De deskbird Outlook Add-In maakt het gemakkelijk voor teams om de juiste vergaderruimte direct in Outlook te vinden en te boeken, zonder van app te wisselen. Het biedt real-time beschikbaarheid van ruimtes, filters en naadloze synchronisatie met deskbird, waardoor je sneller en betrouwbaarder vergaderingen kunt plannen.
De add-in werkt in Outlook voor Web, Windows en Mac, en levert een consistente, krachtige boekingservaring op al je apparaten.
💡
Voor de beste boekingservaring
Betrek indien mogelijk je IT-team. Begin met het synchroniseren van alle vergaderruimtes van Microsoft naar deskbird met behulp van deze gids. Als je vergaderruimtes in deskbird gebruikt die niet in Microsoft bestaan, maak ze dan aan in Microsoft en voer de synchronisatie uit zodat beide systemen overeenkomen. Niet-gesynchroniseerde ruimtes hebben vermijdbare beperkingen; goed gekoppelde ruimtes zorgen voor de soepelste ervaring.
De deskbird Outlook Add-In stelt je in staat om vergaderruimtes direct vanuit de Outlook-agenda te zoeken, filteren en boeken. Of je nu een eenmalige of terugkerende vergadering plant, alle beschikbare ruimtes van je geselecteerde kantoor worden in real-time weergegeven, inclusief capaciteit, diensten en beschikbaarheidsstatus.
De add-in verschijnt op het scherm voor het aanmaken van evenementen en werkt zowel in Outlook Web als de desktopversie. Geboekte ruimtes worden automatisch gesynchroniseerd met de deskbird webapp om een consistente boekingservaring op alle platforms te garanderen.
2. De Outlook Add-In gebruiken
Om de add-in te gebruiken, open je je Outlook-agenda en klik je op Nieuw evenement of Meer opties. In het evenementvenster zie je het deskbird-icoon in de werkbalk.
Nadat je het add-in paneel hebt geopend, kun je:
Je kantoor selecteren uit de dropdown (standaard wordt het hoofdkantoor geselecteerd)
Een verdieping selecteren (of kies Alle verdiepingen)
Zoeken op naam van de ruimte met behulp van het zoekveld
Filters toepassen zoals:
Capaciteit (bijv. ≥ 5, ≥ 10, ≥ 20)
Diensten (bijv. met catering, zonder catering)
Inclusief niet-beschikbare ruimtes
De geselecteerde ruimte met één klik aan je evenement toevoegen
Zodra toegevoegd, verschijnt de ruimte in je Outlook-evenement en wordt automatisch geregistreerd in deskbird.
De eenvoudigste en aanbevolen manier om de add-in te implementeren is voor een Global Microsoft 365 Administrator om deze direct te installeren vanuit de Microsoft AppSource Marketplace terwijl je bent ingelogd.
Aanbevolen stappen
Begin met het synchroniseren van alle vergaderruimtes van Microsoft naar deskbird met behulp van deze gids: Kalendersynchronisatie voor Schema Status en Vergaderruimtes. Als je vergaderruimtes in deskbird gebruikt die niet in Microsoft bestaan, maak ze dan aan in Microsoft en voer de synchronisatie uit zodat beide systemen overeenkomen. Niet-gesynchroniseerde ruimtes hebben vermijdbare beperkingen; goed gekoppelde ruimtes zorgen voor de soepelste ervaring.
Klik op Nu verkrijgen en volg de implementatiestroom.
Accepteer tijdens de installatie de gevraagde machtigingen wanneer daarom wordt gevraagd.
Het kan tot 72 uur duren voordat de add-in voor alle gebruikers verschijnt. Gebruikers moeten mogelijk Microsoft 365 opnieuw starten.
