voorkomen; goed gekoppelde ruimtes zorgen voor de soepelste ervaring.
Log in als Global Administrator in Microsoft.
Open de deskbird add-in in Microsoft AppSource:
👉 https://marketplace.microsoft.com/en-us/product/office/WA200009722Klik op Nu ophalen en volg de stappen voor uitrol.
Accepteer tijdens de installatie de gevraagde machtigingen wanneer daarom wordt gevraagd.
Het kan tot 72 uur duren voordat de add-in zichtbaar is voor alle gebruikers. Gebruikers moeten mogelijk Microsoft 365 opnieuw opstarten.
4. Hoe synchronisatie met deskbird werkt
Voor gesynchroniseerde ruimtes
Gesynchroniseerde ruimtes zijn vergaderruimtes die in je Microsoft-tenant zijn aangemaakt en in deskbird zijn ingesteld. Alle boekingen via de Outlook Add-In worden automatisch realtime gesynchroniseerd met deskbird. Dit zorgt voor:
- Geen dubbele boekingen
- Gedeeld inzicht in Outlook en deskbird
- Nauwkeurige gebruiksdata voor workplace analytics
Alle wijzigingen of annuleringen in Outlook worden ook direct doorgevoerd in de bijbehorende boeking in deskbird.
Voor niet-gesynchroniseerde ruimtes
Niet-gesynchroniseerde ruimtes zijn vergaderruimtes die in deskbird zijn aangemaakt, maar niet beschikbaar zijn in je Microsoft-omgeving. We raden sterk aan om altijd gesynchroniseerde vergaderruimtes te gebruiken. Niet-gesynchroniseerde ruimtes hebben beperkingen die je kunt voorkomen.
Niet-gesynchroniseerde vergaderruimtes zijn vergaderruimtes die alleen in deskbird bestaan en niet gekoppeld zijn aan Microsoft Outlook / Exchange. Omdat deze ruimtes niet met Microsoft zijn gesynchroniseerd, gelden er bepaalde beperkingen. Deze beperkingen worden door Microsoft opgelegd en zijn hieronder beschreven:
- Als een afspraak wordt aangemaakt voor een niet-gesynchroniseerde ruimte en later direct in Outlook wordt verwijderd, blijft de afspraak in deskbird staan. Hierdoor kan de ruimte in deskbird als bezet blijven staan, ook al is het Outlook-evenement verwijderd.
- Als een afspraak in deskbird wordt verwijderd, wordt deze niet automatisch uit de Outlook-agenda verwijderd. De organisator ontvangt in plaats daarvan een e-mail met de optie om het evenement uit de agenda te verwijderen.
- In sommige gevallen kunnen twee bevestigingsmails worden verstuurd, wat kan leiden tot twee agendapunten.
- De bevestigingsmail die door deskbird wordt verstuurd kan momenteel niet worden uitgeschakeld.
- Aangemaakte afspraken in Outlook verschijnen in deskbird, maar wijzigingen die in deskbird worden gedaan, worden niet doorgevoerd in Outlook.
- Deze beperkingen kun je voorkomen door alleen gesynchroniseerde vergaderruimtes te gebruiken.
5. Bezoekersbeheer
Als je organisatie een Bezoekersbeheer-licentie heeft, kun je met de deskbird Outlook Add-In ook bezoeken beheren direct vanuit Outlook — zonder over te schakelen naar de deskbird webapp.
Het tabblad Bezoekersbeheer verschijnt automatisch in het add-in paneel voor klanten met een actieve Bezoekersbeheer-licentie. Hiermee beheer je het volledige bezoekproces:
- Bezoeken direct vanuit Outlook aanmaken, bewerken en verwijderen
- Wijzigingen worden realtime gesynchroniseerd tussen Outlook en de deskbird webapp
- Receptionisten zien altijd een actuele bezoekerslijst in deskbird
- Alles blijft met één klik up-to-date als vergaderdetails wijzigen
Dit betekent dat je een vergadering kunt plannen, een ruimte kunt boeken en je bezoekers kunt beheren — allemaal vanuit één plek in Outlook.
6. FAQ
Ja. Je kunt de add-in eerst uitrollen naar een beperkt aantal gebruikers of een pilotgroep via het Microsoft 365 Admin Center. Na een succesvolle test kun je de uitrol uitbreiden naar meer groepen of de hele organisatie. Voor gedetailleerde instructies kun je de officiële Microsoft-documentatie over het beheren van add-in uitrol raadplegen.
Let op: Omdat de add-in beschikbaar is via de Outlook Marketplace, kunnen gebruikers deze mogelijk zelf installeren voordat je hem centraal uitrolt.De deskbird Outlook Add-In is compatibel met:
- Outlook Web App (OWA) binnen een ondersteund Microsoft 365-abonnement
- Outlook desktop-applicaties (Microsoft 365) op Windows en macOS die moderne Office-add-ins ondersteunen
Een ondersteunde Microsoft 365-tenant en een up-to-date versie van Outlook zijn vereist. Oudere of niet-ondersteunde Outlook-versies, waaronder losse permanente licenties, werken mogelijk niet goed. Als je niet zeker weet of jouw omgeving wordt ondersteund, neem dan contact op met je IT-team of deskbird Support.