4. Hoe synchronisatie met deskbird werkt
Voor gesynchroniseerde ruimtes
Gesynchroniseerde ruimtes zijn vergaderruimtes die in je Microsoft-tenant zijn aangemaakt en in deskbird zijn geconfigureerd. Alle boekingen die via de Outlook Add-In worden uitgevoerd, worden automatisch in real-time gesynchroniseerd met deskbird. Dit zorgt voor:
Geen dubbele boekingen
Gedeelde zichtbaarheid tussen Outlook en deskbird
Nauwkeurige gebruiksgegevens voor werkplek-Analytics
Eventuele updates of annuleringen die in Outlook worden gemaakt, worden ook weerspiegeld in de betreffende boeking in deskbird.
Voor niet-gesynchroniseerde ruimtes
Niet-gesynchroniseerde ruimtes zijn vergaderruimtes die zijn aangemaakt in deskbird en niet beschikbaar zijn in je Microsoft-omgeving. We raden sterk aan om waar mogelijk alleen gesynchroniseerde vergaderruimtes te gebruiken. Niet-gesynchroniseerde ruimtes hebben vermijdbare beperkingen.
Niet-gesynchroniseerde vergaderruimtes
zijn vergaderruimtes die alleen bestaan
in deskbird en
niet zijn verbonden met
Microsoft Outlook / Exchange.
Omdat deze ruimtes niet zijn gesynchroniseerd
met Microsoft, gelden er bepaalde beperkingen.
Deze beperkingen worden opgelegd
door Microsoft en worden hieronder beschreven:
Als een evenement wordt aangemaakt voor een
niet-gesynchroniseerde ruimte en later direct
in Outlook wordt verwijderd, zal het evenement
in deskbird blijven staan.
Hierdoor kan de ruimte in deskbird als
bezet worden weergegeven, ook al is het
Outlook-evenement verwijderd.
Wanneer een evenement in deskbird wordt verwijderd,
wordt het
niet automatisch uit de Outlook-agenda verwijderd.
In plaats daarvan ontvangt de organisator
een e-mail met de optie om het evenement
uit hun agenda te verwijderen.
In sommige gevallen kunnen
twee bevestigingsmails
worden verzonden, wat kan leiden tot
twee agenda-items.
De bevestigingsmail die door
deskbird wordt verzonden, kan momenteel niet worden uitgeschakeld.
Aangemaakte evenementen in Outlook zullen
verschijnen in deskbird, maar updates die
in deskbird worden gemaakt, zullen niet
worden weerspiegeld in Outlook.
Deze beperkingen kunnen worden vermeden door alleen gesynchroniseerde vergaderruimtes te gebruiken.
5. FAQ
Ja. Je kunt de add-in eerst implementeren
voor een beperkt aantal gebruikers of
een pilotgroep via het Microsoft 365
Admin Center. Na validatie kan de
implementatie worden uitgebreid naar
extra groepen of de gehele organisatie.
Voor gedetailleerde richtlijnen, raadpleeg
de officiële documentatie van Microsoft
over het beheren van add-in implementaties.
Opmerking: Aangezien de
add-in beschikbaar is via de Outlook
Marketplace, kunnen gebruikers deze mogelijk
zelf installeren voordat je deze centraal
implementeert.
De deskbird Outlook Add-In is compatibel met:
Outlook Web App (OWA) binnen
een ondersteund Microsoft 365-abonnement
Outlook desktopapplicaties
(Microsoft 365) op Windows en
macOS die moderne Office
add-ins ondersteunen
Een ondersteunde Microsoft 365-tenant
en een up-to-date Outlook-versie zijn
vereist. Oudere of niet-ondersteunde
Outlook-versies, inclusief standalone
eeuwigdurende licenties, kunnen mogelijk
niet correct functioneren. Als je niet
zeker weet of je omgeving wordt ondersteund,
raadpleeg dan je IT-team of neem contact
op met deskbird Support.
De deskbird Outlook-invoegtoepassing vereist
alleen de machtigingen die nodig zijn om
de functionaliteit voor het boeken van ruimtes te ondersteunen:
Toegang tot Microsoft-account
Basisprofielinformatie (naam
en e-mail) om je gebruiker
in deskbird te identificeren
Single Sign-On (SSO) authenticatie
met je bestaande Microsoft
login
Wijzigen: toevoegen
of verwijderen van vergaderruimtelocaties
en boekingsdetails opslaan voor
de vergadering die je aan het bewerken bent
Belangrijk: De invoegtoepassing
werkt alleen met de vergadering die je
momenteel bekijkt of bewerkt.
Het heeft geen toegang tot andere e-mails,
agenda-items, contacten of mailboxgegevens.
De invoegtoepassing gebruikt Microsoft Single
Sign-On voor authenticatie en versleutelt
alle communicatie via HTTPS. Het heeft alleen
toegang tot informatie voor de specifieke
vergadering die je aan het bewerken bent en slaat
minimale metadata op die nodig is om
de boeking in deskbird te behouden. Geen gevoelige
vergaderinhoud wordt lokaal opgeslagen
of verzonden naar deskbird, tenzij
je actief een actie uitvoert zoals
het selecteren van een ruimte en het opslaan van de
gebeurtenis.
De invoegtoepassing probeert automatisch
je te authenticeren met je Microsoft
account via Single Sign-On.
Als je Microsoft e-mailadres
overeenkomt met een bestaande deskbird
gebruiker, is de login naadloos en direct.
Als er geen overeenkomstige gebruiker bestaat
in deskbird, zal de invoegtoepassing
je vragen om contact op te nemen met je interne
deskbird beheerder om je gebruikersaccount
in te stellen of bij te werken.
Nee. De invoegtoepassing is beperkt tot gelicentieerde
gebruikers binnen de Microsoft 365-tenant van je organisatie.
Externe gebruikers (zoals gasten of gebruikers van andere
tenants) kunnen geen toegang krijgen tot of gebruik maken van de
invoegtoepassing, zelfs niet als ze zijn uitgenodigd
voor vergaderingen.
Gebruikers aanmelden
Hiermee kunnen gebruikers zich aanmelden bij de
app met hun werk- of schoolaccounts, en kan de app
basisinformatie van het gebruikersprofiel openen.
Basisprofiel van gebruikers bekijken
Hiermee kan de app basisprofielgegevens zien zoals
naam, foto, gebruikersnaam en e-mailadres.
Aanmelden en gebruikersprofiel lezen
Hiermee kunnen gebruikers zich aanmelden, en
kan de app hun profiel lezen evenals basisinformatie
van het bedrijf van aangemelde gebruikers.
Voor niet-gesynchroniseerde kamers legt Outlook
bepaalde technische beperkingen op die
voorkomen dat de add-in vergaderingswijzigingen
betrouwbaar detecteert. Om dit op te lossen,
voegt de add-in
addin@deskbird.com
toe als een optionele deelnemer wanneer een
niet-gesynchroniseerde kamer wordt geselecteerd.
Dit dient twee belangrijke doelen:
Het activeert de Outlook "verzend"
callback, waardoor de add-in
updates of annuleringen kan detecteren.
Het stelt deskbird in staat om de
bijbehorende boeking nauwkeurig
bij te werken.
De addin@deskbird.com
mailbox is een toegewijd technisch
hulprekening. Het wordt niet gemonitord,
vertegenwoordigt geen echte gebruiker, en
heeft geen invloed op uw normale workflow.
Het zien van dit adres als een optionele
deelnemer bij het boeken van niet-gesynchroniseerde
kamers is verwacht gedrag.
De deskbird Outlook Add-In gebruikt
de volgende applicatiegegevens:
Applicatienaam (Microsoft Marketplace):
deskbird – Boek en beheer kamers
Deze gegevens kunnen door beheerders
worden gebruikt om de add-in te identificeren
in Microsoft Entra ID, het Microsoft 365 Admin
Center, of tijdens interne beveiligings-
en nalevingscontroles.