De deskbird Outlook Add-In vraagt alleen de machtigingen die nodig zijn om de vergaderruimteboekingen te ondersteunen:
Toegang tot Microsoft-account
- Basisprofielinformatie (naam en e-mail) om je als gebruiker in deskbird te identificeren
- Single Sign-on (SSO)-authenticatie via je bestaande Microsoft-inloggegevens
Huidige vergaderinformatie
- Lezen: tijd, onderwerp, deelnemers, locatie, herhaling van de vergadering
- Wijzigen: toevoegen of verwijderen van vergaderruimtes en het opslaan van boekingsgegevens voor de vergadering die je bewerkt
Belangrijk: De add-in werkt alleen met de vergadering die je op dat moment bekijkt of bewerkt. Er wordt geen toegang verkregen tot andere e-mails, agenda-items, contacten of mailboxgegevens.
De add-in gebruikt Microsoft Single Sign-on voor authenticatie en versleutelt alle communicatie via HTTPS. Er wordt alleen informatie opgehaald voor de specifieke vergadering die je bewerkt en er wordt minimale metadata opgeslagen die nodig is om de boeking in deskbird te beheren. Er wordt geen gevoelige vergaderinhoud lokaal opgeslagen of naar deskbird verzonden, tenzij je zelf een actie uitvoert, zoals het selecteren van een ruimte en het opslaan van het evenement.
De add-in probeert je automatisch te authenticeren via je Microsoft-account met Single Sign-on.
- Als je Microsoft-e-mailadres overeenkomt met een bestaande deskbird-gebruiker, verloopt de login direct en zonder onderbreking.
- Als er geen overeenkomstige gebruiker in deskbird bestaat, vraagt de add-in je om contact op te nemen met je interne deskbird-beheerder om je account aan te maken of bij te werken.
Nee. De add-in is alleen beschikbaar voor gelicentieerde gebruikers binnen de Microsoft 365-tenant van jouw organisatie. Externe gebruikers (zoals gasten of gebruikers van andere tenants) kunnen geen toegang krijgen tot of gebruikmaken van de add-in, ook niet als ze zijn uitgenodigd voor vergaderingen.
-
Gebruikers aanmelden
Hiermee kunnen gebruikers zich aanmelden bij de app met hun werk- of schoolaccount en krijgt de app toegang tot basisprofielinformatie. -
Basisprofiel van gebruikers bekijken
Hiermee kan de app basisprofielgegevens zien, zoals naam, foto, gebruikersnaam en e-mailadres. -
Aanmelden en gebruikersprofiel lezen
Hiermee kunnen gebruikers zich aanmelden en kan de app hun profiel en basisinformatie van het bedrijf van aangemelde gebruikers lezen.
Voor niet-gesynchroniseerde ruimtes gelden er in Outlook bepaalde technische beperkingen waardoor de add-in wijzigingen in vergaderingen niet altijd goed kan detecteren. Om dit op te lossen, voegt de add-in addin@deskbird.com toe als optionele deelnemer wanneer je een niet-gesynchroniseerde ruimte selecteert.
Dit heeft twee belangrijke doelen:
- Het activeert de "verzenden"-callback van Outlook, zodat de add-in updates of annuleringen kan detecteren.
- Het zorgt ervoor dat deskbird de bijbehorende boeking correct kan bijwerken.
De mailbox addin@deskbird.com is een speciaal technisch hulpadres. Deze wordt niet gemonitord, is geen echte gebruiker en heeft geen invloed op je normale werkwijze. Het is dus normaal als je dit adres als optionele deelnemer ziet verschijnen bij het boeken van niet-gesynchroniseerde ruimtes.
De deskbird Outlook Add-In gebruikt de volgende applicatiegegevens:
- Applicatie-ID: dc1266d0-7ef3-43f6-ac93-32350e8ebfb8
- Applicatienaam (Microsoft Marketplace): deskbird – Boek en beheer ruimtes
Deze gegevens kunnen door beheerders worden gebruikt om de add-in te identificeren in Microsoft Entra ID, het Microsoft 365-beheercentrum of bij interne beveiligings- en compliancecontroles.
Nee. De deskbird Outlook Add-In ondersteunt op dit moment geen gedeelde of gedelegeerde agenda's. De add-in is alleen beschikbaar bij het aanmaken of bewerken van afspraken in je eigen agenda. Ondersteuning voor gedelegeerde agenda's staat op de productroadmap, maar is nog niet gepland voor een specifieke release.
Als installatie via de marketplace niet mogelijk is, kun je het manifestbestand gebruiken om de add-in handmatig te installeren via PowerShell. Download het manifest hier:
https://store.office.com/app/download?assetid=WA200009722&cmu=nl-NL